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        企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

        2019-10-19 06:30:33王蚊宏
        企業(yè)文化 2019年35期
        關鍵詞:處理措施現狀問題

        王蚊宏

        摘要:檔案管理是現代企業(yè)發(fā)展的必然需要,“建立、保管、運行”是現代企業(yè)檔案管理運行的重要內容,企業(yè)中檔案文件管理工作通常由文秘崗位人員負責,由于檔案的使用保管及相關手續(xù)繁雜,出現相應的失誤,就會影響檔案資料的使用,給企業(yè)管理帶來負面影響。同時檔案信息作為社會信息構成部分,如何在信息化時代,讓檔案資料高效利用是企業(yè)在檔案管理工作中的難題,本文結合檔案管理現狀進行分析,以供借鑒。

        關鍵詞:檔案資料管理;現狀;問題;處理措施

        一、企業(yè)檔案管理發(fā)展現狀

        在市場經濟的作用下,企業(yè)得到了快速發(fā)展,但也導致檔案管理水平與企業(yè)發(fā)展不相適應,長期落后于企業(yè)發(fā)展,成為企業(yè)自身的短板。在國內企業(yè)檔案管理水平主要存在著以下幾種現象:①國有企業(yè)優(yōu)于民營企業(yè),國有企業(yè)在檔案管理上擁有良好的基礎,與其相關的管理模式有著直接關系,民營企業(yè)起步相對較晚,相應的資金基礎力量都比較薄弱,有的民營企業(yè)甚至沒有檔案管理的工作。②產業(yè)之間發(fā)展不平衡,如建筑行業(yè)整體優(yōu)于制造業(yè),對與檔案管理的意識也高于制造業(yè)。③缺少相應意識。相關企業(yè)的決策部門沒有認識到檔案管理的好處作用,對于檔案管理的推進工作不重視。

        二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

        (一)人員流動頻繁導致檔案經常處于動態(tài)變化中

        以往的經濟體制下,企業(yè)會大量裁撤閑置或重復崗位人員,精簡機構,提升崗位人員職能效益,同時將空閑出的崗位,吸引引進更多的人才,這一過程是人員頻繁流動的過程。但在現有經濟體制下,人員的流動變化是不可逆的一種形式,會為企業(yè)帶來一定的發(fā)展動力外,同時企業(yè)也應該看到在這一背景下,檔案管理人員的培訓的效率是低于人員流動速度的,這也導致檔案管理人員的整體水平不夠。另一方面,在企業(yè)崗位中,許多檔案管理人員是由其他工作人員兼職擔任,不利于其將全部精力投入到檔案管理工作中,在這一背景下,很難實現檔案管理的高效利用。

        (二)企業(yè)檔案管理隨意性強

        在企業(yè)中對檔案資料的歸檔保管意識不強,相應的資料保管年限,資料保管的規(guī)格標準制度體系都不健全。在企業(yè)中經??梢钥吹揭恍┍緫槐9艿馁Y料,未入檔保管,一些不用被保管的資料,卻長期大量占用著存儲空間,導致相應的保管成本也在提升,對于檔案資料的保管年限也未進行明確的標記,一些本應銷毀的資料卻依然留存于檔案室內。在基層檔案管理工作中,對于檔案管理的規(guī)范性未有統一的認識,特別是對于檔案資料的隨意抽取更改這一現象十分嚴重,檔案的鑒定以及銷毀工作也沒有進行明確規(guī)定,這是與單位領導人員重視程度不夠和制度不健全有著直接的關系。

        (三)企業(yè)檔案管理有法不依,執(zhí)法不嚴

        企業(yè)檔案管理法制化水平規(guī)范化,意識不夠。在相關的企業(yè)檔案管理工作中,對于開展檔案管理的依據,不是相關制度規(guī)定,而是依照合同文件、人事檔案。有的企業(yè)雖然制定了檔案管理的措施,但由于相關人員的重視程度不夠,以及相關監(jiān)管制度不夠健全,依然存在的隨意性,導致制度無法有效落實。

        三、企業(yè)檔案管理問題的解決對策

        (一)充分利用檔案資源調動員工積極性

        檔案作為職工自身工作經歷表現的依據,對職工有著重要的意義,由于檔案自身管理無法產生相應的經濟效益,要投入一定的人力資源,在部分企業(yè)認為是一種不必要行為,隨著檔案管理工作改革的深入發(fā)展和職工意識的提高,檔案管理工作已成為職工保護自身權益的一種重要手段,企業(yè)應立足長遠,認真保管,收集整理好員工檔案資料,做好全面的檔案資料管理工作,既是對職工權益的一種尊重,又在提高員工工作積極性上發(fā)揮著重要的作用。

        (二)檔案管理必須規(guī)范化、制度化

        檔案管理的規(guī)范化、制度化應結合企業(yè)自身的實際情況,建立健全完整的檔案管理制度。在檔案管理工作中從事相關工作的人員必須嚴格執(zhí)行相應的制度措施,注重好從源頭上提升檔案質量,特別是在收集資料、文件的過程中,對于字跡潦草、圖胡亂涂改的現象,令其相關人員進行糾正,做好分類整理工作,各科室各部門收集到的資料,如文書檔案、人事檔案、實物檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案,應分類收集分類歸放,不能混為一體。

        (三)嚴肅檔案工作紀律

        嚴肅檔案工作紀律,對于檔案管理工作意義重大。主要是1.嚴禁出現失泄密現象。檔案管理人員不得向無關人員透露檔案的內容,如企業(yè)董事會決定、重大問題處理意見等,無相關領導的簽字,不得對外借閱、摘抄、拍照等泄密行為,對于留存的檔案應加蓋“企業(yè)檔案材料專用章”,電子檔案應進行數據加密、設制權限等相關技術手段,保障數據安全。2.不得隨意涂改檔案信息。對于留存檔案不得隨意涂改覆蓋,一經發(fā)現,應嚴厲追究檔案管理人員以及相應責任人員的責任,需要變更的項目應填寫相應的請示,經批準后加蓋檔案,修改專用章。3.不準裝入虛假材料。對于檔案中各類人員提供的學歷資料、職位變動、考核鑒定等有關個人切身利益的材料需要進行認真鑒別,統一集中辦理,嚴禁經過與存檔人員直接或間接經手,避免存入虛假檔案,對于情節(jié)嚴重的人員應給予相應的處理。

        (四)利用計算機進行存儲

        計算機存儲相對于傳統的檔案保管工作具有方便高效的特點,通過硬盤存儲可以避免檔案長期保管中存在的侵蝕、受潮、損壞的問題,不意受到人為因素和自然環(huán)境的影響,是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

        四、結束語

        對于檔案管理工作需要企業(yè)承擔起相應的責任,認真探討新時代企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要作用,讓檔案管理工作在企業(yè)生產經營模式中發(fā)揮好應有的服務作用,推動企業(yè)的健康向上發(fā)展。

        參考文獻:

        [1]黃麗穎.做好新時代建筑施工企業(yè)文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內外,2019 (24):53-54.

        [2]吳蕾.在市場經濟條件下企業(yè)加強檔案管理工作的必要性核心要點構架[J].現代經濟信息,2019 (16):108.

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