蔣馥蔚

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，信息化時(shí)代背景下，在傳統(tǒng)工作中引入信息技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)傳統(tǒng)工作質(zhì)量與效率的提升，意義深遠(yuǎn)。工程檔案管理是工程建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，重視工程檔案管理，提升其管理的有效性，成為了我們思考的問題。利用信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，是一種重要的思路，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。本文結(jié)合實(shí)際，首先，分析檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，其次，檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理; 信息化; 優(yōu)勢(shì); 策略

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

檔案管理工作主要有著以下層面的屬性，其一，檔案管理有著系統(tǒng)性的特點(diǎn)，即檔案管理工作主要對(duì)于檔案進(jìn)行整理，歸檔，保存，調(diào)閱等，這些工作的開展有著很強(qiáng)的系統(tǒng)性，一定程度上增加了檔案管理的難度。例如，工程檔案管理的過程中，要對(duì)于不同階段的工程檔案進(jìn)行歸類整理。其二，當(dāng)前管理還具有復(fù)雜性的特點(diǎn)，需要對(duì)于不同類型的檔案資料進(jìn)行管理。例如，傳統(tǒng)工程檔案管理的主要對(duì)象是紙質(zhì)以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統(tǒng)計(jì)等工作都是由人工完成，整個(gè)檔案的處理過程非常繁瑣和浪費(fèi)時(shí)間。正是由于檔案管理工作的固有屬性[1]，使得提升檔案管理有效性的難度較大，而信息技術(shù)在技術(shù)的層面有著一定的先進(jìn)性，能夠高效地對(duì)于信息技術(shù)分類管理，適合檔案管理工作的數(shù)形，能夠大大提升檔案管理工作的質(zhì)量，這便是檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)所在。值得注意的是，檔案信息化建設(shè)的過程中，還能夠應(yīng)用多樣化地信息技術(shù)對(duì)于檔案資料進(jìn)行分析，這對(duì)于拓展檔案資料的功能，挖掘檔案資料的價(jià)值也是有利的，尤其是對(duì)于工程檔案管理工作而言，意義深遠(yuǎn)。

二、檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略

促進(jìn)工程檔案管理信息化發(fā)展，是工程建設(shè)開展的趨勢(shì)所在，也是新時(shí)代背景下的重要發(fā)展理念，結(jié)合實(shí)際，主要在以下層面開展分析。

1、提升思想認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)在工程檔案管理中引入，首要的策略開展層面就是提升思想認(rèn)識(shí)。首先，工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)工作在工程建設(shè)中，長(zhǎng)期以來(lái)沒有受到相應(yīng)的重視，使得工程檔案管理工作發(fā)展較慢，質(zhì)量較低，因此促進(jìn)工程檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于提升思想認(rèn)識(shí)。其一、工程檔案不受重視，使得檔案管理工作開展不規(guī)范。例如，在項(xiàng)目部，工程檔案只是一個(gè)“軟件”，往往容易被忽視，因?yàn)轫?xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層不重視工程檔案管理，所以很多企業(yè)沒有專門為工程檔案資料設(shè)立管理部門和專職管理人員[2]。對(duì)于工程檔案管理信息化建設(shè)，有著很大的影響，因此強(qiáng)化培訓(xùn)，使得工程建設(shè)認(rèn)識(shí)意識(shí)到檔案工作的重要性，尤其是關(guān)鍵。例如，定期強(qiáng)化培訓(xùn)，使得工程人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。其二，結(jié)合工程檔案管理實(shí)際，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化工程建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理人員對(duì)于工程檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，使其意識(shí)到，檔案管理工作中引入信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與必要性?？偟膩?lái)說，只有工程人員在思想意識(shí)的層面實(shí)現(xiàn)了提升，認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化的積極意義，才能夠在實(shí)際工作中積極投入，促進(jìn)工程檔案的建設(shè)發(fā)展。

2、制定管理規(guī)范

工程檔案管理中，引入信息技術(shù)，提升管理的有效性，制定相應(yīng)的管理規(guī)范十分必要。管理規(guī)范的制定，主要的目的是促進(jìn)工程檔案管理在一種新的模式下開展，使得傳統(tǒng)的工程檔案管理模式向信息化管理的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。首先，工程檔案管理信息，關(guān)鍵在于硬件層面的建設(shè)，因此規(guī)范硬件建設(shè)意義關(guān)鍵。其一，結(jié)合工程項(xiàng)目開展實(shí)際，工程檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)引入相應(yīng)的信息化設(shè)備。例如，工程檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)增加掃描儀、路由器、交換機(jī)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等多項(xiàng)硬件設(shè)備。其二，工程管理部門還應(yīng)當(dāng)引入相應(yīng)的軟件，利用軟件，對(duì)于檔案信息進(jìn)行管理。例如，利用檔案管理軟件，能夠?qū)τ诓煌臋n案信息進(jìn)行高效地存儲(chǔ)，檢索，可根據(jù)不同的需求，進(jìn)行篩選提取。其三，在硬件，軟件建設(shè)的基礎(chǔ)上，細(xì)化信息化檔案管理的流程也是必要的。例如，結(jié)合工程實(shí)際，對(duì)于不同類型檔案，不同媒體材料檔案的存儲(chǔ)流程，管理流程進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定[3]。如，視頻文件的存儲(chǔ)名稱規(guī)定，存儲(chǔ)備份情況，提取登記等工作模式進(jìn)行規(guī)定。其次，制定檔案管理規(guī)范，需要考慮信息技術(shù)的特點(diǎn)，進(jìn)行監(jiān)管制度的制定。保證信息安全意義關(guān)鍵，其一，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程檔案實(shí)際，建立查看提取登記制度，保證其原始性，并且將資料設(shè)置為只讀模式，避免來(lái)自他人的篡改。其二，存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)一般是硬盤和光盤，這些存儲(chǔ)介質(zhì)較容易受到溫度、濕度和光照、磁場(chǎng)等因素的影響，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致電子檔案資料全部丟失，所以對(duì)此要引起高度的重視?？偟膩?lái)說，根據(jù)工程檔案管理實(shí)際，引入信息技術(shù)，規(guī)范檔案管理流程十分必要。

3、構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

信息化時(shí)代背景下，信息的互聯(lián)互通十分關(guān)鍵，因此工程檔案在信息化建設(shè)管理的過程中，在線化地對(duì)于工程檔案進(jìn)行管理，促進(jìn)檔案資料層面溝通交流也是重要的發(fā)展趨勢(shì)，因此構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)是必要的。首先，信息化檔案管理平臺(tái)，簡(jiǎn)單而言就是利用互聯(lián)網(wǎng)資源，建立一個(gè)網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，能夠提升檔案管理的效率。檔案管理人員按照規(guī)范進(jìn)行檔案資料的上傳，檔案監(jiān)督人員能夠在線地對(duì)于工程檔案資料進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技術(shù)進(jìn)行自檢。并且利用網(wǎng)上檔案管理平臺(tái)，建立相應(yīng)的準(zhǔn)入制度，還能夠促進(jìn)工程行業(yè)中的技術(shù)交流。其次，構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)?？梢岳媒⒕W(wǎng)站的形式，通過網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理[4]。還可以利用構(gòu)建應(yīng)用的形式進(jìn)行管理。例如，建設(shè)單位建立一個(gè)工程檔案管理資料，各個(gè)施工單位進(jìn)行資料上傳。這種模式下，能夠大大提升檔案管理的質(zhì)量效率，對(duì)于工程建設(shè)模式的改革優(yōu)化，也有著一定的指導(dǎo)意義，也是今后重要的發(fā)展方向。

三、結(jié)語(yǔ)：

本文探究檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理，主要分析了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，以及工程檔案信息化建設(shè)的策略，對(duì)于工程實(shí)際開展有著一定的指導(dǎo)意義。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，不斷地引入信息技術(shù)，拓展信息技術(shù)，已經(jīng)為了共識(shí)。因此結(jié)合工程檔案管理實(shí)際，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，需要我們結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)新思維，廣泛地思考，最大程度促進(jìn)工程建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3].周童影. 檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性[J]. 中外企業(yè)家， 2017（15）.

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