楊廣明

[摘? ? 要] 在信息技術和網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展的今天，每個企業(yè)都在不斷生成各類數(shù)字文檔（包括各類電子文檔、圖形、圖像、多媒體電子文件等）。大型企業(yè)在這方面嘗試比較早，有成型的管理模式，但大多數(shù)中小企業(yè)在如何建立數(shù)字信息檔案，更好地利用數(shù)字信息方面都存在一定的問題。本文就這個問題加以探討，以便提高企業(yè)對數(shù)字信息的正確認識，開發(fā)企業(yè)管理新領域，將數(shù)字經(jīng)濟這個概念帶入中小企業(yè)的視野。

[關鍵詞] 數(shù)字;信息;共享;管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 036

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0089- 02

1? ? ? 企業(yè)數(shù)字信息概述

企業(yè)數(shù)字信息指一個企業(yè)或單位在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中積累的各種有價值的數(shù)字化信息和內(nèi)容。這些信息和內(nèi)容以不同的格式存儲，同企業(yè)的生產(chǎn)、運作、服務、管理等商業(yè)活動密不可分，它們本身具有極大的價值，也被稱為數(shù)字資產(chǎn)。

數(shù)據(jù)是對生產(chǎn)、銷售的直接記錄，信息是建立在數(shù)據(jù)的基礎上，高效率的收集、處理、使用各種信息，對數(shù)據(jù)深層次挖掘所產(chǎn)生的分析，能夠發(fā)現(xiàn)管理中潛在的問題和風險，以便盡早采取應對措施，保證事態(tài)處于有效控制，切中企業(yè)管理要害，擴展企業(yè)管理新領域。數(shù)字信息內(nèi)容包括：電子郵件、電子文檔、設計方案、電子稿件、圖片、各種統(tǒng)計數(shù)字等。

2? ? ? 數(shù)字信息在企業(yè)管理的重要作用

為適應市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)需要建立精細化管理模式。對企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析是企業(yè)實施精細管理的必然選擇，對企業(yè)控制成本以及未來發(fā)展走勢的前瞻判斷具有重要意義。

（1）數(shù)字信息全面使用，有利于建立企業(yè)數(shù)字化管理平臺。企業(yè)經(jīng)營活動包括供應、生產(chǎn)和銷售。勞動者從外部采購原材料用于生產(chǎn)，從場地存放、借助輔助環(huán)節(jié)派發(fā)到生產(chǎn)車間，到上機生產(chǎn)，劃分很多工藝流程，涉及的每一生產(chǎn)環(huán)節(jié)和工序，如材料的品質(zhì)、數(shù)量、型號、單價等等的記載，還有生產(chǎn)控制過程中質(zhì)量數(shù)據(jù)、材料消耗數(shù)據(jù)、設備耗電，工人操作時間、設備效率等等這些數(shù)據(jù)構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)形態(tài)，也是構(gòu)成成本的直接要素。投入生產(chǎn)后，形成產(chǎn)品使用價值，轉(zhuǎn)化成銷售對象，企業(yè)才能獲得銷售價值。對這部分數(shù)據(jù)的管理分析運用，通過對這些指標的動態(tài)運算，及時反映內(nèi)部生產(chǎn)和市場變化情況，糾正在經(jīng)營過程中不必要的浪費，提供管理依據(jù)，是企業(yè)精細化管理的基礎，可以為控制生產(chǎn)經(jīng)營過程提供服務保障，提升企業(yè)信息化管理水平。

（2）有利于建立資源共享的平臺。業(yè)務部門之間平臺化溝通，如生產(chǎn)系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)相互制約，避免產(chǎn)生管理灰色地帶，避免虛報產(chǎn)量，虛報業(yè)務現(xiàn)象，堵住企業(yè)管理漏洞，明確資金流向，提高資金使用的安全性。信息技術的應用，減少重復性的操作和人工成本，將與企業(yè)運營的全盤數(shù)據(jù)納入一個管理平臺，有利于各職能部門進行比對分析，達到預期管理目標。

（3）為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。企業(yè)經(jīng)營過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)涵蓋企業(yè)生產(chǎn)管理、財務管理、設備管理、人力資源管理、行政后勤管理等各個方面。如，人員工資管理，現(xiàn)在生產(chǎn)企業(yè)工資管理一般使用計件工資，工資收入與職工完成生產(chǎn)產(chǎn)量成正比，當工資發(fā)放高于生產(chǎn)產(chǎn)值，反映出生產(chǎn)目標管理的一系列問題。究其原因，一是生產(chǎn)原因，工序增多，成本加大;二是市場原因，競爭加劇，競相壓價;三是職工自身原因，技術程度要求高，投入產(chǎn)出不成比例。這就要求管理層迅速做出反應，聯(lián)合業(yè)務部門，對生產(chǎn)過程數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，查找確鑿的依據(jù)，如果是生產(chǎn)的原因，就要加大生產(chǎn)管理力度，從工藝設計開始，控制過程成本;如果是市場的原因，就要調(diào)整市場方向，及時止損;如果是職工技能的原因，就要進行相應的培訓。

3? ? ? 中小企業(yè)數(shù)字信息管理存在的問題

現(xiàn)在大多數(shù)中小企業(yè)，只對一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集立卷有一定的認識。隨著信息時代的到來，數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術得到普遍應用。有一些部門管理者或者是檔案管理人員對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動認識不夠，對生產(chǎn)過程中形成的數(shù)字文件沒有進行有效的管理。

（1）缺乏科學的信息管理制度。在數(shù)據(jù)化背景下，健全數(shù)字信息管理工作制度至關重要。目前，很多企業(yè)的數(shù)字信息管理體系不完善，各部門領導不夠重視，企業(yè)信息管理意識不強，各部門凝聚力不高，導致企業(yè)發(fā)展受阻，容易造成一盤散沙的局面。一些企業(yè)尚未建立數(shù)字信息庫，沒有建立數(shù)字式檔案管理的工作流程，在數(shù)據(jù)信息的采集與創(chuàng)建、導入相應的管理系統(tǒng)方面還是空白。

（2）有些企業(yè)雖然建立了初步的數(shù)字信息管理流程，但創(chuàng)新意識薄弱，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營存在的問題熟視無睹或者束手無策，在工作中存在著各種疏漏。如有利用價值的數(shù)字信息保存不好，一些管理人員跟蹤不及時，生產(chǎn)操作人員圖省事，將發(fā)生過的數(shù)字文件散失無存。或者數(shù)字信息用完了，沒有考慮再利用，數(shù)字信息存儲不到位。有的企業(yè)因管理不善，對可利用的電子文檔存儲方式不規(guī)范造成查找困難，白白浪費時間，延誤生產(chǎn)周期，浪費工作成本。

（3）忽視數(shù)字信息在促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面的作用。數(shù)字信息加工利用對目標成本管理具有不可替代的作用，能夠在滿足市場正常需求的基礎上降低成本、減少預算，實現(xiàn)企業(yè)效益最大化。其實，數(shù)字信息在初期加工過程中，要耗費大量的人力、物力、財力，如電子文檔的設計制作、視頻制作、影像資料的拍攝等，其成本比較高，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，具有資產(chǎn)價值。管理人員極少能夠?qū)ζ浼庸ふ?、編研，反饋出有價值的信息。

（4）對形成的數(shù)字信息缺少服務功能。加工整理的數(shù)字信息存儲后，不能束之高閣，要建立信息共享平臺，應做好數(shù)據(jù)備份進入數(shù)據(jù)庫，為再利用創(chuàng)造條件，實現(xiàn)企業(yè)各部門之間的共享。

4? ? ? 盤活數(shù)字信息，促進數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的對策

數(shù)字信息的應用無所不在，如果管理好這部分工作，必將減少工時，提高工作效率，節(jié)約企業(yè)成本。同時，也能為企業(yè)創(chuàng)造新的效益增長點。據(jù)研究報告顯示，當前大約有80%的企業(yè)信息以數(shù)字文檔、多媒體文件和其他形式的非結(jié)構(gòu)內(nèi)容形式存在，可以預見這一增長趨勢將會更加明顯，作為企業(yè)資源的數(shù)字信息將會有無限的經(jīng)濟潛力，應該不僅僅局限在開發(fā)和利用上，對它有效的管理，必將產(chǎn)生意想不到的驚喜，形成企業(yè)數(shù)字經(jīng)濟。這也必將是企業(yè)管理新的創(chuàng)意和新的課題。

同時我們應做好以下幾點：

（1）建立科學的數(shù)字信息化管理體系，順應企業(yè)經(jīng)營模式的優(yōu)化和升級，成立信息中心。通盤考慮設計企業(yè)上相應的管理系統(tǒng)，達到企業(yè)數(shù)字信息與經(jīng)營管理一體化效果。要提高企業(yè)管理人員的基本素質(zhì)，儲備數(shù)字信息化專業(yè)知識，專門設置管理人員開展常規(guī)化數(shù)字管理，有意識的做好數(shù)據(jù)采集工作，滿足經(jīng)營管理工作需要。各部門在經(jīng)營過程中發(fā)生的數(shù)據(jù)要保留好第一手基礎資料，對日常工作中形成的有效數(shù)據(jù)有意識地加以存儲。同時，體現(xiàn)記錄信息發(fā)生變化時所有備查過程，對需要存儲的數(shù)字信息要格外重視，重要數(shù)字檔案統(tǒng)一存到企業(yè)檔案部門，存儲對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有利用和開發(fā)價值的數(shù)字檔案，保證在源頭上控制數(shù)字信息的及時歸檔，保證有價值的數(shù)字信息檔案不散失。

（2）在生產(chǎn)管理、目標成本管理、市場分析管理、固定資產(chǎn)管理、人力資源管理等方面設立數(shù)字信息管理對象，做好內(nèi)控工作。以財務管理為中心，以市場為導向，順應市場發(fā)展規(guī)律，以過程數(shù)字統(tǒng)計分析優(yōu)化目標成本管理，時時監(jiān)督生產(chǎn)過程控制，使生產(chǎn)目標成本達到理想效果，利用數(shù)字信息開展市場預測分析，加大風險管理操控力度，做好企業(yè)對內(nèi)風險預警工作。制定科學合理的考核和監(jiān)督目標，加大財務監(jiān)督審核的力度，及時獲取和整合企業(yè)成本支出和利潤回報的數(shù)據(jù)，以幫助企業(yè)領導者進行判斷，并能準確地做出決策，提升企業(yè)管理水平。

（3）加強數(shù)字化管理措施，制定嚴格的權(quán)限和分級管理制度。一是適應數(shù)字文件量大和數(shù)據(jù)增長速度快的兩個特點。二是方便檢索。對于數(shù)據(jù)量龐大的數(shù)字檔案，要保證可以快速查閱。三是對有效數(shù)字信息的保護。數(shù)字信息管理工作應認識到，有效的數(shù)字信息也是檔案的一種，它同樣具備檔案的時限性，將數(shù)字信息升級為數(shù)字檔案的內(nèi)容，要進行安全防護，防止出現(xiàn)信息被泄露與篡改等現(xiàn)象。在加強對數(shù)字信息的保密管理同時，又要分級授權(quán)，做好跨平臺數(shù)據(jù)應用的基礎工作，增強服務意識，便于數(shù)字檔案得到更好的利用。四是與時俱進更新數(shù)字管理系統(tǒng)，對過期沒有利用價值的數(shù)字信息加以處理，便于數(shù)據(jù)清理和更新。

（4）對企業(yè)經(jīng)營活動重點環(huán)節(jié)要加以控制。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，控制重點工序是企業(yè)生產(chǎn)的先決條件，這就要求在日常工作中，對生產(chǎn)過程的關鍵環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)要保存好，如印刷企業(yè)要對制版工序的數(shù)據(jù)嚴格控制。同時，要實現(xiàn)生產(chǎn)流程共享，這樣可以避免重復工作造成浪費，降低成本。

（5）在大數(shù)據(jù)時代，信息決定先機。利用信息獲取價值尤為重要，企業(yè)重點在分析數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)、監(jiān)督數(shù)據(jù)、評價數(shù)據(jù)方面下功夫，做好預算管理，指導企業(yè)經(jīng)營過程。同時，還要對外來數(shù)據(jù)進行保護，對客戶相關數(shù)據(jù)的保管不能忽視，建立客戶數(shù)字信息管理庫，實現(xiàn)雙贏。如，印刷企業(yè)在成書過程中，備份的文稿信息要為客戶嚴格保管，進行加密，要建立完善的數(shù)字檔案規(guī)章制度，落實管理責任制。防止信息被泄露和更改，為客戶再版時提供便利。

（6）增強法律意識，加強企業(yè)規(guī)范管理。隨著信息化管理的普及，企業(yè)電子化商業(yè)平臺的建立，商業(yè)合同與生產(chǎn)加工對象的要求都呈現(xiàn)數(shù)字信息形態(tài)，對傳入數(shù)據(jù)的各個環(huán)節(jié)加以控制，避免弄虛作假、貪污腐敗的滋生，確保工作準確性，減少工作失誤，最大限度地減少雙方矛盾和法律糾紛。在與客戶合作前，對客戶信用度進行調(diào)查，通過資信共享平臺完成客戶信息的收集、財務狀況資料收集，對盈利能力做出評價，如果發(fā)現(xiàn)客戶誠信度不夠，或者在合作過程中發(fā)現(xiàn)賬款沒有及時到賬，公司財務人員要立即警覺，啟動對外風險管理機制，及時止損，確保企業(yè)資金不受損失。在企業(yè)經(jīng)營活動中，財務部門與市場管理部門實現(xiàn)信息共享，時時跟蹤，縮短賬期，保證資金快速回籠，提高資金利用率，投入企業(yè)再生產(chǎn)，促進企業(yè)管理步入良性循環(huán)軌道。

5? ? ? 結(jié)? ? 語

數(shù)字經(jīng)濟如雨后春筍般發(fā)展壯大，但我國中小企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)管理信息化程度低，管理方式方法陳舊，抗風險能力差，中小企業(yè)啟動數(shù)字化學管理模式，必將成為中小企業(yè)轉(zhuǎn)型的拐點，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展保駕護航。

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