周廣彬

摘要：在學籍管理過程中不斷完善管理體制，健全規(guī)章制度，立足工作創(chuàng)新，從每年招生、新生入學注冊到畢業(yè)生資格審查，都堅持“嚴謹、科學、規(guī)范”的工作態(tài)度，確保了學生學籍學歷管理工作的規(guī)范性和準確性。

關鍵詞：學籍管理;規(guī)范化;電子注冊;

高校學籍管理工作是高校教務管理工作中的重要組成部分，學籍工作的好壞將直接影響學校的教學秩序。學籍管理規(guī)范化是建立在對管理各環(huán)節(jié)的流程進行規(guī)范化的基礎上的。依托規(guī)范化的管理流程建立的管理信息系統(tǒng)是科學地進行學籍管理的重要保證。

一、新生學籍管理

1.新生預分班。普通高校招生網上錄取完畢后，可利用NacuesCA（全國普通高校招生網上錄取院校子系統(tǒng)）提供的數(shù)據(jù)導出功能，將錄取學生信息以DBF格式文件導出27個包含圖片的新生基礎數(shù)據(jù)，借助湖南青果軟件公司“數(shù)字校園綜合管理平臺—教務網絡管理系統(tǒng)”（以下簡稱青果系統(tǒng)）學生學籍子系統(tǒng)，使用菜單“轉入錄取學生信息（NacuesCA）”導入新生數(shù)據(jù)，然后進行新生預分班操作。（1）新生基礎信息導入。1）設置招生錄取信息存放文件夾。默認存放目錄為：系統(tǒng)安裝目錄，招生年份（如：2008）＼招生季節(jié)（如：秋季）＼培養(yǎng)層次（如：?？疲苌词》荩ㄈ纾航K）＼批次（一批）＼科類（理科））。2）將招生錄取信息文件放到該文件夾下，單擊菜單項“錄取信息→轉入錄取學生信息（NacuesCA）”，下拉選定培養(yǎng)層次，單擊“檢索”按鈕，雙擊頁面右部列表中的信息，單擊“轉入”按鈕，即可完成錄取學生信息的轉入。（2）錄取學生預分班。根據(jù)招生計劃在青果系統(tǒng)中設置好預分班級數(shù)，對已經導入的新生基礎數(shù)據(jù)確認錄取專業(yè)在校內的專業(yè)的設置情況。錄取專業(yè)是校內唯一的話，就將某一錄取專業(yè)下的錄取學生全部對應到某一校內專業(yè)下;如果錄取專業(yè)不是校內唯一的，就將某一錄取專業(yè)下的錄取學生分別對應到兩個或兩個以上校內專業(yè)下。然后按照性別、生源省份、入學成績等，將同一年級/（校內）專業(yè)下的錄取學生智能地預分到相應的若干班級中;還可通過零散調整方式，分班級確定錄取學生（包括錄取學生在預分班后、報到前更換專業(yè)）。預分班結束后，導出預分班數(shù)據(jù)進行招生情況分析，分析后結果以報告形式上報上級領導審核，根據(jù)領導審核意見進行零散調整。審核通過后確定分班數(shù)據(jù)，新生分班名單在教務處青果系統(tǒng)web上發(fā)布。

2.新生注冊。新生學籍電子注冊是電子注冊的入口，主要是建立學籍檔案，包括姓名、性別、專業(yè)、身份證號、電子圖像等基本信息。確保新生注冊數(shù)據(jù)正確、完整，從源頭上把好數(shù)據(jù)的入口關，這樣才能有效避免不規(guī)范和錯誤數(shù)據(jù)的產生。新生學籍注冊前，學校要對學生信息進行審核校驗。首先從青果系統(tǒng)中導出已經報到入學的新生數(shù)據(jù)，讓學生本人對關鍵項（如：姓名、考生號以及身份證號等）進行核對并簽字確認。數(shù)據(jù)核對反饋完成后，將學生信息按照教育部規(guī)定的數(shù)據(jù)格式要求做好上傳庫。值得注意的是，若用excel做基礎數(shù)據(jù)轉換為dbf格式時，要保證每一列數(shù)據(jù)的寬度，避免轉換時部分信息丟失。然后從教育部學籍學歷管理網絡平臺下載我院本年度錄取的新生數(shù)據(jù)。未注冊前平臺上新生的基礎數(shù)據(jù)初始學籍狀態(tài)均為：待報到，根據(jù)學籍注冊管理要求，要對新生入學狀態(tài)進行相應標注：報到入學、取消入學資格、保留入學資格、放棄入學資格。將平臺下載數(shù)據(jù)和反饋后做好的上傳庫以考生號為關鍵字段進行數(shù)據(jù)比對，根據(jù)要求對新生的學籍狀態(tài)進行標注。為了確保數(shù)據(jù)的準確性，還需要用輔助軟件對數(shù)據(jù)關鍵字段（如：身份證號等）進行邏輯性校驗。確認信息準確無誤后，即可以將數(shù)據(jù)上傳學信網。審核通過后，新生學籍注冊完成，學生獲得教育部認可的高等教育學籍。屆時學院通知新生登陸教育部學籍學歷信息網學信網查詢自己的學籍信息。

二、在校生學籍管理

1.學籍異動。學籍異動作為學籍管理工作的重要組成部分，體現(xiàn)了在校生學籍動態(tài)變化的過程。學籍異動工作就像一個交通樞紐，是學籍管理工作中最基本，也是最主要的工作。學籍異動包括學業(yè)預警、留級試讀、休學、復學、保留學籍、恢復學籍、退學、轉專業(yè)和轉學等。

2.學籍清查。為了規(guī)范高校招生秩序和辦學行為，維護高等教育公平、公正性，我院平臺賬戶下有14名身份證號和其它高校重號學生，針對這種情況，我院組成了以副院長牽頭的清查小組，組員集中了教務處、學工處、保衛(wèi)處及各學生系部負責學生工作的書記，在短短的20天內走訪了疑點學生的生源地、畢業(yè)高中、戶籍所在地派出所，查清了每個學生狀況，最后確認冒名頂替學生11名，3名學生身份無誤。然后電話和信函通知冒名頂替學生本人或家長，學院下文取消了這11名學生的學籍。最后在學信平臺上對其一一進行了標注。

3.信息修改，在校生中，常會出現(xiàn)學生姓名、身份證號與招生庫中信息不一致等錯誤，這些錯誤有些是由于學生高考報名時疏忽大意，高考之前填報姓名時未與身份證上姓名項保持一致，如將“王鋒”寫成“王峰”;身份證號記憶錯誤，誤將身份證號中的數(shù)字顛倒。以上錯誤中邏輯錯誤可以通過系統(tǒng)軟件審查出，但非邏輯錯誤系統(tǒng)無法審查出，就要通過學生親自簽字確認。

4.學年注冊。在沒有進行學年注冊工作之前，學信平臺上絕大部分學生的學年注冊狀態(tài)都是“待注冊”，少量學生的狀態(tài)是“暫緩注冊”或“保留學籍”。首先，從平臺數(shù)據(jù)下載中下載因為以往欠繳學費而暫緩注冊和因為參軍而保留學籍的學生名單，復查暫緩注冊的學生名單，仔細檢查確認其繳費狀況。如果已經繳清學費，需要注冊學籍，則通過批量上傳確保其學籍狀態(tài)為“注冊學籍”;如果需要予以清退，即可在學籍注銷中予以退學;如果仍然需要暫緩注冊，則可以不加操作;復查保留學籍的學生名單。仔細檢查確認是否已經返校。如果已經返校，則通過批量上傳確保其學籍狀態(tài)為“注冊學籍”，并即時做降級處理;如果需要予以清退，則即可在學籍注銷中予以退學;如果仍然需要保留學籍，則不予操作即可;然后從青果學籍管理子系統(tǒng)中下載我院整理好所有實際在校學習的學生名單，此名單中不包括仍然保留學籍、暫緩注冊、休學的學生，也不包括已經退學、死亡、已轉出、已畢業(yè)、已升本等各種異動類別的學生，將這兩部分名單進行比對，對網上沒有錄取信息的學生，及時與學生生源地省級招辦復核，并及時將需補報的數(shù)據(jù)報教育部。數(shù)據(jù)審核確認無誤后即可在教育部學信平臺中批量上傳我院在校生名單，把所有實際在校學習的學生的學籍狀態(tài)從“待注冊”變成“注冊學籍”。在校生學年注冊工作完成。

結束語：

總之，學籍管理對穩(wěn)定教學秩序、及時掌握在校學生的基本情況以及掌握教學情況、提高教學質量等都具有十分重要的意義。

參考文獻：

[1]張曉華.淺談對于學籍管理的規(guī)范化研究2017.

[2]劉克蕓.淺談新形勢下的高校學籍管理工作2018.