汪洋
摘 要:檔案信息的管理過(guò)程十分繁瑣,需要仔細(xì)校對(duì)各種信息的正確性和時(shí)效性。由于所需要統(tǒng)計(jì)的信息數(shù)量龐大,需要精準(zhǔn)的分類和審核,因此需要建設(shè)一個(gè)檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)為信息管理節(jié)省一定的時(shí)間和空間,不再使用傳統(tǒng)的信息檔案保存。檔案的信息記錄著城市以往的發(fā)展和規(guī)劃,是指明城市前進(jìn)的航標(biāo),需要管理員妥善保管。由此可見(jiàn),檔案信息的管理對(duì)城市的未來(lái)路徑有一定的影響力。因此,領(lǐng)導(dǎo)者必須抓緊檔案信息的管理和歸納。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化建設(shè);影響與對(duì)策
前言:檔案信息化建設(shè)在領(lǐng)導(dǎo)者眼中不過(guò)是一個(gè)微不足道的部分,但事實(shí)是不可任意更改的歷史底蘊(yùn)。城市的發(fā)展都依靠城市的規(guī)劃和完善,而城市做出的每一份改變都是檔案中的一筆,城市也有一份檔案作為發(fā)展依據(jù)。在城市的日后發(fā)展中,領(lǐng)導(dǎo)者都需要翻看歷史的檔案信息化建設(shè),使城市能夠平穩(wěn)順利地向上升階段前進(jìn)。
1.檔案信息化建設(shè)的概況
檔案信息結(jié)構(gòu)是指公司按照國(guó)家行政單位的要求使用科技信息技術(shù),更新和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式,從內(nèi)部進(jìn)行促進(jìn)檔案信息來(lái)源的采集。檔案信息記錄了一個(gè)國(guó)家或者一個(gè)公司的進(jìn)化過(guò)程,每一分?jǐn)?shù)據(jù)都具有可分析的意義。通過(guò)分析這些數(shù)據(jù)就能獲得市場(chǎng)的具體需求和人們需求,使國(guó)家和企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展階段滿足這些需求。國(guó)家對(duì)數(shù)據(jù)分析和檔案管理是十分重視的,最先建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和探索,逐漸推出一個(gè)合法的檔案管理網(wǎng)站。中國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站逐漸建立,目前有數(shù)以千萬(wàn)計(jì)的檔案信息網(wǎng)站,各地采取了相應(yīng)的對(duì)策,檔案建設(shè)和信息提供正在全面展開(kāi)。世界檔案管理部門最先提出使用信息化系統(tǒng),將文字信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息,使用先進(jìn)的科技技術(shù)統(tǒng)一管理檔案信息,大大程度地提高了信息的保密性和封閉性。
2.檔案信息化建設(shè)的重要性
檔案信息的建設(shè)對(duì)于這一級(jí)別的現(xiàn)代檔案館來(lái)說(shuō)非常重要。科學(xué)技術(shù)的不斷優(yōu)化和發(fā)展,推動(dòng)了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展,所涉及的信息存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展也取得了令人驚訝的成果。信息存儲(chǔ)技術(shù)使企業(yè)信息資源的收集和管理更容易,存儲(chǔ)密度高于以前的紙張存儲(chǔ)。信息存儲(chǔ)技術(shù)增加了檔案信息資源庫(kù)存的庫(kù)存指數(shù),從單一紙張存儲(chǔ)方法到現(xiàn)階段的多樣化存儲(chǔ)方法。各級(jí)檔案管理部門通過(guò)各種廣告方式加強(qiáng)檔案管理推廣,幫助人們充分了解檔案工作,相關(guān)法律等,使人們了解檔案信息的構(gòu)成做廣告。加強(qiáng)對(duì)社會(huì)各界對(duì)檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí),激發(fā)他們的宣傳精神和斗志。將檔案管理信息化有助于長(zhǎng)久地保存檔案信息,不再使用紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存信息,不會(huì)受到自然環(huán)境因素的影響發(fā)生變質(zhì)現(xiàn)象。用檔案信息化管理和儲(chǔ)存信息是十分恰當(dāng)?shù)模冒踩C苄詮?qiáng)這一優(yōu)勢(shì)來(lái)維護(hù)重要地信息,推動(dòng)城市的健康發(fā)展。
3.檔案信息化建設(shè)的影響因素
中國(guó)每個(gè)地區(qū)的檔案系統(tǒng)都存在著不良的關(guān)系和統(tǒng)一性,這與國(guó)家檔案和國(guó)家統(tǒng)一信息不相容。在許多領(lǐng)域,檔案管理部門在建立檔案信息計(jì)劃時(shí)目標(biāo)不明確。國(guó)家檔案信息結(jié)構(gòu)尚未統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),缺乏與其他地區(qū)的聯(lián)系和溝通,給國(guó)內(nèi)一些檔案帶來(lái)了大量的接待工作。在互聯(lián)網(wǎng)上傳播的信息中,政府在文件中提供了大量信息。檔案信息的建設(shè)有助于政府信息的披露,有助于中國(guó)檔案管理的發(fā)展。我國(guó)電子政務(wù)檔案計(jì)算機(jī)化的現(xiàn)狀仍然不突出,出現(xiàn)的問(wèn)題是數(shù)字檔案資源的結(jié)構(gòu)不合理,檔案信息和標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)存檔不完整。
4.檔案信息化建設(shè)的解決措施
4.1強(qiáng)化資源整合
檔案信息化建設(shè)是檔案工作新形勢(shì)的必然要求,也是充分發(fā)揮檔案在信息社會(huì)中的優(yōu)勢(shì)的必然選擇。歸檔資源的整合應(yīng)實(shí)現(xiàn)總分總歸檔工作系統(tǒng),現(xiàn)有國(guó)內(nèi)歸檔資源的有效配置,以提高歸檔資源的共享。除了包括編目和系統(tǒng)化的基本組織外,歸檔合并還必須使用知情檔案。通過(guò)編輯和研究提高檔案的內(nèi)在價(jià)值。為了歸檔資源集成,歸檔管理主要涉及應(yīng)用系統(tǒng)與數(shù)據(jù)資源集成的集成,應(yīng)用系統(tǒng)集成是指基礎(chǔ)框架等的構(gòu)建,通過(guò)不同技術(shù)和時(shí)期建立的系統(tǒng)形成一個(gè)完整的整體。數(shù)據(jù)源的整合是為了改善檔案資源的使用并使它們得以整合,將邏輯集成到一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中,符合社會(huì)發(fā)展的需要。
4.2采用先進(jìn)設(shè)備手段
在信息時(shí)代,創(chuàng)新是文件管理的必然要求,它對(duì)檔案管理提出了更高的要求。為了適應(yīng)這種需求,檔案管理必須具有創(chuàng)新性,并在上下文中獲得更大的發(fā)展空間和發(fā)展機(jī)會(huì)。在檔案信息的構(gòu)建中,必須充分滿足各種用戶的實(shí)際需求,幫助他們無(wú)縫獲取必要的資源,檔案信息的構(gòu)建存在各種問(wèn)題。檔案管理部門使用的電子設(shè)備都過(guò)于老舊,有些系統(tǒng)不能兼容管理軟件,可能會(huì)出現(xiàn)在數(shù)據(jù)亂碼。檔案管理部門要進(jìn)口國(guó)外的先進(jìn)設(shè)備,更新檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,建設(shè)一個(gè)高級(jí)管理框架。快速更換損壞的文件管理基礎(chǔ)架構(gòu),開(kāi)發(fā)新的文件管理系統(tǒng),優(yōu)化文件管理工作流程。加強(qiáng)和豐富現(xiàn)有信息庫(kù),數(shù)據(jù)庫(kù)需要及時(shí)更新,并在推動(dòng)文件管理和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中共享信息。除了處理檔案信息的基本設(shè)備之外,還要使用高級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)?,F(xiàn)在國(guó)外有各種高級(jí)黑客組織專門入侵檔案管理系統(tǒng),竊取信息販賣給其他國(guó)家或政府,容易造成國(guó)家重要信息丟失。為了避免信息被竊取,檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),操控好檔案管理系統(tǒng)和安全保護(hù)系統(tǒng)。
4.3建設(shè)系統(tǒng)的檔案工作體系
目前的檔案管理工作都是隨機(jī)而定,缺乏一套系統(tǒng)的管理體系和運(yùn)行法則,相關(guān)部門要根據(jù)世界檔案管理秩序創(chuàng)造一套合法的檔案信息化工作體系。這套體系中必須有一個(gè)詳細(xì)的工作方案和應(yīng)急預(yù)案,檔案的信息化容易被更改和意外刪除。管理人員需要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)和實(shí)踐操作,將檔案信息按照指定順序放置在檔案箱中。在實(shí)際工作中,可以構(gòu)建歸檔信息,主要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的文件管理工作,以適應(yīng)與社會(huì)發(fā)展競(jìng)爭(zhēng),最大限度地發(fā)揮文件管理的作用。檔案工作不止是只有儲(chǔ)存信息資源,還有檔案信息的推動(dòng)宣傳。信息在網(wǎng)絡(luò)中更容易被傳播,管理人員要適當(dāng)?shù)陌l(fā)布城市建設(shè)信息,讓市民們知道城市的發(fā)展走向。同時(shí),要收集市民們的反饋意見(jiàn)和建議,更好的推動(dòng)城市發(fā)展。
結(jié)語(yǔ):管理檔案的工作如同警察保衛(wèi)城市的安全一般重要。面對(duì)如此大量的檔案信息,必須要建立起一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)詳細(xì)的管理信息系統(tǒng)。使每一份文字信息轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)信息,擴(kuò)展檔案信息化程度,能夠更好更長(zhǎng)久的保存起來(lái)。管理人員不能缺漏任何一份管理文件,也不能偽造任何一份管理文件,否則會(huì)對(duì)城市的造成深遠(yuǎn)持久的影響。管理人員要遵守好檔案管理的法律法規(guī),不能做出逾矩行為。同時(shí),要推廣各個(gè)地區(qū)的管理部門都是用檔案管理系統(tǒng)。
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