趙勇

一、檔案管理創(chuàng)新實施背景

項目文件是項目檔案的前身，貫穿工程基建項目全過程。在施工企業(yè)檔案中，項目檔案占據(jù)很大的份額，是施工企業(yè)檔案資源的重要組成部分。如何齊全、完整、準(zhǔn)確接收項目檔案，充分發(fā)揮項目檔案可利用性和可開發(fā)性，成為施工企業(yè)需要關(guān)注、解決的重要問題。

以往傳統(tǒng)檔案管理只是被動接收、管理項目檔案，項目部交什么檔案，企業(yè)就接收什么檔案，至于移交的項目檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確，脫離企業(yè)檔案管理人員的控制范疇，從而造成項目一味追求滿足業(yè)主需求，以移交業(yè)主竣工檔案為最終目的，忽視企業(yè)對項目檔案管理的要求，人為隔斷了項目檔案與企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，影響了企業(yè)館藏檔案的質(zhì)量，給館藏檔案的開發(fā)和利用制造了很大的困難。另一方面項目結(jié)束后，項目部忽視歸檔資料的管理，造成項目資料的大量流失，給日后資料查詢、利用帶來了困難。

項目文件的好壞直接影響企業(yè)檔案的質(zhì)量。通過一些失敗的案例，企業(yè)逐步認(rèn)識到項目檔案管理的重要性，通過檔案管理創(chuàng)新，整合企業(yè)檔案人力、物力資源，對項目進(jìn)行合理的配置。在管理和利用館藏檔案的同時，銳意進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平在短時間內(nèi)得到提升，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支撐。

二、檔案管理創(chuàng)新措施

（一）工程前期

1.將項目檔案管理納入項目合同管理中

項目投標(biāo)階段，公司檔案介入投標(biāo)文件的編寫中。項目中標(biāo)后，將項目文件管理、竣工資料要求納入施工合同中，加強(qiáng)源頭控制，嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。

2.開展項目開工前的檔案技術(shù)交底工作

在項目開工前，公司對項目檔案員進(jìn)行檔案技術(shù)交底，統(tǒng)一印制文件、圖紙發(fā)放登記臺賬，規(guī)范項目文件管理流程。宣貫國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，提出公司檔案管理要求，從項目開始規(guī)范項目檔案管理工作。

3.建立項目檔案管理體系，為項目檔案工作提供組織基礎(chǔ)保障

項目部成立后，建立項目部檔案室，隸屬施工管理部，作為項目文件管理的歸口部門。從項目前期，就明確項目檔案管理工作由項目總工程師負(fù)責(zé)，并成立了項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，設(shè)置了1-2名專職檔案員，持證上崗，負(fù)責(zé)施工全過程檔案管理工作。建立健全項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為項目檔案提供了組織保障，使項目檔案管理進(jìn)程取得了全方位控制。

4.完善檔案制度建設(shè)，為項目檔案提供制度保障

為確保檔案工作有序規(guī)范開展，根據(jù)項目情況，公司先后編制《項目文件管理細(xì)則》、《項目文件管理考評細(xì)則》、《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》等程序文件，為項目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確提供了制度保障。

5.加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)宣貫，提高全員檔案管理意識

項目文件數(shù)量大，項目周期短，參建人員多，給項目檔案工作帶來了難度。項目部成立初，組織項目部全體人員進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)。通過文字、圖片、視頻等多種形式展示公司檔案工作成果，列舉以往案例，使廣大員工認(rèn)識到項目檔案管理的重要性。改變以往“重建輕檔”的傳統(tǒng)思想，檔案意識有了進(jìn)一步的提高。

6.配置檔案設(shè)施，為項目檔案管理工作開展提供物質(zhì)保障

項目部確保檔案室具備獨立空間， 保證檔案室保存項目文件的區(qū)域具備防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水功能。在此基礎(chǔ)上， 完善落實項目文件安全責(zé)任制度， 將維護(hù)項目文件實體安全工作作為項目檔案管理的一項基礎(chǔ)任務(wù)。通過配備專用檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備， 滿足項目文件保管工作需求， 消除實體文件安全隱患，確保項目文件安全保管。

其次，為順應(yīng)信息時代檔案管理工作革新的要求，配備計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、文件服務(wù)器等設(shè)備，實現(xiàn)項目文件的電子化管理。

（二） 施工階段

項目文件收集與施工同步性是項目檔案管理工作所面臨的一個主要問題。在公司的直接指導(dǎo)下，項目部在完善規(guī)章制度和程序文件的基礎(chǔ)上，會同各專業(yè)，即時對項目文件進(jìn)行跟蹤、記錄、統(tǒng)計和同步性審查， 保證項目文件管理與項目施工進(jìn)程同步。

1.制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件

通過制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件，確定項目文件的收集范圍、方式、時間以及項目文件的整理、組卷、裝訂、移交辦法。制定《項目文件管理細(xì)則》程序文件，細(xì)化對外發(fā)文、收文、圖紙管理流程，利用信息集成管理系統(tǒng)中的“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊，實現(xiàn)對外發(fā)文的紙質(zhì)分發(fā)和對外發(fā)文的電子登記。收文、圖紙的電子分發(fā)和登記。建立項目文件的索引，便于施工過程中的查找和利用。

2.制定《項目文件管理考評細(xì)則》程序文件

通過制定《項目文件管理考評細(xì)則》對項目檔案管理進(jìn)行檢查、督促。檢查方式有兩種。第一、通過查詢信息集成管理系統(tǒng)中“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊中上傳文件數(shù)量及內(nèi)容，實現(xiàn)對項目文件管理的網(wǎng)絡(luò)檢查。第二、通過深入項目部，對項目文件管理實行實地檢查。

3.實行檔案信息月報制

每月5日前，要求各項目部將上月各項目施工進(jìn)度、項目文件管理情況、參與的主要施工生產(chǎn)活動、竣工資料編制情況等信息以及需要協(xié)調(diào)問題以月報的形式匯總到公司。便于公司對項目檔案管理實現(xiàn)全程掌控，并及時解決項目存在問題。

4.集中、分類管理項目文件、保證項目文件安全

針對項目文件因人員流動、文件存儲地點、方式的改變等因素造成大量流失的現(xiàn)狀，以及項目文件經(jīng)常返工的現(xiàn)象，公司在各項目部配置文件服務(wù)器，作為項目文件的存儲空間。要求各項目部將掃描的和可編輯的電子版文件按來源、類別和專業(yè)存儲在文件服務(wù)器上，集中存放，分類管理、設(shè)置權(quán)限。這樣就可杜絕因人為或設(shè)備原因造成的項目文件丟失現(xiàn)象，同時在項目文件需修改的情況下，及時提供原始的可編輯電子文件，縮短項目文件的修改時間。而且配置文件服務(wù)器還便于項目文件在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的查詢和利用。文件服務(wù)器具備備份功能，保證項目文件的存儲安全。

5.加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質(zhì)量

公司采購了《筑業(yè)云資料管理軟件》，提供項目部使用，加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質(zhì)量。 筑業(yè)云資料管理軟件是按照國家、行業(yè)、各省市規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時考慮到施工中的實際情況，將工程中涉及到的資料表格：A類工程準(zhǔn)備階段文件，B類監(jiān)理資料，C類施工資料，D類竣工圖，E工程竣工文件等，一一制作了模板，并填寫了范例，以方便廣大的工程技術(shù)人員使用和參考借鑒。

6.實行項目文件按單位工程收集

按DL/T241《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，竣工資料以單位工程為單位進(jìn)行組卷。在施工過程中，公司要求項目部在項目文件的收集方式上同樣采用以單位工程為單位進(jìn)行收集。公司編制土建、安裝《竣工資料目錄》，發(fā)放給項目部，項目部根據(jù)本項目的實際情況，對《竣工資料目錄》進(jìn)行識別，形成本項目的《竣工資料目錄》，作為施工過程中項目文件收集的依據(jù)。通過此方法，可根據(jù)施工進(jìn)度，對照《竣工資料目錄》，查漏補(bǔ)缺，實現(xiàn)項目文件收集與施工同步。每月5日之前，項目部編制《單位工程資料完成情況一覽表》報送至公司，公司對其進(jìn)行匯總，提出好的方面，指出不足之處，全面掌控項目文件收集情況。

7.加強(qiáng)對項目檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員自身素質(zhì)和工作能力

公司通過每年的檔案集中培訓(xùn)班，邀請中電協(xié)、檔案局等資深檔案專家對項目檔案人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的宣貫，指出項目檔案管理的通病及解決方法。通過優(yōu)秀項目部代表介紹本項目的先進(jìn)管理理念，拓展項目檔案員的視角。項目檔案員借集中培訓(xùn)契機(jī)，共同探討，獻(xiàn)計獻(xiàn)策，完善項目檔案管理方式，提高項目檔案管理水平。

另外公司要求項目檔案人員改被動收發(fā)的傳統(tǒng)工作方式，為主動提供服務(wù)的工作態(tài)度。不僅要求熟練掌握檔案管理專業(yè)知識、操作技能，還要不斷擴(kuò)展學(xué)習(xí)視野，努力學(xué)習(xí)電力建設(shè)施工所涉及到的其他專業(yè)基礎(chǔ)理論知識，尤其是信息化文件管理工具的使用，做到電力建設(shè)行業(yè)整體流程步驟了然于心，有利于項目檔案員了解項目文件內(nèi)容，提高項目檔案員自身素養(yǎng)，培養(yǎng)出項目檔案工作亟需的復(fù)合型人才。

8.建立全員參與的項目檔案管理體系

要求項目檔案員拋棄傳統(tǒng)的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強(qiáng)與業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方的聯(lián)系，了解他們對項目檔案管理的要求，取得他們對項目檔案管理工作的支持，保證項目檔案的質(zhì)量。同時加強(qiáng)與項目部各部門和協(xié)作單位的合作，起到上傳下達(dá)，承前啟后的作用。積極參與到項目管理工作中去，落實“四參加”制度。一是參加與工程管理相關(guān)會議及質(zhì)量檢查， 這有助于幫助檔案管理人員了解現(xiàn)場施工整體進(jìn)度， 從而制定項目檔案控制節(jié)點目標(biāo)， 做到全程關(guān)注、超前管理， 同時也能夠加強(qiáng)檔案員與項目部領(lǐng)導(dǎo)的溝通， 讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作情況及出現(xiàn)的問題， 做到及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題;二是參加重要設(shè)備、儀器開箱活動， 檔案員在開箱工作中參與設(shè)備檔案驗收工作， 并及時填寫開箱驗收單進(jìn)行登記造冊;三是參加項目建設(shè)竣工驗收工作， 在驗收工作中發(fā)揮檔案員的職權(quán)， 對項目檔案的完整性、真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行把關(guān)， 確保項目檔案竣工移交工作順利進(jìn)行; 四是參加項目科研成果的審定， 項目生產(chǎn)過程中所有的科研課題材料都是項目知識成果的重要組成部分， 檔案員可以從知識管理的角度更好的對其進(jìn)行開發(fā)利用， 做好項目檔案編研等開發(fā)利用工作。

加強(qiáng)項目部其他部門管控項目文件的職責(zé)。項目文件管控工作并不僅是檔案室的責(zé)任，同時也與其他部門密切相關(guān)。項目文件格式的規(guī)范性屬于檔案室的職責(zé)范圍， 而文件內(nèi)容的規(guī)范性由不同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。這就使得不同的文件類型有著不同的責(zé)任主體， 例如材料、設(shè)備文件的控制主體為物資管理部門，施工記錄的控制主體為施工管理部門各專業(yè)和專業(yè)公司。因此， 要想實現(xiàn)項目文檔的全過程控制， 僅僅依靠檔案員的努力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠， 項目部其他部門工作人員要接受全員參與、全員管理的文件管理理念， 予以積極的協(xié)調(diào)與配合。

9.加強(qiáng)施工過程資料的管理

針對公司出現(xiàn)的工程決算糾紛，項目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進(jìn)一步增強(qiáng)證據(jù)意識，防范風(fēng)險，規(guī)范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業(yè)主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產(chǎn)生的，由檔案室收發(fā)的項目文件原件、圖紙以及收發(fā)臺賬必須移交公司，作為資料保管。作為經(jīng)濟(jì)糾紛的憑證。待項目所有債權(quán)債務(wù)處理完畢，即可銷毀。

（三） 竣工驗收

1.提前介入項目竣工檔案編制、移交工作

項目竣工前，公司深入項目部，對竣工檔案編制工作進(jìn)行交底，會同業(yè)主、

監(jiān)理對竣工檔案模板進(jìn)行會審，確定竣工檔案的格式及內(nèi)容，并推廣執(zhí)行。公司要求項目部制定竣工檔案編制計劃。將單位工程竣工檔案的初步組卷時間、完成時間、責(zé)任人一一落實，責(zé)任到人，建立竣工檔案編制、移交獎懲機(jī)制，促進(jìn)竣工檔案編制、組卷速度。

2.做好竣工檔案的審查、跟蹤工作

竣工檔案的審查工作包括技術(shù)審查和檔案審查。 技術(shù)審查應(yīng)對竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)行審查， 由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求： （1） 按工程管理程序、施工程序?qū)彶槭┕の募纬傻耐暾?（2） 依據(jù)現(xiàn)場施工實際情況審查施工記錄內(nèi)容的真實、可靠程度;（3） 依據(jù)國家、電力行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范審查施工文件的用表、施工文件的質(zhì)量和有效性進(jìn)行審查。檔案審查應(yīng)對竣工檔案的齊全、完整、成套、系統(tǒng)整理、歸檔文件的質(zhì)量和有效性進(jìn)行審查， 由檔案員負(fù)責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求： （1） 參照歸檔范圍審查移交竣工檔案的齊全、完整、成套及歸檔文件質(zhì)量情況;（2） 按系統(tǒng)整理要求審查竣工檔案分類的科學(xué)性， 組卷、排列的合理性， 編目的規(guī)范性等;（3） 按文件的質(zhì)量和編制要求審查文件形成、編制等質(zhì)量情況。竣工檔案組卷完成后，項目部必須進(jìn)行檔案和技術(shù)自檢，自檢通過后填寫《竣工檔案案卷質(zhì)量審查簽證》，交監(jiān)理和業(yè)主審查。審查過程中填寫《各專業(yè)綜合文件卷及單位工程卷竣工資料組卷情況跟蹤表》，對竣工資料完成流程做一標(biāo)記。

3.抓好竣工檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化和錄入關(guān)

對于項目檔案的竣工移交工作來說， 除了需要將項目建設(shè)過程中形成紙質(zhì)版檔案原件向業(yè)主和公司移交，還需將紙質(zhì)檔案數(shù)字化同步上傳到業(yè)主和公司要求的檔案管理系統(tǒng)中。從硬件保證方面，公司配備專業(yè)的檔案掃描設(shè)備，用以保證A3、A4幅面紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需求。其次，在數(shù)字化工作階段，充分利用項目部人員協(xié)助完成數(shù)量巨大的掃描工作，提高檔案數(shù)字化的工作效率。在完成基礎(chǔ)檔案數(shù)字化掃描工作后，還需要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求對掃描后的電子格式檔案開展檢查工作，一是要保證數(shù)字化檔案的內(nèi)容和數(shù)量與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保檔案數(shù)字化工作的完整性。二是掃描后的電子文件需保證格式的統(tǒng)一性，紙質(zhì)檔案全文掃描的文件一般以PDF圖像文件為通用格式，掃描范圍包括案卷中的文件、圖紙等在內(nèi)的所有文檔， PDF文件需采用200dpi 分辨率掃描; 照片檔案掃描格式應(yīng)為JPEG圖像文件， 采用100dpi，24位色深分辨率掃描， 以大于80dpi的圖像質(zhì)量保存。在實際工作中，具體掃描格式也可根據(jù)業(yè)主單位的要求確定。三是需要對完成掃描后的檔案進(jìn)行編目工作， 以案卷為單位通過數(shù)字形式進(jìn)行編號，并同步錄入到業(yè)主、公司檔案管理系統(tǒng)中。業(yè)主和公司的分類號有差別。業(yè)主是以“8大類-基本建設(shè)（自身建設(shè)）”進(jìn)行編目的;而公司是以“6大類-產(chǎn)品（工程）”進(jìn)行編目的。保管期限也不同，要區(qū)別對待。

三、檔案管理創(chuàng)新取得的效果和影響

2018年，公司對庫存檔案進(jìn)行梳理，將長年積壓的項目竣工資料進(jìn)行整理、編目、編檔，上架。將案卷目錄輸入信息集成管理系統(tǒng)科技檔案管理庫中，建立目錄檢索。共完成6個項目竣工資料的整理、編檔、上架工作;為防止項目竣工資料的積壓，公司還編制了項目檔案移交公司規(guī)定。對移交公司項目檔案的范圍、技術(shù)要求及歸檔紙質(zhì)文件和電子版文件份數(shù)等做了詳細(xì)的規(guī)定，要求項目部在移交竣工資料后，及時進(jìn)行整理、編檔、上架工作，同時在信息集成管理系統(tǒng)歸檔平臺中建立項目竣工檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，對重大項目，逐條掛接電子版，建立全文索引。共完成6個項目竣工檔案的整理、編檔、上架工作，其中1個項目實現(xiàn)了項目檔案的全文索引。這樣有利于公司檔案的保管和利用。

公司館藏檔案在項目建設(shè)和生產(chǎn)過程中為實際工作提供參考和借鑒。經(jīng)合理、有效的開發(fā)利用，為公司的經(jīng)濟(jì)糾紛提供憑據(jù) （2018年全年共調(diào)閱檔案419次， 給5個項目的經(jīng)濟(jì)糾紛提供憑據(jù)）; 與此同時，館藏檔案也為項目創(chuàng)優(yōu)活動提供有力的支撐， 成為公司自身知識資源的重要組成部分， 為公司類似項目的建設(shè)提供可借鑒的有效經(jīng)驗， 推動公司整體管理水平的提高。

經(jīng)培訓(xùn)和實踐，各項目部涌現(xiàn)出大量復(fù)合型檔案管理人員。他們不僅能夠熟練掌握自身專業(yè)知識和操作技能，還對電建施工其他專業(yè)有所了解，能夠勝任項目檔案管理工作。