王歡

摘 要：我國(guó)各企業(yè)建設(shè)隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展而發(fā)展迅速。現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展給企業(yè)提供了許多發(fā)展機(jī)會(huì)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中，要求企業(yè)對(duì)自己的經(jīng)營(yíng)理念和技術(shù)創(chuàng)新要不斷改進(jìn)和完善。辦公室行政管理工作不僅是企業(yè)管理的“核心”，也是企業(yè)發(fā)展的“管家”，其在給領(lǐng)導(dǎo)上傳信息、給員工下達(dá)企業(yè)決策、和對(duì)內(nèi)外有關(guān)聯(lián)的企業(yè)進(jìn)行溝通中的作用非常重要。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理人員 綜合能力

引 言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，各行業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)于專業(yè)人才的需求也是與日俱增，現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展為企業(yè)的騰飛提供了很多可能，這就要求企業(yè)能夠在應(yīng)對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中不斷地加強(qiáng)完善經(jīng)營(yíng)理念以及技術(shù)革新等諸方面的提高。其中，辦公室做為企業(yè)的“管家”，既是中樞，又是后勤，發(fā)揮著上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通的重要作用，往往行政管理人員的工作狀態(tài)欠佳、工作松散、效率低下等問(wèn)題也會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一些不經(jīng)意的負(fù)面影響。

1企業(yè)現(xiàn)代化辦公室管理工作分析

1.辦公室管理部門(mén)的服務(wù)性、政務(wù)性、事物性非常強(qiáng)，其工作包含的內(nèi)容也比較多，如秘書(shū)、監(jiān)督、信息管理、檔案管理、外部協(xié)調(diào)、綜合后勤服務(wù)和安全服務(wù)等，工作面比較廣泛、也比較復(fù)雜，所以對(duì)行政人員的素質(zhì)要求也很高。在目前的形勢(shì)和要求下，許多行政人員工作中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，根本原因主要有以下幾點(diǎn)：1.思想素質(zhì)不高，有些行政工作人員思想素質(zhì)低下，對(duì)自己的工作不認(rèn)真，思想認(rèn)識(shí)上不能與時(shí)俱進(jìn)，跟不上企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致工作的執(zhí)行力不高，對(duì)工作不夠負(fù)責(zé)，走形式，導(dǎo)致企業(yè)安排的事情達(dá)不到預(yù)期的效果。2.工作定位不明確，有些行政工作人員認(rèn)為自己的工作性質(zhì)沒(méi)有創(chuàng)新的空間，往往只是按部就班，服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)工作很少去主動(dòng)思考，在遇到工作困難時(shí)很少主動(dòng)想辦法去解決，而是先找退路。3.規(guī)章制度不完善，企業(yè)的規(guī)則和規(guī)定是員工進(jìn)行工作的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的制度限制和指導(dǎo)會(huì)直接影響行政工作人員的工作效率，特別是在人際關(guān)系方面，行政工作人員在工作中與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通比較多，如果大多只考慮人際關(guān)系方面，就可能會(huì)出現(xiàn)責(zé)任不明確的現(xiàn)象，延誤工作的進(jìn)程。4.綜合能力不強(qiáng)，辦公室的行政管理工作面比較廣，項(xiàng)目也比較多，因此非常需要專業(yè)能力和綜合素質(zhì)比較高的行政工作人員。對(duì)于行政人員而言，不僅要有專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，還需要有更多的專業(yè)技能基礎(chǔ)，如，撰寫(xiě)基礎(chǔ)知識(shí)，財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)和文檔管理知識(shí)。另外，有些行政人員在學(xué)習(xí)方面沒(méi)有很強(qiáng)的意識(shí)，他們雖在努力做事，但對(duì)工作沒(méi)有信心，不敢承擔(dān)責(zé)任，很難適應(yīng)當(dāng)下新時(shí)代的要求。

2辦公室行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

1.行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公室行政管理工作人員來(lái)講，提升自身的職業(yè)道德素養(yǎng)是十分重要的。很多企業(yè)在具體管理過(guò)程中，都已經(jīng)意識(shí)到了行政工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)提升的重要性，但是還存在很多不完善的現(xiàn)象。在企業(yè)管理的過(guò)程中不僅要增強(qiáng)行政管理工作人員的崗位責(zé)任感，還需要在很大程度上提高他們的職業(yè)道德水平，使他們能夠在具體工作中真心實(shí)意地為企業(yè)著想，保守企業(yè)的秘密，尤其是一些行政管理工作人員在具體工作的時(shí)候會(huì)接觸到大量的企業(yè)客戶信息資源和企業(yè)資金供應(yīng)關(guān)系資源，所以提升企業(yè)行政管理工作人員的道德素養(yǎng)是非常重要的，這些行政管理工作人員需要時(shí)刻維護(hù)企業(yè)的形象和經(jīng)濟(jì)利益，真正實(shí)現(xiàn)“企業(yè)就是自身發(fā)展的沃土”這樣的現(xiàn)實(shí)工作理念。除此之外，加強(qiáng)良好職業(yè)道德修養(yǎng)的提升，還需要行政管理工作人員具備良好的工作業(yè)務(wù)水平，在具體工作的過(guò)程中熱愛(ài)崗位積極工作，能夠多從企業(yè)角度出發(fā)，通過(guò)自己的努力工作為企業(yè)謀得更多的經(jīng)濟(jì)利益。2.行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的心理素質(zhì)，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展和管理的過(guò)程中，對(duì)行政管理工作人員的心理素質(zhì)要求也逐年增高，企業(yè)行政管理工作人員在具體工作的過(guò)程中需要及時(shí)處理一些棘手的問(wèn)題，如果在具體工作中這些行政管理工作人員沒(méi)有一個(gè)穩(wěn)定健康的心理素質(zhì)，那么對(duì)于問(wèn)題的解決不僅不會(huì)產(chǎn)生積極作用，甚至還會(huì)在很大程度上影響問(wèn)題和危機(jī)的處理。所以加強(qiáng)對(duì)企業(yè)行政管理工作人員心理素質(zhì)的培養(yǎng)，提高他們?cè)诮鉀Q突發(fā)性問(wèn)題過(guò)程中的具體心理表現(xiàn)，對(duì)企業(yè)的正常發(fā)展和事故處理都是非常重要的。

3提升辦公室行政管理人員的綜合能力策略

3.1建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。通過(guò)完善的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制的建立，能夠?yàn)樾姓芾砣藛T創(chuàng)造一個(gè)公平透明的評(píng)價(jià)氛圍，這有利于其主動(dòng)提升自身的綜合能力。首先，通過(guò)完善的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，企業(yè)可以通過(guò)公開(kāi)監(jiān)督的行為，幫助行政管理人員發(fā)現(xiàn)其自身的不足，以及工作中缺陷，幫助其改正和提升自身能力;其次，完善的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制能夠給行政管理人員營(yíng)造一種自己被重視的氛圍，進(jìn)而使以積極的心態(tài)看待每次的考核和評(píng)價(jià)，以積極和熱情的態(tài)度，不斷提升自身的綜合能力。

3.2積極利用當(dāng)前的信息化技術(shù)與系統(tǒng)為行政管理效力提升服務(wù)。當(dāng)前世界領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)與技術(shù)在不斷發(fā)展，其與各領(lǐng)域結(jié)合都給該領(lǐng)域發(fā)展帶來(lái)了巨大的推動(dòng)力，在企業(yè)行政管理中積極利用信息化手段以及智能化系統(tǒng)能夠提升行政溝通的效率，并且還能夠提升行政管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)優(yōu)化的效果，運(yùn)用信息化系統(tǒng)，獲取自己所需要的內(nèi)容以及信息，能夠減少人力以及物力的支出。在信息化技術(shù)應(yīng)用中，行政管理人員要積極學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化技能，同時(shí)還要隨著信息化時(shí)代要求進(jìn)行自審管理方式的調(diào)整，可以說(shuō)信息化系統(tǒng)不僅提升行政管理工作的效率，也優(yōu)化了行政管理工作人員的綜合能力。

3.3強(qiáng)化行政管理工作人員的規(guī)范化工作。一是要善于梳理，從繁雜的工作中理出主流與支流、重點(diǎn)與一般、判斷出輕重緩急。善于把錯(cuò)綜復(fù)雜、纏頭纏腦的事情，通過(guò)“加工”分析，處理得條條是道、井井有序，只有這樣，才能在千頭萬(wàn)緒的工作中牢牢掌握主動(dòng)權(quán)。二是要善于規(guī)范，辦公室很多工作看似繁雜，一件事情還沒(méi)處理完，另一件就來(lái)了，讓人不勝其煩。根據(jù)筆者實(shí)際經(jīng)驗(yàn)看，其實(shí)很多工作都是規(guī)律性的，重復(fù)性的，所以這就要求能從復(fù)雜的工作中找出規(guī)律，形成常態(tài)化工作方式;三是要善于標(biāo)準(zhǔn)化工作，對(duì)于重復(fù)性的工作，制定標(biāo)準(zhǔn)模板，按照“打鉤銷(xiāo)項(xiàng)”的方式辦理事務(wù)。例如接待管理標(biāo)準(zhǔn)模板，一項(xiàng)接待任務(wù)是否需要會(huì)議、是否需要用車(chē)、是否需要投影燈以及是否需要攝像等，按序打鉤即可。

3.4從根本上提升員工的綜合素質(zhì)。提高行政人員的思想素質(zhì)和意識(shí)形態(tài)，有利于促進(jìn)員工愛(ài)崗敬業(yè)工作態(tài)度的形成。在實(shí)際工作中，能夠真正從企業(yè)的角度出發(fā)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。首先，根據(jù)工作需要，提高行政人員的工作能力，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)技能，培養(yǎng)工作專業(yè)化，進(jìn)行科學(xué)性、針對(duì)性和有效性的培訓(xùn)教育;其次，要注重嚴(yán)格管理和對(duì)行政管理人員的信任統(tǒng)一，獎(jiǎng)罰激勵(lì)，支持工作，保證待遇，關(guān)心員工的心理成長(zhǎng)，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感、歸屬感;最后，容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制，在改革和創(chuàng)新工作中允許行政人員出現(xiàn)錯(cuò)誤，并分析錯(cuò)誤的客觀因素，及時(shí)地進(jìn)行糾正和改進(jìn)。

結(jié) 語(yǔ)

加強(qiáng)企業(yè)行政管理人員的管理有效性，不僅對(duì)行政管理人員的工作能力和自身文化素養(yǎng)有很大的幫助，而且可以大大提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，幫助企業(yè)在現(xiàn)代激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中取得一定的地位。

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