鄧曉楠

當(dāng)前，信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展，在各行各業(yè)中都扮演著重要的角色。醫(yī)院的檔案管理工作在信息化的浪潮面前，也不應(yīng)該退縮，而是要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，使檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使檔案管理工作更適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，滿足醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中對(duì)檔案管理的需要，使檔案管理工作成為促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)因素。

1、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

①可以促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高

信息化是時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。引進(jìn)檔案信息化管理技術(shù)，不僅有利于檔案管理工作的開展，還將帶領(lǐng)醫(yī)院管理工作走上新臺(tái)階，提高新水平。通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以使醫(yī)院在掛號(hào)、診斷、治療、繳費(fèi)、病歷及開據(jù)處方等工作流程實(shí)現(xiàn)信息化傳遞與信息共享，醫(yī)院各部門可以根據(jù)這個(gè)共享平臺(tái)實(shí)時(shí)獲得工作信息，加快了工作流程，提高了工作效率。同時(shí)也降低了運(yùn)行成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

②為醫(yī)院工作開展提供重要參考

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，可以更便捷、更全面、更準(zhǔn)確地為醫(yī)院的醫(yī)療和管理工作的開展提供信息資料的利用，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。有利于實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的信息資源的支持。同時(shí)，也為患者查詢病歷、了解過(guò)往病史、獲取醫(yī)院的相關(guān)資料等提供了便利條件。檔案的信息化管理，可以成為醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)水平的重要保障。

2、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的有效途徑

①完善滿足信息化管理要求的基礎(chǔ)設(shè)施

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，沒(méi)有信息化的設(shè)備設(shè)施做基礎(chǔ)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化就是一句空話。信息化主要依托計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備及相關(guān)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，完備的硬件和軟件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提。因此，必須有計(jì)劃地投入資金，購(gòu)置必需的設(shè)備，如電腦、傳真、復(fù)印、打印、掃描等硬件設(shè)備，以及用于存放電子化檔案資料的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，如光盤、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)卡等。硬件條件具備后，還要配備相應(yīng)的軟件。如專業(yè)的檔案管理軟件等，因?yàn)榇祟愜浖容^多，需進(jìn)行考察論證，通過(guò)咨詢，借鑒其他單位的使用經(jīng)驗(yàn)，配備的軟件應(yīng)既能滿足當(dāng)前工作的需要，又能滿足未來(lái)發(fā)展要求，而且軟件商的技術(shù)支持或售后服務(wù)周到熱情。還應(yīng)考慮價(jià)格因素，不能因此造成不必要的浪費(fèi)。

②建設(shè)電子化的檔案信息資源

所謂檔案信息電子化，就是將傳統(tǒng)的文字、圖片等紙質(zhì)資料通過(guò)電子掃描的形式轉(zhuǎn)成電子化的格式，利用電腦硬盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存和利用的形式。隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院歷經(jīng)多年的發(fā)展，大多數(shù)檔案管理部門都保存著數(shù)量龐大的檔案資料，因此進(jìn)行電子化建設(shè)是一項(xiàng)十分艱巨的工作。另外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院各部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行掛號(hào)、繳費(fèi)、處方等工作，以及行政、黨群等部門形成了大量新的資料，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新形成的資料的收集整理和歸檔工作，不能因工作疏忽導(dǎo)致檔案資料收集歸檔工作出現(xiàn)遺漏。應(yīng)制定相關(guān)的電子資料收集管理制度，用制度化的管理確保電子檔案信息完整、及時(shí)地歸檔。

③加大對(duì)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

由于信息化屬于高科技管理的范疇，需要專業(yè)人才來(lái)實(shí)施，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理。因此，必須加大對(duì)人才的培養(yǎng)力度，并根據(jù)工作需要引進(jìn)信息化管理的人才。在現(xiàn)有的檔案管理人員中，進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，盡快提高信息化管理的能力，使他們能熟練運(yùn)用信息化管理技術(shù)，提高檔案管理的科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。

④提高信息化條件下的檔案資料利用率

檔案的重要功能是利用，沒(méi)有有效的利用，檔案就沒(méi)有存在的價(jià)值。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，檔案資料不僅在存儲(chǔ)、檢索等方面提高了效率，更為檔案資料的利用提供了快捷便利的條件。醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化管理在檔案資料利用上的優(yōu)勢(shì)，利用這一優(yōu)勢(shì)促進(jìn)檔案資料利用率的提高，使檔案信息的價(jià)值得到真正的體現(xiàn)。

⑤積極運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案管理

在信息化的檔案管理硬件及軟件條件具備后，應(yīng)積極加以運(yùn)用，不能使信息化設(shè)備成為擺設(shè)，或利用率很低，從而造成浪費(fèi)。任何一種新設(shè)備，包括高科技設(shè)備，都是通過(guò)學(xué)習(xí)和應(yīng)用來(lái)提高操作能力的，因此檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地運(yùn)用信息化管理設(shè)備，進(jìn)行信息化的檔案管理。如果暫時(shí)不能掌握操作技術(shù)，可以通過(guò)培訓(xùn)及自學(xué)的方式，盡快掌握信息化技術(shù)知識(shí)，理論聯(lián)系實(shí)際，在最短的時(shí)間內(nèi)提高信息化檔案管理能力和水平，盡以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要。

⑥做到信息化檔案管理制度化

不斷提高醫(yī)院的信息化檔案管理水平，通過(guò)完善相關(guān)的管理制度，落實(shí)檔案管理人員目標(biāo)責(zé)任制，健全考核、激勵(lì)機(jī)制，與經(jīng)濟(jì)收入掛勾，按工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲及評(píng)先選優(yōu)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和榮譽(yù)感，以提高信息化檔案管理工作的順利開展。

綜上所述，作為檔案管理現(xiàn)代化的一種形式，檔案的信息化管理無(wú)疑為提高檔案管理水平和工作效率提供了良好的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視及各部門的配合與支持。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)從提高認(rèn)識(shí)入手，加大資金投入，提高人員的信息化管理能力，建立制度化的管理機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的檔案管理工作向更高的水平發(fā)展。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣中醫(yī)醫(yī)院）