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        巧用郵件合并規(guī)則,自動(dòng)添加稱謂

        2019-10-14 18:20:27康世瑜
        科學(xué)與財(cái)富 2019年13期
        關(guān)鍵詞:邀請(qǐng)函規(guī)則

        康世瑜

        摘 要:本文通過會(huì)議邀請(qǐng)函的制作,利用郵件合并中的“規(guī)則”功能,智能的在邀請(qǐng)人姓名的后方自動(dòng)添加尊稱,使邀請(qǐng)函更正式,體現(xiàn)邀請(qǐng)人工作的用心及真誠(chéng)。

        關(guān)鍵詞:郵件合并;邀請(qǐng)函;規(guī)則

        前言

        在日常辦公中,使用Word中提供的郵件合并功能,可以快速有效地按照指定格式批量的將數(shù)據(jù)源中的圖文數(shù)據(jù)組織并生成Word文檔,如批量制作打印榮譽(yù)證書、準(zhǔn)考證、錄取通知書、成績(jī)單、工資條等。不僅極大的減少了重復(fù)性操作,提高了工作效率和質(zhì)量,而且能保證生成文檔內(nèi)容、格式的統(tǒng)一。

        實(shí)現(xiàn)郵件合并功能,前提條件是要有包含所需字段的數(shù)據(jù)源,及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔,之后就可以使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔并打印或輸出目標(biāo)文檔。

        以下批量通過邀請(qǐng)函的制作過程,通過使用郵件合并中使用IF域,通過對(duì)性別男女判斷,智能的在嘉賓姓名后方添加【先生】、【女士】的尊稱,讓文檔體現(xiàn)出邀請(qǐng)人的工作更用心、更真誠(chéng)。

        一、制作邀請(qǐng)函主文檔模板,如下圖1

        圖- 1

        二、制作數(shù)據(jù)源

        將通訊錄源數(shù)據(jù)整理在EXCEL中,如下圖2,按姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)系電話、任職單位、郵政編碼等字段對(duì)邀請(qǐng)人信息進(jìn)行登記。

        圖- 2

        三、開始制作郵件合并

        第一步:?jiǎn)螕簟距]件】選項(xiàng)卡-【開始郵件合并】,選擇【普通Word文檔】。

        第二步:?jiǎn)螕簟具x擇收件人】-選擇【使用現(xiàn)有列表】。

        第三步:選擇數(shù)據(jù)源“通訊錄”,同時(shí)選中數(shù)據(jù)所有的工作表Sheet1,并點(diǎn)擊“確定”完成數(shù)據(jù)的導(dǎo)入操作。

        第四步:光標(biāo)移動(dòng)到【尊敬的】后方,單擊插入【合并域】,選擇【姓名】字段。如下圖3所示。

        圖- 3

        第五步:此時(shí)單擊預(yù)覽結(jié)果。稱謂顯示的是“尊敬的張海燕”、“尊敬的郭文藝”,如下圖4所示。顯然,這樣直呼其名的邀請(qǐng)函缺少尊稱顯然不夠禮貌。

        圖- 4

        四、插入IF域

        此時(shí)可以利用Word實(shí)現(xiàn)智能的判斷,在【姓名】字段后加上【先生女士】。在Word當(dāng)中,在【姓名域】后面加一個(gè)規(guī)則【如果…那么…否則…】。如下圖5所示。

        圖- 5

        其實(shí)這個(gè)跟EXCEL的IF函數(shù),語(yǔ)法是一樣的。首先單擊【編寫和插入域】功能組的【規(guī)則】,彈出【插入Word域:IF】對(duì)話框。域名選擇【性別】,比較對(duì)象輸入【男】,接著在下方的【則插入此文字】輸入【先生】,【否則插入此文字】中輸入【女士】,單擊確定,如下圖6所示。接著應(yīng)用格式刷,將返回結(jié)果的字體設(shè)置為一樣。

        圖- 6

        最后我們預(yù)覽結(jié)果,檢查無誤后,直接生成單個(gè)文檔,整個(gè)郵件合并就完成了。

        五、認(rèn)識(shí)IF域

        實(shí)現(xiàn)智能判斷返回的先生女士,實(shí)際上設(shè)置的是什么?其實(shí)上,它是Word的IF域,判斷【性別】字段是否為男,是男就返回先生,否則返回女士。按【Shift+F9】切換域代碼,可以看出這IF域?qū)嶋H上是嵌套域,引用的是【性別】字段。如下圖7所示。

        圖- 7

        六、結(jié)論

        通過郵件合并的規(guī)則,可以方便的添加條件,通過字段內(nèi)容的判定,從而達(dá)到添加相關(guān)信息,極大的提高辦公效率。

        參考文獻(xiàn):

        [1]杜軍.用Word中的郵件合并功能制作準(zhǔn)考證[J].科技信息.2010年34期.

        [2]張小梅,栗鉑峰 . [M].北京:北京郵電大學(xué)出版社,2013 .

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