何文斌

[摘要] 在醫(yī)院圖書資料管理中，采用自動(dòng)化辦公模式，全面改變了傳統(tǒng)的圖書數(shù)據(jù)管理模式，提升了醫(yī)院圖書資料的管理水平，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。該文從辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)入手，分析了我國(guó)目前醫(yī)院圖書資料的辦公自動(dòng)化管理現(xiàn)狀，并探究了解決方案，以期推動(dòng)醫(yī)院圖書資料管理水平。

[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化;圖書資料;管理;醫(yī)院

[中圖分類號(hào)] G251 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）06（c）-0111-02

在世界科技信息技術(shù)發(fā)展日益增快的大時(shí)代下，醫(yī)院也需要對(duì)內(nèi)部工作進(jìn)行體制改革，推動(dòng)醫(yī)院辦公的自動(dòng)化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院圖書資料的高效管理。醫(yī)院書籍資料是記錄不同階段醫(yī)院發(fā)展的重要事件、相關(guān)人員和工作數(shù)據(jù)的重要資料，見證了醫(yī)院發(fā)展的全過程。在醫(yī)院圖書資料管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)書籍和教材的高效快速管理，這也是現(xiàn)在醫(yī)院圖書資料管理重要趨勢(shì)，也是體現(xiàn)了現(xiàn)代醫(yī)院管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

1? 基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院圖書資料管理特點(diǎn)

基于辦公自動(dòng)化的醫(yī)院圖書資料管理具有以下特點(diǎn)：①使醫(yī)院工作更高效、精確。醫(yī)院的部門種類繁多，且各部門的工作各不相同，所以圖書資料的種類也很多，有案例、病歷、文書、聲像和科研等資料，還包括一些財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施和病理方法等，這些都是醫(yī)院發(fā)展和進(jìn)步的寶貴財(cái)富，會(huì)關(guān)系到醫(yī)院的運(yùn)作和發(fā)展。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，打破了傳統(tǒng)的管理局限，實(shí)現(xiàn)圖書管理的高效、實(shí)時(shí)。②在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源的高效共享?；谵k公自動(dòng)化條件的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，可以使書籍管理更加規(guī)范、科學(xué)。提高檔案管理效率，擺脫了物理空間的限制，同時(shí)也對(duì)其他部門的工作也具有重要意義，加強(qiáng)了醫(yī)院圖書管理的私密性。③醫(yī)院圖書資料的多樣化存儲(chǔ)方式。在辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院圖書資料的存儲(chǔ)方式從紙張到文本、視頻和聲音的變化，不僅僅使資源的存儲(chǔ)空間更大，同時(shí)也開闊了圖書資料的存儲(chǔ)范圍，不受紙質(zhì)材料的使用時(shí)間的影響，對(duì)醫(yī)院工作的發(fā)展具有重要意義。

2? 醫(yī)院圖書資料辦公自動(dòng)化管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院中的大量醫(yī)學(xué)材料以各種形式記錄，例如文字和圖片等?，F(xiàn)在很多的醫(yī)學(xué)材料以數(shù)字化文獻(xiàn)的形式存儲(chǔ)，特別是十分寶貴的臨床醫(yī)學(xué)記錄，這些記錄的存在價(jià)值主要基于知識(shí)的傳承，必須進(jìn)行妥善保存。采用辦工自動(dòng)化技術(shù)對(duì)醫(yī)院圖書材料管理將促進(jìn)醫(yī)院資料管理的模塊化和技術(shù)發(fā)展，極大地便利了數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)。然而，在辦公自動(dòng)化條件下，現(xiàn)代的醫(yī)院圖書資料管理工作仍存在很多不足之處。主要有以下內(nèi)容。

2.1? 信息化管理制度不完善

當(dāng)今，我國(guó)醫(yī)院圖書資料的信息化管理仍然處于向前發(fā)展時(shí)期，許多醫(yī)院的管理系統(tǒng)和設(shè)備非常落后，不能滿足目前圖書資料管理發(fā)展的基本需求。另一方面，電子文件的存儲(chǔ)方式也存在很多安全隱患，容易泄露患者的病歷，對(duì)患者的正常生活造成不利影響。而且，許多醫(yī)院在圖書信息管理方面投入了大量資金，但由于傳統(tǒng)觀念的限制，使得圖書信息管理自動(dòng)化系統(tǒng)不完善，增加了圖書建設(shè)和信息管理的難度。

2.2? 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不先進(jìn)

由于不同地區(qū)醫(yī)院的資金狀況不同，在軟件投資的成本也大不相同。由于許多醫(yī)院的管理制度缺乏，又由于部分管理人員的水平和能力有限，在實(shí)際管理工作中，很容易導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)無法滿足書籍和資料管理的實(shí)際需要，甚至對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的后期操作造成損壞影響。

2.3? 專業(yè)圖書管理人員匱乏

以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是非常有必要的，對(duì)書籍和資料的存儲(chǔ)模式的要求也更高，需要多樣化的存儲(chǔ)模式，以確保書籍和資料的完整性和準(zhǔn)確性。然而當(dāng)下在我國(guó)從事醫(yī)院文件管理的大多數(shù)員工都是老員工。在傳統(tǒng)觀念的影響下，他們的工作模式非常簡(jiǎn)單，同時(shí)，他們對(duì)于最新的專業(yè)管理知識(shí)和操作技能的掌握較差，所以很難有效地完成現(xiàn)代醫(yī)院圖書館的材料管理，目前專業(yè)的圖書管理人員比較匱乏。

2.4? 圖書資料管理人員的業(yè)務(wù)能力有待提高

在管理和歸檔過程中對(duì)于不同種類的書籍和資料管理應(yīng)該堅(jiān)持管理原則，管理方法和管理技巧的有針對(duì)性。醫(yī)院傳統(tǒng)的圖書材料管理人員教育背景較差，知識(shí)儲(chǔ)備不足，未接受過系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。以至于其工作能力與實(shí)際工作的需要不相符。醫(yī)院圖書教材基本上由其他兼職人員完成，缺乏專業(yè)人員，兼職人員自身素質(zhì)和能力相對(duì)缺乏檔案管理原則和理論知識(shí)，直接影響到醫(yī)院圖書資料的順利運(yùn)作管理。

3? 基于辦公自動(dòng)化條件的醫(yī)院圖書資料管理措施

3.1? 實(shí)現(xiàn)圖書資料病例信息資源的一體化

辦公自動(dòng)化不僅涉及醫(yī)院書籍和材料的管理，還涉及醫(yī)院檔案和其他材料，醫(yī)院應(yīng)該建立醫(yī)療記錄信息和書籍和材料之間一體化，便于醫(yī)務(wù)人員能夠方便地訪問較全面的資源。對(duì)一般的圖書館資料和檔案信息區(qū)別開來，設(shè)置查看權(quán)限級(jí)別，系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源信息的互享，還可以實(shí)現(xiàn)等級(jí)化管理。

3.2? 增加訂閱式服務(wù)，提升服務(wù)水平

為了提高服務(wù)水平和工作效率，醫(yī)院的圖書信息管理系統(tǒng)應(yīng)該添加訂閱式服務(wù)，為部門提供訂閱和傳遞資料的服務(wù)。根據(jù)單位部門的不同有針對(duì)性地進(jìn)行訂閱，主動(dòng)提供訂閱文獻(xiàn)的引導(dǎo)。便于醫(yī)務(wù)人員開展科學(xué)研究，也方便了圖書信息管理，滿足用戶需求。在辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院圖書館管理工作應(yīng)為用戶提供更便捷的服務(wù)，如進(jìn)行用戶需求調(diào)查和制定規(guī)范的管理規(guī)定。目前，醫(yī)院書籍和材料的自動(dòng)化處理存在優(yōu)勢(shì)和困難，但總體形勢(shì)仍然向好，醫(yī)院圖書管理的辦公自動(dòng)化發(fā)展是大勢(shì)所趨。

3.3? 規(guī)范圖書資料管理體系

在擁有優(yōu)秀的圖書館管理人員后，醫(yī)院應(yīng)做好圖書館資料的規(guī)范化管理。醫(yī)院應(yīng)充分調(diào)查用戶需求，提升服務(wù)質(zhì)量，突出醫(yī)院服務(wù)的專業(yè)性。由于醫(yī)院圖書館管理工作可以提供更專業(yè)的參考咨詢服務(wù)，因此應(yīng)該由專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理，定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)圖書信息管理知識(shí)和技能，這不僅可以為用戶提供更貼心的服務(wù)，還可以實(shí)現(xiàn)圖書館信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面，圖書館管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化可以使醫(yī)療工作的針對(duì)性更強(qiáng)。書籍和材料的知識(shí)內(nèi)容側(cè)重于醫(yī)學(xué)材料，對(duì)于醫(yī)院需要更加有針對(duì)性的材料，以更好地滿足用戶的需求。例如，服務(wù)和臨床信息可以幫助醫(yī)務(wù)人員解決醫(yī)院圖書館信息用戶的知識(shí)需求，從而改善工作環(huán)境，推動(dòng)醫(yī)院圖書信息管理的辦公自動(dòng)化。

3.4? 大力引進(jìn)和培養(yǎng)圖書資料管理人才

隨著目前醫(yī)院市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)體系的不斷完善，醫(yī)院圖書和教材的數(shù)量，信息量都有發(fā)展多元化的趨勢(shì)，醫(yī)院需要積極引進(jìn)培養(yǎng)更多的專業(yè)人才來管理醫(yī)院的圖書和教材。大力引進(jìn)和培養(yǎng)圖書資料管理專業(yè)人員需要做到：①培養(yǎng)醫(yī)院圖書館信息管理人員的法律意識(shí)，根據(jù)現(xiàn)在對(duì)醫(yī)院管理人員的需求，加大信息管理，醫(yī)療信息分類技能培訓(xùn);②管理者需要不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備、管理理念等內(nèi)容，提高辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力，加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)管理，醫(yī)院運(yùn)作流程等內(nèi)容的理解;③健全醫(yī)院績(jī)效考核體系，調(diào)查管理人員的工作實(shí)施情況，可以給予優(yōu)秀員工適當(dāng)?shù)木窕蛭镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，從而促進(jìn)醫(yī)院圖書館管理工作的順利實(shí)施;最后培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，以使用醫(yī)院書籍和材料用戶需求為標(biāo)準(zhǔn)，制定更詳細(xì)，更廣泛的服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)范圍。

4? 結(jié)語

綜上所述，不斷提高醫(yī)院服務(wù)水平和醫(yī)院管理模式的提高，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院臨床管理的結(jié)合是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的重要潮流趨勢(shì)。所以，基于辦公自動(dòng)化條件，提升醫(yī)院對(duì)圖書資料的管理，不但有利于提高醫(yī)院的管理水平，還可以提高未來醫(yī)院管理中圖書資料的利用率和保存效率，在今后的圖書資料管理中，有關(guān)部門應(yīng)該同時(shí)也非常重視辦公自動(dòng)化工作，進(jìn)一步提高了醫(yī)院信息管理的效率和層次，為醫(yī)院提供更廣闊的發(fā)展空間。

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（收稿日期：2019-03-26）