徐松

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對本單位人力資源管理以及各項事業(yè)的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在信息時代背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當前事業(yè)單位人力資源管理要求，簡而言之，優(yōu)化事業(yè)單位人力資源管理結(jié)構(gòu)，提高人事檔案信息管理質(zhì)量，必須樹立使命責任意識、主動服務(wù)意識、創(chuàng)新發(fā)展意識與動態(tài)管理意識，著重創(chuàng)新人事檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用。本文將系統(tǒng)論述做好事業(yè)人事檔案管理應(yīng)樹立的“四種意識”認識實踐，希望能為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;“四種意識”;認識實踐

人才的培養(yǎng)與開發(fā)是推動事業(yè)單位發(fā)展的強大動力。我國事業(yè)單位管理機構(gòu)近年來取得了良好的發(fā)展成功，人事管理在其中也發(fā)揮著十分重要的作用。作為一項基礎(chǔ)工作，人事檔案能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部員工的詳細資料全面反映出來，能夠為事業(yè)單位評定職稱、晉升管理、獎懲工作以及崗位的分配工作提供有效的參考。在信息時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要朝著信息化、科學化方面發(fā)展，這樣方能為事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。而完善事業(yè)人事檔案管理模式，提高檔案管理水平，則必須樹立“四種意識”，即樹立使命責任意識、主動服務(wù)意識、創(chuàng)新發(fā)展意識與動態(tài)管理意識，結(jié)合時代發(fā)展背景與人事檔案管理的基本要求，不斷優(yōu)化人事檔案管理體系。

1 使命責任意識

使命責任意識要求工作人員在開展人事檔案管理工作的過程中應(yīng)認清自己的職責，恪守職業(yè)道德，認真學習人事檔案管理基礎(chǔ)知識和操作技能，依法做好本職工作。與此同時，事業(yè)單位應(yīng)重視建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍，使其能夠提升電子信息技術(shù)的綜合應(yīng)用能力。此外，還要著重提升檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)與使命責任意識，使其能夠符合人事檔案管理崗位的具體要求。其次，要對在崗人員進行系統(tǒng)的教育培訓，使全體人事檔案管理人員都能熟練掌握信息軟件的相關(guān)操作能力，并能在實際的工作中對其進行科學的應(yīng)用。在對專業(yè)隊伍進行建設(shè)的過程中，要系統(tǒng)的規(guī)劃事業(yè)單位人事檔案管理的組織架構(gòu)，使在崗工作人員能夠充分發(fā)揮自身的使命責任意識和自覺能動性，不斷提升個人職業(yè)修養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，更好的適應(yīng)當代事業(yè)單位人事檔案信息化管理發(fā)展需求。再次，事業(yè)單位檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平與職業(yè)道德素養(yǎng)，通過有效的培訓活動加強檔案工作人員的專業(yè)管理知識以及對人事檔案電子信息化管理的正確認知，引導檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時合理開發(fā)檔案資源，利用現(xiàn)有的人事檔案信息規(guī)范本單位日常管理工作，促進事業(yè)單位人力資源管理體系的良好發(fā)展。另外，事業(yè)單位應(yīng)借助信息技術(shù)對人事檔案電子信息化管理工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作出現(xiàn)失誤與差錯，進一步推進檔案工作規(guī)范化。

2 主動服務(wù)意識

主動服務(wù)意識要求當管理人員應(yīng)注意在檔案管理工作中充分發(fā)揮個人主動性與服務(wù)價值，使人事檔案管理工作能夠服務(wù)事業(yè)單位的發(fā)展。在開展人事檔案管理工作的，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助本單位制定建相關(guān)標準制度與準則，打造主動服務(wù)文化理念，從而使人事檔案服務(wù)工作更為規(guī)范、有效。從微觀視角來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作所制定的規(guī)章制均是在日常服務(wù)工作中逐步形成的，因而具有科學性、合理性和可行性，能夠?qū)ぷ魅藛T的日常工作提供參考與借鑒，并約束工作人員的行為，形成工作紀律文化。其次，主動服務(wù)意識主導下的人事檔案管理工作能夠為本單位人力資源管理工作提供豐富的參考信息，使人力資源管理擁有物質(zhì)性保障。而且，主動服務(wù)意識主導下的事業(yè)單位人事檔案管理政策以及規(guī)章準則的制定也是以檔案信息為參考依據(jù)。另一方面，當前事業(yè)單位在執(zhí)行崗位晉升、分配與調(diào)整工作中均會參考人事檔案信息，充分借助計算機技術(shù)設(shè)備自動生成詳細而完整的信息記錄，同時，做好信息編制工作，完整保存信息使之生成人事檔案。這些檔案資料不僅為人事檔案服務(wù)管理工作提供了重要參考依據(jù)，而且有助于推動事業(yè)單位的發(fā)展。除此之外，在主導服務(wù)意識主導下，人事檔案服務(wù)平臺及其服務(wù)工作內(nèi)容在不斷發(fā)展，所生成的檔案信息也更加豐富，信息量隨之驟增。工作人員會通過檔案信息歸納與整理來篩選有參考價值的檔案信息，做好相關(guān)標注工作，以便于為本單位人力資源管理工作提供參考依據(jù)。

3 創(chuàng)新發(fā)展意識

創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理模式，推動事業(yè)單位的良好發(fā)展，必須樹立創(chuàng)新發(fā)展意識，大力加強事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的文化作用。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實際需要加大對本單位人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合信息化建設(shè)的具體要求，對配套的軟硬件設(shè)備進行及時的更新，為人事檔案信息化建設(shè)工作的開展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)。需要注意的是，真實性與完整性是檔案的兩個關(guān)鍵性指標，要對信息設(shè)備進行充分的應(yīng)用，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息系統(tǒng)，詳細記錄員工履歷、自傳、學歷、獎懲信息、職位晉升與任免、考核材料與政審材料等各種信息資料，在保證人事檔案準確、真實、全面的基礎(chǔ)上，促進其實用性的不斷提升，使檔案信息查閱工作更加方便快捷，而檔案信息化管理平臺的建立、創(chuàng)新與完善都需要充足的技術(shù)資金支撐。此外，人事檔案管理人員應(yīng)重視促進檔案管理文化創(chuàng)新，明確本單位文化建設(shè)工作的發(fā)展方向，發(fā)揮人事檔案管理工作的文化宣傳教育作用，積極滲透先輩的作風與優(yōu)秀文化理念，大力推動本單位文化創(chuàng)新，使事業(yè)單位文化建設(shè)的發(fā)展方向更為精準。

4 動態(tài)管理意識

在大數(shù)據(jù)時代，各種信息呈現(xiàn)出“爆炸”特征，信息內(nèi)容更新速度非?？?，人事檔案信息自然也不例外，同時，事業(yè)單位內(nèi)部人員流動速度也在不斷加快，這對事業(yè)單位人力資源管理工作尤其是流動性管理提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)樹立動態(tài)管理意識，把握好大數(shù)據(jù)時代的信息更新規(guī)律，做好人事檔案信息的整合、分析與管理工作，根據(jù)變動情況，及時更新人事檔案信息。其次，對于事業(yè)單位職業(yè)調(diào)整現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)調(diào)整結(jié)果做好歸檔工作，將內(nèi)部員工任免審核表、考察表、退休干部審批表、職稱評審表等重要檔案資料及時歸檔。另一方面，檔案管理人員應(yīng)注意確保檔案的安全歸檔，對于檔案傳遞工作，應(yīng)努力確保檔案資料在傳遞過程中的安全轉(zhuǎn)移，避免檔案資料遺失。

5 結(jié)束語

綜上所述，充分發(fā)揮人事檔案信息在事業(yè)單位日常管理中的作用，必須樹立“四種意識”，即秉承使命責任意識、主動服務(wù)意識、創(chuàng)新發(fā)展意識與動態(tài)管理意識，著重優(yōu)化人事檔案信息管理平臺，發(fā)揮人事檔案管理工作的文化宣傳教育作用，積極滲透先輩的作風與優(yōu)秀文化理念，大力推動本單位文化創(chuàng)新，努力維護檔案信息的完整性，全面提高檔案管理效率。

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