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        訂單在ERP核算規(guī)范化中的應(yīng)用

        2019-10-09 05:29:20鮑雪冬劉玉鵬
        今日財富 2019年20期
        關(guān)鍵詞:核算規(guī)范制度

        鮑雪冬 劉玉鵬

        SAP系統(tǒng)中內(nèi)部訂單可以用來規(guī)集費用、費用控制、成本分析等??梢噪S時分析內(nèi)部訂單各不同期間的實際、實際對比,按月、季指標(biāo)分析,分析內(nèi)部訂單發(fā)生的行項目等功能。本文以管道公司為例,探析通過SAP深化應(yīng)用,利用訂單功能,實現(xiàn)會計核算業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)范。

        一、問題分析

        管道儲運有限公司管轄38條輸油管線,全長6758km,沿線共有89座輸油站庫,途經(jīng)北京、天津、山東、江蘇等14個省、自治區(qū)和直轄市。共有29個直屬二級單位。包括天津輸油處、寧波輸油處、黃島油庫等16個輸油生產(chǎn)單位,以及管道科學(xué)研究院、搶維修中心、信息化管理處等13個技術(shù)服務(wù)和生產(chǎn)保障單位。

        管道公司設(shè)兩級財務(wù)機構(gòu)。一級是公司財務(wù)處及附屬(會計核算中心);二級是各單位計財科、各工程項目財務(wù)部、代管碼頭公司、代管商儲分公司、代管國儲公司財務(wù)部;在崗財務(wù)人員201人。

        如何在點多、線長、人員分散、各自獨立判斷的會計核算業(yè)務(wù)中,實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范,以利于后期的查詢、分析,為企業(yè)決策提供可靠的依據(jù),是財務(wù)管理的重要基礎(chǔ)工作。

        二、解決思路

        根據(jù)會計制度、管理制度等將會計科目的含義進一步細化,實現(xiàn)制度信息化,規(guī)范核算內(nèi)容,避免不規(guī)范的核算項目。同時不具有會計業(yè)務(wù)知識的人員在進行費用報銷提報時,也可根據(jù)項目名稱選對會計科目。防止沒有依據(jù)不合規(guī)的費用支出。根據(jù)管理制度變化,及時在系統(tǒng)中進行更改,確保令行禁止,制度及時準(zhǔn)確落實。

        原有的會計科目比較粗放,如嚴(yán)控費用中的會議費,不區(qū)分組織會議和參加和會議,無法直接統(tǒng)計組織會議時發(fā)生的住宿、餐飲、會議室租賃、資料、交通等費用形式。

        不同單位核算標(biāo)準(zhǔn)和會計科目不一致,在管道公司內(nèi)部不同的會計科目下面,造成標(biāo)準(zhǔn)及形式的混亂。搬家費,有些單位核算在福利費、有些單位核算在差旅費;在核算臨時搶險職工就餐補貼時,存在核算在維修費、非貨幣性福利、食堂經(jīng)費補貼等形式;在核算消防制服時,放在勞動保護費、低值易耗品、消防費等。

        各種混亂的形式,嚴(yán)重影響會計信息的質(zhì)量,無法為管理決策提供充分的數(shù)據(jù)信息,使財務(wù)數(shù)據(jù)利用價值減弱。若要發(fā)揮好財務(wù)管理在企業(yè)管理中的中心作用,基礎(chǔ)管理必須加強,基礎(chǔ)管控需要進一步強化。

        財務(wù)管理在企業(yè)管理中的中心作用需要將日常管理規(guī)范化、將規(guī)范的管理制度化、將制度信息化,通過財務(wù)信息系統(tǒng)對管理進行優(yōu)化,深化系統(tǒng)應(yīng)用,實現(xiàn)會計科目定義及核算內(nèi)容與核算系統(tǒng)有機結(jié)合,進行信息化轉(zhuǎn)化,充分發(fā)揮好信息系統(tǒng)的作用。

        三、主要做法

        通過對《中國石油化工股份有限公司會計手冊》、會計制度、管理制度等進行分析,將會計科目進一步細化。共計對56類會計科目細分出351個明細項,利用統(tǒng)計訂單,和程序校驗,實現(xiàn)制度信息化,固化在日常使用的ERP及費用報銷系統(tǒng)中,規(guī)范了核算的內(nèi)容,避免不規(guī)范的核算,同時不具有會計業(yè)務(wù)知識的人員在進行費用報銷提報時,也可根據(jù)項目名稱選對會計科目。

        如會議費,按照《中國石油化工股份有限公司會計手冊》的定義,《管道儲運有限公司會議管理辦法》的要求,根據(jù)制度附件6.3《會議費用審批單》的分類,將會議費分為參會、組織住宿、組織餐飲、組織會議室、組織資料、組織交通等項目,有項目名稱的費用可以核算,沒有項目名稱的獎勵、參觀等費用項目將無法核算到會議費中。

        如福利費,根據(jù)會計手冊,公司歷年發(fā)布的有關(guān)福利費的要求《管道儲運有限公司福利費開支管理規(guī)定》、《管道儲運公司、分公司福利費收支管理暫行辦法》、《關(guān)于明確職工福利費有關(guān)項目執(zhí)行口徑的通知》、《管道儲運(分)公司職工福利費管理補充規(guī)定》、《關(guān)于加強有關(guān)費用列支渠道管理的通知》、《關(guān)于補充說明有關(guān)費用列支渠道的函》等文件,結(jié)合內(nèi)審?fù)獠橹刑岢龅墓芾硪?,對職工福利費進行梳理分類,將有文件依據(jù)的福利費進行統(tǒng)計,列出日常使用的29項福利費類別,在ERP中進行固化,防止沒有依據(jù)的福利費支出。

        如黨組織工作經(jīng)費,集團公司2017年修訂下發(fā)了《黨組織工作經(jīng)費管理辦法》,2018年版《中國石油化工集團(股份)公司會計手冊》對黨組織工作經(jīng)費內(nèi)容也進行了修訂,根據(jù)這些制度和管理要求,經(jīng)與公司黨委工作部及時聯(lián)系,在系統(tǒng)中進行了同步修訂,將黨組織工作經(jīng)費分為7類教育、組織、活動、表彰、慰問、設(shè)施、黨建等七類,與制度保持一致。

        如搬家費,根據(jù)管理需要隨時對系統(tǒng)進行調(diào)整,當(dāng)根據(jù)總部制度變化,將搬家費從差旅費規(guī)范到福利費支出時,及時在系統(tǒng)中進行更改,確保令行禁止,制度及時準(zhǔn)確落實。

        如離退休人員費用,根據(jù)總部對離退休人員費用精細化管理的要求,將總部離退休人員費用的分類情況進行系統(tǒng)設(shè)置后,可及時統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù),對各類支出情況進行分析,為管理決策提供依據(jù)。

        四、實施效果及改進方向

        通過PDCA循環(huán),分析實施中出現(xiàn)問題的種影響因素,找出影響問題的原因,針對原因,進行補充、修改完善,系統(tǒng)應(yīng)用進一步深化,與日常管理結(jié)合更加緊密。以往核算較雜亂的黨組織活動經(jīng)費、會議費、低值易耗品、福利費等費用核算進一步規(guī)范,在總部的通報及內(nèi)審?fù)獠橹邪l(fā)現(xiàn)的核算不規(guī)范、會計科目使用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象大幅下降。

        五、結(jié)語

        財務(wù)管理在企業(yè)管理中發(fā)揮著中心作用。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善和發(fā)展,會計準(zhǔn)則也在不斷的完善中,現(xiàn)有準(zhǔn)則沒有涉及的新業(yè)務(wù)隨時可能出現(xiàn),這就需要會計人員充分發(fā)揮自身職業(yè)判斷能力,但規(guī)范統(tǒng)一的核算是企業(yè)的基本要求,這要求在今后的工作中對系統(tǒng)進行不斷的完善和規(guī)范,將規(guī)則和制度固化在日常賬務(wù)系統(tǒng)中,實時起到規(guī)范作用。(作者單位:中國石化管道儲運有限公司)

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