程苗

摘? ?要：在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)高校學生報到業(yè)務流程凸顯出效率低、過程復雜、流程難以理解等問題。文章提出在方便學生、協調高校各部門、改善當前信息化系統(tǒng)的宗旨下，應以堅持高校師生參與為原則，重構高校學生報到業(yè)務流程，進一步提高高校學生報到工作的效率與服務水平。

關鍵詞：信息化;學生報到業(yè)務;流程重構

近年來，互聯網的迅速發(fā)展使得信息技術更新速率加快，社會信息化進程隨之加快。將信息技術充分運用到高校數字化管理系統(tǒng)的建設中，能夠完善高校學生報到業(yè)務流程，提高高校學生報到業(yè)務工作水平和效率。新時代背景下，傳統(tǒng)高校學生管理系統(tǒng)以及學生報到業(yè)務已經出現了弊端，無法滿足高校與學生的需求。高校應采用科學的方法，運用先進的信息技術，構建一個先進、高效的新生報到業(yè)務管理系統(tǒng)[1]。

1? ? 傳統(tǒng)高校學生報到業(yè)務存在的問題

傳統(tǒng)高校學生報到業(yè)務的特點導致新生報到業(yè)務中存在許多問題。首先，由于全部是人工操作，傳統(tǒng)高校學生報到的效率低，人工服務臺一次性只能接納一位學生，無法同時進行多名學生的服務工作，出現學生排隊等候問題，服務效率低。其次，由于是流水線的報到流程，傳統(tǒng)高校學生報到業(yè)務無法同時進行，延長了報到業(yè)務整體的時間。學生不同材料由高校各部門分別管理，涉及諸多部門，使得學生報到流程復雜冗余，存在漏辦、錯辦的情況。學生在其中一項任務出現問題時，就無法進行下一項任務，無法完成學籍注冊。學生在完成報到工作后，發(fā)現某項業(yè)務存在錯誤，則需要依次更改各個部門的信息，訂正工作繁雜且冗余。部分高校迎新季報道服務設施布置于校園公共平臺中，存在戶外環(huán)境因素的影響。辦公場地布置于操場、大道等戶外場所，學生資料搬運與現場布置等任務需要大量人力，高校需要充分調動師生資源。同時，迎新現場的布置需要大量計算機設備，布設電線、電纜增加了安全隱患。此外，戶外環(huán)境具有不確定性，容易突發(fā)降雨或大風天氣，會影響新生入學報到的環(huán)境以及安全。高校學生報到業(yè)務的問題，歸結起來就是效率低，由于效率低使得學生報到時間延長，間接引發(fā)各種各樣的問題。提高高校學生迎新工作效率是完善迎新工作的關鍵所在。

2? ? 信息化環(huán)境下高校學生報到業(yè)務流程重構

新生報到業(yè)務涉及高校全體師生，是集多項工作于一身的綜合性服務任務，所以，為學生提供一套高效、可靠、便捷、一體化的入學報到體系勢在必行[2]。信息化環(huán)境下，高校如果能夠形成高效的學生管理系統(tǒng)，就能夠提高學生報到業(yè)務的工作效率。傳統(tǒng)學生報到業(yè)務流程是根據校園實際情況與高校技術水平建設的，所以，在舊報到流程的基礎上是無法建立新型學生管理系統(tǒng)的，需要重構高校學生報到業(yè)務流程，提高學校管理工作的整體水平。

2.1? 信息化環(huán)境下高校學生報到業(yè)務流程重構原則

信息化環(huán)境下高校學生報到業(yè)務流程重構需要遵從一系列原則，才能形成科學、合理、高效的學生報到業(yè)務流程。首先，要遵循方便新生的原則，高校迎新工作針對新生開展，因此，所有的服務宗旨要以方便學生為主。高校學生報到業(yè)務流程重構要注重學生的體驗，學生能夠通過此業(yè)務流程清晰了解自己報到時需要準備的材料與知識，減少實際辦理入學工作時出現錯誤與混亂的狀況，從而提高報到工作辦理效率，提高學校管理工作服務水平。其次，要注重流程的靈活性，注重各部門之間的工作協調，避免形成流水線報到流程，使得各流程能夠同時進行。新報到業(yè)務將會涉及多個高校職能部門，高校要實現各職能部門之間的數據連接，保障學生報到業(yè)務流程順利進行。傳統(tǒng)的報到流程，需要依次進行各部門的工作，在新的報到業(yè)務流程中這個問題將得到解決。同時，高校學生報到業(yè)務流程重構需要符合信息化系統(tǒng)建構的要求，流程的重構就是為了滿足報到信息系統(tǒng)設計的要求。在重構新流程時要注重時效性、科學性、便捷性。最后，要遵循方便高校師生參與的原則，高校師生作為迎新系統(tǒng)的服務人員與工作者，要能夠準確了解新生的信息與實時的報到現狀，方便統(tǒng)計數據與學生信息。

2.2? 信息化環(huán)境下高校學生報到業(yè)務流程重構

在重構的高校學生報到業(yè)務流程中，學生可以通過學生報到信息系統(tǒng)進行報到工作，減少類似傳統(tǒng)報到流程繁雜且冗余的過程，方便學生進行報到。同時，學校相關部門操作人員在學生報到信息系統(tǒng)中能夠完成對學生資料與學籍信息等內容的審核，同時進行多個學生的服務工作。各個職能部門人員在系統(tǒng)中進行協調，避免出現漏辦與錯辦的情況。高校領導以及輔導員可以通過該流程了解新生報到的實際情況，推進學生報到工作。學生報到信息系統(tǒng)與教務管理系統(tǒng)進行連接，減少信息匯總與轉移帶來的時間消耗，同時，能夠使得學生清楚學校概況與工作開展的流程架構。在信息化環(huán)境下，進行高校學生報到流程重構工作是高校信息化改革中必不可少的一環(huán)，流程的重構能夠使得信息系統(tǒng)設計更加合理、科學、便捷，使得新生報到工作更好地開展。

3? ? 高校學生報到信息系統(tǒng)設計與實現

3.1? 高校學生報到信息系統(tǒng)設計

高校學生報到信息系統(tǒng)設計需要包含多個職能部門，且需要將高校新生所有報到工作歸納成一個整體，需要具備高度的融合性與整體性。筆者根據上述高校學生報到流程重構的結果，設計出符合高校報到所需的信息系統(tǒng)，如圖1所示。

筆者設計的高校學生報到信息系統(tǒng)包含“用戶登錄”“學校概況”“學生報到”“審批備案”“系統(tǒng)管理”5個模塊，模塊之間有著緊密的聯系。首先，“用戶登錄”模板的設計要求方便學生操作，在無需專人指導的前提下，能夠輕松方便地登錄到學生報到信息系統(tǒng)，將新生學號以及身份證號設置為新生登錄的賬號、密碼，在起到安全性保障的同時，能夠方便新生登錄信息系統(tǒng)。在設計用戶登錄頁面時，將學校標志性建筑以及人文景觀融合進來，能夠使得學生對高校有一個形象認知，更好地融入高校中?！皩W校概況”模塊的設計需要簡要介紹學校特色以及歷史，使得學生對未來學習、生活的地方有一定的了解?！皩W生報到”模塊的設計需要涵蓋學生報到所需要涉及的方方面面，類似學生信息采集以及學籍注冊等工作?！皩徟鷤浒浮蹦K設計需要接入高校各部門工作人員的操作平臺，幫助工作人員更快地審批學生材料。“系統(tǒng)管理”模塊是整體管控信息系統(tǒng)的模塊，在設計時要有更強的融合性與系統(tǒng)性[3]。

3.2? 高校學生報到信息系統(tǒng)實現

完成各個模塊的單獨設計后，則需要利用硬件升級與軟件設計，將各個模塊在高校學生報到信息系統(tǒng)中進行融合。學生報到信息系統(tǒng)要融合在高校整體的信息管理系統(tǒng)體系內，這樣利于充分利用學生信息，減少信息傳導過程中的工作消耗。高校學生報到信息系統(tǒng)使用指南要隨錄取通知書等文件一起郵寄給新生，新生利用該指南可以順利登陸學生報到信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)的指導下，熟悉學校概況、文化與制度規(guī)章，然后，進入新生報到板塊，完成新生報到所需的信息填錄等工作，當學生在暑期按要求逐一錄入信息時，高校工作人員可以進行審核，分批次完成新生報到工作。這樣高校學生報到信息系統(tǒng)就能夠大力提高新生報到工作的效率與服務水平。

4? ? 結語

先進的管理系統(tǒng)建設能夠充分提高高校管理工作的速度和效率，重構和實現高校學生報到業(yè)務流程的信息化，可以使得各個部門之間聯系更加緊密，使學生更方便地完成報到業(yè)務，更快地適應校園管理系統(tǒng)，與此同時，還能夠幫助學校了解新生報道的實際情況，適時調整政策，改進管理方案。因此，信息化環(huán)境下，重構與實現高校學生報到業(yè)務流程具有重要的現實意義。

[參考文獻]

[1]楊春曉.移動數字迎新—高校數字迎新發(fā)展的方向[J].信息化建設，2015（9）：43-44.

[2]宋秋林，陳孟.高校迎新系統(tǒng)中的業(yè)務流程設計[J].產業(yè)與科技論壇，2014（13）：83-84.

[3]李和平.移動互聯網時代高校迎新系統(tǒng)的建設與實踐[J].科技創(chuàng)新與應用，2019（4）：184-186.

Abstract：In the information environment， the traditional college students check-in business process highlights some problems， such as low efficiency， complex process， difficult to understand and so on. This paper puts forward that under the principle of convenient students， coordinating various departments of colleges and universities and improving the current information system， we should adhere to the principle of participation of teachers and students in colleges and universities， reconstruct the business process of reporting for students in colleges and universities， and further improve the efficiency and service level of check-in work for students in colleges and universities.

Key words：informatization; student check-in business; process re-engineering