潘紅 林慕嬋

【摘要】高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對現(xiàn)時各業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的大量電子文件加強管理，對提高檔案利用效率和規(guī)范高校電子文件管理工作具有重要意義。本研究是探討推進高校檔案管理規(guī)范化、服務(wù)利用社會化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案工作信息化進程，促進建設(shè)高校數(shù)字檔案資源共享平臺，能完善檔案資源館藏豐富、管理規(guī)范、利用方便進行數(shù)字檔案資料信息共享。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案資源;體系構(gòu)建

一、研究背景

近年來，對檔案信息化建設(shè)和電子文件管理進行研究的學(xué)者眾多，電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問題，而電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)是電子文件中心建設(shè)的關(guān)健技術(shù)之一。目前我國在對業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案集成共享平臺建設(shè)方面經(jīng)常采用的有二種方式，一種是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接對接式，一種是采用中間文件批量數(shù)據(jù)遷移方式，而在建設(shè)方式上大多采用業(yè)務(wù)外包形式。

目前電子文件中心建設(shè)中普遍采用的業(yè)務(wù)外包，由專業(yè)公司實施，存在管理軟件揉性不夠、自適應(yīng)程度不高的缺陷等問題，探索一種對前端系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)及全文進行格式規(guī)范，對歸檔電子文件進行批量遷移及由基層檔案管理部門對通用型檔案管理軟件進行二次開發(fā)建設(shè)電子檔案集成平臺的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統(tǒng)三種途徑實現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方式方法此電子文件集成管理方法方便快捷經(jīng)濟實用，具有較好的推廣價值。

二、高校檔案管理具有的特點

（一）高校檔案管理具有明顯的規(guī)范化

高校的檔案工作要采取科學(xué)化的管理措施就需要加強對檔案以及檔案信息等的規(guī)范化和標準化管理，這也是檔案管理工作規(guī)范化已經(jīng)成為高校檔案管理工作中最為重要的內(nèi)容之一。對高校檔案工作的重要性需要進行明確的認知，檔案館的建立需要對檔案進行更加標準化和規(guī)范化的管理，而且高校購進先進的檔案管理設(shè)備，也是為了提高檔案管理工作規(guī)范化的硬件水平。對高校檔案工作的明確化和制度化有利于建立高校檔案的管理體系，從而能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案在進行各項業(yè)務(wù)工作時更加規(guī)范，保證高效檔案館能夠發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

（二）高校檔案管理具有資源結(jié)構(gòu)多元化的特點

高校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的真實歷史，記載著教師和學(xué)生的教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)等方面的大量信息，也傳承著大學(xué)的文化和精神。高校檔案在高校的發(fā)展中發(fā)揮了巨大的作用，形成了獨具特色的管理模式和服務(wù)功能。然而，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時期，社會和高校都對檔案管理的服務(wù)功能提出了多元化需求。從創(chuàng)新服務(wù)形式、強化服務(wù)功能、加大開發(fā)力度、加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和促進資源共享等多方面共同推動高校檔案資源的社會化使用進程。

（三）高校檔案管理具有工作信息化的特點

現(xiàn)代信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都實現(xiàn)了現(xiàn)代信息資源的共享，充分利用現(xiàn)代信息資源，從發(fā)揮人的智力作用，使社會經(jīng)濟發(fā)展更加高效、優(yōu)質(zhì)的歷史進程。檔案信息化就是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)為手段，以檔案管理學(xué)為理論指導(dǎo)，按照信息時代發(fā)展的要求，依托檔案管理工作，而開展的收集、整理、保管、開發(fā)和利用檔案資源的現(xiàn)代化管理過程。高校檔案信息化就是在高校檔案管理工作中，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的巨大作用，收集、整理和利用檔案資源的過程。高校檔案信息化建設(shè)的最終目標是提高高校檔案信息的管理與服務(wù)水平，實現(xiàn)高效當信息資源的有效利用。而且，不同的信息化建設(shè)階段具有不同的階段性建設(shè)目標。

（四）高校檔案管理具有服務(wù)利用社會化的特點

高校檔案管理社會化管理是承載著市場經(jīng)濟與現(xiàn)代化的進程和發(fā)展，社會結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，社會差異成分越來越多的情況下，建立的一種新的管理模式。它符合檔案制度的公共政策創(chuàng)新：必須沿著社會化的方向發(fā)展。也就是機構(gòu)和服務(wù)對象的社會性，主要適用于流動人員人事檔案管理，這預(yù)示著更大范圍檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢，更有利于人才流動、人盡其才，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理，是適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展需求的必然產(chǎn)物。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理體系構(gòu)建

多年來，在對高校電子文件管理理論與實踐的不斷探索中，檔案界專家逐步達成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。本研究從建立歸檔數(shù)據(jù)通用格式標準和對遷移數(shù)據(jù)的標準化規(guī)范化管理及提高通用型電子檔案集成系統(tǒng)功能，開發(fā)通用型開放式可擴展自適應(yīng)檔案管理平臺的角度進行研究，是一種更適合基層檔案部門進行電子文件中心建設(shè)的方式。主要有：

（一）推進學(xué)校檔案管理規(guī)范化，建立大數(shù)據(jù)管理高校檔案。

對于檔案工作管理，由于專業(yè)術(shù)語較多，甚至一個術(shù)語在不同環(huán)境下有不同的含義，專業(yè)人員的不足使得檔案管理工作較為混亂，很多高校都是由非專業(yè)人員進行管理，這使得日常工作中出現(xiàn)的一些問題很難被發(fā)現(xiàn)，隨著問題的累積，使得高校檔案工作管理難度越來越大。為此，單純地依靠制度和條例并不能實現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化和標準化管理。而以集成管理理念為指導(dǎo)，針對高校具體情況，提出電子文件中心建設(shè)應(yīng)用方案，探索一種方便快捷經(jīng)濟實用的電子文件集成平臺建設(shè)管理模式，為高校數(shù)字檔案館、電子文件中心建設(shè)提供較好參考。

（二）采用調(diào)研、分析、對比、試驗實踐和總結(jié)等方法來解決集成系統(tǒng)存在問題，形成電子文件的批量按年度導(dǎo)出目錄數(shù)據(jù)和全文歸檔來處理數(shù)據(jù)

在收集或者訪談了解集成系統(tǒng)中存在的問題后，采用調(diào)研、分析、對比、試驗實踐和總結(jié)等方法來分析解決，各類收發(fā)文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及輸出格式，整理和優(yōu)化為建設(shè)集成平臺的基本材料。結(jié)合實際，研究基于中間文件批量遷移的電子公文格式及歸檔數(shù)據(jù)交換標準：提出集成系統(tǒng)中形成的電子文件全文及歸檔目錄數(shù)據(jù)基于表格或者中間文件的通用數(shù)據(jù)格式及電子文件封裝樣式。其次是對現(xiàn)有的通用型檔案管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)，在現(xiàn)有的主要針對庫藏實體檔案管理的平臺中增加集成系統(tǒng)的電子文件表，在檔案系統(tǒng)中定制好遷移數(shù)據(jù)表，在實踐過程中提出并完善通用型電子檔案集成平臺的功能模型。還要對將歸檔電子文件數(shù)據(jù)進行加實體分類號、檔號等初步處理后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)進行管理，將集成系統(tǒng)中輸出電子文件文件批量掛接進集成平臺中的相應(yīng)目錄下，而且電子文件上傳空間架設(shè)，并歸檔數(shù)據(jù)光盤管理。

（三）電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)外包和二次開發(fā)建設(shè)相結(jié)合，促進成高校檔案管理方法方便快捷經(jīng)濟實用

電子文件歸檔和電子檔案管理是目前高校面臨的普遍問題，電子檔案集成系統(tǒng)建設(shè)是電子文件中心建設(shè)的關(guān)健技術(shù)之一，針對目前電子文件中心建設(shè)中普遍采用的業(yè)務(wù)外包，由專業(yè)公司實施，存在管理軟件揉性不夠、自適應(yīng)程度不高的缺陷等問題，建立一種對前端系統(tǒng)中形成的電子文件元數(shù)據(jù)及全文進行格式規(guī)范，對歸檔電子文件進行批量遷移及由基層檔案管理部門對通用型檔案管理軟件進行二次開發(fā)建設(shè)電子檔案集成平臺的方式，提出用電子光盤、電子文件上傳空間及電子文件管理系統(tǒng)三種途徑實現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方式方法系統(tǒng)。更重要的是此電子文件集成管理方法方便快捷經(jīng)濟實用，具有較好的推廣價值。

（四）遷級整合集成檔案管理系統(tǒng)，形成的電子檔案移交與接收的具體實施方法

規(guī)范前端各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中處理及形成的數(shù)字檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式，探索在服務(wù)器上架設(shè)電子文件上傳空間以實現(xiàn)歸檔電子文件異質(zhì)異地備份的方法，解決集成檔案管理系統(tǒng)及其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件按年度批量歸檔問題，主要是遷級整合集成檔案管理系統(tǒng)，形成的電子檔案移交與接收的具體實施方法。這樣才能解決歸檔電子文件批量遷移進檔案管理系統(tǒng)中及其在檔案系統(tǒng)中的儲存與管理問題：也解決歸檔電子文件的異質(zhì)異地備份問題。建設(shè)與檔案管理系統(tǒng)相聯(lián)的數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為學(xué)校各部門和社會提供全方位的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。

總之，高校檔案管理和利用是高校管理工作的重要內(nèi)容，在數(shù)字化校園環(huán)境下，對現(xiàn)時各業(yè)務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的大量電子文件加強管理，對提高檔案利用效率和規(guī)范高校電子文件管理工作具有重要意義。