孫玥

摘 要：基建檔案能夠完整的反映出基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為后期的擴(kuò)建、維修以及改造等工程提供了有利的依據(jù)?，F(xiàn)階段，由于部分基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)公司對(duì)基建檔案管理工作不夠重視，缺乏完善的規(guī)章體系，管理人員以及管理設(shè)施匱乏等原因，而導(dǎo)致基建檔案管理水平不高，進(jìn)而影響到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程的長(zhǎng)久發(fā)展。基于此，本文對(duì)基建工程檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1基建工程檔案的重要性

1.1是基建工程正常運(yùn)作的憑證

基建工程檔案可以真實(shí)、全面、詳細(xì)地反映工程項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)的詳細(xì)信息以及各施工階段的建設(shè)活動(dòng)。與實(shí)體項(xiàng)目相比，具有更加長(zhǎng)久的使用期限，它是基建工程建設(shè)和運(yùn)作的重要憑證。應(yīng)實(shí)際需要，相關(guān)單位部門(mén)可以憑借基建檔案查閱建筑物結(jié)構(gòu)形式、防火等級(jí)、管線(xiàn)布局、施工責(zé)任單位、施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)理過(guò)程、竣工驗(yàn)收、工程款支付等重要信息。充分體現(xiàn)了信息服務(wù)功能，為使用者查閱工程信息資料提供了便捷，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量建設(shè)過(guò)程提供了重要的憑證依據(jù)。

1.2有利于強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督、明確責(zé)任主體的劃分

建設(shè)單位可以通過(guò)基建工程檔案信息及時(shí)掌握施工單位的工程進(jìn)度，了解變更情況，掌握工程監(jiān)理的工作狀態(tài)和責(zé)任落實(shí)情況，以及工程質(zhì)量現(xiàn)狀。通過(guò)對(duì)基建檔案的查閱和審查，可以起到對(duì)每一個(gè)施工環(huán)節(jié)的強(qiáng)化監(jiān)督，明確工程項(xiàng)目建設(shè)的主體責(zé)任，分清各參建單位的工作職責(zé)和責(zé)任范圍。其次，基建檔案的建立，為施工過(guò)程留下了可供后期質(zhì)量追溯以及項(xiàng)目管理的憑證，比如施工材料的采購(gòu)單、進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單，各單據(jù)上面都有責(zé)任人、執(zhí)行人的簽字以及主管部門(mén)的蓋章；工程材料領(lǐng)用的審批手續(xù)，數(shù)量及用途等相關(guān)信息都記錄在案，并歸檔管理。有了基建檔案，就可以做到任何事項(xiàng)有據(jù)可查，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以直接追溯到責(zé)任主體，明確責(zé)任范圍。所以說(shuō)，基建檔案管理是保障工程建設(shè)質(zhì)量的重要手段。

2基建工程檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理人員意識(shí)較差

在基建工程檔案管理中存在部分領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不足，同時(shí)因?yàn)榛üこ剃?duì)伍流動(dòng)性相對(duì)較大，檔案管理人員不穩(wěn)定，從而極易造成基建檔案管理工作脫節(jié)嚴(yán)重，引起部分檔案資料流向不清，還有就是檔案管理人員對(duì)工程施工的技術(shù)、流程等不了解，缺乏基建檔案管理的實(shí)踐能力，使得檔案管理在收集、整理和歸檔過(guò)程中出現(xiàn)不及時(shí)、不規(guī)范等現(xiàn)象，對(duì)檔案管理造成嚴(yán)重影響。

2.2檔案管理制度存在不足

部分基建工程檔案管理制度不完善，沒(méi)有規(guī)范的檔案管理方法和具體的操作流程，并且基建檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都存在一定的缺陷?，F(xiàn)階段，基建工程參建單位較多，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，其格式和內(nèi)容也是五花八門(mén)，因此給檔案管理部門(mén)造成巨大困難?；üこ虆⒔▎挝粚?duì)檔案管理監(jiān)管、檢查以及指導(dǎo)等職能?chē)?yán)重不足，對(duì)基建工程檔案管理工作的實(shí)施造成影響。

2.3檔案管理流程不規(guī)范

部分工程人員對(duì)檔案管理工作的重視度不高、延期歸檔工作等原因會(huì)導(dǎo)致基建項(xiàng)目部分環(huán)節(jié)資料整理出現(xiàn)紕漏，另一方基礎(chǔ)項(xiàng)目工程建設(shè)由于搬遷、改建等不可抗因素導(dǎo)致部分環(huán)節(jié)檔案資料缺失。部分檔案管理人員只注重中后期施工監(jiān)管與竣工驗(yàn)收時(shí)期的數(shù)據(jù)資料整理，而忽視了前期設(shè)計(jì)勘察、投標(biāo)立項(xiàng)時(shí)的文件資料搜集，因此導(dǎo)致資料搜集不完善，前期資料缺失。

3基建工程檔案管理對(duì)策

3.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立科學(xué)理念

基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，有為才有位，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門(mén)等眾多部門(mén)，單憑檔案部門(mén)是無(wú)法完成工作的，努力爭(zhēng)取各部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過(guò)檔案利用事例，加強(qiáng)檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

3.2強(qiáng)化基建檔案管理制度

有些工程建設(shè)的施工單位較多，項(xiàng)目涉及范圍較廣，因而，不同單位對(duì)相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個(gè)統(tǒng)一的、合理的、適用性較強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度，并且對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人、職能分工、獎(jiǎng)懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對(duì)檔案材料的收集、分類(lèi)整理、歸納及竣工驗(yàn)收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應(yīng)讓項(xiàng)目人員與管理人員進(jìn)行有效的溝通和及時(shí)的交流。

3.3建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門(mén)都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。要深化職能，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以制度的形式規(guī)定下來(lái)，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員自建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始，就積極介入、深入基層，加強(qiáng)工程建設(shè)人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位的實(shí)際情況和具體要求，制定基建檔案管理實(shí)施細(xì)則，細(xì)則應(yīng)主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及基建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的具體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過(guò)程中給相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)，增加基建檔案資料整理的可操作性，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3.4健全檔案管理的流程規(guī)范

做好基建檔案資料的收集、歸檔、驗(yàn)收工作，基建檔案是由基建文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖紙等組成的。各項(xiàng)工程的檔案應(yīng)分門(mén)別類(lèi)收集歸檔，形成完整的系統(tǒng)資料，嚴(yán)格做到對(duì)各項(xiàng)工程檔案資料流向的分級(jí)監(jiān)控。同時(shí)，應(yīng)掌握合理的歸檔時(shí)間，對(duì)工程周期長(zhǎng)，需要長(zhǎng)期收集檔案資料的單位，檔案管理可分期分段跟進(jìn)。檔案人員要嚴(yán)格按照基建檔案歸檔管理的范圍要求進(jìn)行收集整理，保證收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。

3.5加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

在基礎(chǔ)項(xiàng)目檔案的管理工作中，相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平是檔案管理工作的關(guān)鍵。現(xiàn)如今的基建檔案管理工作人員一般多身兼數(shù)職，在完成檔案資料搜集、整理、歸納等基礎(chǔ)工作的同時(shí)，也要完成額外的工作。其實(shí)，檔案管理的工作人員本身的工作經(jīng)驗(yàn)及人員本身素質(zhì)高低不同，亟待建立一支高品質(zhì)、高質(zhì)量的管理隊(duì)伍。在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)中，一是要充分地認(rèn)識(shí)到自身所做的工作是非常重要的；二是要努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)，參加部門(mén)舉行的培訓(xùn)活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)，提高自身專(zhuān)業(yè)水平。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的推廣運(yùn)用，基建檔案管理也不例外。我們必須不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，掌握先進(jìn)的技術(shù)，努力提升個(gè)人綜合素養(yǎng)。企業(yè)也要不斷完善基建案管理制度，增加資金投入，完善各項(xiàng)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理手段，全面提升檔案管理水平，服務(wù)于基建項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展。

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