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        關(guān)于優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作策略的思考

        2019-10-08 05:22:00余征琴
        世界家苑 2019年9期
        關(guān)鍵詞:需求者使用者檢索

        余征琴

        摘要:在信息時(shí)代背景下,信息存在復(fù)雜和多樣的特點(diǎn),而且檔案信息呈現(xiàn)出爆炸式的增長(zhǎng),信息總量十分龐大,使得檔案存儲(chǔ)量越來(lái)越大。對(duì)于檔案利用服務(wù)提出了更高的要求。基于此,本文就優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作策略進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

        關(guān)鍵詞:檔案;利用服務(wù)

        1 建立滿足檔案利用者需求的服務(wù)機(jī)制

        1.1 實(shí)用性檔案需求管理

        檔案利用者要想搜索相應(yīng)的實(shí)用性檔案,就會(huì)表現(xiàn)出不同的心理狀態(tài),要想提升檔案利用服務(wù)工作的整體水平,檔案管理人員就要強(qiáng)化對(duì)其心理特征的研究,從而盡量滿足其信息需求。一方面,一些檔案利用者要想借助檔案信息解決較為緊急的事件,就會(huì)表現(xiàn)出急迫和緊張的情緒,多數(shù)都是查詢一些法律資料或經(jīng)濟(jì)維權(quán)資源等,需要借助相應(yīng)的信息維護(hù)其合法權(quán)益,針對(duì)上述使用者,管理人員要為其營(yíng)造良好的等待環(huán)境,并且要提高常規(guī)化工作效率,確保能快速搜索到信息需求者想要獲取的信息,或是為其提供相應(yīng)的信息搜索渠道,以保證服務(wù)工作落實(shí)到位。另一方面,一些檔案利用者主要希望借助檔案信息有效獲得解決問(wèn)題的方式,且多數(shù)檔案需求者都是初次進(jìn)行檔案搜索,對(duì)相關(guān)性質(zhì)和應(yīng)用路徑了解不多,此時(shí)就需要檔案管理人員向其有效宣傳檔案工作的具體過(guò)程,并且集中講解檔案知識(shí),有效且快速地解決需求者提出的問(wèn)題,確保能強(qiáng)化檔案使用者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)水平。

        1.2 服務(wù)性檔案需求管理

        檔案需求者在進(jìn)行檔案搜索和信息調(diào)取的過(guò)程中更加希望信息搜索結(jié)果貼合自身的實(shí)際需求。第一,需要的檔案信息出于實(shí)證需求,主要包括辦理退休、學(xué)歷認(rèn)證等憑證類檔案。第二,需要解惑求實(shí)的檔案,主要包括規(guī)劃研究和修志等,這些資料要真實(shí)準(zhǔn)確。針對(duì)這部分檔案需求者,檔案管理人員要落實(shí)精細(xì)化管理服務(wù),確保能為其提供原件,若是原件不方便借閱,也要向使用者展示后再進(jìn)行復(fù)印,以保證檔案信息需求者能對(duì)檔案信息的可信度得以優(yōu)化。除此之外,還有一部分檔案需求者就是為了進(jìn)行相關(guān)課題的研究,對(duì)檔案信息的根本需求就是“全面”,因此,檔案工作人員要和檔案需求者進(jìn)行有效的溝通,共同確定信息資源的范圍,按照需求建立相應(yīng)的規(guī)劃表,并且利用分析結(jié)果進(jìn)行逐項(xiàng)查找,檔案管理人員還要協(xié)助檔案利用者完成檔案的分項(xiàng)信息匯總,從而提升信息管理工作的實(shí)效性。

        2 創(chuàng)設(shè)良好的檔案利用服務(wù)工作氛圍

        第一,環(huán)境氛圍對(duì)優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作十分關(guān)鍵,檔案閱讀工作室要干凈整潔,并且桌椅的高度也要適中,確保不同的檢索工具和參考資料擺放在規(guī)定的位置。此外,還要保證資源閱讀室的空氣通暢。第二,要從檔案管理人員的儀態(tài)儀表出發(fā),確保其表情、動(dòng)作以及待人接物的態(tài)度都能為檔案利用者創(chuàng)設(shè)良好的體驗(yàn),尤其是在服務(wù)工作中,檔案工作人員要保持端莊雅致的姿態(tài),并且搜索信息和相關(guān)檔案的操作要穩(wěn)重敏捷。特別是在回答相關(guān)問(wèn)題的過(guò)程中,要充分按照標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)用語(yǔ)禮貌回答,且能結(jié)合檔案使用者的情緒態(tài)度選擇更加適宜的應(yīng)對(duì)處理方式,確保提高服務(wù)的針對(duì)性和實(shí)效性,從根本上提高檔案利用服務(wù)工作的整體效果。例如,在回答一些年輕人的問(wèn)題時(shí),要盡量簡(jiǎn)明扼要,且能正確傳達(dá)相應(yīng)的信息,確保其能快速完成檔案處理操作。在回答一些老年人的問(wèn)題時(shí),則要盡量避免使用非常專業(yè)的名詞,并且要放慢語(yǔ)速,盡量保持溫和的語(yǔ)言態(tài)度,必要時(shí)要對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)。

        3 優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作多元化形式

        對(duì)于檔案管理工作而言,要想保證檔案管理控制體系的合理性和完整性,檔案管理人員就要對(duì)檔案存儲(chǔ)資源和應(yīng)用路徑有明確認(rèn)知,從而才能及時(shí)建構(gòu)合理性的檔案推送計(jì)劃。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下,建立多元化檔案利用服務(wù)工作模式已經(jīng)成為檔案管理部門(mén)關(guān)注的焦點(diǎn),要整合差異化服務(wù)機(jī)制、手段以及層次,以保證具體問(wèn)題都能得到具體解決。

        3.1 結(jié)合意識(shí)態(tài)度制定服務(wù)規(guī)劃

        為了保證檔案管理工作的基本水平,檔案管理部門(mén)要提高管理意識(shí),并且要積極完善具體工作流程,確保能利用管理經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化管理過(guò)程的效果,管理人員要為檔案使用者提供相應(yīng)的檔案檢索線索,并且掌握基礎(chǔ)性檔案檢索工具的操作流程。首先,針對(duì)一些進(jìn)行檢索工具嘗試的檔案使用者,檔案工作人員要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo),為其創(chuàng)設(shè)獨(dú)立查閱檔案的環(huán)境即可,避免過(guò)分指導(dǎo)和約束。其次,針對(duì)一些初次進(jìn)行檔案查詢和檢索的使用者,檔案管理人員要為其進(jìn)行詳細(xì)的講解,確保其能合理性使用檢索工具,并且能利用檔案管理者的親切態(tài)度緩解檔案使用人員的緊張情緒,從而保證其閱讀檢查工作得以進(jìn)行。

        3.2 結(jié)合文化背景制定服務(wù)規(guī)劃

        在開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作的過(guò)程中,也要結(jié)合檔案使用者的文化背景執(zhí)行相應(yīng)的管理操作,差異化文化背景對(duì)檔案的需求也存在差異,檔案管理部門(mén)要結(jié)合實(shí)際管控工作流程,確保能提升檢索工具和檢索服務(wù)手段的利用效率。需要注意的是,在手工檢索或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索的過(guò)程中,都要結(jié)合實(shí)際需求制定對(duì)應(yīng)的處理機(jī)制。此外,要合理地進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作,確保能從根本上提高檔案監(jiān)管機(jī)制的合理性,也為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作的全面開(kāi)展奠定基礎(chǔ),提高檔案利用服務(wù)工作的實(shí)效性。

        3.3 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的方式方法

        在當(dāng)前針對(duì)檔案利用服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新過(guò)程中,可以通過(guò)為用戶提供微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)和云服務(wù)等,更好的滿足用戶的多元化需求。在微服務(wù)過(guò)程中,通過(guò)利用新媒體作為載體來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的即使傳播。檔案部門(mén)可以通過(guò)開(kāi)通微博和微信來(lái)進(jìn)行檔案信息的傳達(dá)及服務(wù)項(xiàng)目的傳送,為社會(huì)提供更為便捷的檔案服務(wù),有效的拉近檔案部門(mén)與用戶之間的距離,進(jìn)一步拓展檔案利用服務(wù)的范圍,全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。遠(yuǎn)程服務(wù)具有方便快捷和節(jié)約成本的特點(diǎn),其更適用于當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù),依托于網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),可以構(gòu)建檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái),從而為用戶提供遠(yuǎn)距離的檔案信息咨詢和服務(wù)。

        總而言之,在檔案利用服務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中,要積極建立健全統(tǒng)籌性較好的監(jiān)督管理流程,結(jié)合檔案需求者的實(shí)際情況制定更加科學(xué)的檔案服務(wù)規(guī)劃,保證檔案使用者都能獲得較好的體驗(yàn),確保工作實(shí)效性。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 趙遠(yuǎn).基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案利用服務(wù)工作出現(xiàn)的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].現(xiàn)代交際,2018(06).

        [2] 張群.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào),2017(09).

        (作者單位:荊門(mén)市規(guī)劃勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院)

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