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        探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

        2019-10-21 09:55:29馬玉慶
        探索科學(xué) 2019年4期
        關(guān)鍵詞:創(chuàng)新思路事業(yè)單位檔案管理

        馬玉慶

        【摘? 要】對事業(yè)單位來說,檔案管理模式的創(chuàng)新化探索,有助于改善檔案管理總體效果,為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展提供可靠的支持。在大數(shù)據(jù)時代下,事業(yè)單位檔案管理不僅要保證規(guī)范性與可靠性,更要注重靈活性。本文就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新所面臨的問題進行分析,并探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路,旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理水平,僅供相關(guān)人員參考。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理;創(chuàng)新思路;事業(yè)單位

        一、事業(yè)單位檔案管理的原則

        1.規(guī)范性

        國家制定了嚴(yán)格、明確的事業(yè)單位檔案管理工作制度,因此相關(guān)單位一定要按照這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,讓制度的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性發(fā)揮到實處。但是也要明確的是,不同的事業(yè)單位有自己的服務(wù)范圍和工作性質(zhì),因此,一定要根據(jù)自身特點,結(jié)合國家的標(biāo)準(zhǔn),制定并完善一套屬于自己的檔案管理體系,進而能夠讓檔案管理的作用發(fā)揮到最大。

        2.明確自己的責(zé)任和義務(wù)

        領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)對于檔案管理工作的推進起著基礎(chǔ)性作用。各個管理人員都要明確自己的職責(zé)和義務(wù)。比如,誰負(fù)責(zé)檔案工作任務(wù)的制定、誰負(fù)責(zé)定期的整理和審核、誰負(fù)責(zé)檔案計劃的指導(dǎo)等等,工作應(yīng)該具體到每個人,才能使工作人員的利益得到最大限度的保護。一旦工作人員的合法權(quán)益受到不同程度的侵犯,他們的工作積極性一定會受到影響,這對整個單位是非常不利的。

        3.制定和執(zhí)行相統(tǒng)一

        各個部門要根據(jù)本部門的特點以及以往工作經(jīng)驗制定一套合理、科學(xué)的檔案管理體系,并將檔案管理的核心要義發(fā)揮到實處,結(jié)合其發(fā)揮出的作用,分析這套體系的不足之處,進而進行不斷完善。在這制定和執(zhí)行相統(tǒng)一、相適應(yīng)的過程中,一定會找到一套最適宜的管理體系,進而實現(xiàn)管理的規(guī)范化。

        二、目前我國事業(yè)辦公室檔案管理工作存在的問題

        1.辦公室檔案管理工作不被重視

        目前我國的某些事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的一個較大的問題就是態(tài)度上的不重視,認(rèn)為檔案管理工作可有可無,誰都能夠勝任。這種思想上的誤區(qū)導(dǎo)致一些單位的辦公室檔案管理工作的混亂,導(dǎo)致工作質(zhì)量不過關(guān)。對辦公室檔案管理工作的不重視,使得檔案管理工作失去了本該有的連貫性和完整性,工作的各個部分七零八落,沒有一個整體的掌控,不能起到很好的信息管理作用。

        2.檔案管理的相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

        在事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中,還存在一個較大的問題,就是相關(guān)工作人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力問題。許多單位對這份工作都存在思想上的誤區(qū),認(rèn)為無須專人管理,隨便找人兼職即可。在這種錯誤思想的指引下,許多從事檔案管理工作的工作人員沒有專業(yè)的管理技能和思維,不能對辦公室檔案進行專業(yè)化的管理,工作質(zhì)量方面大打折扣。并且這些工作人員對這份工作的重視程度肯定也很低,工作態(tài)度上也存在較大的問題,不能認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙Υ?,容易在工作中出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞。

        3.檔案管理的方法滯后

        事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作歷史悠久,許多單位還在沿襲著老一套的工作方式和制度體系,完全沒有任何的創(chuàng)新和發(fā)展。這些老舊的工作體系嚴(yán)重地制約了事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,對于整個單位的管理工作也形成了嚴(yán)重的阻礙作用。管理方法的滯后注定會對工作質(zhì)量形成影響,以前的方式不再適應(yīng)新型的發(fā)展形態(tài),管理工作難以發(fā)揮其真正的作用?,F(xiàn)代社會要求各方面的工作都要進行信息化改革,辦公室檔案管理工作也不例外,如果事業(yè)單位的這方面工作不能與信息化很好地聯(lián)系,那么注定是落后的、制約整體發(fā)展的,是不利于單位發(fā)展的。

        三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

        1.健全檔案管理制度

        建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。第二,簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo),以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三,堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四,堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

        2.加強組織領(lǐng)導(dǎo),提高人事檔案管理水平

        各級事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度,將其納入議事日程,首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),定期對檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際,建立起檔案管理達標(biāo)升級考核機制,對檔案工作實行定性、定量考核,可按照分級分類指導(dǎo)的原則,通過等級升降來實施動態(tài)管理;同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況,研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn),并積極組織實施,從而推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

        3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè),提高人事檔案利用效率

        實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理,以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先,各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準(zhǔn)確、及時地傳輸信息;其次,要對檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三,要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò),可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。

        4.加強事業(yè)單位檔案保密工作

        首先,檔案的庫房管理是檔案保密的重點,從總體上講,檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。還應(yīng)做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其次,做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作,確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi),如被泄露,將對國家的安全和利益造成的危害來確定的,它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的 保護,產(chǎn)生法律效力的時限。

        結(jié)語

        事業(yè)單位的檔案管理對事業(yè)單位自身的發(fā)展起到難以取代的作用,甚至對社會的發(fā)展起到重要的意義。要求各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不僅要在思想上提高重視,還應(yīng)在實際的工作過程中,積極需求新的解決思路和方法,以逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作,從而使事業(yè)單位更加適應(yīng)社會的發(fā)展和進步。需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員長期的探索和堅持不懈的努力,真正做好本質(zhì)工作。

        參考文獻

        [1]戚元運.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2018(10):115.

        [2]黃興國.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊,2018,26(15):233.

        [3]陳秀紅.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J].人力資源管理,2018(06):313.

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