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        計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用探討

        2019-10-21 22:33:53王小兮
        名城繪 2019年1期
        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用

        王小兮

        摘要:現(xiàn)代檔案信息管理早已突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,不僅因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無法對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的保存,更因?yàn)槠錈o法對(duì)檔案信息進(jìn)行合理管理及檢索,也不利于檔案信息的合理利用。將計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)融合,可以提高管理技術(shù)和使用率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案不僅能檢索和統(tǒng)計(jì)檔案信息,而且可以整理、組卷、編制各種目錄和檔案信息;在整理檔案時(shí),將查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼,只要將主題詞輸入計(jì)算機(jī)能很快能得出結(jié)果,有效提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī);檔案管理;應(yīng)用

        1計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

        1.1檔案歸檔方便快捷

        傳統(tǒng)的檔案管理由于只能在文件處理時(shí),才能對(duì)文件立卷歸檔,工作繁雜,耗費(fèi)了大量的人力、物力,直接讓檔案管理和文書處理脫節(jié)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能及時(shí)的對(duì)各個(gè)檔案進(jìn)行收發(fā),根據(jù)所在檔案管理室權(quán)限分級(jí)傳閱文件和意見處理。年終時(shí),通過數(shù)據(jù)傳輸,直接提交組卷清單。從而很大程度的節(jié)約了人力、物力、財(cái)力資源,提高了工作質(zhì)量和效益。同時(shí),它還能直接擬稿、定稿和簽發(fā),從而將立卷、分類、歸檔統(tǒng)一進(jìn)行,減少了流程和成本。

        1.2計(jì)算機(jī)使得檔案管理多樣化

        計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用,使得檔案的修改、補(bǔ)充、輸出等工作方法更加多樣化高效化。當(dāng)今社會(huì),以計(jì)算機(jī)管理為代表的現(xiàn)代管理方法已經(jīng)逐步深入到了辦公自動(dòng)化、檔案數(shù)字化等領(lǐng)域,利用計(jì)算機(jī)的輸入系統(tǒng)將文字資料和圖像資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件,輸出到其他文本編輯軟件,這種模式使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息方便快捷地輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行管理。照片等一些圖片文件則可以通過掃描儀存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上,通過輸出打印裝置可以隨時(shí)地將這些圖片文件打印出來,相比傳統(tǒng)的檔案管理模式,這種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用,使得檔案管理更加方便、快捷,信息保存時(shí)間較長(zhǎng),且清晰度也較高。

        1.3有利于檔案共享,拓展檔案服務(wù)

        計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很好的空間利用性,通過通信技術(shù)直接實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng),將聯(lián)機(jī)檢索、脫機(jī)檢索發(fā)展成智能型的網(wǎng)絡(luò)檢索,讓檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到檔案共享。在檔案資源共享的同時(shí),檔案管理室通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)建立自己的網(wǎng)頁,從而方便了檔案企事業(yè)單位網(wǎng)站和檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的連接,通過“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”,用戶直接網(wǎng)上搜尋就能得到相關(guān)信息,在電子信息資源的共享的同時(shí),開展在線服務(wù),提高了人們對(duì)檔案信息的時(shí)效性的重視。檔案部門通過網(wǎng)頁匯編專題、數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等方式讓檔案管理快速、便捷,給服務(wù)對(duì)象提供了良好的資信和查詢服務(wù)。

        2計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用策略

        2.1電子數(shù)字檔案資料庫的建立

        計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用的過程中,先轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為電子化檔案,有利于數(shù)字化信息程度的提高,電子檔案資源全部錄入之后,可以有效的整理資源,檔案錄入必須按照統(tǒng)一規(guī)范來進(jìn)行,最后再將電子信息按照一定的格式做統(tǒng)一儲(chǔ)存,電子數(shù)字檔案可以分為以下三部分:(1)用戶終端。所謂的用戶終端就是由檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫形成的,能讓使用檔案的用戶在查詢信息時(shí)更為便捷,而終端查詢則可以由檔案信息的計(jì)算機(jī)界面來完成。(2)通訊系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)始終是使用電子檔案庫的基礎(chǔ),要提高檔案管理的工作效率,就離不開完備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)。(3)數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)系統(tǒng)。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的前提是檢索服務(wù)系統(tǒng)的科學(xué)建立,只有該系統(tǒng)得以建立完成,才能讓用戶利用服務(wù)系統(tǒng)查詢到自己所需要的檔案信息。

        2.2建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)

        (1)建立有效的電子數(shù)字檔案庫的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn),才能更好的實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用價(jià)值,也才能提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用效率,應(yīng)該在電子數(shù)字檔案庫中建立有效的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn),讓進(jìn)行檔案信息查詢的用戶能夠自由的進(jìn)行檔案信息查詢,可以不被時(shí)間、空間等客觀的條件所限制,在電子數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站站點(diǎn)中,用戶可以通過信息界面登錄到系統(tǒng)中去,然后根據(jù)自己的檔案查詢需求進(jìn)行查詢。(2)建立相應(yīng)的檔案信息共享網(wǎng)站,利用高效率的檔案管理系統(tǒng)和方法對(duì)檔案進(jìn)行管理,從而保障電子數(shù)字檔案的信息的安全性,也能夠在一定程度上規(guī)范檔案信息的使用,讓檔案信息查詢的用戶行為更加有保障。

        2.3保障檔案信息的安全

        (1)備份技術(shù)保護(hù)。數(shù)據(jù)拷貝技術(shù):數(shù)據(jù)拷貝保存形式主要分為:硬盤、磁帶、光盤。主要是通過將數(shù)據(jù)及相關(guān)文件拷貝到以上介質(zhì)中,并保存在該介質(zhì)中相對(duì)隔離的地方。此種備份較為簡(jiǎn)單易于操作,對(duì)于檔案內(nèi)容較少的單位或者部門較為適用。雙機(jī)熱備份技術(shù):對(duì)于部分重要部門,除了需要保證數(shù)據(jù)的完整安全性,還要求不能中斷系統(tǒng)服務(wù)運(yùn)行,因此可以使用兩臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行服務(wù),用一臺(tái)對(duì)另外一臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,一旦發(fā)生故障可以將業(yè)務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移。采用此種備份技術(shù)能夠大大提高其可靠性,其缺陷是成本較大。(2)重視病毒變化。檔案信息在上傳到網(wǎng)絡(luò)上的時(shí)候,計(jì)算機(jī)上及網(wǎng)絡(luò)上的病毒都是潛在的危害,隨著時(shí)代的變化,新病毒也會(huì)帶有時(shí)代的特征。如,病毒傳播途徑主要是網(wǎng)絡(luò),操作系統(tǒng)功能等。作為檔案管理信息系統(tǒng)管理人員應(yīng)該隨時(shí)注意新病毒新技術(shù)的變化,從管理上、技術(shù)上、備份上、預(yù)案上等多方面進(jìn)行保護(hù)。(3)在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行安全區(qū)域劃分,如隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū),這樣就可以以不同級(jí)別指令為依據(jù),嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。并且,有效借助各種先進(jìn)的安全管理技術(shù)及系統(tǒng)內(nèi)容,對(duì)各個(gè)區(qū)域的信息安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控,以及有針對(duì)性地對(duì)信息安全的漏洞及危險(xiǎn)內(nèi)容進(jìn)行提前的預(yù)警設(shè)置。

        3結(jié)語

        綜上所述,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了企業(yè)各類檔案信息管理的效率,對(duì)企業(yè)各類檔案信息內(nèi)容進(jìn)行了有效保護(hù),對(duì)其作用與價(jià)值進(jìn)行了全面拓展,同時(shí)還能有效地整理和組織企業(yè)檔案信息,并且為企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃提供可靠的、有效的參考和支持,為企業(yè)制定更合理的發(fā)展規(guī)劃提供更完善的信息依據(jù)。因此,在信息化時(shí)代背景下,企業(yè)的所有檔案信息管理人員更要及時(shí)學(xué)習(xí)和了解新的信息技術(shù)及理念,將這些新的技術(shù)及理念應(yīng)用于具體的檔案信息工作。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高其效率,更好地促進(jìn)企業(yè)快速穩(wěn)定健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中意義研究論述[J].楊卉.綠色環(huán)保建材.2018(07).

        [2]淺談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性[J].許冬凌.辦公室業(yè)務(wù).2017(19).

        (作者單位:伊春區(qū)房地產(chǎn)管理所)

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