高紅霞　馬恒博

摘 要：信息技術的出現(xiàn)極大改變了人們的生產生活方式，檔案工作的信息化建設是大勢所趨，是園林檔案工作提效的必經(jīng)之路。任何一個行業(yè)脫離信息化，就會被時代所拋棄。面對檔案工作信息化建設的不足，必須加強信息化建設資金投入，以檔案實際工作需要為導向保障信息化建設工作、信息安全管理的有效開展，穩(wěn)步推進園林檔案管理工作信息化進程本文首先闡述了檔案信息化建設過程中遇到的諸多問題，接著分析了提升檔案信息化建設的幾點思考。希望能夠為相關人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：園林檔案管理 信息化 建設

引 言

檔案信息化不是簡單地用計算機替代傳統(tǒng)的手工作業(yè)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式復制到信息化平臺上，其本質上是檔案工作和信息技術的結合，其成功與否也取決于這兩者的融合，這種融合從概念到實踐都是一場深刻的革命，賦予兩者嶄新的內涵。

1 檔案信息化建設過程中遇到的諸多問題

檔案信息化建設是提升園林檔案管理與利用效率的最佳方法，在實際工作中由于種種因素的影響，園林檔案管理工作還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 現(xiàn)有檔案資源信息化程度不足。檔案信息化不僅包括已有電子檔案，也需要將傳統(tǒng)紙質等載體檔案進行電子化改造。據(jù)相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，全國僅有60%左右的檔案資源實現(xiàn)了信息化改造，尤其是傳統(tǒng)載體檔案進展緩慢，完全沒有達到信息化建設要求，成為檔案信息化建設的短板之處。

1.2 檔案信息化建設中，由于互聯(lián)網(wǎng)的介入，檔案安全管理存在風險。調查過程中發(fā)現(xiàn)，許多檔案館接入了互聯(lián)網(wǎng)，但是相關管理人員卻缺乏一定的安全管理意識。大部分選擇定時更新系統(tǒng)來確保信息安全，卻很少有單位選擇對信息進行加密處理，十分容易導致信息外泄甚至是信息丟失、損害等情況，為檔案安全帶來極大威脅。另外則是在信息傳遞或者公開資源傳遞中，對風險識別不足，導致信息系統(tǒng)面臨危險。

1.3 在信息化建設中，檔案檢索質量較低，尚未建立有效檢索系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，人們信息獲取不再處于被動狀態(tài)，而是根據(jù)自己的興趣與所需，針對性地進行檢索，極大提升信息獲取效率與質量。例如常見檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，往往是建立在統(tǒng)一平臺的基礎上，進而實現(xiàn)檔案的自動篩選、歸集與檢索。但是實際情況中，許多檔案信息化建設不完善，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化標準，導致信息檢索過程中出現(xiàn)重疊、效率降低的情況，導致資源檢索技術與已有檔案內容無法順利銜接起來。

1.4 基礎設施的“不完善性”。由于對園林檔案管理信息化建設缺乏深入了解，部分單位領導認為只要利用互聯(lián)網(wǎng)技術，就可以實現(xiàn)檔案的充分開發(fā)和利用，他們不重視文件信息化管理環(huán)境和配套設備的改善。因此，其內部檔案條件極為簡單，配套設備無法及時更新，部分設備比較落后和陳舊。此外，軟件系統(tǒng)不完善、不流暢，會導致訪問經(jīng)驗不足，不利于檔案效率的整體利用。

1.5 部門合作的“不協(xié)調性”。由于缺乏有效和統(tǒng)一的協(xié)調機構網(wǎng)絡，部門合作不成體系，各部門和工作人員像孤島一樣分散。這種不一致性主要體現(xiàn)在兩個方面。第一，由于園林檔案管理部門內部的不一致，由于各成員之間缺乏溝通，工作重復率較低。二是園林檔案管理部門與本單位其他部門的不一致。以人事檔案為例。如果園林檔案管理部門不能與其他部門有效合作，那么收集人事檔案的難度是可想而知的。

1.6 人才素質的“不平衡性”

雖然在園林檔案管理過程中充分利用計算機技術給工作人員帶來了極大的方便，但也對園林檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。由于電子文件管理已經(jīng)拋棄了傳統(tǒng)的文件管理方法，采用現(xiàn)代的方法對文件信息進行存檔，因此對一些專業(yè)人士進行科學的管理顯得更為必要。這樣，對園林檔案管理人員的專業(yè)素質提出了更高的要求。然而，目前仍有大量的文件管理人員缺乏信息技術和文件管理相關的軟件學習和應用。不僅如此，部分員工的工作熱情不夠，專業(yè)性不強，導致人才綜合素質參差不齊，使得文件管理工作在信息化的過程中遇到各種困難，這項工作的效率不高。

2 提升檔案信息化建設的幾點思考

2.1 充分認識檔案信息化建設在工作中的重要地位。首先，要從單位領導干部的認識出發(fā)，使領導干部了解檔案信息化建設的重要性，爭取對工作的最大程度的領導支持。其次，園林檔案管理部門應完善分工。建立信息化建設各項具體工作的專職管理崗位，實現(xiàn)信息化園林檔案管理由被動向主動轉變。最后，要積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及信息園園林檔案管理知識，提高社會各界對檔案信息化建設的重視。

2.2 將檔案信息的安全性建設作為重點。首先，檔案部門應通過宣傳講座和其他形式，提高部門工作人員的安全意識。其次，應采取有效措施，運用先進技術，加強網(wǎng)絡信息的保護。最后，有關部門應加強內部管理。不僅要提高員工思想素質的門檻，而且要對現(xiàn)有員工進行定期的思想素質評估。

2.3 培養(yǎng)一批高素質的人才隊伍充實到園林檔案管理信息化。一方面，通過加強園林檔案管理人員的專業(yè)知識培訓，不斷豐富信息園林檔案管理工作的相關專業(yè)知識，引導園林檔案管理人員樹立終身學習的理念。另一方面，加強對現(xiàn)有園林檔案管理人員的計算機技術培訓，使他們掌握一些現(xiàn)代信息技術知識，并掌握花園園林檔案管理相關應用軟件的使用方法，以適應信息開發(fā)的要求。

2.4 增加檔案信息化建設方面資金與硬件投入。檔案工作信息化建設并不是一蹴而就的，它是一個長期的、動態(tài)的過程，因此需要投入大量的時間、資金以及人力資源、硬件設施來保障工作的順利開展，具體如下：一是與國家相關部門積極協(xié)商，通過建立檔案信息化建設專項資金的模式來獲得財政資金撥款。二是園林檔案管理工作是服務于社會大眾，因此可以廣泛發(fā)動群眾力量，鼓勵社會資金參與園林檔案管理工作。另外在人員配置上，園林檔案管理信息化建設需要建立在專業(yè)人才的基礎上，針對園林檔案管理信息技術人才缺乏的問題，不僅要積極引進專業(yè)人員，也要強化對內部人員的培訓，提升其信息技術水平與檔案信息管理能力。在硬件設施投入上，要以檔案資源的信息化為對象，以檔案資源為基礎，基于信息技術和網(wǎng)絡環(huán)境進行精細化管理，為社會公眾提供更詳盡的檔案信息服務。

2.5 建立檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是檔案信息化建設的基礎，如果缺少安全保障，那么一切信息化建設都將歸零。例如為保障檔案信息資源的準確、完整、真實、有效，可以根據(jù)我國《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制定檔案信息化建設制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。又如為保障信息安全，要禁止那些未經(jīng)授予權限的、非法的用戶通過不正當?shù)氖侄芜M入園林檔案管理信息系統(tǒng)竊取信息。其次在實際管理過程中，針對信息管理安全問題既可以采用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密等措施來進行預防。也需要建立針對性的風險識別機制，對可能存在的各種風險進行分析，發(fā)現(xiàn)潛在威脅因素，做好應對措施，切實保護實體檔案和檔案信息的安全。

結束語

檔案是在不同時期形成的各種形式的記錄，包括文字、圖像、音頻等等。在信息技術快速發(fā)展背景下，傳統(tǒng)園林檔案管理方式也逐步信息化。不僅改變了檔案存儲方式，方便了檔案信息的檢索與應用;同時對檔案工作模式、管理方法也產生了重要影響。因此信息化浪潮是園林檔案管理工作的一次歷史性變革，對于提升工作質量與成效具有重要促進作用。

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