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        信息時代民政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新

        2019-10-21 09:41:41秦立
        大東方 2019年7期
        關(guān)鍵詞:工程檔案信息管理大數(shù)據(jù)

        秦立

        摘 要:信息技術(shù)的應(yīng)用使民政局檔案信息更加全面與完整,使檔案管理實現(xiàn)了科學(xué)化與系統(tǒng)化,有效提高了檔案管理質(zhì)量。本文介紹了信息時代民政檔案管理的信息化,分析了當(dāng)前民政局案管理存在的問題,并提出了信息時代民政檔案信息管理與創(chuàng)新的策略。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);工程檔案;信息管理;創(chuàng)新

        一、信息時代檔案管理的信息化

        網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的發(fā)展推動了民政檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。電子文件檔案信息數(shù)據(jù)庫的形成可以為民政局檔案管理創(chuàng)造新的價值。檔案管理信息化能夠提高電子檔案的利用率和管理效率,保證檔案管理服務(wù)的良好運行,既可以幫助民政建局獲取相關(guān)的內(nèi)外信息,實現(xiàn)存檔、歸類管理等并與有關(guān)部門的有效溝通,也可以使檔案信息得到及時的保存與修正,并提高檔案信息的流通效率,節(jié)省檔案管理成本。檔案信息管理為民政檔案信息資源的開發(fā)與利用提供了良好的保障,順應(yīng)了社會與時代發(fā)展的需求。

        二、檔案管理存在的問題

        由于民政局檔案文本具有很大的數(shù)量,有些環(huán)節(jié)單位仍然采用傳統(tǒng)管理手段,無法保證檔案信息的時效,即使引進計算機設(shè)備也無法真正實現(xiàn)檔案管理的信息化,數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度與完整度不能保證,而且由于在檔案信息管理過程中由于缺少明確的規(guī)章,使得工程電子文件的管理不規(guī)范,甚至出現(xiàn)損毀或丟失的現(xiàn)象。工程檔案管理部門的員工有些屬于轉(zhuǎn)行人員,盡管他們在檔案信息的接收、審查、歸檔以及服務(wù)滿意度方面有較多的經(jīng)驗,但是由于缺乏對檔案管理信息化、正規(guī)化的正確認(rèn)識,且受到檔案管理知識水平不高、信息技術(shù)操作不熟悉的限制,直接影響了民政局檔案管理信息化建設(shè)。

        三、檔案信息管理與創(chuàng)新的策略

        (一)增強服務(wù)意識和觀念

        民政檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,發(fā)揮檔案信息資源在民政管理中的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作堅持以檔文本的價值理念,只是單純地進行搜集、整理、保管,忽視了對檔案的充分利用。檔案管理人員應(yīng)增強對檔案管理工作的服務(wù)意識,認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義和價值,并拓展管理思路,真正做到為社會大眾服務(wù)。當(dāng)前的檔案管理主要依靠計算機設(shè)備,管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)較多、工作量較大,檔案管理人員要樹立科學(xué)的信息化管理觀念,提高信息化管理的認(rèn)知和理解水平,重視民政局檔案管理信息化建設(shè)。

        (二)強化檔案信息資源的利用

        有效利用民政檔案,是發(fā)揮檔案價值的重要體現(xiàn)。民政檔案管理部門通過將檔案資料數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)形成檔案管理的網(wǎng)站,而檔案使用者借助網(wǎng)絡(luò),經(jīng)過查詢、辦理相應(yīng)手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求,還能提升管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為強化民政局檔案信息的利用水平,管理人員應(yīng)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)平臺,在配置各種硬件與軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上積極研制適應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件,還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,并對各種電子文件進行整合,便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性,管理人員需將室藏文件設(shè)置一定的瀏覽、查閱等使用權(quán)限,還要對查閱者的身份進行網(wǎng)上驗證,同時在檔案管理過程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù),并不斷更新網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

        (三)創(chuàng)新檔案信息管理模式,提升檔案管理水平

        現(xiàn)代多媒體技術(shù)的應(yīng)用為民政局檔案管理信息化創(chuàng)造了良好的物質(zhì)條件,建立一套完整的民政局檔案信息管理系統(tǒng)很關(guān)鍵。比如工程設(shè)計方面的電子文件容量較大,容易出現(xiàn)瀏覽時顯示較慢的問題,對于此種現(xiàn)象可采取高保真高倍率的壓縮與還原技術(shù),幫助使用者快速檢索且方便瀏覽與下載,而對于電子文件信息的錄入問題可以采用圖像解析和有關(guān)識別技術(shù),這有助于將電子信息加入檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實際需求,應(yīng)建立新型的檔案信息管理工作模式,該模式可以快速地對電子數(shù)據(jù)信息進行加工處理,提供關(guān)于檔案利用以及技術(shù)查詢的咨詢服務(wù),并運用先進的技術(shù)來確保電子文件檔案的準(zhǔn)確性與完整性,對于電子文檔的瀏覽、保存與使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為科學(xué)地開發(fā)和利用電子文件、充分發(fā)揮電子文件的功能,應(yīng)采用先進的最優(yōu)的檔案管理軟件。

        (四)建立并強化相應(yīng)的規(guī)章制度

        民政局檔案管理應(yīng)針對檔案信息管理的維護、安全方面制定相關(guān)的制度,明確檔案管理人員的職責(zé)范圍以及查閱人員的權(quán)利與義務(wù)。民政建設(shè)單位應(yīng)在國家制定的事業(yè)信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新,將檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化,完善檔案信息管理的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范與安全措施。將文件材料整理、分類、歸檔,并利用網(wǎng)絡(luò)將其完整地上傳至檔案管理系統(tǒng),以使民政局檔案管理者能及時了解當(dāng)前情況,幫助建設(shè)者做出準(zhǔn)確的判斷與決策,提高檔案的利用率。

        (五)提高管理人員業(yè)務(wù)水平,建設(shè)高素質(zhì)管理隊伍

        大數(shù)據(jù)時代下,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息管理帶來了很多便利。民政局檔案管理人員應(yīng)具有較強的獲取信息能力,所以要學(xué)習(xí)并掌握計算機信息與檔案管理方面的知識,學(xué)習(xí)參與軟件技術(shù)開發(fā),力爭成為會檢索、分析、加工、挖掘數(shù)據(jù)庫信息,能制作網(wǎng)頁、提供檔案信息服務(wù),能維護、開發(fā)系統(tǒng)的復(fù)合型人才。檔案管理部門應(yīng)引進這方面的人才,還應(yīng)為員工提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)機會,幫助員工建立完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu),提高他們的專業(yè)技能,同時要構(gòu)建并完善激勵機制與競爭機制,形成一個具有綜合業(yè)務(wù)能力的優(yōu)秀隊伍。

        (作者單位:山東省單縣民政局)

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