史曉康

（國防大學政治學院 上海 200433）

當前檔案信息化服務水平不斷提高，數(shù)字檔案館建設(shè)不斷深入，越來越多的檔案局（館）網(wǎng)站開始提供網(wǎng)絡檔案信息檢索服務。網(wǎng)絡檔案信息檢索[1]一般是指利用網(wǎng)絡檔案計算機檢索系統(tǒng)對檔案機構(gòu)提供的館藏檔案信息進行檢索，檢索結(jié)果一般為檔案目錄信息或全文信息。網(wǎng)絡檔案信息檢索的方便、快速、高效，日漸成為利用者查詢檔案信息的一種重要方式。

一、我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索的現(xiàn)狀

為了深入了解我國檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索發(fā)展現(xiàn)狀，促進網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的進一步深入發(fā)展，筆者以全國省級檔案局（館）網(wǎng)站為調(diào)查對象。由于港澳臺地區(qū)與內(nèi)地檔案事業(yè)發(fā)展差異較大，故不將港澳臺地區(qū)列入調(diào)查范圍，因此本次調(diào)查對象共計31所省級檔案局（館）網(wǎng)站。調(diào)查方式主要采取登錄網(wǎng)站訪問的方式進行，通過中國人民共和國檔案局網(wǎng)站提供的鏈接，逐個瀏覽訪問各個省級檔案局（館）網(wǎng)站，并使用其網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，通過實際的使用來分析全國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的現(xiàn)狀。需要指出的是當前檔案局（館）同時負責政府信息公開，也會涉及一些信息檢索服務。但是政府信息公開對象是現(xiàn)行文件，本文研究的對象是檔案，兩者概念不同，因此本文不涉及政府信息公開檢索服務的相關(guān)內(nèi)容。

（一）我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索開設(shè)現(xiàn)狀

在實際調(diào)查中，本次調(diào)查選取31所省級檔案局（館）網(wǎng)站作為調(diào)查對象，實際調(diào)查省級檔案局（館）網(wǎng)站數(shù)量為31所，覆蓋率為100%。在實際調(diào)查的31所省級檔案局（館）網(wǎng)站中，有24所省級檔案局（館）網(wǎng)站開設(shè)了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，其中山西檔案局（館）網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，但是以多個關(guān)鍵詞查詢都顯示暫無數(shù)據(jù)，暫不能確定山西檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務是否可用，在本調(diào)查中不將其列為開設(shè)了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網(wǎng)站，因此在本調(diào)查中開設(shè)了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網(wǎng)站為23所，8所省級檔案局（館）網(wǎng)站未開設(shè)網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，開設(shè)率為74.19%，具體數(shù)據(jù)見表1。這說明絕大多數(shù)省級檔案局（館）已經(jīng)意識到網(wǎng)絡檔案檢索服務在檔案利用中的重要作用，網(wǎng)絡檔案信息檢索服務已經(jīng)成為大多數(shù)省級檔案局（館）為檔案利用者提供的一種服務方式。與此同時也要看到，還存在一部分省級檔案局（館）未提供此項服務，網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)仍需要繼續(xù)深入推進。

表1 省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案檢索服務統(tǒng)計表

（二）我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務內(nèi)容現(xiàn)狀

在本次調(diào)查中選取的31所省級檔案局（館）網(wǎng)站中，有23所開設(shè)了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務。這23所省級檔案局（館）開設(shè)的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務有著許多相同點：均為目錄型檢索，均提供關(guān)鍵詞檢索途徑。但是各所省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案檢索服務的差異也非常大，主要體現(xiàn)在檢索結(jié)果處理、是否可以查閱原文、是否提供的其他檢索途徑。具體數(shù)據(jù)見表2。這說明提供網(wǎng)絡檔案檢索服務的省級檔案局（館）都意識到目錄型檢索是網(wǎng)絡檔案信息檢索的基本檢索類型，關(guān)鍵詞檢索是網(wǎng)絡檔案信息檢索的基本途徑。但是在其他方面，各所省級檔案局（館）的認識差異較大，導致了所提供的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務內(nèi)容差異較大。

表2 省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務內(nèi)容詳表

遼寧檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 責任者、檔號、公元紀年吉林檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 有 責任者、歸檔年度黑龍江檔局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 檔案號、責任者、文號、文件年代上海檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 有起始時間、終止時間、保管期限、檔號、責任者、主題詞、檔案價值等級江蘇檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 檔號浙江檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 無安徽檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 檔號、起始年份、終止年份福建檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 有 無江西檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 無山東檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 成文時間、責任者河南檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 責任者、時間湖北檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無檔號、密級、起時間、止時間、主題詞湖南檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無全宗號、文號、責任者、成文時間廣東檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 有 無廣西檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 無四川檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 無貴州檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 檔號、全宗號陜西檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 全宗號、年份甘肅檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 有責任者、成文日期、檔號、全宗號、文件編號新疆檔案局（館）目錄型檢索 關(guān)鍵詞 無 無 無

二、我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案檢索服務現(xiàn)狀分析

從表1和表2內(nèi)容以及實際的使用體驗來看，我國省級檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案檢索服務建設(shè)已經(jīng)取得了一定成果，但同時也存在一些問題，需要進一步地解決。

（一）我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)水平有待進一步提高

從調(diào)查的情況看，本次調(diào)查覆蓋了選定的31所省級檔案局（館）。在31所省級檔案局（館）中，23所有網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，仍有8所省級檔案局（館）未開設(shè)網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，未開通率達25.81%。我國數(shù)字檔案館建設(shè)興起于2000年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》提出要“探索檔案館電子檔案接收、保管、利用方法”，拉開了數(shù)字檔案館建設(shè)的序幕[2]。在最新發(fā)布的《全國檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要》中要求持續(xù)推進數(shù)字檔案館建設(shè)[3]。經(jīng)過了十余年的探索、試點，現(xiàn)在已全面鋪開，然而作為數(shù)字檔案館重要功能之一的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，在省級檔案局（館）中仍有近四分之一未開通，這反映出網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)水平不足，也反映出數(shù)字檔案館建設(shè)的不足。此外，在已有網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）中，建設(shè)水平也是參差不齊，有待提高。以山西省檔案局（館）為例。山西省檔案局（館）建設(shè)了數(shù)字檔案館，也開放了相應的檢索入口用來提供網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，但是以山西省相關(guān)的多個關(guān)鍵詞進行檢索，均顯示暫無數(shù)據(jù)，盡管暫不能確認山西省檔案局（館）網(wǎng)站是否有實際的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，但是就調(diào)查期間而言是沒有實用價值的。

（二）我國省級檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務規(guī)范性有待進一步提高

目前我國省級檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，但是相關(guān)標準和規(guī)范的缺失，導致網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)五花八門、風格迥異。盡管各個省級檔案局（館）網(wǎng)站提供的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務功能是基本相同的——查找檔案目錄信息。但是在實現(xiàn)方式上，幾乎沒有任何兩個省級檔案局（館）網(wǎng)站之間是相同的。這就直接導致了兩個問題：一是各個省級檔案局（館）網(wǎng)站提供的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務中可以使用的檢索功能各不相同。從表2可以看出，除了在檢索類型和基本檢索途徑上各省級檔案局（館）達成了驚人的一致外，在其他網(wǎng)絡檔案信息檢索服務功能上的設(shè)置，各省級檔案局（館）就莫衷一是了。是否提供檢索結(jié)果的處理，提供怎樣處理方法；是否提供除關(guān)鍵詞之外的檢索途徑，除了關(guān)鍵詞檢索還要提供什么檢索途徑。在這些問題上，各個省級檔案局（館）網(wǎng)站采取的解決方案都不同。二是各個省級檔案局（館）提供的可供檢索內(nèi)容不盡相同。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第四章第十九條規(guī)定，國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。那么網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)應該覆蓋的內(nèi)容有舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案和中華人民共和國成立后的檔案。然而各個省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務覆蓋的檔案范圍不盡相同。例如陜西省檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務僅提供民國時期的檔案目錄信息；吉林省檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務僅提供建國后檔案目錄信息；浙江省檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務提供清代、民國和建國后的檔案目錄信息；安徽省檔案局（館）則提供明代、清代、民國、革命歷史檔案和建國后檔案目錄信息。

（三）我國省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務易用性有待進一步提高

目前我國各省級檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的建設(shè)模式主要是合同業(yè)務管理，即通常所說的外包。一方面極大地促進了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的建設(shè)效率和建設(shè)水平，另一方面也讓各省級檔案局（館）可以更好地專注于檔案工作本身。然而由于缺乏關(guān)于網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的相關(guān)規(guī)范，以及承包公司的資質(zhì)良莠不齊等問題，導致各個省級檔案局（館）網(wǎng)絡檔案信息檢索服務之間存在差距，主要體現(xiàn)在易用性。網(wǎng)絡檔案信息檢索服務易用性的差異主要體現(xiàn)在兩方面。一是網(wǎng)絡檔案信息檢索服務延遲性。在使用各省檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務時，部分省級檔案局（館）網(wǎng)站的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務能夠及時地反應，即時地展示檢索結(jié)果。如浙江省檔案局（館）網(wǎng)站和福建省檔案局（館）網(wǎng)站。同時，不少的省級檔案局（館）網(wǎng)站網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的延遲性較高，如湖北省檔案局（館）網(wǎng)站和上海市檔案局（館）網(wǎng)站。二是網(wǎng)絡檔案信息檢索服務入口的設(shè)置。網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，是利用者在線利用檔案信息最方便的方式，應當設(shè)置在檔案局（館）網(wǎng)站醒目的地方。如北京檔案局（館）網(wǎng)站、天津檔案局（館）網(wǎng)站等都在網(wǎng)頁首頁設(shè)置了相應入口，方便利用者使用。部分省級檔案局（館）將入口設(shè)置在二級類目中，利用者需要切入相應的一級類目才能找到入口。如四川檔案局（館）網(wǎng)站和遼寧檔案局（館）網(wǎng)站。極少數(shù)省級檔案局（館）網(wǎng)站將入口設(shè)置在三級類目中，要經(jīng)歷三次查找才能找到檢索入口。如廣西檔案局（館）網(wǎng)站。

三、我國網(wǎng)絡檔案信息檢索服務發(fā)展策略

（一）提高我國網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)水平

網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，是利用者利用數(shù)字檔案資源的主要入口，能讓利用者精確地查找其所需要和感興趣的檔案信息。數(shù)字檔案館在我國已經(jīng)經(jīng)歷了十余年的建設(shè)，網(wǎng)絡檔案信息檢索服務是數(shù)字檔案館的主要服務入口之一。目前網(wǎng)絡檔案信息檢索服務在省級檔案局（館）網(wǎng)站中仍未達到100%的覆蓋率，在已有網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的省級檔案局（館）網(wǎng)站中，仍存在不能使用或者使用體驗極差的現(xiàn)象。這些都說明我國網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)仍需要加強，仍需要進一步提高。首先要實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的全覆蓋，做到每一個省級檔案局（館）網(wǎng)站都提供網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，讓利用者在每一個省級檔案局（館）網(wǎng)站都能自如地檢索需要或者感興趣的檔案信息。其次，要擺脫網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)中存在的“重面子，輕里子”問題[4]。在檔案局（館）網(wǎng)站解決了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務有沒有的問題之后，就不關(guān)心網(wǎng)絡檔案信息檢索服務是否能用；在解決了網(wǎng)絡檔案信息檢索服務能不能用的問題之后，就不關(guān)心網(wǎng)絡檔案信息檢索服務好不好用。不能用或者不好用的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務對于利用者而言，其存在的價值都是極低的。

（二）推進我國網(wǎng)絡檔案信息檢索服務規(guī)范化建設(shè)

當前我國省級檔案局（館）網(wǎng)站網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)差異性較大，規(guī)范性不足，在檢索服務具有的功能和檢索服務涵蓋的內(nèi)容方面都存在較大的差異，這一定程度上和網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)缺乏相關(guān)標準和法規(guī)有一定的關(guān)系。規(guī)范性的缺失，一方面會提高利用者在使用不同檔案館網(wǎng)站時的學習成本，降低利用效率和利用興趣，阻礙網(wǎng)絡檔案信息利用的推廣；另一方面會影響未來網(wǎng)絡檔案信息檢索的普及，受限于各個地區(qū)的建設(shè)標準不同、遵照的法規(guī)不同，集約化、統(tǒng)一化建設(shè)就會受到極大影響，并且未來各個地區(qū)的互聯(lián)互通和一站式聯(lián)合檢索建設(shè)也會受到極大的影響[5]。因此，網(wǎng)絡檔案信息檢索服務建設(shè)亟需各類標準和法規(guī)的出臺，讓檔案信息檢索服務建設(shè)更加規(guī)范。從而使當前網(wǎng)絡檔案信息檢索服務更加統(tǒng)一、正規(guī)，讓利用者能夠更加便利地使用檔案信息檢索服務，同時為未來檔案信息檢索服務的升級和聯(lián)合打好基礎(chǔ)，提供可能性。首先可以讓部分省級檔案局（館）聯(lián)合試點網(wǎng)絡檔案信息檢索服務的標準和法規(guī)。在實踐中完善以后，再將成熟的標準和法規(guī)向全國推廣，提高我國網(wǎng)絡檔案信息檢索的規(guī)范性，增強我國網(wǎng)絡檔案信息檢索的整體性和系統(tǒng)性，從而使利用者可以更加方便、順暢地使用網(wǎng)絡檔案信息檢索服務。

（三）推進我國網(wǎng)絡檔案信息一站式檢索平臺建設(shè)

目前網(wǎng)絡檔案信息檢索建設(shè)仍呈現(xiàn)分散化的特點，缺乏有效的聯(lián)合。利用者需要多個檔案館信息時，要同時使用多個檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，會使利用者的利用效率大打折扣。網(wǎng)絡檔案信息一站式檢索平臺將會有效解決這個問題，讓利用者更加便捷、順暢地檢索網(wǎng)絡檔案信息。當前我國已經(jīng)建設(shè)了中國開放檔案共享平臺，一定程度上起到了網(wǎng)絡檔案信息一站式檢索平臺的作用[6]。但與此同時也應該看到，中國開放檔案共享平臺建設(shè)還很不充分。一方面當前中國開放檔案共享平臺能夠檢索到的檔案信息還有很大的局限性，不能夠有效覆蓋全國的檔案信息資源；另一方面中國開放檔案共享平臺提供的檔案信息的標準尚不統(tǒng)一，來自不同檔案館的信息資源能夠提供的信息不盡相同。中國檔案信息共享平臺代表著我國網(wǎng)絡檔案信息一站式檢索平臺建設(shè)的階段性成果，是我國網(wǎng)絡檔案信息一站式檢索平臺建設(shè)的有益嘗試，為利用者利用網(wǎng)絡檔案信息提供了一定的便利。同時也要看到目前我國一站式檢索平臺的建設(shè)標準仍有很大欠缺，不能有效聯(lián)合各提點各省級檔案局（館）的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務，需要進一步開發(fā)建設(shè)。