唐婧

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-110-01

摘 要 企業(yè)辦公室是企業(yè)重要的管理部門(mén)，辦公室文秘人員負(fù)責(zé)各種文件的收發(fā)登記、傳閱、催辦、分發(fā)工作以及文書(shū)檔案的打印整理、分類、歸檔工作，協(xié)調(diào)不同部門(mén)的整體工作流程。文秘人員的辦事效率會(huì)直接影響辦公室的工作進(jìn)度，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的新時(shí)代，辦公室文秘人員的工作范圍和工作強(qiáng)度都要有所提高。新時(shí)代文秘人員工作的質(zhì)量和水平是助推辦公室工作開(kāi)展的關(guān)鍵因素，本文簡(jiǎn)要介紹了該問(wèn)題，為后期促進(jìn)辦公室更好的拓展業(yè)務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 辦公室 文秘工作 質(zhì)量 優(yōu)化策略

在辦公室的工作當(dāng)中，秘書(shū)的位置非常重要，秘書(shū)在處理辦公室的事務(wù)當(dāng)中起著非常重要的作用。首先，秘書(shū)要進(jìn)行文件的處理，也要進(jìn)行辦公室的工作運(yùn)行管理和為決策者服務(wù)等，在工作時(shí)，秘書(shū)的工作非常復(fù)雜，并且需要承擔(dān)很多的工作量，所以在秘書(shū)的工作當(dāng)中，要努力提高自身的工作效率，才可以使企業(yè)的運(yùn)行速度得以加快，從而使企業(yè)在市場(chǎng)當(dāng)中有著絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)地位。

一、文秘工作的原則和重點(diǎn)

第一，辦公室文秘人員要發(fā)揮參謀助手、服務(wù)保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、承上啟下的職能作用。高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，積極參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)，及時(shí)與高層管理者進(jìn)行工作匯報(bào)和工作細(xì)節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時(shí)傳遞給上級(jí)。注意上情下達(dá)，積極協(xié)調(diào)上級(jí)與各部門(mén)之間的關(guān)系，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)更改方案。二是提高辦文能力。本著“嚴(yán)格審核、急件急辦”的原則，努力加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理，保證公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使文件能夠及時(shí)傳達(dá)貫徹，指導(dǎo)企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作。第三，要提高工作的預(yù)見(jiàn)性。對(duì)待工作要未雨綢繆，突出“全、密、實(shí)、早”，以工作的超前性、預(yù)見(jiàn)性來(lái)增加工作的主動(dòng)性，力求做到工作無(wú)失誤。第四，強(qiáng)化督查督辦職能，狠抓工作落實(shí)。抓好重要工作、領(lǐng)導(dǎo)批示的工作督辦力度，抓好過(guò)程監(jiān)督，發(fā)揚(yáng)“釘釘子”精神，對(duì)重點(diǎn)、復(fù)雜事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)想預(yù)判，通過(guò)電話、協(xié)同等方式及時(shí)提醒，確保各項(xiàng)工作按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)順利推進(jìn)。

二、提高辦公室內(nèi)秘書(shū)工作效率的策略

（一）轉(zhuǎn)變工作思想，更新發(fā)展理念

在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，秘書(shū)工作要積極轉(zhuǎn)變自身的工作思想，要由原來(lái)的服從意識(shí)，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的自身發(fā)展思想。在進(jìn)行工作時(shí)，不僅要完成領(lǐng)導(dǎo)所下發(fā)的任務(wù)，更要將創(chuàng)新意識(shí)滲透到自己的工作當(dāng)中，可以為企業(yè)提供更好地發(fā)展思路。許多企業(yè)的發(fā)展是為了適應(yīng)市場(chǎng)的需要，而要制定不同的政策。這時(shí)辦公室內(nèi)秘書(shū)就要努力掌握當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的最新信息，并且結(jié)合自身企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，來(lái)為企業(yè)制定能夠取得更好發(fā)展的道路。在辦公室的工作當(dāng)中，要掌握辦公的程序以及流程，通過(guò)對(duì)流程的了解來(lái)提高自身的工作效率，在工作崗位上也可以將創(chuàng)新發(fā)展理念融合起來(lái)，通過(guò)企業(yè)各個(gè)發(fā)展的階段特征來(lái)獲取企業(yè)未來(lái)最適合的發(fā)展方向。

（二）構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度

企業(yè)通過(guò)健全的獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠有效地樹(shù)立職工的競(jìng)爭(zhēng)觀念，激發(fā)文秘工作人員對(duì)自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時(shí)，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。此外，企業(yè)在制定獎(jiǎng)懲制度的時(shí)候，還要具體根據(jù)內(nèi)部各個(gè)工作人員的辦公效能、效率等情況，展開(kāi)綜合性評(píng)估。以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，在推行獎(jiǎng)懲制度過(guò)程中也要定期進(jìn)行測(cè)評(píng)。

（三）培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力

從文秘工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對(duì)工作方式加以改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與水平。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對(duì)辦公室文秘人員的意識(shí)、行為適當(dāng)放寬約束，促進(jìn)其勇于創(chuàng)新，同時(shí)，做好各級(jí)人員的溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍；其二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要有效地發(fā)揮模范作用，積極地學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式，對(duì)企業(yè)的辦公室文秘人員予以工作的指導(dǎo)或啟發(fā)。

（四）加強(qiáng)對(duì)辦公室內(nèi)秘書(shū)的培訓(xùn)工作

企業(yè)內(nèi)部要積極開(kāi)展對(duì)于辦公室內(nèi)秘書(shū)的培訓(xùn)工作，通過(guò)增加他們的知識(shí)儲(chǔ)備以及工作的能力來(lái)使自身的工作效率得以提升，從而也為企業(yè)的運(yùn)行貢獻(xiàn)出一份力量。在企業(yè)內(nèi)部可以通過(guò)開(kāi)展一些培訓(xùn)班，或者開(kāi)展一些知識(shí)課堂，使秘書(shū)可以更清楚的了解自身的工作，從而培養(yǎng)辦公室內(nèi)秘書(shū)的工作精神，也鍛煉了他們的工作水平，使秘書(shū)在工作當(dāng)中可以更好地有為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎(jiǎng)罰制度和人性化管理，增強(qiáng)文秘人員的責(zé)任心，不斷增強(qiáng)文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質(zhì)量和公司的綜合管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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