竇艷麗

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和各行各業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作逐漸由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響下，城建檔案管理也逐漸走上了制度化、規(guī)范化的管理之路。本文就城建檔案的含義及主要內(nèi)容進(jìn)行了論述，對(duì)城建檔案的規(guī)范化管理的重要意義進(jìn)行了探討，并提出了加強(qiáng)城建檔案規(guī)范化管理的路徑思考。

關(guān)鍵詞：智慧城市 城建檔案 管理措施

引 言

在城建檔案管理過程中，許多城建檔案的管理并不十分規(guī)范，且具有一定的隨意性。但隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，城建檔案的數(shù)量將會(huì)越來越多，為了能夠更好地發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用，必須要對(duì)城建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以實(shí)現(xiàn)城建檔案工作水平的全面提升。

1智慧城市的概念和特點(diǎn)

智慧城市是一個(gè)新興事物，目前我國檔案學(xué)界對(duì)智慧城市的概念尚未達(dá)成共識(shí)，學(xué)者們從不同的角度闡述了智慧城市的內(nèi)涵。張晉周認(rèn)為：“智慧城市就是城市的智慧化，是通過現(xiàn)代的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)城市運(yùn)作、管理各方的全面聯(lián)動(dòng)?！薄爸腔鄢鞘惺窃谛畔⒓夹g(shù)支撐和新一代知識(shí)社會(huì)創(chuàng)新環(huán)境下產(chǎn)生的城市形態(tài)?！敝腔鄢鞘芯褪抢矛F(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)大量的分散于各個(gè)角落的信息進(jìn)行采集，同時(shí)將采集到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行感測(cè)、分析和整合，為城市居民提供生活所需要的信息服務(wù)，并為城市的正常運(yùn)行和發(fā)展提供各項(xiàng)關(guān)鍵信息。尚岑在其碩士論文《智慧城市視闕下城建檔案信息服務(wù)》中指出，智慧城市是充分利用新一代信息技術(shù)，以傳感技術(shù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)為核心，在城市運(yùn)行管理中運(yùn)用整合型、系統(tǒng)型的管理方式，以此來實(shí)現(xiàn)各城市各功能間的彼此協(xié)調(diào)運(yùn)作，為城市中的企事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和創(chuàng)新空間。此外尚岑認(rèn)為，智慧城市的本質(zhì)是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)城市進(jìn)行科學(xué)有效的智能化管理。智慧城市的特點(diǎn)可以歸納為綜合智能感知、廣泛的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、技術(shù)智能應(yīng)用、全員維持創(chuàng)新。

2智慧城市下城建檔案管理的構(gòu)建措施

2.1制定規(guī)范化的管理制度。任何工作都離不開制度和規(guī)范，做好檔案工作首先就要從“提高認(rèn)識(shí)、強(qiáng)化制度”上下功夫。首先，要做好檔案管理的宣傳教育工作，明確檔案管理的嚴(yán)肅性和重要性。各級(jí)檔案負(fù)責(zé)人都要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)的法律法規(guī)，將城建檔案的規(guī)范化管理作為檔案管理的首要任務(wù)來抓，要做到從檔案收集的第一步開始就嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行，每一個(gè)流程、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行程序化管理?？梢岳矛F(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，按照制度設(shè)定好程序，確保人員在檔案管理過程中按照步驟進(jìn)行。其次，要注重城建檔案管理中的細(xì)節(jié)管理。如立卷與案卷的裝訂工作要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，保證檔案的時(shí)效性和完整度;再如檔案的移交時(shí)間、收集范圍、業(yè)務(wù)檔案類別和保管期限等，都要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，切不可憑經(jīng)驗(yàn)隨意進(jìn)行。

2.2對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)。人是檔案管理工作的關(guān)鍵，因此有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)，以形成良好的管理習(xí)慣和正確的管理方法。首先，要安排專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，實(shí)時(shí)更新檔案管理知識(shí)。城建檔案管理人員雖然都具有一定的管理經(jīng)驗(yàn)，但在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)發(fā)展日新月異，必須定期參加專業(yè)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識(shí)。其次，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)。隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理和信息化建設(shè)已成為城建檔案管理和發(fā)展的主流。檔案管理人員必須要具備一定的技術(shù)基礎(chǔ)才能適應(yīng)檔案管理新時(shí)代的新要求。

2.3加大城建檔案收集力度，提升城建檔案收集水平。在城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的背景下，城建檔案資料的數(shù)量也不斷增多，增加了城建檔案管理工作的難度。同時(shí)，關(guān)于城建檔案管理的法律、法規(guī)的頒布實(shí)施，需要城建檔案管理部門嚴(yán)格按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等相關(guān)的法規(guī)內(nèi)容，對(duì)規(guī)定的城市建設(shè)范圍內(nèi)的工程在開工或者是與建設(shè)單位簽訂《建設(shè)工程竣工檔案移交責(zé)任書》的過程中進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，直到檔案資料被安全接收進(jìn)館。其中，在城建檔案收集的過程中，應(yīng)重點(diǎn)接收城市建設(shè)工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門的業(yè)務(wù)管理技術(shù)檔案、城市規(guī)劃建設(shè)等方面的檔案資料，及時(shí)解決檔案資料接收過程中出現(xiàn)的不愿意移交、拖延移交等問題，嚴(yán)格依法辦事，加大檔案資料收集力度，讓整個(gè)城市建設(shè)的歷程能夠真實(shí)記錄下來，從而為今后的城市管理和維護(hù)提供原始性的材料。為了更好地保證城建檔案收集工作與城市建設(shè)工程同步進(jìn)行，切實(shí)保證城建檔案資料收集的完整性和及時(shí)性，需要在行業(yè)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)城建工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查。同時(shí)，對(duì)于不按照規(guī)定收集檔案的建設(shè)單位，在工程竣工驗(yàn)收之后，尚未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交檔案或者是造成檔案資料遺失、偽造等現(xiàn)象提出口頭上和書面上的整改意見。針對(duì)一些拒不移交檔案的單位，便需要在上報(bào)建設(shè)行政主管部門之后，嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行處罰，充分發(fā)揮城建檔案法律的懲罰、警戒和教育的作用，真正做到有法必依、違法必究，以便能夠更好地實(shí)現(xiàn)依法治檔，讓法律來約束城建檔案收集工作。

3趨勢(shì)分析

3.1對(duì)智慧城市背景下城建檔案的研究的重視程度趨于增強(qiáng)。發(fā)文數(shù)量的高低往往能反映出一個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的科研水平。在過去的七年里，有關(guān)智慧城市背景下城建檔案的研究論文數(shù)量雖然不多，但是自2013年以來論文數(shù)量一直呈現(xiàn)穩(wěn)步增長的趨勢(shì)，這說明有關(guān)該方向的研究正處于持續(xù)增長階段，隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)的快速發(fā)展，智慧城建檔案的研究將會(huì)受到社會(huì)各界的廣泛重視。

3.2尚未形成穩(wěn)定的核心作者群。核心的作者群充當(dāng)著學(xué)科導(dǎo)向的作用，是文獻(xiàn)流的主要形成者，不斷推動(dòng)學(xué)科的發(fā)展。到目前為，我國檔案學(xué)界尚未形成對(duì)智慧城市背景下城建檔案研究有突出貢獻(xiàn)的作者群，這與智慧城市概念出現(xiàn)較晚、城建檔案學(xué)科交叉性較強(qiáng)有關(guān)。因此，希望現(xiàn)有的從事城建檔案研究方向的作者能夠再接再厲，攜手合作，共同推動(dòng)智慧城建檔案的建設(shè)。

結(jié) 語

雖然城建檔案館與公共檔案館保管檔案的門類不同，但其共同的目的都是為檔案利用者服務(wù)，因此對(duì)于智慧城市背景下城建檔案的研究應(yīng)該側(cè)重于城建檔案信息資源的整合與共享、服務(wù)與利用。在智慧城市背景下，研究者應(yīng)該從城建檔案信息資源服務(wù)與利用的角度出發(fā)，探求如何在基于智慧城市的基礎(chǔ)之上更加科學(xué)、合理地整合城建檔案信息資源，以便為用戶提供高效、快捷的信息服務(wù)。

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