李鷗

隨著我國經(jīng)濟水平的飛速發(fā)展，基礎化建設的大力完善，對交通運輸?shù)囊笠苍絹碓礁撸咚俟纷鳛樽钪匾慕煌ㄟ\輸之一，有著重要意義。近幾年我國對高速公路建設的投資力度是很大的，對高速公路建設的檔案管理要求也隨之提高。面對浩大的高速公路建設工程，傳統(tǒng)的高速公路檔案管理方式已經(jīng)無法滿足需求了。本文基于對高速公路建設檔案信息化管理的必要性探究了其發(fā)展的趨勢。

一、引言

高速公路是一個國家或是地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平的重要標志之一。高速公路建設檔案是指高速公路項目在策劃、設計、建設等多個環(huán)節(jié)形成的具有高度價值的信息記錄，是其建設管理中存在的非常重要的依據(jù)。現(xiàn)今，我國高速公路建設取得了前所未有的發(fā)展，但在傳統(tǒng)檔案管理手段中存在的弊端越來越明顯，已經(jīng)無法滿足高速公路現(xiàn)代化的發(fā)展需要。探究高速公路檔案發(fā)展趨勢有益于加快我國高速公路的現(xiàn)代化，從而推動我國交通行業(yè)的進一步發(fā)展。

二、高速公路建設檔案信息化管理的概述

（一）檔案信息化管理的意義

檔案信息化是指在檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段來解決信息的采集、處理、利用等問題，提高檔案信息管理的水平和效率，從而加速實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進程。

（二）檔案信息化的意義

1.高速公路建設項目的施工時間較長，期間每一個環(huán)節(jié)都會涉及到檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成，所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。

2.高速公路建設各個過程中都會產(chǎn)生大量的文件以及信息，信息量較為龐大。

3.高速公路建設的過程中所產(chǎn)生的檔案種類繁多，檔案的采集與管理有一定難度。

4.高速公路建設涉及的部門較多，各部門在各環(huán)節(jié)接收的檔案也較多。

5.高速公路建設的檔案管理具有極強的技術(shù)性和專業(yè)性。

三、高速公路建設檔案信息化管理的必要性

檔案的信息化管理可以進一步提高高速公路建設檔案管理的水平和效率，實現(xiàn)高速公路建設檔案管理的跳躍式發(fā)展。

（一）提高檔案人員的工作效率

對檔案進行信息化的管理可以節(jié)約檔案管理人員的時間，提升工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理需要檔案管理人員采用手工采集、整理信息等，工作量大而且效率低。對檔案進行信息化的管理就是實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化，有效實現(xiàn)檔案信息的共享。檔案信息化還可以為信息社會提供大量的、可靠的、必要的公共信息，滿足工作的需要和人們共享信息的需求，為檔案的信息化管理提供基礎條件。同時，檔案庫中的信息是采用計算機統(tǒng)計與整理的，在查詢、檢索等方面也會更加快捷，查詢手段也可以豐富多樣，提高檔案管理人員的工作效率的同時還可以使檔案查閱、借閱的可控性也得到進一步的提高。

（二）加強檔案信息的有效利用

檔案的信息化管理最終的目的就是使檔案信息得到充分地利用，促進高速公路建設的全面發(fā)展。在高速公路的建設中時常會出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題，這個時候就需要能夠第一時間了解到建設過程出問題的環(huán)節(jié)，有效降低建設過程中高速公路的經(jīng)濟損失等，節(jié)約大量人力、財力、物力。檔案的信息化管理就能夠第一時間提供建設人員所需要的信息，方便建設人員查詢相關(guān)環(huán)節(jié)的檔案信息，并及時針對問題的所在采取補救措施，為工作人員節(jié)約更多的時間。

（三）完善高速公路檔案管理體系

檔案的信息化管理是一項對業(yè)務性和技術(shù)性要求都很高的工作，可以幫助完善高速公路建設的檔案管理制度。對檔案進行信息化的管理就要求相關(guān)部門聘請專職或是兼職的檔案人員，使檔案管理工作形成制度，實現(xiàn)正?；鸵?guī)范化，并建立一套自上而下的嚴謹?shù)臋n案信息化管理制度，管理部門、使用部門等要相互制約，確保檔案的完整、及時、準確歸檔，提高檔案信息的實用性和可利用性，促進高速公路事業(yè)的發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員的素養(yǎng)

對檔案進行信息化的管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓工作，強化檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)和工作的責任心，這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案的信息化管理也要求要不斷完善檔案管理制度，包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、借閱制度等，都要切實做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員必須要強化自己“服務”的觀點，并將這個觀點作為提高自己檔案信息化管理工作的出發(fā)點和歸宿點。要做好這些工作，檔案管理人員就必須要不斷學習、不斷探索、不斷提高自己的專業(yè)知識水平和技能。所以，對檔案進行信息化的管理也可以提升檔案管理人員的素質(zhì)。

四、高速公路建設檔案信息化管理的問題與現(xiàn)狀

（一）存在的現(xiàn)狀

1.片面追求經(jīng)濟效益，重建設、輕資料、檔案管理不規(guī)范。

企業(yè)往往過分的追求經(jīng)濟效益，將建設作業(yè)作為重點，不注意檔案材料的形成和積累，項目過程中的資料管理不規(guī)范，從而導致資料具有殘缺或損壞、遺失等風險性。

2.在工程建設過程的信息檔案記錄方式是常采用人工記錄的方式，效率低，成本高。

不少的建筑施工單位仍然采用人工進行檔案記錄，由于項目建設過程中，不僅資料的信息量巨大，收集過程也具有大量的難度，故容易導致人工記錄的方式具有漏記、誤記等風險發(fā)生。

3.檔工程建設管理系統(tǒng)與軟件具有分散性

部分建設公司管理系統(tǒng)的基本框架是依據(jù)交通部的相關(guān)規(guī)定進行建設的，但各地各單位都建設了屬于自己的分系統(tǒng)，導致信息資源不能實現(xiàn)共享和互通，并具有一定的分散性，這往往就導致了重復建設與效率低下等問題，在一定程度上限制了檔案管理信息化的真正實現(xiàn)。

（二）存在的問題

1.高速公路建設的檔案數(shù)量巨大，在進行檔案管理的過程中就需要投入大量的人力、物力和財力，在建成之后綜合文件、竣工圖等的檔案利用率較高，施工文件等的檔案利用率偏低，這就導致制作電子文件時范圍就會較寬，耗費的人力、物力和財力也較多。

2.現(xiàn)今，在我國高速公路建設檔案的信息化管理還沒有形成統(tǒng)一的標準和規(guī)定，各單位和部門都還在探索的階段，這個階段容易造成不必要的資源浪費和重復研究。

五、關(guān)于高速公路建設檔案信息化管理存在問題的解決措施

（一）在保證檔案信息化管理的完整性的前提下可以適當?shù)乜s小電子文件的制作范圍，減少物力等的投入，也有利于高速公路建設檔案信息化管理工作的推進。

（二）相關(guān)部門在總結(jié)經(jīng)驗教訓的同時可以制定相關(guān)的規(guī)定和標準，約束各項工作的穩(wěn)定進行，減少不必要的資源浪費。

（三）建設單位要加強對員工信息化應用的培訓，并建設具有綜合能力的檔案信息化管理建設隊伍，從而提升信息化建設的有效性。

六、結(jié)語

綜上所述，高速公路建設檔案信息化管理作為我國信息化建設的一部分，不僅是一項艱巨、復雜、系統(tǒng)的工作，還需具有一定周期性。本文研究發(fā)現(xiàn)通過對檔案進行信息化的管理不僅可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設經(jīng)營，還能實現(xiàn)檔案信息的資源共享，以便更好地發(fā)展高速公路的規(guī)劃、建設、管理等，進而促進我國的經(jīng)濟和社會的發(fā)展。（作者單位：吉林省高速公路管理局長春管理分局）