楊帆

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國地區(qū)農(nóng)村信用社也逐漸增多，如何作為農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理，是信用社相關(guān)單位亟待思考的一個問題。文章主要結(jié)合當前信用社檔案管理存在的問題，探討相應(yīng)的管理對策。

【關(guān)鍵詞】信用社;檔案管理;規(guī)范化;農(nóng)村信用社

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)金融的發(fā)展和市場經(jīng)濟體制改革的不斷深化，國內(nèi)信用環(huán)境有所改善，但農(nóng)村地區(qū)的信用狀況還不容樂觀。加強農(nóng)商信用社檔案規(guī)范化管理，在提升信用風險防范級別的基礎(chǔ)上，建立了客戶誠信檔案，進一步抵御誠信危機，篩選優(yōu)質(zhì)客戶，有助于農(nóng)村信用社的全面發(fā)展。

一、信用社檔案價值體現(xiàn)

首先，信用社檔案有重要的憑證價值。檔案的憑證價值是檔案不同于其他各種資料的最根本的特點。信用社檔案是確鑿的原始證據(jù)和歷史記錄。它們可以作為審查、研究、爭議、篩選和處理問題以及確定法律權(quán)利的基礎(chǔ)、義務(wù)和責任的憑證。其次，信用社檔案對于開發(fā)客戶有重要作用。信用社檔案對于客戶群體價值的開發(fā)就起到了很大的作用。個人客戶開發(fā)是開發(fā)的潛在客戶，運用客戶檔案實現(xiàn)與客戶的互動得來的。這種情況下，充分利用客戶檔案信息，把握了解客戶在想什么，需要什么樣的建議，并實施情感策略加強與客戶的交流與對話，開發(fā)新客戶并且維持客戶對公司的忠誠度，實現(xiàn)了公司與客戶價值的雙贏。另外，信用社檔案可以維護企業(yè)和客戶的利益。信用社出現(xiàn)的各種憑證匯集形成了各級信用社檔案。當信用社與客戶之間存在經(jīng)濟糾紛時，信用社的業(yè)務(wù)檔案在澄清是非，明確責任方面發(fā)揮著重要作用。同時，信用社檔案可以改善信用社的形象。良好的信譽和卓越的業(yè)績有利于樹立良好的金融企業(yè)市場形象，增強企業(yè)力量。通過收集和歸檔形成的文件、實物文件、照片文件和視聽文件，對于全面、真實、生動地提升金融企業(yè)形象起到了獨特的作用[1]。

二、農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）信息化建設(shè)不足

檔案管理信息化建設(shè)在過去一段時間內(nèi)呈現(xiàn)出各自為政的局面，根源在于缺乏統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃。再加上已建成檔案管理信息化的業(yè)務(wù)和技術(shù)性都有著非通用性，這也阻礙了檔案信息化共享的實現(xiàn)及系統(tǒng)的形成。當前，很多地區(qū)仍使用單機版的檔案管理軟件，很難適應(yīng)數(shù)字化時代的要求。即便有的地區(qū)已經(jīng)開始普及數(shù)字化的檔案綜合管理平臺，但功能尚不完善，導(dǎo)致檔案信息面臨較大的安全隱患，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

（二）安全體系缺乏

信用社在經(jīng)營以及人事、績效等方面形成了較為完善的制度，但是對于檔案安全管理方面或制度缺乏，或制度制定流于形式，不具可操作性，未嚴格按照安全管理制度落實具體的檔案管理行為和要求，常常使得信用社檔案管理存在著諸多的失范問題，直接影響到信用社檔案管理的安全性和規(guī)范化。例如，信用社檔案重實體檔案安全管理、缺乏電子檔案及其介質(zhì)的安全管理規(guī)定，以及相應(yīng)的保密規(guī)定、借閱制度等，加之未結(jié)合自身檔案管理工作實際，檔案安全管理制度流于形式，不具可操作性，沒有發(fā)揮出信用社檔案管理中的制度優(yōu)勢和應(yīng)有作用[2]。

（三）缺乏規(guī)范的管理體系

缺乏規(guī)范的管理制度也是農(nóng)村信用合作社檔案管理的重要問題之一。從理論上講，農(nóng)村信用合作社檔案管理的主要內(nèi)容有檔案的收集、歸檔、鑒定、開發(fā)以及檔案利用。但在實際情況下，農(nóng)村信用合作社檔案管理工作依舊處于簡單水平，尤其是在檔案鑒定、開發(fā)利用等方面還有很大的欠缺。這是由于檔案工作者缺乏一定的認識和專業(yè)素質(zhì)以及標準的管理體系，在實際工作中沒有正確認識自己的工作，不清楚自己的責任。所以說農(nóng)村的檔案管理工作沒有一定的保護措施，尚需完善。這樣就導(dǎo)致農(nóng)村信用合作社的檔案管理工作不夠先進，其管理效率較低，不能夠有效的提升其服務(wù)的質(zhì)量。

三、提升農(nóng)村信用社檔案管理水平的有效措施

（一）科學(xué)管理，提高效率。

完整準確的信息資源、科學(xué)規(guī)范的管理方法，是檔案利用工作的根本保障。檔案的提供利用是檔案工作的出發(fā)點和終極目的，檔案的各個工作環(huán)節(jié)最終都服務(wù)于檔案利用工作，從收集、整理、鑒定、檢索編目到安全保管，只有各個工作環(huán)節(jié)落實到位，才能實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，為檔案利用工作提供堅實的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化水平的提升，檔案部門應(yīng)及時改進檔案管理方式、強化檔案管理水平，在做好紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，逐步完善檔案電子化管理，更好地記錄各種文字、聲音、圖像和視頻信息，由過去單一的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展過渡到檔案紙版與電子版雙重管理。實現(xiàn)紙質(zhì)檢索與電子檢索并存的利用方式，對檔案資料的查全率及查準率提供雙重保障，有效提升檔案的利用效率。

（二）采用先進技術(shù)保障安全

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在信用社檔案管理中的應(yīng)用的廣度和深度前所未有，在提升信用社檔案管理的信息化水平的同時，也應(yīng)利用先進技術(shù)做好技防，提升信用社檔案安全管理的信息化技術(shù)水平。例如，在信用社檔案管理中采用消息認證技術(shù)、訪問控制技術(shù)或者密碼身份驗證技術(shù)等，為信用社檔案查詢利用構(gòu)筑一道安全防線;添置企業(yè)安全管理技術(shù)應(yīng)用方面所需的硬件設(shè)備設(shè)施。例如，為信用社檔案管理配備必要的UPS電源，使用單獨的服務(wù)器，做好物理隔離，嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)。此外，購置正版的殺毒軟件和檔案管理軟件，設(shè)置防火墻訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制技術(shù)、屬性安全控制以及只讀型防改寫措施等，做好重要電子檔案信息的雙備份，防止企業(yè)電子檔案信息遭受到外部黑客攻擊或者非法訪問、惡意改寫等，提升信用社檔案安全管理的技術(shù)水平。

（三）設(shè)定口頭信用星級標準

農(nóng)村信用社的誠信檔案主要由客戶口頭和電子檔案兩部分組成，根據(jù)口頭信用使用率高的特點，對口頭信用的采納和識別采用了星級標準，一星為最差，星越多說明客戶的信用級別也越高，更值得信賴。客戶口頭信用是前奏，電子記錄是強化，特別是針對“熟客戶”，建立比較系統(tǒng)縝密的信用走訪記錄，從客戶的承諾到最后的完成，時間無論長短，都會記錄在冊。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的速度，并節(jié)省大量的財務(wù)、人力和物力[3]。

（四）提高農(nóng)村信用合作社人員的服務(wù)意識

農(nóng)村信用合作社工作人員的工作質(zhì)量直接制約著工作人員的素質(zhì)。目前，農(nóng)村信用合作社的工作人員在工作中總體上存在著人的流動頻率高的問題，許多新招聘的人員也有問題。為此，相關(guān)的高校管理人員必須在平時學(xué)習(xí)一些法律法規(guī)知識，同時，要進行培訓(xùn)，并通過考核。通過學(xué)習(xí)專業(yè)知識以及技能，在最短的時間里，提升全體農(nóng)村信用合作社檔案管理工作人員的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率。那么，為了能夠充分的激勵農(nóng)村信用合作社的檔案管理人員的綜合素質(zhì)，我們可以把他們的日常工作表現(xiàn)一起納入績效考核中，從而更好的鼓勵他們工作。建立定期檢查、年中總結(jié)、年終考核等完整的機制，只有這樣才能從根本上激發(fā)人們的積極性和創(chuàng)造性。加強檔案工作者的工作，促進檔案管理的更好發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案意識與檔案工作的應(yīng)用成效密不可分，信用社檔案工作者應(yīng)不斷探尋新的服務(wù)方式，以超前的服務(wù)理念、優(yōu)化的信息服務(wù)，確保檔案的專業(yè)性、利用的主動性、服務(wù)的超前性，提高信息資源的利用價值。

【參考文獻】

[1]劉大鵬.試論檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）.

[2]梁威.新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強化措施[J].赤子（上中旬），2017，24（06）.

[3]劉宇.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及規(guī)范化策略[J].才智，2016，35（16）.