陳 琳

隨著教育經(jīng)費加大投入、科研經(jīng)費加速增長、日常管理多校區(qū)運行，高校財務報銷業(yè)務量也日益增大。傳統(tǒng)模式下報銷人員在報銷大廳排隊等待接單，前臺審核人員接單后既要審核原始票據(jù)，又要審核審批手續(xù)，手工錄入相關(guān)信息編制記賬憑證后報銷人員才能離開，事后復核人員如果發(fā)現(xiàn)其他不合規(guī)的問題還要報銷人員來回往返修改。一方面報銷人員排隊等候時間長、滿意度低，另一方面財務人員工作量大、效率低。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和財務信息化變革的新形勢下，部分高校開始改變財務傳統(tǒng)報銷模式開始實行網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)；網(wǎng)約報銷逐漸成為全面各地高校財務報銷的主流趨勢，并逐步替換傳統(tǒng)窗口現(xiàn)場報銷得到全面應用推廣。

一、南京工業(yè)大學全面網(wǎng)約報銷模式

南京工業(yè)大學通過多年的窗口排隊報銷模式后，于2016 年5 月推行網(wǎng)上預約“無等候”報銷模式，并在2018 年4 月1 日起全面實行網(wǎng)上預約報銷模式。全面網(wǎng)約后開設3 個網(wǎng)約接單窗口，專門安排4 個制單人員在后臺做賬，對無法網(wǎng)約的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、退押金、借住院費等特殊業(yè)務可在任何一個窗口快速辦理2018 年年底日接單量最高達1500 筆，在實行全面網(wǎng)約過渡期還保留1 個窗口排隊現(xiàn)場審核制單。報銷人員將報銷單提交接單窗口初審后即可離開，制單人員在后臺做賬后出納直接將錢支付給預約的銀行賬戶，單據(jù)處理的速度和準確性極大的提升。相對每天限號200 號并叫號排隊報銷的模式，減少了報銷大廳的人流量，縮短了報銷人員排隊等候的時間，提高了財務人員的接單和制單效率。

南京工業(yè)大學依托由財務查詢系統(tǒng)、網(wǎng)約報賬系統(tǒng)、網(wǎng)約授權(quán)系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、酬金管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)和國庫支付系統(tǒng)構(gòu)成的財務信息化平臺，全面實行網(wǎng)上預約報銷模式。第一，高級財務平臺。針對報銷人員的開放的系統(tǒng)，由財務查詢、網(wǎng)約報賬、網(wǎng)約授權(quán)系統(tǒng)組成。主要功能包括網(wǎng)上填報、修改、撤銷和打印報銷單，查看明細信息、查看報銷物流，管理員授權(quán)無限額經(jīng)辦人和限額經(jīng)辦人網(wǎng)約報銷，查詢項目到款、酬金、項目余額等。第二，物流管理系統(tǒng)。主要功能是通過掃描單據(jù)條形碼進行報銷單接收、分配、退回和查詢。第三，財務管理系統(tǒng)，主要功能是報銷單轉(zhuǎn)入、酬金轉(zhuǎn)入后自動錄入憑證，修改、查詢和復核憑證，付款信息輸出至無現(xiàn)金支付系統(tǒng)和匹配國庫支付系統(tǒng)，項目查詢和管理等。第四，酬金管理系統(tǒng)。主要功能是對勞務酬金報銷單進行酬金審核、刪除，酬金輸出至無現(xiàn)金支付系統(tǒng)，對人員酬金信息進行查詢等。第五，無現(xiàn)金支付系統(tǒng)。主要功能是銀校直聯(lián)按憑證付款和酬金批量支付，銀行收支明細查詢、支付失敗處理、賬戶管理等。第六，國庫支付系統(tǒng)。主要功能是在下達的項目中申請用款計劃、在用款計劃額度內(nèi)申請支付，生成支付憑證并提交銀行，查詢付款信息，打印國庫付款回單等。

財務信息化管理下全面網(wǎng)約報銷實現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集信息化、單據(jù)流轉(zhuǎn)系統(tǒng)化、會計核算智能化、資金結(jié)算電子化。網(wǎng)上預約具體報銷模式：報銷人員整理好票據(jù)后登錄網(wǎng)約報銷系統(tǒng)→申請報銷單→填寫相關(guān)信息并提交→選擇預約時間地點→打印報銷單→報銷單簽字蓋章→報銷單投遞報銷窗口→接單人員初審→通過物流管理系統(tǒng)接單并分配→制單人員通過酬金管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入酬金、通過財務管理系統(tǒng)導入單據(jù)并制單→審核人員復核憑證→出納人員通過無現(xiàn)金系統(tǒng)和國庫系統(tǒng)進行付款（具體報銷流程見圖1）。

圖1 南京工業(yè)大學網(wǎng)上預約報銷流程圖

二、高校財務實行網(wǎng)約報銷模式的優(yōu)勢

（一）單據(jù)填寫、票據(jù)遞交更簡便

網(wǎng)約報銷系統(tǒng)中設置了“日常報銷”、“國內(nèi)旅費業(yè)務”、“暫借款業(yè)務”、“勞務酬金及獎助業(yè)務”四個業(yè)務大類，報銷人員可以隨時登錄系統(tǒng)按票據(jù)類型申請報銷單。每個費用項都有詳細說明和報銷要求，報銷人員只需按照票據(jù)類型填入金額，通過錄入工號或姓名自動匹配銀行卡號，如有未沖銷的借款，在申請報銷時系統(tǒng)還能自動提示，這使報銷人員填寫單據(jù)更為簡單明了。票據(jù)遞交也更為方便，不需要報銷人員排隊等候。打印出來的報銷單簽字蓋章審批后與原始票據(jù)一起遞交財務接單窗口初審掃描后報銷人員即可離開，報銷大廳人流量減少，報銷速度和服務滿意度大幅度提高。

（二）項目使用、資金結(jié)算更安全

網(wǎng)約報銷模式下項目經(jīng)費預算同步控制，項目負責人或被授權(quán)網(wǎng)約人員能夠在可用余額和費用項額度內(nèi)隨時進行預約，預約后資金實時凍結(jié)，避免了報銷制單時項目余額不足的問題。項目負責人能全面監(jiān)管經(jīng)費，可以實時查詢可用余額、凍結(jié)情況、往來情況，授權(quán)網(wǎng)約經(jīng)辦人等。項目使用必須由項目負責人或者被授權(quán)的經(jīng)辦人操作，能夠有效避免項目經(jīng)費報銷他人冒領(lǐng)冒用的現(xiàn)象。網(wǎng)約報銷后現(xiàn)金網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金和國庫支付系統(tǒng)進行了連接，報銷單轉(zhuǎn)入通過制單和復核后，資金直接支付給網(wǎng)約的銀行卡中，有效避免了資金漏付、重付、錯付的風險。

（三）會計核算、內(nèi)部管理更高效

網(wǎng)約報銷模式下費用項目、摘要、金額和銀行賬戶等信息由報銷人員在網(wǎng)上自主錄入，在制單時能根據(jù)報銷人員填報的報銷單轉(zhuǎn)入自動生成記賬憑證。報銷單由接單窗口統(tǒng)一接單、平均分配、后臺集中做賬，報銷業(yè)務實現(xiàn)流水化作業(yè)。涉及國庫資金的經(jīng)費制單時能直接匹配國庫系統(tǒng)的對應項目，出納人員不需選擇錄入相關(guān)信息，只需要進行核對后進行提交，提高了會計核算的效率和準確度。通過物流系統(tǒng)掃描條碼接單和分配報銷單，實時跟蹤報銷單的進度，報銷人員在網(wǎng)上系統(tǒng)中能隨時查詢接單、分配、復核、支付等步驟。項目經(jīng)費的開支明細、資金流向全程電子化，為項目結(jié)算、財務審計、決算提供了基礎(chǔ)，也提升了財務內(nèi)部管理水平。

三、高校財務實行網(wǎng)約報銷衍生的問題

（一）系統(tǒng)設計不完善，更新維護不及時

首先，網(wǎng)約系統(tǒng)申請報銷單時，不同項目號必須分開預約，同一個項目號的不同業(yè)務大類如日常報銷、暫借款不能同時預約，對私支付和對公支付的單據(jù)也不能同時預約，增加了網(wǎng)約填單的時間和難度。其次，修改報銷單或更改預約時間會產(chǎn)生新的預約號替換掉原來的預約號，必須重新打印報銷單遞交財務，報銷人員往往容易遺忘。最后，實行新的政府會計制度后財務管理系統(tǒng)設置了收支類型和經(jīng)濟科目，網(wǎng)約系統(tǒng)模板內(nèi)容的更新和維護不及時，報銷單轉(zhuǎn)入后無法自動生成正確的憑證，報賬人員在網(wǎng)約時往往對“辦公費”、“材料費”、“設備費”等費用項區(qū)分不準確，制單人員需要大量修正，這樣反而增加了工作量、降低了業(yè)務處理的效率。

（二）報銷單發(fā)現(xiàn)問題滯后，增加退單風險

實行網(wǎng)約報銷后，接單窗口對報銷單的經(jīng)費使用范圍、審批簽字和發(fā)票現(xiàn)場進行初審，但是對發(fā)票的金額不進行計算核對。報銷金額與發(fā)票金額不一致、電子發(fā)票未簽字承諾、材料發(fā)票未附明細、住宿費超標等問題往往傳遞到制單或復核人員時才被發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問題滯后導致接單人員需要通過電話重新聯(lián)系報銷人員修改，整個單據(jù)的報銷時間就延長了。對于無法報銷的票據(jù)要退回報銷人員，物流系統(tǒng)要進行退單操作，報銷人員如果沒有及時去報銷大廳將其領(lǐng)回，退單過程中存在票據(jù)丟失的風險，進一步引發(fā)財務人員和報銷人員之間的矛盾。

（三）財務報銷存在淡旺季，不能體現(xiàn)網(wǎng)約報銷的優(yōu)勢

高校財務一般每學期開學前以及寒暑假財務報銷人流量少，處于報銷淡季；全面網(wǎng)約過渡期保留的1 個非網(wǎng)約報銷窗口和網(wǎng)約報銷窗口的業(yè)務量差別較小，非網(wǎng)約報銷窗口不需排隊可以直接現(xiàn)場做賬后付款，而網(wǎng)約報銷的單據(jù)需要報銷人員在網(wǎng)上錄入信息由接單人員分配后做賬，付款時間也相應靠后。每年年底12 月份和1 月份，財務關(guān)賬前、開賬后報銷處于旺季；隨著全面網(wǎng)約的推行，網(wǎng)約報銷的人數(shù)增加，網(wǎng)約報銷窗口也需要進行排隊，排隊時間有可能超過非網(wǎng)約窗口。相比之下，不能體現(xiàn)網(wǎng)約報銷的優(yōu)勢，降低報銷人員網(wǎng)上預約積極性。

（四）簽字審批沒有電子化，延誤報銷時間

項目經(jīng)費的報銷，需要相關(guān)學院（部門）負責人簽字審批、項目負責人簽字、經(jīng)辦人簽字，部分經(jīng)費報銷需要多個部門的領(lǐng)導簽字審批、學院院長和副院長雙簽審批。簽字審批過程會耗費報銷人員大量的時間和精力，網(wǎng)約模式下報銷人員還是和傳統(tǒng)報銷一樣，報銷人員無法在報賬大廳現(xiàn)場預約后交單，需要將打印出來的報銷單及所附的發(fā)票拿去找相關(guān)人員簽字。如果其中一個人出差在外報銷過程就會中斷，必須等其回來簽完字報銷單才能遞交到財務，可能延誤報銷時間，“簽字難”的問題使得網(wǎng)約報銷“無等候”的優(yōu)勢沒有充分發(fā)揮出來。

四、高校財務網(wǎng)約報銷的優(yōu)化對策

（一）及時進行系統(tǒng)更新升級，提高系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性

隨著政府會計制度和個人所得稅制度改革，高校財務管理系統(tǒng)的項目經(jīng)費、經(jīng)濟科目等都進行了重新設置，對接的網(wǎng)約報銷系統(tǒng)、酬金管理系統(tǒng)也需要進行更新升級。高校的財務系統(tǒng)一般是委托外部單位開發(fā)，在實際操作中遇到的新問題需要及時反饋給開發(fā)商，以便進一步修改程序，完善系統(tǒng)業(yè)務功能。同時，隨著網(wǎng)約報銷的全面推廣，使用網(wǎng)約報銷系統(tǒng)的教職員工也會越來越多，在相對集中的時間同時訪問網(wǎng)約報銷系統(tǒng)，需要強大的服務器準確進行存儲、計算和傳輸財務數(shù)據(jù)。此外，通過下發(fā)詳細的系統(tǒng)操作指南，安排專人進行系統(tǒng)的維護，加強項目授權(quán)用戶權(quán)限管理控制，提高系統(tǒng)在使用過程中的安全性與穩(wěn)定性。

（二）完善網(wǎng)上簽字審批功能，實現(xiàn)經(jīng)費審批電子化

為了解決網(wǎng)約報銷“簽字難”的問題，可以開發(fā)網(wǎng)約手機微信客戶端，在系統(tǒng)中增加網(wǎng)上手寫板簽字審批功能。報銷人員在網(wǎng)約系統(tǒng)中申請報銷單、上傳原始單據(jù)電子照片作為附件、選擇審批人后，系統(tǒng)自動向?qū)徟税l(fā)出微信提醒。審批人不受時間和空間限制，隨時登錄系統(tǒng)可以查看相關(guān)的詳細信息并進行電子簽字和審批，線上和線下簽字同樣有效，對于緊急業(yè)務也能快速簽批。票據(jù)電子化，系統(tǒng)中存儲的報銷單和原始發(fā)票掃描件等信息可以存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫作為電子檔案進行保存，便于今后檔案的查閱。經(jīng)費審批電子化，能有效解決報銷人員簽字難的問題，節(jié)約了工作時間，提高了工作效率。

（三）加強財務報銷知識宣傳，全面推行網(wǎng)約報銷

利用信息化手段加強財務報銷知識宣傳力度，通過學校財務網(wǎng)站、QQ 群、微信群、微信公眾號等網(wǎng)絡平臺及時發(fā)布網(wǎng)約報銷業(yè)務指南和新的規(guī)章制度等。成立“財務宣講團”走進每一個學院開展報銷宣傳講座活動，詳細介紹常見經(jīng)費科目報銷和網(wǎng)上預約操作過程中的要點，對網(wǎng)約報銷實際操作過程中的問題進行答疑。推行“學生報賬員”和“科研財務助理”，對項目授權(quán)網(wǎng)約報銷，協(xié)助科研老師辦理科研經(jīng)費報銷工作，定期進行財務報銷知識培訓，提高了全校師生的網(wǎng)約報銷普及率。采用倒逼機制不再開設傳統(tǒng)排隊報銷窗口，進一步完善網(wǎng)約報銷系統(tǒng)的業(yè)務功能，使其除了能預約日常報銷外還可以預約校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、領(lǐng)取私托費等業(yè)務，加強接單窗口初審降低退單率，開發(fā)短信平臺報銷狀態(tài)能及時通知報銷人員，更好的推行全面網(wǎng)約報銷。