文/劉慶新，聊城市中醫(yī)院宣傳科

信息化目前已然成為了檔案管理工作發(fā)展的重要促進(jìn)因素，構(gòu)建一個(gè)高效的、安全的、穩(wěn)定的檔案管理工作模式，成為了事業(yè)單位檔案管理工作的重要任務(wù)。大量實(shí)踐證明，信息技術(shù)能夠構(gòu)建一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案文件管理水平，將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)化檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)化檔案管理模式。事業(yè)單位的 OA 系統(tǒng)，就是為檔案管理工作的重要切入點(diǎn)，對(duì)于檔案管理工作發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。

1 事業(yè)單位檔案管理和 OA 系統(tǒng)集成需求

1.1 OA 系統(tǒng)運(yùn)作規(guī)程和檔案管理工作需求

以往，事業(yè)單位在運(yùn)作過程中，海量的指令、實(shí)務(wù)通過紙質(zhì)文書的方式下達(dá)、上傳，這種運(yùn)作模式效率低下，成本較高，指令丟失的情況時(shí)有發(fā)生。隨著信息技術(shù)和事業(yè)單位管理工作的相互融合，OA 系統(tǒng)為事業(yè)單位辦公提供了可靠的技術(shù)支撐，它將工作流作為基本系統(tǒng)定義流程以及表達(dá)應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位中辦公公文的電子檔收發(fā)、管理，電子文件直接替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)行文，解決了上下級(jí)之間溝通不暢，問題解決效率低下，公文傳遞查詢不易等等現(xiàn)實(shí)問題。由圖1所示，事業(yè)單位中的行文收發(fā)以及會(huì)議材料，經(jīng)過一系列規(guī)范化的流程后，所有文件都能夠形成檔案資料，以便于后期的查閱以及管理。但是，從事業(yè)單位 OA 系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況來看，OA 系統(tǒng)更注重于辦公流程的管理，在檔案管理方面缺少有針對(duì)性的模塊，只有簡單的預(yù)歸檔，不符合目前日益復(fù)雜的檔案管理工作發(fā)展需求。

圖1 OA 系統(tǒng)運(yùn)作規(guī)程

圖2 OA 系統(tǒng)和檔案管理工作的相互銜接

1.2 事業(yè)單位檔案管理工作基本流程

組織機(jī)構(gòu)在運(yùn)作的過程中，會(huì)產(chǎn)生諸多有關(guān)管理、業(yè)務(wù)的文件，而檔案管理工作，就是對(duì)這些文件進(jìn)行有針對(duì)性的管理，保證組織機(jī)構(gòu)各項(xiàng)行為以及組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展規(guī)程有跡可尋，從而為組織機(jī)構(gòu)未來的運(yùn)作以及決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。在這一點(diǎn)上，檔案管理工作和 OA 系統(tǒng)資料的生成有著共通之處，如圖2所示，企業(yè)檔案管理功能模塊可以直接接入企業(yè) OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸出模塊，這就能夠改變傳統(tǒng)的“從 OA 系統(tǒng)輸出文件→二次歸檔”的檔案管理工作模式，解決這個(gè)過程中存在的人為失誤問題。

2 OA 系統(tǒng)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用難點(diǎn)

根據(jù)上述內(nèi)容可知，OA 系統(tǒng)和檔案管理工作之間其實(shí)并沒有直接聯(lián)系，而如何實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的無縫銜接，就成為了提高事業(yè)單位檔案管理工作水平，提高企業(yè)工作效率，減少人為誤差的關(guān)鍵點(diǎn)，這也是許多事業(yè)單位檔案管理工作目前亟需解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題，具體如下：

2.1 OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)基礎(chǔ)不同

目前，許多事業(yè)單位中已經(jīng)應(yīng)用了信息化技術(shù)，構(gòu)建了檔案管理平臺(tái)，而傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)二者的開發(fā)基礎(chǔ)不同，開發(fā)系統(tǒng)相互獨(dú)立，其開發(fā)人員、開發(fā)平臺(tái)、開發(fā)語言都存在著一定的差異，想要實(shí)現(xiàn)兩種不同系統(tǒng)的銜接，存在較大的難度。

2.2 OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)異構(gòu)數(shù)據(jù)的問題

想要將 OA 系統(tǒng)最終產(chǎn)生的資料文件直接輸入檔案管理系統(tǒng)中，因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)輸出的文件結(jié)構(gòu)不同，所以檔案管理系統(tǒng)不能直接打開 OA 系統(tǒng)生成的文件，必須解決數(shù)據(jù)不匹配的問題，以 OA 系統(tǒng)為基礎(chǔ)，設(shè)置默認(rèn)值以及文件的必填字段。

3 以消息服務(wù)為基礎(chǔ)的技術(shù)集成

所謂技術(shù)應(yīng)用集成，是實(shí)現(xiàn)不同應(yīng)用之間信息流通的過程，它能夠?qū)崿F(xiàn)兩種不同軟件、標(biāo)準(zhǔn)之間的結(jié)合，從而讓兩個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)構(gòu)建為一個(gè)獨(dú)立的邏輯整體，并且集成后的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)此前兩個(gè)系統(tǒng)不具備的功能，應(yīng)用新的邏輯規(guī)則完成整個(gè)功能業(yè)務(wù)流程，可有效解決數(shù)據(jù)共享、流程整合等問題。以消息服務(wù)為基礎(chǔ)的技術(shù)集成主要可分為中間件結(jié)構(gòu)、JCA 結(jié)構(gòu)、Web Service 結(jié)構(gòu)，其中，JCA 結(jié)構(gòu)主要用于不同程序以及業(yè)務(wù)信息之間的交互；中間件結(jié)構(gòu)主要功能是實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)、不同平臺(tái)之間的有效通信；Web Service 主要是通過統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，實(shí)現(xiàn)有效的業(yè)務(wù)集成。傳統(tǒng)的 OA 系統(tǒng)以及傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，其開發(fā)語言、數(shù)據(jù)傳輸結(jié)構(gòu)大相徑庭，想要在兩個(gè)完全不同的系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)順暢的數(shù)據(jù)傳輸，就必須要利用中間件來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化，保證信息流通的順暢性。中間件消息松耦合以及異步的特征，就是為目前應(yīng)用整合最為有效的解決方案。

4 以 JMS 為基礎(chǔ)的檔案管理集成方案以及 OA 系統(tǒng)

所謂 JMS 就是上述文章中所提到的中間件結(jié)構(gòu)，它是 J2EE 中的重要構(gòu)成部分，是目前應(yīng)用較為廣泛的中間件消息規(guī)范。應(yīng)用 J MS，可實(shí)現(xiàn) OA 系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的消息整合，消息發(fā)送、接收可同時(shí)支持不同格式的消息內(nèi)容，在實(shí)踐中，JMS 呈現(xiàn)出以下幾個(gè)方面的特征：①消息的接收、消息的發(fā)送只需要進(jìn)行一次；②發(fā)送方在收到消息后，不必等待消息接收方的應(yīng)答；③消息的發(fā)送方、消息的接收方可在對(duì)方不了解信息機(jī)制的情況下，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)；④JMS 是基于 JAVA 語言開發(fā)的，它可不進(jìn)行重新編譯，就從一個(gè)平臺(tái)直接移植到另一個(gè)平臺(tái)。傳統(tǒng)的中間件集成結(jié)構(gòu)存在一定的缺點(diǎn)，不同系統(tǒng)之間必須按照實(shí)現(xiàn)約定好的發(fā)送方式進(jìn)行消息流轉(zhuǎn)，且應(yīng)用在集成的過程中，在應(yīng)用的過程中，無法靈活的更改消息流轉(zhuǎn)目的地。而基于 JMS 的應(yīng)用集成，能夠有效提高應(yīng)用集成的靈活性，整個(gè)集成機(jī)構(gòu)由以下四個(gè)部分構(gòu)成：

4.1 應(yīng)用系統(tǒng)

本文所提出的 OA 系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)集成設(shè)想，二者有著不同的運(yùn)作邏輯、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式、用戶界面，兩個(gè)系統(tǒng)不能夠直接進(jìn)行數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、交互，該集成結(jié)構(gòu)可見圖3。

圖3 以 JMS 為基礎(chǔ)的應(yīng)用集成結(jié)構(gòu)

4.2 軟總線

軟總線主要是實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)整合的一種交互技術(shù)，它借鑒于傳統(tǒng)硬件總線系統(tǒng)的構(gòu)建概念，不同平臺(tái)的軟件能夠和諸多硬件系統(tǒng)一般，直接實(shí)現(xiàn)即插即用，呈現(xiàn)出極強(qiáng)的適用性，所有符合軟總線標(biāo)準(zhǔn)的軟件均可通過軟總線實(shí)現(xiàn)有效集成、通信。在本次設(shè)計(jì)構(gòu)想中，軟總線可分為 MDB Bean、JNDI、JMS，三個(gè)部分作為應(yīng)用集成的核心要素，主要負(fù)責(zé)應(yīng)用消息之間的傳輸路由，通過軟總線交互，還能夠解決兩個(gè)不同應(yīng)用系統(tǒng)之間的差異問題。

4.3 適配器

適配器主要是指集成適配器，它主要設(shè)置在應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)軟總線和應(yīng)用系統(tǒng)之間的有效連接，OA 系統(tǒng)在生成數(shù)據(jù)、歸檔數(shù)據(jù)的過程中，OA 系統(tǒng)首先將請(qǐng)求直接發(fā)送至適配器，然后適配器發(fā)送至軟總線，軟總線在收到請(qǐng)求內(nèi)容后，再將最終請(qǐng)求發(fā)送至檔案管理系統(tǒng)相連的適配器，從而完成有效的數(shù)據(jù)歸檔，實(shí)現(xiàn)無縫數(shù)據(jù)傳輸。

4.4 流程管理

流程管理是為應(yīng)用集成的基礎(chǔ)，本次設(shè)計(jì)構(gòu)想中，業(yè)務(wù)流程定義直接掛接在應(yīng)用系統(tǒng)定義輸出接口、輸入結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)通過軟總線、適配器直接在結(jié)構(gòu)上交互，業(yè)務(wù)流程則是根據(jù)該定義來控制消息的具體走向，從而保證整個(gè)邏輯系統(tǒng)的有序運(yùn)作。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)作體系中的重要構(gòu)成部分，傳統(tǒng)的檔案管理工作存在一定的局限性，不能實(shí)現(xiàn)和 OA 系統(tǒng)的有效聯(lián)動(dòng)，筆者在文中對(duì)一種基于 JMS 的應(yīng)用集成方法進(jìn)行了闡述，以期為廣大從業(yè)者提供有價(jià)值的參考。