彭莉

摘 要：本文主要論述了教學(xué)秘書(shū)在高職院校教學(xué)工作中的重要作用，闡述了如何才能將教學(xué)秘書(shū)的作用發(fā)揮到最大，為高職院校教學(xué)管理工作的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū);作用

近年來(lái)，高職院校教學(xué)管理模式已經(jīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變，由過(guò)去教務(wù)處直接統(tǒng)管模式逐漸過(guò)渡到以專業(yè)群為單位的二級(jí)學(xué)院管理模式，因此對(duì)教育管理者的要求也越來(lái)越高。教學(xué)秘書(shū)作為基本教學(xué)管理人員，是教學(xué)主管領(lǐng)導(dǎo)的助手，是教務(wù)信息管理的中間環(huán)節(jié)，發(fā)揮著不可替代的作用。教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量會(huì)直接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，因此，科學(xué)認(rèn)知教學(xué)秘書(shū)工作的職責(zé)和作用，如何將其職能發(fā)揮到最大，具有明顯的現(xiàn)實(shí)意義。

一、教學(xué)秘書(shū)的作用

1、負(fù)責(zé)教學(xué)日常運(yùn)行管理

教學(xué)秘書(shū)的主要職責(zé)是在院系領(lǐng)導(dǎo)與教務(wù)處的指導(dǎo)下，對(duì)基層教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行有序監(jiān)督和合理安排，保證每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)能夠有序開(kāi)展。具體任務(wù)包括：一是要根據(jù)教學(xué)大綱的要求，收集各任課教師制訂出的教學(xué)授課計(jì)劃、教案與講稿，包括理論教學(xué)與實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)，完成對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)。二是要完成排課工作，根據(jù)學(xué)校學(xué)生數(shù)量、教師數(shù)量、現(xiàn)有的教室數(shù)量合理的安排上課時(shí)間及地點(diǎn)。三是要重視期末考試和補(bǔ)考工作，認(rèn)真安排考試時(shí)間、地點(diǎn)和工作人員等。四是要負(fù)責(zé)畢業(yè)生的各方面工作，要協(xié)助院、系領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯及資料收集工作。五是要協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理的檢查、落實(shí)和督促工作，保證教學(xué)秩序正常運(yùn)行。六是要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍管理及考試違紀(jì)處理工作。七是要協(xié)助教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)做好每學(xué)期教師工作量的考核工作等。教學(xué)秘書(shū)的工作繁重而復(fù)雜，必須要有清晰的頭腦，合理的計(jì)劃和安排。

2、具有溝通協(xié)調(diào)的作用

教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中需要經(jīng)常與院校領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處等各個(gè)部門(mén)溝通聯(lián)系，尤其是要與本部門(mén)師生進(jìn)行聯(lián)系，因此要有較強(qiáng)的溝通交流能力。這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是負(fù)責(zé)學(xué)校教務(wù)處到二級(jí)院系教學(xué)工作方面的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。需要及時(shí)將各部門(mén)發(fā)放的教學(xué)任務(wù)準(zhǔn)確的傳導(dǎo)到院系領(lǐng)導(dǎo)和師生手中，并將任務(wù)執(zhí)行情況和信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行提供有效的保障。二是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本院系的教學(xué)任務(wù)和工作。教學(xué)秘書(shū)需要時(shí)刻與本院系的專兼職教師、學(xué)生、輔導(dǎo)員和其他行政人員保持聯(lián)系，將教師的調(diào)課與停課通知進(jìn)行傳達(dá)，將學(xué)籍變化情況、違紀(jì)情況與輔導(dǎo)員進(jìn)行溝通，協(xié)助雙方信息共享等。教務(wù)處、老師和學(xué)生是教學(xué)秘書(shū)要面對(duì)的三個(gè)群體，只有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好三者之間的關(guān)系，才能保證教學(xué)工作平穩(wěn)有序的開(kāi)展。

3、具有參謀的作用

教學(xué)秘書(shū)的主要作用是參與日常的教學(xué)管理，保證教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，并根據(jù)平時(shí)收集的各種教學(xué)信息和情況，及時(shí)有效的向院系領(lǐng)導(dǎo)反饋，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)定期評(píng)價(jià)教師的教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的學(xué)習(xí)效果，提出自己的意見(jiàn)和建議，為院系領(lǐng)導(dǎo)正確的決策提供參考依據(jù)。因此，教學(xué)秘書(shū)具有幫助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作的作用。合格的高職院校教學(xué)秘書(shū)，一方面要對(duì)職業(yè)教育的教學(xué)流程、規(guī)律等要熟悉;另一方面，要對(duì)二級(jí)學(xué)院發(fā)展目標(biāo)、辦學(xué)情況、教師情況、學(xué)生情況要了解。此外，還要對(duì)各專業(yè)的人才培養(yǎng)方案、課程設(shè)置等也要熟悉，才能充分發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的參謀作用，促進(jìn)高職院校教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。

4、具有管理檔案信息的作用

在教學(xué)過(guò)程中，有大量的試卷、問(wèn)卷調(diào)查、人才培養(yǎng)方案、會(huì)議記錄、研討記錄等教學(xué)資料需要收集整理，其中有很大一部分需要?dú)w檔，為今后的檢查提供依據(jù)。這些教學(xué)信息都有很重要的價(jià)值和意義，需要教學(xué)秘書(shū)專門(mén)整合歸納起來(lái)。教學(xué)檔案的完整也是教學(xué)評(píng)估檢查的重要項(xiàng)目之一。所以，對(duì)于教學(xué)檔案的建立和保存工作，教學(xué)秘書(shū)要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能犯任何錯(cuò)誤。

二、如何更好的促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)作用的發(fā)揮

1、學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位的重視

對(duì)于學(xué)校教學(xué)管理工作而言，教學(xué)秘書(shū)起著極其重要的作用。但是，在部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者眼中，并未重視教學(xué)秘書(shū)工作，僅是單一的認(rèn)為教學(xué)秘書(shū)就是在教學(xué)課程設(shè)置、排課、考試等工作中處理一些比較復(fù)雜的事情，只要崗位人員細(xì)心即可，對(duì)于能力方面的要求無(wú)需過(guò)高。正是這種想法和認(rèn)知的存在，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的得不到發(fā)揮。建議各高職院校應(yīng)正確面對(duì)教學(xué)秘書(shū)的職責(zé)范圍、管理地位、發(fā)展困境等問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)基層管理人員的重視，制定詳細(xì)的教學(xué)秘書(shū)管理辦法，加強(qiáng)教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，充分發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的重要作用。

2、學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)崗位的激勵(lì)

當(dāng)前高職院校中擔(dān)任教學(xué)秘書(shū)的一般都是年輕人或者編制外人員，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，影響了教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，他們的主觀能動(dòng)性無(wú)法調(diào)動(dòng)起來(lái)，相應(yīng)的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)也無(wú)法真正的體現(xiàn)。同時(shí)因其工作任務(wù)繁重、沒(méi)有晉升通道、待遇較低，使得教學(xué)秘書(shū)不斷地離職，嚴(yán)重影響了教學(xué)管理與運(yùn)行。學(xué)校應(yīng)積極建設(shè)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，守好教學(xué)秘書(shū)崗位的入口，培養(yǎng)一支具有較高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力的隊(duì)伍，為教學(xué)秘書(shū)創(chuàng)造出良好的工作氛圍。還要不斷提高教學(xué)秘書(shū)的待遇和地位，打通教學(xué)秘書(shū)的晉升通道，讓其有盼頭，有干頭，才能有效激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情，增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的工作責(zé)任感和榮譽(yù)感，提高學(xué)校整體管理水平。

3、增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理能力

為了增強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理能力，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的培訓(xùn)與考核。一是可以定期舉行各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可邀請(qǐng)做得好的教學(xué)秘書(shū)結(jié)合自身工作傳授經(jīng)驗(yàn)，也可邀請(qǐng)教學(xué)管理方面的專家，普及基礎(chǔ)理論知識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展可以發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)日常工作中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決思路和辦法，促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)工作的順利進(jìn)行。二是可以組織學(xué)校各院系、高職院校間教學(xué)秘書(shū)的交流，不斷拓寬教學(xué)秘書(shū)的工作視野，借鑒其他教學(xué)秘書(shū)好的工作經(jīng)驗(yàn)，提升工作效率。三是要注重培訓(xùn)和考核兼顧，要對(duì)教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行一定形式的考核，督促教學(xué)秘書(shū)的成長(zhǎng)。對(duì)考核優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱評(píng)定和晉級(jí)時(shí)予以傾斜，以激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的工作熱情，更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)秘書(shū)在高職院校的教學(xué)管理中起到了極為關(guān)鍵的作用，教學(xué)秘書(shū)的工作質(zhì)量直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，提高其地位，為教學(xué)秘書(shū)的發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。教學(xué)秘書(shū)自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合能力，為高職院校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]焦玉萍.教學(xué)秘書(shū)參與教學(xué)管理的角色研究綜述.中小企業(yè)管理與科技.2019：92-93