鄧學(xué)國

【摘要】現(xiàn)代經(jīng)濟快速發(fā)展，信息技術(shù)水平也不斷提升，企業(yè)要想在競爭激烈的市場中脫穎而出，就要對企業(yè)的管理進行改革，適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，提升自己的競爭力。目前，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大，企業(yè)的檔案數(shù)量和門類越來越多，企業(yè)的檔案管理工作必須進行優(yōu)化，對檔案管理進行信息化建設(shè)。本文從信息化建設(shè)在企業(yè)的檔案管理中的優(yōu)越性和發(fā)展面臨的阻礙入手，分析如何在新形勢下對企業(yè)檔案管理進行信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);趨勢

一、信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)越性

（一）方便檔案信息管理。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和政治的民主化，人們的檔案意識有了一定程度的提高，檔案信息的用戶群體也逐漸龐大，用戶類型隨之增加，相應(yīng)的檔案信息的管理方式就要與之適應(yīng)，采用不同的管理方式。由于現(xiàn)代化檔案信息管理工作對檔案工作人員的要求較高，當下缺少現(xiàn)代高技術(shù)人才，復(fù)雜的檔案工作疏于管理。對企業(yè)檔案管理工作進行信息化建設(shè)，能夠解放一部分人力，方便檔案信息的管理檔案資源的開發(fā)利用。

（二）信息利用專業(yè)化。檔案信息用戶的增加使檔案管理工作的范圍逐漸擴大，由于檔案管理類型日漸豐富，檔案管理顯示出了不同特性的變化。信息包含的內(nèi)容可能會因為資源的劇增而不夠準確，可能還會存在冗余信息和虛假信息，信息化建設(shè)能夠使用戶需求向精品化、個性化及專業(yè)化的形式發(fā)展。在有效降低企業(yè)管理檔案的成本的同時，有效延長管理期限，使管理操作更加系統(tǒng)，使信息利用更加專業(yè)。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)缺乏重視。目前，部分企業(yè)并沒有認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性，沒有對檔案管理予以應(yīng)有的重視，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對信息技術(shù)的優(yōu)越性缺乏認識，對信息技術(shù)的投入不足，檔案管理信息化建設(shè)流于形式，沒有真正建設(shè)起來，也不能發(fā)揮它對于企業(yè)的真正作用。

（二）管理人員能力缺失。現(xiàn)代化的檔案信息管理隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高對檔案管理工作人員的要求越來越高，企業(yè)更加需要聘用高知識水平的工作人員，但是，當下企業(yè)的檔案部門缺少的就是現(xiàn)代高技術(shù)人才，使得現(xiàn)代化的設(shè)備不能發(fā)揮作用。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和接受能力直接影響到企業(yè)的信息化水平，管理人員缺乏扎實的理論基礎(chǔ)和相關(guān)的實踐經(jīng)驗，檔案管理工作的效率和質(zhì)量不能提升。而且，由于一些企業(yè)體制特殊，檔案管理人員的選拔過于草率，缺乏責(zé)任意識，影響檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（三）規(guī)劃不清晰。企業(yè)的檔案管理工作不是一件小事，需要長期而又系統(tǒng)地開展，因此，對于信息化建設(shè)要先進行規(guī)劃。沒有工作規(guī)劃，檔案管理工作的開展就會像無頭蒼蠅一樣，眉毛胡子一把抓，這樣就會使工作的效率低下，管理的效果也不如人意。如果工作人員沒有責(zé)任意識的話，信息化建設(shè)可能就會變得虎頭蛇尾，最后倉促結(jié)束，既浪費時間精力又起不到作用。

（四）管理體系不健全。行之有效的管理體系是企業(yè)檔案管理工作進行信息化建設(shè)的關(guān)鍵，只對檔案進行整理，忽視管理的話就不能發(fā)揮出檔案信息建設(shè)的作用，也不利于檔案管理技術(shù)的進步，不利于提升工作效率，還增大了檔案遺失和損毀的概率，為后期的檔案查閱和調(diào)用帶來阻礙。

三、推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

（一）提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。在企業(yè)發(fā)展的新階段，對于企業(yè)檔案管理開展信息化建設(shè)首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和負責(zé)信息化建設(shè)的管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，為信息化建設(shè)工作的開展提供一定程度的人力、物力和財力的支持，積極為企業(yè)的檔案管理部門引進信息云端存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)等先進技術(shù)，還可以和一些企業(yè)展開合作，學(xué)習(xí)其他企業(yè)的技術(shù)，還可以引進其他企業(yè)的先進設(shè)備。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要聘用一些高知識水平的檔案管理人才，或者為企業(yè)中的成員提供學(xué)習(xí)和進修的機會，為檔案管理信息化建設(shè)提供專業(yè)的人才隊伍。管理人員和相關(guān)的工作人員要對檔案管理信息化建設(shè)的重要性有一個清晰的認識，轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念和學(xué)習(xí)觀念，順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的趨勢，學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技術(shù)，充實和完善自己，深化對數(shù)據(jù)化管理和相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)，從而促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進一步發(fā)展。

（二）提升管理工作人員的綜合素質(zhì)。人是工作的主體，沒有高素質(zhì)的管理人員，企業(yè)檔案管理工作就無法實現(xiàn)信息化建設(shè)，因此，必須要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。首先，加強企業(yè)管理人員對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息云端存儲技術(shù)的理解和掌握能力，對檔案管理人員組織培訓(xùn)，加強對專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，并實行獎懲制度，對于積極參加培訓(xùn)并取得明顯進步的人員給予獎勵，提高工作人員的積極性，提升企業(yè)職員的綜合素質(zhì)和技術(shù)能力。其次，企業(yè)可以積極地引進檔案管理工作能力強的人才，對他們予以高薪聘用或者請他們對本企業(yè)的管理工作人員進行培訓(xùn)，傳授工作經(jīng)驗，使企業(yè)的檔案管理工作跟進時代發(fā)展的步伐，和新時期的技術(shù)標準接軌，提升企業(yè)檔案管理工作的效率。最后，培養(yǎng)職員的職業(yè)道德感和工作責(zé)任心，使管理人員轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，正確認知檔案管理工作，對檔案管理工作的重要性和必要性予以宣傳教育，讓職員在學(xué)習(xí)中提升對檔案管理工作的重視程度，從而樹立起對信息化建設(shè)工作的責(zé)任心，認真對待工作，嚴謹?shù)赝瓿蓹n案管理工作，提高工作的效率和質(zhì)量。

（三）制訂合理的工作規(guī)劃。為了確保企業(yè)檔案管理工作的有序開展，就要為管理信息化建設(shè)進行規(guī)劃，制訂科學(xué)合理的工作計劃，保證工作按照程序有序進行。首先，要對檔案管理工作的具體操作和流程予以明確的規(guī)定，嚴格規(guī)范具體操作，并在對管理人員的培訓(xùn)中予以體現(xiàn)，讓管理人員提升自己的操作水平，同時明確工作的流程，約束工作人員按照規(guī)定的流程進行操作。其次，要對操作過程予以監(jiān)督和控制，防止操作不規(guī)范行為，保證操作的規(guī)范和工作流程的正確，從而防止信息錄入錯誤和查詢不便等問題。最后，要對企業(yè)檔案管理程序和系統(tǒng)進行養(yǎng)護，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息庫的維護和管理，要想保持企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)有效，就要保證信息化建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備始終保持良好的狀態(tài)，維持工作的穩(wěn)定性，保證信息化建設(shè)工作的順利進行。

（四）建立和完善檔案管理體系。缺乏系統(tǒng)的理論化的管理體系就會使工作缺乏指導(dǎo)，從而導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多不規(guī)范的行為，拖慢檔案管理信息化建設(shè)的工作進度。因此，在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的過程中，需要建立一個完善的管理體系。管理體系應(yīng)該具有系統(tǒng)性和全面性，既要保證檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，又要防止特殊情況阻礙信息化建設(shè)。這個管理體系要包含工作的各個方面，從而對工作人員的行為予以規(guī)范，防止工作人員的不法行為。同時，要加快建設(shè)檔案管理機制，使企業(yè)檔案管理部門獨立，從而使各個部門的管理職責(zé)更加明確。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)的發(fā)展給我國企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了很大的機遇，企業(yè)應(yīng)該迎合時代發(fā)展的浪潮，在企業(yè)的檔案管理工作中科學(xué)合理地應(yīng)用信息技術(shù)，對檔案管理進行信息化建設(shè)，以服務(wù)企業(yè)發(fā)展。上文中，我們分析了新形勢下企業(yè)檔案管理進行信息化建設(shè)的重要性和當前企業(yè)的檔案管理工作面臨的問題，進而分析了應(yīng)該如何順應(yīng)時代趨勢，對企業(yè)檔案管理進行信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展的情況，對檔案管理的信息化建設(shè)制訂與企業(yè)相適應(yīng)的策略，從而真正地發(fā)揮出檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。

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