王興釗

“我們的項目與日俱增，但是我們不能按照工作量的倍數(shù)增加人員，必須快速提高運(yùn)作效率。原來10個人做的事情，要變成7個人、6個人來完成，這就必須激發(fā)員工潛力，優(yōu)化工作流程。我們認(rèn)為，項目管理可以在一定程度上幫助我們達(dá)成這個目的?！敝袊帉W(xué)會科技開發(fā)中心（下稱“中心”）主任周穎玉這樣描述中心當(dāng)初引入項目管理的初衷。

中心是中國藥學(xué)會的科技服務(wù)和信息咨詢機(jī)構(gòu)，自2008年重組以來，中心獲得全面、快速發(fā)展。近年來，中心承擔(dān)國家發(fā)改委、工信部、科技部、衛(wèi)健委、國家藥監(jiān)局、中國科協(xié)等部委的研究課題70余項，開展短缺藥品監(jiān)測預(yù)警、藥品價格異常波動監(jiān)測、過度重復(fù)類藥品審批目錄動態(tài)監(jiān)測、醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新能力評價等方面的研究。此外，中心每年還承擔(dān)科技活動周、全國科普日、全國安全用藥月、中國藥師周等大型科普項目。

循序漸進(jìn)

周穎玉清醒地認(rèn)識到，在中心推行項目管理不可能一蹴而就，因為從本質(zhì)上講，推行項目管理就是要開展一個對傳統(tǒng)工作方法的重大變革。雖然中心在項目管理實踐中不斷摸索，積累了一定的經(jīng)驗，也有一些骨干人員接受過系統(tǒng)的項目管理培訓(xùn)，但全面開展項目管理仍是一個不小的系統(tǒng)工程。為了保證變革過程的可控性、變革結(jié)果的可接受性，中心采用穩(wěn)扎穩(wěn)打、循序漸進(jìn)的方式，分為4個步驟來逐步開展項目管理變革。

培育項目管理文化

要使項目管理的理念深入人心、落到實處并非易事。如果員工不能從內(nèi)心接受項目管理，很容易將它搞得似是而非、搞成花架子，難以取得預(yù)期的效果。為了避免這種結(jié)局，企業(yè)的高管們必須充當(dāng)最堅決的項目管理推進(jìn)者，把引入項目管理作為“一把手工程”來抓。

中心對員工開展有針對性的項目管理培訓(xùn)，整個培訓(xùn)過程歷時7個月，每個月培訓(xùn)1天，從主任到一線員工的所有人員都參加培訓(xùn)。每次培訓(xùn)一個主題，培訓(xùn)結(jié)束之后布置作業(yè)，要求把項目管理方法應(yīng)用到實際工作中。例如，在培訓(xùn)了看板管理之后，留的作業(yè)就是每個項目團(tuán)隊建立自己的項目看板。周穎玉說，只有實踐了，項目團(tuán)隊才能真正深入地了解一個工具所帶來的好處，也才能更加客觀地評估工具的適用性，并可以根據(jù)項目特征對工具進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

周穎玉強(qiáng)調(diào)，項目管理文化不是虛無縹緲的東西，也不是貼在墻上的標(biāo)語和口號，它是滲透到員工心中的一種習(xí)慣、一種約定俗成的東西、一種自然而然的做事方法。

構(gòu)建高效組織結(jié)構(gòu)

盡管狼被有些組織推崇為智慧、團(tuán)隊、進(jìn)取等的象征，但不可回避的是，在生態(tài)系統(tǒng)中，狼已成為面臨滅絕威脅的動物，而善于結(jié)網(wǎng)的蜘蛛?yún)s已存活了至少1.65億年。領(lǐng)導(dǎo)者與其說要當(dāng)好狼王，不如說要當(dāng)好結(jié)網(wǎng)者，正如《夏洛特的網(wǎng)》中所言：“結(jié)好一個網(wǎng)，然后靜靜等待美好的事情發(fā)生?！?/p>

在全面研討了職能型、矩陣型和項目型等組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，中心決定嘗試建立一種集采眾長的網(wǎng)狀項目管理模式。這種模式模糊上級和下級的界限，每一名員工都是網(wǎng)絡(luò)上的節(jié)點，項目決策權(quán)限、角色和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系可以根據(jù)需要隨時改變。員工可以在中心內(nèi)外部可控范圍內(nèi)快速找到需要的項目團(tuán)隊成員，推動項目進(jìn)展，甚至可以實現(xiàn)新項目的自發(fā)組織和推進(jìn)。

例如，在2018年全國科普日項目中，項目經(jīng)理是一名畢業(yè)才兩年的年輕員工，作為“導(dǎo)演”，全面負(fù)責(zé)項目的組織實施，而中心領(lǐng)導(dǎo)則是該項目的成員，做“演員”。中心為每一位員工創(chuàng)造成為項目經(jīng)理的機(jī)會，員工可以自由選擇伙伴結(jié)成團(tuán)隊，這大大激發(fā)了員工的工作熱情，并促進(jìn)了員工的快速成長。

作為項目管理的推動者，項目管理辦公室（PMO）在中心應(yīng)運(yùn)而生。PMO對項目的全生命周期進(jìn)行持續(xù)關(guān)注。通過建立和優(yōu)化項目管理流程、分享經(jīng)驗教訓(xùn)、定期實施項目審查，PMO為活躍在網(wǎng)狀模式中的每名項目經(jīng)理提供及時而有針對性的指導(dǎo)。

建立項目管理制度

不以規(guī)矩，不成方圓。中心結(jié)合自身實際情況，制定了項目管理制度，讓項目管理有章可循，這些制度包括創(chuàng)意收集制度、立項評審制度、項目經(jīng)理競聘制度、項目信號燈制度、項目后評價制度等。

其中，項目經(jīng)理競聘制度頗受員工歡迎。在立項評審?fù)ㄟ^之后，PMO發(fā)布項目經(jīng)理招募通知，有興趣的員工均可以報名參加競聘會。競聘會上，潛在的項目經(jīng)理需要講述自己的技術(shù)方案和管理方案，并回答專家的提問。一位項目經(jīng)理當(dāng)時是這樣成功說服PMO專家團(tuán)的：“我的工期可以更短，因為項目中要求的登錄功能、收費(fèi)功能、用戶管理功能，甚至部分頁面展示功能在我剛剛完成的項目中用過，這些可復(fù)用的技術(shù)可以節(jié)省大量的時間和人工成本。”

借力項目管理信息系統(tǒng)

工欲善其事，必先利其器。在項目管理制度試運(yùn)行了半年之后，中心自主開發(fā)了一套簡單易行的PMO辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)包含兩條簡單的管理線條：一條是從PMO到項目經(jīng)理再到項目成員的自上而下的線條，包括立項審批、項目經(jīng)理委派、工作分解、工作包委派；另一條是從項目成員到項目經(jīng)理再到PMO的自下而上的線條，包括工作包進(jìn)展匯報、工作包核實確認(rèn)、單項目報告、項目組合報告。

系統(tǒng)除了可以固化流程外，還極大地提高了 PMO的辦公效率。PMO專員宋彥平說：“在沒有系統(tǒng)之前，收集和匯總各個項目的月度報告需要2～3天的時間；有了系統(tǒng)之后，感覺就是2秒鐘的事情，這樣PMO可以把更多的精力放在對項目狀況的分析和對項目問題的輔導(dǎo)上。”

借助系統(tǒng)，中心還把項目經(jīng)理雙向選擇制度進(jìn)一步延伸到項目成員的雙向選擇。項目經(jīng)理在系統(tǒng)中拆分出工作包之后，中心所有員工均可以通過系統(tǒng)看到“待委派”的工作包，以及這個工作包的具體描述、進(jìn)度要求和對人員的技能要求，他們都可以在系統(tǒng)中申請與自己技能相匹配的工作包。這種做法不僅改變了以往項目經(jīng)理找資源難的局面，而且有力推動了員工學(xué)習(xí)新技能的積極性。員工如果擁有的技能無法滿足工作需要，就接不到工作包，從而有被淘汰的可能。

接下來，中心還計劃把系統(tǒng)延伸到中心外部，某些工作包可以委托給外部人員完成，這是全球正在興起的零工經(jīng)濟(jì)（Gig Economy）的一種實踐。所謂零工經(jīng)濟(jì)，就是指社會上的每個人都可以利用自己的專業(yè)特長和空余時間，幫別人解決問題而獲取報酬。對于企業(yè)來說，零工經(jīng)濟(jì)打破了企業(yè)的資源和技術(shù)瓶頸，可以在全社會范圍內(nèi)獲取優(yōu)質(zhì)資源，從而提升工作質(zhì)量，同時也使得企業(yè)的人員成本更加精益。

初見成效

一分耕耘，一分收獲。周穎玉指出，項目管理的實施給中心帶來了明顯的好處，其中最大的好處是培養(yǎng)了人才，而人才是中心發(fā)展的不竭動力。

提高可視化程度

只有看得見，才能知道問題出在哪里，才能推動問題的解決。在采用項目管理方法后，中心可以通過一張圖快速及時地看到中心所有項目的狀況，包括進(jìn)度延誤程度、成本超支程度，還可以看到人員負(fù)荷的飽滿程度。

PMO曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)有個項目連續(xù)2周進(jìn)展甚微，于是詢問項目經(jīng)理，項目經(jīng)理說：“正在等待財務(wù)的審批結(jié)果?！?PMO問：“是財務(wù)不同意嗎？”項目經(jīng)理說：“同意。”PMO問：“既然同意，為什么還要等待審批結(jié)果？”項目經(jīng)理說：“還需要一個正式的手續(xù)?！盤MO于是問財務(wù)，才發(fā)現(xiàn)是項目相關(guān)方溝通中出現(xiàn)了一些誤解。

另外一個項目顯示連續(xù)2周都在調(diào)試，PMO詢問項目經(jīng)理，項目經(jīng)理說：“處理速度慢，客戶不滿意，正在調(diào)整?！盤MO迅速召集一個專題小組會議，邀請中心的幾位技術(shù)“大拿”一起參加會議，半小時的會議就得出了初步解決方案。

提升計劃能力

項目進(jìn)度估算和成本估算一直是困擾項目經(jīng)理的一個難題，但是項目相關(guān)方有理由得到一個關(guān)于進(jìn)度和成本的承諾。為此，一方面，項目經(jīng)理需要學(xué)習(xí)和應(yīng)用更加科學(xué)的估算方法；更重要的另一方面，企業(yè)需要積累豐富的項目數(shù)據(jù)，作為估算的依據(jù)。

采用項目管理方法后，中心從立項評審開始，項目經(jīng)理就需要對進(jìn)度和成本進(jìn)行預(yù)估；立項批準(zhǔn)之后，項目經(jīng)理需要建立正式的項目計劃；在實施過程中，項目經(jīng)理需要對實際數(shù)據(jù)進(jìn)行收集。這種做法為中心收集了大量有效數(shù)據(jù)，使得項目估算和計劃形成一個閉環(huán)，螺旋上升，提升了項目經(jīng)理的估算能力和計劃能力。

促進(jìn)人才快速成長

一個好的管理體系可以克服對個人英雄主義的依賴，充分發(fā)揮團(tuán)隊的合力，同時也可以促進(jìn)員工能力的快速提升。在建立項目管理體系過程中，中心PMO與績效優(yōu)秀的項目經(jīng)理進(jìn)行了充分訪談，提取了他們的優(yōu)良做法，固化到項目流程中，從而使得更多的人員可以復(fù)制這種做法。

以前，中心很多技術(shù)出身的項目經(jīng)理一聽到客戶需求就立即動手開始實施；在建立了項目管理流程之后，中心項目經(jīng)理需要按照 “先問為什么，再問誰受益”的步驟，逐步澄清需求，這種做法最大程度地降低了由于需求理解不透徹導(dǎo)致的返工。

值得一提的是，中心采用工作包的雙向選擇制度后，不少員工正在朝著“全棧工程師”的方向努力。網(wǎng)狀項目管理模式和項目經(jīng)理競聘制度則為中心培養(yǎng)了一批技術(shù)和管理兩面硬的綜合人才。

結(jié)語

在VUCA時代，企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，要在變革中抓住機(jī)遇，就必須苦練基本功，提升競爭力。項目管理作為一種廣為認(rèn)可的管理模式，在實踐中發(fā)揮了顯著的作用。通過營造項目管理文化，構(gòu)建項目管理組織結(jié)構(gòu)和PMO，建立項目管理制度，推行PMO辦公系統(tǒng)，中心項目管理模式得到優(yōu)化，項目內(nèi)外部資源得到有效利用，項目質(zhì)量、進(jìn)度和成本等多方面的績效得到提升。

作為中心開展項目管理變革的全程參與者，許江林深有感觸地說，近年來，不論是國企、民企還是外企，都把企業(yè)的創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型和變革的重要性提升到了一個新的高度，而創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型和變革的載體之一就是項目管理。事實證明，企業(yè)推行項目管理不易，直接照搬國外成熟方法論或最佳實踐很難落地。只有借鑒西方成熟的項目管理方法和工具，結(jié)合中國文化特點、企業(yè)自身特色進(jìn)行定制化的裁剪和整合，為企業(yè)建立一套具有中國特色的項目管理體系，才能保障企業(yè)內(nèi)一系列關(guān)鍵項目的目標(biāo)順利達(dá)成，從而迅速實現(xiàn)戰(zhàn)略落地和成功轉(zhuǎn)型。

舊歲已展千重錦，新年更進(jìn)百尺桿。展望未來，中心將繼續(xù)推動項目管理的進(jìn)一步運(yùn)用，為實施健康中國戰(zhàn)略、決勝全面建成小康社會、實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢做出新貢獻(xiàn)。