崔艷霞

摘 ?要：商場(chǎng)的檔案管理信息化是現(xiàn)階段商場(chǎng)檔案管理工作結(jié)合現(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，由此檔案內(nèi)容可以更好地為商場(chǎng)的運(yùn)行以及發(fā)展提供服務(wù)。信息化技術(shù)的出現(xiàn)給各行各業(yè)都帶來(lái)了深刻的改變，檔案管理工作更是如此，在檔案的收集和利用中都可以得到充分的體現(xiàn)。本文結(jié)合商場(chǎng)檔案管理信息化的必要性總結(jié)了一些可行的管理對(duì)策，希望可能給檔案管理工作的工作開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：商場(chǎng);檔案管理;信息化建設(shè)

進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，很多工作的開(kāi)展方式都面臨改革，將這些技術(shù)應(yīng)用到管理工作中，可以有效地提高企業(yè)的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。在現(xiàn)代化的信息技術(shù)支持之下，商場(chǎng)檔案的整合效率、保存問(wèn)題和利用效率都可以得到顯著提高。現(xiàn)在商場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，如果及時(shí)推廣信息化技術(shù)，保證檔案相關(guān)工作的順利開(kāi)展，則有效改善當(dāng)前商場(chǎng)運(yùn)作效率低下的問(wèn)題，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)管理模式的改變。

1 企業(yè)、商場(chǎng)檔案管理信息化的意義

1.1 社會(huì)發(fā)展的需要

現(xiàn)在人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息資源的重要性也在不斷突顯，作為企業(yè)和商場(chǎng)來(lái)說(shuō)，積極對(duì)現(xiàn)有的工作方式進(jìn)行信息化改革，可以很好地提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平，給社會(huì)的發(fā)展起到相應(yīng)的作用?？梢哉f(shuō)所有商場(chǎng)的檔案部門在日常工作中都掌握著重要的信息，所以社會(huì)的發(fā)展和信息化建設(shè)需要從企業(yè)的信息化建設(shè)入手。

1.2 優(yōu)化企業(yè)管理的需求

隨著信息技術(shù)的推廣普及，檔案的作用和地位也出現(xiàn)了改變，在過(guò)去檔案工作僅僅是歸檔之后保存，但是在利用上則并不充分?，F(xiàn)在隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)和商場(chǎng)管理相關(guān)部門可以結(jié)合檔案來(lái)做出更合理的決策。所以檔案管理信息化的應(yīng)用和實(shí)現(xiàn)也成為了企業(yè)和商場(chǎng)管理工作中的重點(diǎn)。

1.3 檔案事業(yè)前進(jìn)的需求

檔案管理工作并非是孤立的，國(guó)家檔案管理部門需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展情況來(lái)出臺(tái)相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)同樣也是企業(yè)信息化推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和理念，對(duì)檔案事業(yè)的建設(shè)以及企業(yè)商場(chǎng)的發(fā)展來(lái)說(shuō)也大有裨益。

2 現(xiàn)階段商場(chǎng)檔案信息化建設(shè)中的不足

2.1 認(rèn)識(shí)程度不足

檔案信息化管理工作中，很多企業(yè)和商場(chǎng)的認(rèn)識(shí)程度不足，不少企業(yè)還將管理信息化和檔案資料數(shù)字化等同起來(lái)，并不重視檔案的管理和利用。也有不少商場(chǎng)也存在片面追求紙質(zhì)化檔案數(shù)字化的進(jìn)度。不少企業(yè)也將館藏?cái)?shù)字化的基礎(chǔ)上，增加網(wǎng)絡(luò)連接，就是信息化了。但是這樣不僅無(wú)法從根本上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，同時(shí)也會(huì)由于數(shù)據(jù)格式的不同而導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料無(wú)法完成共享，形成資源浪費(fèi)。

2.2 規(guī)劃水平不足

很多商場(chǎng)在工作中過(guò)于重視自身的經(jīng)營(yíng)情況，對(duì)于現(xiàn)代化和商場(chǎng)管理方法并沒(méi)有完全掌握，并且也缺乏對(duì)于自身發(fā)展戰(zhàn)略的考量，在檔案信息化的建設(shè)上也存在同樣的問(wèn)題，無(wú)法完成很好的規(guī)劃。另外，檔案管理工作并不能直接為企業(yè)和商場(chǎng)增加效益，所以在企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中就不會(huì)處于主要地位。

2.3 技術(shù)整合程度不足

檔案信息化建設(shè)工作中，整合和利用企業(yè)內(nèi)部的信息資源非常重要，也是完成檔案信息化建設(shè)的重要保障。但是不少商場(chǎng)企業(yè)所應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化技術(shù)以及財(cái)務(wù)管理技術(shù)均不是由一個(gè)開(kāi)發(fā)公司所提供的，所以通用性不強(qiáng)，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換難度大，必然會(huì)給企業(yè)檔案信息資源對(duì)接造成困難，影響整體運(yùn)作效率。

2.4 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的缺陷

現(xiàn)代化、信息化背景之下的檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)要求較高，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才相對(duì)缺乏。另外相關(guān)《檔案工作條例》要求：庫(kù)房要做到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防有害氣體等“八防”，檔案的信息化、數(shù)字化更是對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出了更高的要求。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 提高認(rèn)識(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案信息化是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)復(fù)雜的工程，這需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視并積極參與協(xié)調(diào)，建立一個(gè)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)，對(duì)前期的籌備工作，軟硬件的安裝調(diào)試、技術(shù)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，以及后期系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)等進(jìn)行全面考慮，對(duì)人員、資金、技術(shù)到軟硬件的引進(jìn)開(kāi)發(fā)都需要進(jìn)行可行性研究，進(jìn)而落實(shí)資金到位，人員合理引進(jìn)、配備，從而保證檔案信息化工作的順利實(shí)施。檔案信息化建設(shè)投入是較大的，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)以及光盤、硬盤等設(shè)備的配備都需要經(jīng)費(fèi)的投入作保障。

3.2 健全制度規(guī)范管理

檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建設(shè)，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、機(jī)房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等，使其具有可操作性，并形成約束機(jī)制，確保具體工作的規(guī)范有序。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。各企業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局和相關(guān)?。ㄊ校n案局有關(guān)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享。在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工前，應(yīng)征得相關(guān)檔案行政管理部門的認(rèn)可，并在其業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督下進(jìn)行。各企業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中要嚴(yán)格遵守《檔案法》和相關(guān)?。ㄊ校稒n案信息化建設(shè)保密管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

3.3 提升技術(shù)注重培訓(xùn)

檔案信息化的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，檔案部門應(yīng)具備相應(yīng)的技術(shù)力量的支持，不僅能夠進(jìn)行正常的保養(yǎng)維護(hù)、安全保護(hù)和故障處理等日常工作，還要能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求及時(shí)進(jìn)行技術(shù)更新和升級(jí)。為克服檔案部門信息技術(shù)力量不足的實(shí)際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短。另外檔案部門與相關(guān)部門的合作，共同開(kāi)展相同的科技攻關(guān)項(xiàng)目，提高檔案信息化成果的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。檔案信息管理人員不僅應(yīng)具備過(guò)硬的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，還應(yīng)了解掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、圖像處理、網(wǎng)頁(yè)制作等方面的知識(shí)，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓(xùn)和進(jìn)修創(chuàng)造條件。

4 總結(jié)

綜上所述，信息化在一定程度上代表了檔案事業(yè)的發(fā)展方向，同時(shí)在商場(chǎng)和企業(yè)的管理工作中，也要將檔案信息化作為信息化技術(shù)推廣的先導(dǎo)。信息化技術(shù)下的檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)可以直接在遠(yuǎn)程利用檔案材料，提高其利用效率;從另一方面來(lái)看，效率的提升帶來(lái)的是企業(yè)運(yùn)行成本降低，這些都是企業(yè)和商場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保證。

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