鄭勇 薛丁華

【關(guān)鍵詞】檔案 ?數(shù)字化 ?安全 ?防控

【中圖分類號(hào)】G278 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【DOI】10.16619/j.cnki.rmltxsqy.2019.16.018

檔案數(shù)字化管理

我國(guó)是一個(gè)特別注重檔案管理工作的國(guó)家，通常情況下，檔案管理的工作對(duì)象，包含很多文字資料，珍貴的檔案文獻(xiàn)資料，各種文化活動(dòng)、政治活動(dòng)資料，以及一些歷史信息的記錄。檔案對(duì)于國(guó)家文化傳承和歷史紀(jì)錄的意義較深，因此，發(fā)展合理的檔案管理方式是非常有必要。只有對(duì)檔案進(jìn)行正確的劃分和合理的管理，充分利用檔案信息，檔案存在的價(jià)值才能得以體現(xiàn)。

早期手工整理檔案方式耗時(shí)高、效率低，且人工成本較大，面對(duì)新時(shí)期龐大的檔案管理任務(wù)，手工整理檔案方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)今的檔案管理需求。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)因其工作具有高效性、便捷性等優(yōu)點(diǎn)，在各個(gè)工作領(lǐng)域中已經(jīng)成為不可或缺的辦公工具，檔案管理過程中對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的要求也相對(duì)提高。

在計(jì)算機(jī)快速發(fā)展的時(shí)代，為了更好地實(shí)施檔案管理工作，許多專業(yè)人員提出了檔案數(shù)字化管理的概念。檔案數(shù)字化管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、數(shù)據(jù)掃描技術(shù)等技術(shù)方法，將紙質(zhì)資料、音頻資料等通過標(biāo)準(zhǔn)專業(yè)化技術(shù)進(jìn)行提取，[1]并存儲(chǔ)為電子檔案的形式，然后通過計(jì)算機(jī)數(shù)字化的技術(shù)進(jìn)行文檔管理，這樣就可以既簡(jiǎn)單又高效地完成檔案存儲(chǔ)的任務(wù)，并能更方便地進(jìn)行調(diào)檔查詢。它大大提高了檔案管理檔案的利用率，使檔案管理工作更快捷、高效，更有價(jià)值和意義。

檔案數(shù)字化的方式

檔案數(shù)字化是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及數(shù)字成像技術(shù)將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，以方便后續(xù)存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索并合理利用的系統(tǒng)工程。[2]目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)存量檔案已經(jīng)通過數(shù)字化形式存儲(chǔ)，其數(shù)字化方式一般有三種，第一種是由數(shù)字化公司外包;第二種是本館檔案人員掃描、處理、上傳;第三種是由學(xué)生及外聘人員進(jìn)行掃描處理。這三種方式各有利弊，以下對(duì)這三種檔案數(shù)字化形式進(jìn)行闡述。

檔案數(shù)字化外包。檔案數(shù)字化外包是外包公司，對(duì)館藏中的檔案進(jìn)行安全掃描，按照調(diào)卷——拆卷——掃描——修圖——著錄——校對(duì)——審核——上傳——裝卷——?dú)w還這一套完整的步驟進(jìn)行檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)。該方式要求外包公司工作人員應(yīng)該具備熟練使用檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)軟件的能力，具有健全的安全保密意識(shí)等條件，以防止檔案信息泄露事件的發(fā)生。這種數(shù)字化方式的優(yōu)點(diǎn)是：在統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)模型和技術(shù)規(guī)范下，提高了信息資源的數(shù)字化效率。其缺點(diǎn)在于：外包服務(wù)人員整體素質(zhì)參差不齊，工作人員流動(dòng)性較大，年代久遠(yuǎn)的老檔案和手稿資料對(duì)整理工作人員的素質(zhì)要求比較高，而高要求、高效率則意味著高的人工成本。

檔案管理人員掃描。該方式的優(yōu)點(diǎn)是可以保證檔案資料信息的安全、完好。其缺點(diǎn)是需要檔案管理人員具備熟練使用修圖軟件、檔案系統(tǒng)管理軟件的能力。然而目前大多檔案管理人員僅具備檔案管理知識(shí)，對(duì)電子、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面的知識(shí)掌握得不是很全面。[3]由于檔案數(shù)字化要求較高，多數(shù)過程需要隨著技術(shù)需求而改進(jìn)，由于目前檔案工作人員計(jì)算機(jī)使用能力普遍不足，因此，需要配備專業(yè)技術(shù)人員輔助完成此類工作。

學(xué)生及外聘人員。該方式的優(yōu)點(diǎn)是可以彌補(bǔ)檔案人員計(jì)算機(jī)使用能力不足的問題，人工成本相對(duì)較低。其缺點(diǎn)是人員流動(dòng)性大、素質(zhì)參差不齊，無法保證進(jìn)度。如果數(shù)字檔案信息的保密性工作做得不好，很可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息被損壞，更嚴(yán)重的會(huì)出現(xiàn)數(shù)字檔案信息泄露現(xiàn)象。因此，在保證檔案錄入數(shù)字化效率的同時(shí)，首先應(yīng)該落實(shí)數(shù)字檔案安全意識(shí)，以達(dá)到高效、安全、低成本的檔案數(shù)字化要求。

影響數(shù)字化檔案安全的因素及其對(duì)策

隨著數(shù)字化檔案的管理程度和訪問需求量日益增大，數(shù)字化檔案的安全問題也變得非常重要，如何針對(duì)數(shù)字化檔案安全因素，給出合適的對(duì)策，我們從以下硬件及網(wǎng)絡(luò)安全、安全意識(shí)及安全管理問題、數(shù)字化檔案加密方法等三方面展開分析。

軟硬件及網(wǎng)絡(luò)問題。1、存貯路徑（網(wǎng)絡(luò)安全）。數(shù)字化的檔案存貯，有一部分保存在自已檔案館的存貯服務(wù)器上，還有一部分是掛在網(wǎng)管中心或者其他部門的存儲(chǔ)服務(wù)器上。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，便捷了數(shù)字化檔案的存貯工作。但計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也存在危險(xiǎn)性，數(shù)字化檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)依賴性比較大，很多用來存貯數(shù)字化檔案信息的媒體介質(zhì)很容易受到計(jì)算機(jī)病毒的感染，或者不同程度上遭受黑客的侵入，嚴(yán)重威脅到數(shù)字化檔案信息的安全問題和保密性。

2、存貯設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)。現(xiàn)如今，市場(chǎng)上主流的存貯設(shè)備形式多樣，對(duì)應(yīng)的存貯介質(zhì)也比較多，包括MO光盤、光盤庫、磁帶、磁帶庫、移動(dòng)硬盤、機(jī)械硬盤、固態(tài)硬盤（SSD）和動(dòng)態(tài)隨機(jī)訪問存儲(chǔ)器（DRAM）等。其中，固態(tài)硬盤和動(dòng)態(tài)隨機(jī)訪問存儲(chǔ)器的存貯速率平均超過500MB/s，有比較高的存貯速率，方便快速，但相對(duì)成本較高，而磁帶的存取速率較慢，操作過程費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

因此，我們對(duì)于檔案數(shù)據(jù)量較少的單位或企業(yè)，從成本和可靠性考慮，可以選擇光盤或移動(dòng)硬盤等存貯介質(zhì)，而對(duì)于具有海量檔案數(shù)據(jù)的單位，或者需要實(shí)時(shí)訪問數(shù)據(jù)的企業(yè)來說，我們需要考慮以光盤庫或者IP-SAN磁盤陣列進(jìn)行存貯。在正確選擇存貯介質(zhì)的同時(shí)，我們還應(yīng)該考慮采用存貯介質(zhì)前期的存貯設(shè)備成本，經(jīng)過這兩方面的合理選擇之后，還應(yīng)該考慮存貯設(shè)備和存貯介質(zhì)的存貯壽命，因?yàn)榇尜A壽命越短，存貯設(shè)備及存貯介質(zhì)的更新越頻繁，相應(yīng)需要對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行重新遷移并備份。

因此，我們?nèi)绾胃玫貙?shí)現(xiàn)數(shù)字檔案存儲(chǔ)，需要對(duì)數(shù)字化檔案的實(shí)際需求進(jìn)行分析，可以通過存儲(chǔ)成本、存取速率、可靠性和存儲(chǔ)壽命等多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行綜合考慮評(píng)價(jià)。我們應(yīng)當(dāng)盡量選取合適、低成本、低能耗、高要求的存貯設(shè)備及存貯介質(zhì)，確保數(shù)字化檔案的安全。

3、軟件故障。數(shù)字化檔案的安全隱患問題不僅依賴于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)，還很大程度上與實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的交互式軟件相關(guān)，軟件故障引起的性能不穩(wěn)定問題，盡管有專業(yè)人員的定期維護(hù)服務(wù)，但由于軟件故障引起的數(shù)字化檔案不安全事故也會(huì)時(shí)有發(fā)生，進(jìn)而引起檔案信息內(nèi)容丟失，嚴(yán)重的話會(huì)直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的崩潰。因此，提供可靠的數(shù)字化檔案的軟件產(chǎn)品和服務(wù)也尤為重要。

安全意識(shí)及安全管理問題。1、忽視數(shù)字化檔案安全。在數(shù)字化檔案管理行業(yè)中，人是管理工作中的不可控因素，管理工作人員缺乏檔案管理安全意識(shí)，將會(huì)導(dǎo)致檔案管理安全性受到威脅。

2、查檔權(quán)限設(shè)置不嚴(yán)密。另一個(gè)影響檔案安全的因素是檔案管理任務(wù)中，由于查檔權(quán)限設(shè)置的不嚴(yán)密，這也會(huì)使得一些有不法意圖的人員或者黑客更容易入侵檔案信息，導(dǎo)致檔案信息泄露。

防控對(duì)策。綜合以上影響數(shù)字化檔案安全因素的淺要分析，為了更好地完善數(shù)字化檔案管理工作，排除安全隱患。我們給出了以下一些對(duì)策，以供參考。

1、樹立安全意識(shí)，做到“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”。數(shù)字化檔案管理工作的核心就是安全保密，為了更好地完善數(shù)字化檔案管理工作，應(yīng)定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行檔案安全教育，進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，建立并加強(qiáng)檔案安全意識(shí)，更好地服務(wù)于檔案管理。

2、嚴(yán)格查檔制度，按權(quán)限及程序進(jìn)行查閱。數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)該制定完整的查檔制度和查檔程序，要求查閱人員按照制度和程序進(jìn)行安全性查檔，并且規(guī)定無關(guān)人員沒有訪問檔案權(quán)限，以求實(shí)際發(fā)生安全隱患時(shí)，能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

3、安全管理。針對(duì)數(shù)字化檔案管理工作，為保證各個(gè)管理環(huán)節(jié)的合理性和安全性，對(duì)數(shù)字化檔案信息地備份是必要的。如果檔案信息丟失，保證做到及時(shí)補(bǔ)救和安全管理整體檔案。

數(shù)字化檔案加密方法。

數(shù)據(jù)加密將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為另一種形式或代碼，以便只有訪問密鑰（正式稱為“解密密鑰”）或密碼的人才能讀取它。加密數(shù)據(jù)通常稱為密文，而未加密數(shù)據(jù)稱為明文。加密是使用的最流行和最有效的數(shù)據(jù)安全方法之一，目前存在兩種主要類型的數(shù)據(jù)加密-非對(duì)稱加密，也稱為公鑰加密和對(duì)稱加密。數(shù)字化加密分為兩步：對(duì)登錄系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行認(rèn)證，對(duì)文檔的重要信息進(jìn)行加密。

采用人臉識(shí)別和USB密鑰[4]雙因子雙重認(rèn)證。3D結(jié)構(gòu)光面部識(shí)別技術(shù)的安全性、識(shí)別精度和識(shí)別速度近年來得到了很大幅度的提升，3D結(jié)構(gòu)光是一種具有一定結(jié)構(gòu)特征的光，使用近紅外激光將這種光投射到被拍攝物體上，然后通過特殊的紅外攝像機(jī)進(jìn)行采集。這種光將根據(jù)物體的不同深度區(qū)域收集不同的圖像相位信息，進(jìn)而通過操作單元將該結(jié)構(gòu)的變化轉(zhuǎn)換為深度信息，從而獲得三維結(jié)構(gòu)。

而SB KEY結(jié)合了現(xiàn)代密碼技術(shù)、智能卡技術(shù)以及USB技術(shù)，可以應(yīng)用到身份認(rèn)證任務(wù)中，它具有以下特征。

1、雙因子認(rèn)證[5]。數(shù)字化檔案加密方法中涉及的雙因子包括USB密鑰和PIN碼。由于每個(gè)USB密鑰都配有硬件PIN碼保護(hù)，因此，這種方式稱為“雙因子認(rèn)證”。用戶必須兼得USB密鑰和PIN碼才能登錄系統(tǒng)，二者缺一不可。雙因子保證了數(shù)字檔案的安全性，也保證了用戶的合法身份不會(huì)被偽造。

2、安全存儲(chǔ)空間。USB密鑰的安全數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間范圍為8K-128K，可存儲(chǔ)數(shù)字證書和用戶密鑰等保密性數(shù)據(jù)。存儲(chǔ)空間的讀寫操作必須通過程序?qū)崿F(xiàn)，用戶無法直接讀取保密性數(shù)據(jù)，且用戶的私鑰不可以被導(dǎo)出，這種方式在一定程度上防止了用戶的數(shù)字證書或身份信息被復(fù)制泄露。

3、硬件實(shí)現(xiàn)加密算法。內(nèi)置的CPU和智能卡芯片是USB秘鑰的重要組成部分，可以實(shí)現(xiàn)PKI系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)的加密、解密和簽名等算法。加密和解密算法操作均是在USB秘鑰中執(zhí)行，充分確保了用戶的密鑰信息不會(huì)在計(jì)算機(jī)內(nèi)存中留有痕跡，使得用戶密鑰不會(huì)被黑客攔截。而且USB秘鑰支持RSA、DES、SSF33和3DES等算法，具有攜帶方便、安全可靠的優(yōu)點(diǎn)。

而用戶查看數(shù)字化檔案時(shí)需進(jìn)行身份認(rèn)證也為信息安全提供了保障。查看過程中，首先對(duì)用戶面部進(jìn)行人臉識(shí)別，采用3D結(jié)構(gòu)光技術(shù)識(shí)別人臉，當(dāng)人臉識(shí)別通過后，用戶還需持有USB-Key并且輸入正確的口令才可以查看數(shù)字化檔案，且為了防止暴力破解口令，輸錯(cuò)三次口令，用戶將被鎖定。

RSA算法。使用加密算法和加密密鑰對(duì)數(shù)據(jù)或明文進(jìn)行加密。該過程產(chǎn)生密文，如果使用正確的密鑰解密，則只能以其原始形式查看密文。

對(duì)稱密鑰加密使用相同的密鑰來加、解密消息或文件。盡管對(duì)稱密鑰加密比非對(duì)稱加密快得多，但發(fā)送方必須在解密之前與接收方交換加密密鑰。

另外，非對(duì)稱密碼術(shù)（有時(shí)稱公鑰密碼術(shù)）使用兩個(gè)不同的密鑰，一個(gè)公鑰和一個(gè)私鑰。[6]公鑰可以與所有人共享名稱，但必須保護(hù)私鑰。[7]Rivest-Sharmir-Adleman（RSA）算法[8]是一種用于公鑰加密的密碼系統(tǒng)，廣泛用于保護(hù)敏感數(shù)據(jù)，尤其當(dāng)它通過互聯(lián)網(wǎng)等不安全的網(wǎng)絡(luò)發(fā)送時(shí)。RSA算法的流行來自這樣的事實(shí)：公鑰和私鑰都可以通過使用數(shù)字簽名來加密消息，以確保電子通信和數(shù)據(jù)的機(jī)密性、完整性、真實(shí)性和不可否認(rèn)性。

結(jié)語

綜上所述，雖然我國(guó)電子信息技術(shù)近年來正處在上升期，但數(shù)字化檔案的安全管理和安全防控問題還有待加強(qiáng)。因此，完善數(shù)字化檔案技術(shù)的同時(shí)，應(yīng)采取合適的管理措施和安全防控措施，建立穩(wěn)健的交互式軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行檔案訪問，及時(shí)總結(jié)并分析數(shù)字化檔案管理工作中存在的問題，完善數(shù)字檔案管理工作。在數(shù)字化檔案管理的趨勢(shì)下，檔案管理的效率可以得到有效提高，更好更快捷地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

（本文系中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2018年重點(diǎn)研究項(xiàng)目“數(shù)字人文技術(shù)在高?？谑鰵v史研究”的階段性成果，項(xiàng)目編號(hào)：ZGD-Z-2018-2）

注釋

[1]梁其華：《淺析地質(zhì)檔案數(shù)字信息化建設(shè)與發(fā)展》，《中國(guó)地質(zhì)調(diào)查》，2015年第2卷第1期，第61～66頁。

[2]李曉娟、任思琪、黃國(guó)彬：《國(guó)外高校圖書館應(yīng)用增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)的案例研究》，《圖書情報(bào)工作》，2015年第59卷第11期，第73～81、105頁。

[3]楊霞：《我國(guó)綜合檔案館檔案開放與利用情況綜述》，《北京檔案》，2009年第2期。

[4]T.I.E.T Force; Internet X.509， "public key infrastructure certificate and certificate revocation list （CRL） profile"， ?May， 2008， https：//www.ietf.org/rfc/rfc5280. txt.

[5][6][7]郝卓：《遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)完整性和認(rèn)證技術(shù)研究》，博士學(xué)位論文，中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)，2011年。

[8]Wang S H; Lin W C and Ye J H， et al.， "Fast scalable radix-4 Montgomery modular multiplier"， IEEE International Symposium on Circuits & Systems， 2012.

責(zé) 編∕周于琬

Abstract： The gradual advancement and development of archives digitization and electronic archives greatly facilitates the inquiry， utilization， statistics， compilation and research of archives as well as historical research. Archives management requires the safe preservation of electronic documents， but with the birth of digital and electronic archives， data security has become a very important issue， so the security of data archives is a problem that must be solved in the process of archives management. This paper analyses the generation， storage and use of digital archives， and puts forward some preventive and control measures on how to do a good job in the security management of archives.

Keywords： archives， digital， security， prevention and control