杜蕾

新時(shí)期，電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值顯著，意義重大，能夠確保檔案安全、提高檔案的管理效率。當(dāng)前檔案管理工作仍然存在一些問題，主要有檔案的安全管理不足、不規(guī)范，有關(guān)的制度缺失，檔案管理工作人員素質(zhì)偏低。為了彌補(bǔ)這種不足，要采取有效的改進(jìn)措施，加強(qiáng)檔案的安全管理工作，完善檔案的管理制度，提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，重視電子檔案檔案備份，優(yōu)化檔案的管理服務(wù)方式。

1 引言

新時(shí)期，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在不斷發(fā)展、進(jìn)步，這種時(shí)代背景下檔案管理工作正面臨著深刻的變革，電子檔案逐漸出現(xiàn)于視線里，并得到了廣泛的應(yīng)用。為了促進(jìn)新時(shí)期電子檔案能夠更好地發(fā)揮作用，要采取有效的措施，提高電子檔案的管理水平，本文就根據(jù)電子檔案的發(fā)展情況，結(jié)合電子檔案的管理需要，針對(duì)性地提出電子檔案的管理對(duì)策，希望能為檔案管理工作人員的工作提供有幫助的啟示。

2 新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的意義

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得新時(shí)期下電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，在檔案管理工作中能夠發(fā)揮很重要的作用，它的重要意義主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 確保檔案的安全

電子檔案在檔案管理的工作中，安全問題是最為突出的。因此為了使電子檔案安全管理水平能得到提升，避免電子檔案受到損失，要結(jié)合實(shí)際的工作需要，構(gòu)建出完善的檔案管理制度措施。要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，要讓他們有效地適應(yīng)電子檔案掛歷工作的需要，做好數(shù)據(jù)備份工作，要應(yīng)用起防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)、要重視病毒查殺工作，做好安全防護(hù)工作，要避免電子檔案受到破壞和攻擊，以此來保證電子檔案的安全。

2.2 能夠提高檔案的管理效率

電子檔案一般是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、處理后再進(jìn)行存儲(chǔ)、檔案分類，方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和查詢，能夠?yàn)閺V大的檔案利用者提供極大便利，能夠?yàn)闄n案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，讓檔案管理工作者能夠適應(yīng)工作需要，實(shí)現(xiàn)提高電子檔案管理水平的目的。

2.3 電子檔案的管理工作能夠最大程度上節(jié)省人力資源

電子檔案的管理工相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作操作更簡便，還能節(jié)省人力資源。電子檔案的管理工作有固定的工作流程，先是要收集檔案管理信息，然后對(duì)信息資源進(jìn)行整合，再對(duì)檔案工作進(jìn)行整理歸檔，最后對(duì)檔案檢索調(diào)用，這一整套流程都能夠利用信息技術(shù)，讓計(jì)算機(jī)集成化處理，也就是說，電子檔案管理工作能夠削減過去的檔案管理環(huán)節(jié)中的人力、財(cái)政資源的投入，最大限度地提高檔案管理效率。

2.4 電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息虛擬化存儲(chǔ)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在檔案管理難度大的問題，傳統(tǒng)檔案管理中，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等的各種工作，還要做好檔案的調(diào)取和歸檔工作，檔案的管理工作難度就會(huì)加大，電子檔案管理就比紙質(zhì)檔案簡單，將檔案信息虛擬化保存，在管理的過程中就不會(huì)擔(dān)心檔案受潮、蟲咬等的問題，增加了檔案的管理效率。

2.5 電子檔案管理工作能夠極大提升檔案的存儲(chǔ)量

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存需要占據(jù)極大的空間，需要很多具備儲(chǔ)存檔案條件的庫房，大量的文檔需要?dú)w檔儲(chǔ)存，就很容易出現(xiàn)空間不足的情況，而電子檔案的管理、儲(chǔ)存工作就相比紙質(zhì)檔案就儲(chǔ)存空間而言比較輕松，計(jì)算機(jī)在不斷發(fā)展，就為電子檔案的儲(chǔ)存管理工作提供了空間保證。

3 新時(shí)期下電子檔案在檔案管理應(yīng)用中的問題

電子檔案的出現(xiàn)，會(huì)對(duì)檔案的管理發(fā)生很大的影響作用。但是基于一些因素（制度、人員等）的影響，目前我國的電子檔案管理仍然存在很多的不足，存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 電子檔案的安全管理出現(xiàn)的問題

沒有結(jié)合好電子檔案管理工作的需要，沒有構(gòu)建出的健全、完善的管理規(guī)章制度，制約了安全管理水平的提高。檔案管理工作人員的安全意識(shí)薄弱，就無法全面提升電子檔案的安全管理水平，會(huì)忽視電子檔案的備份，保存的檔案數(shù)據(jù)一旦丟失，檔案保存數(shù)據(jù)就無法找回。

3.2 電子檔案的相關(guān)制度缺失

電子檔案的制度缺失，有關(guān)的檔案管理規(guī)定就不夠完善，無法有效地約束、規(guī)范地管理檔案工作，會(huì)制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進(jìn)程。相關(guān)檔案管理工作人員的工作責(zé)任不夠明確，電子檔案管理責(zé)任制度不能嚴(yán)格地、具體地落實(shí)到位，會(huì)影響檔案管理工作水平的提升。

3.3 檔案管理工作人員的工作素質(zhì)偏低

在電子檔案的管理工作中，有些檔案工作的管理人員素質(zhì)水平偏低，不能適應(yīng)電子檔案的管理需要，管理的專業(yè)技能非常缺乏，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不佳，大大地忽視了檔案工作管理人員的培訓(xùn)工作，制約檔案的信息技術(shù)應(yīng)用水平和電子檔案的管理效率的提升。

4 新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的策略

為了提升電子檔案管理工作的工作水平，結(jié)合新時(shí)期的新要求，根據(jù)電子檔案目前存在的問題，可以采取下面幾種措施來應(yīng)對(duì)電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用難題。

4.1 加強(qiáng)電子檔案的安全管理

要重視電子檔案的軟件維護(hù)，確保電子檔案能夠安全有效地運(yùn)營。完善電子檔案的安全管理措施，預(yù)防電子檔案的安全隱患發(fā)生，要明確好電子檔案管理人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限，讓檔案管理工作人員能夠有效開展檔案安全管理的各項(xiàng)工作。要加強(qiáng)電子檔案的軟件和系統(tǒng)維護(hù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備能夠正常安全運(yùn)行。要落實(shí)好專機(jī)專用制度，保證電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備能夠保持良好的工作性能。要做好電子檔案的備份工作，設(shè)置安全密碼，提升電子檔案的安全管理水平。

4.2 要完善電子檔案的管理制度，優(yōu)化服務(wù)方式

為了適應(yīng)電子檔案的管理需要，要建立起完善的電子檔案管理制度，明確電子檔案管理的目的、工作流程和工作方法。要落實(shí)好電子檔案的管理責(zé)任制度，讓電子檔案的管理工作者能夠開展管理工作，預(yù)防安全隱患，推動(dòng)電子檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率得到提升。

要充分利用各種各樣的多媒體技術(shù)，光盤制作技術(shù)、信息技術(shù)，為檔案利用者提供個(gè)性化服務(wù)，要促進(jìn)電子檔案的利用，讓電子檔案資源能夠最大化共享，為檔案利用者提供在線咨詢服務(wù)，完善電子檔案的資訊平臺(tái)，各項(xiàng)操作都要嚴(yán)格進(jìn)行，優(yōu)化管理服務(wù)方式。

4.3 提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)

電子檔案的管理工作者要了解電子檔案的信息，充分發(fā)掘、開發(fā)還有利用電子檔案資源。能夠及時(shí)存儲(chǔ)電子檔案的信息資源，建立起完善的電子檔案資源庫，能夠快捷高效的進(jìn)行電子檔案查詢。提高電子檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)電子檔案工作者的管理培訓(xùn)，讓電子檔案管理人員具備良好的愛崗敬業(yè)精神，具有服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，構(gòu)建起先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供在線的電子檔案咨詢服務(wù)，提升電子檔案的管理水平。

5 結(jié)束語

總而言之，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化建設(shè)時(shí)時(shí)代發(fā)展的必須。電子檔案作為新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的主要標(biāo)志，會(huì)推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理體系的簡稱，為了推動(dòng)電子檔案技術(shù)的發(fā)展，我們必須要先明確電子檔案管理的意義和優(yōu)勢，找到問題所在，以問題為導(dǎo)向，針對(duì)性地對(duì)問題進(jìn)行逐個(gè)擊破，制定出相關(guān)的電子檔案應(yīng)用策略，讓電子檔案在檔案信息化的新時(shí)期下發(fā)揮它的價(jià)值。

（作者單位：重慶市健康教育所）