韋琳

摘 要：高校作為教學科研的主陣地，很多優(yōu)秀的教學科研成果都保存在高校的檔案館中?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)使得高校檔案管理的信息化得以實現(xiàn)，借助計算機技術(shù)，優(yōu)化高校檔案管理的信息化建設迫在眉睫。因此，本文以高校檔案管理信息體系建設的優(yōu)化機制作為研究對象，針對目前高校檔案管理信息化出現(xiàn)的一系列問題，提出相應的優(yōu)化對策，提高管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，加大高校檔案信息化的資金投入，制定健全的管理制度等。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;信息體系建設;優(yōu)化機制

高校檔案中保存著很多教學以及科研的重要成果，因此做好高校檔案的管理工作非常重要。隨著信息化在各個領(lǐng)域的逐步實現(xiàn)，高校檔案管理信息體系的建設已經(jīng)成為高校信息化建設的關(guān)鍵部分。

一、高校檔案管理信息體系建設的構(gòu)成

1.設計檔案信息化的管理體制。檔案信息化是應對當前計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及的創(chuàng)新之舉，是檔案管理與時俱進的表現(xiàn)。檔案信息化的外界推力是信息技術(shù)在高校檔案管理中的普及。檔案信息化就是把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案，把傳統(tǒng)的人力操作為主的管理模式轉(zhuǎn)化為計算機管理。高校檔案管理的信息化建設首先要根據(jù)總體布局，設計出合理的檔案信息化的體制。

2. 制定檔案信息體系的標準。開展檔案信息化建設之初，一定要制定檔案信息化的各項標準，以保證各項活動都有章可循，提高信息化建設的有效性。檔案信息化，即以數(shù)字形式存儲檔案的內(nèi)容，假如沒有統(tǒng)一的標準，各個單位之間的信息互不相通，將會影響到各單位之間的信息交流和共享。因此制定統(tǒng)一的檔案信息化標準是信息化建設的重要準備工作。

3. 開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)。為了有效發(fā)揮信息化建設給檔案管理帶來的優(yōu)勢，需要根據(jù)檔案管理的使用需求，開發(fā)和設計適合用戶的信息化系統(tǒng)，借助檔案信息化的系統(tǒng)優(yōu)勢提高對高校檔案信息化的管理水平。構(gòu)建檔案信息化的系統(tǒng)不僅可以提高檔案管理的效率，還可以極大減輕管理人員的工作強度。

4. 培養(yǎng)檔案信息體系的人才。檔案信息化建設離不開精通計算機技術(shù)的人才。而目前的現(xiàn)實情況是，檔案館的一些老員工并不能熟練操作計算機，進行網(wǎng)站的后臺維護、公眾號信息的及時更新等等業(yè)務，而互聯(lián)網(wǎng)成為人們獲取信息的主要渠道的現(xiàn)實，迫使檔案館的工作人員一定要提高對計算機的熟練操作技能。因此可以通過高薪聘用新型人才，加強對在職員工的計算機技術(shù)培訓等方式來培養(yǎng)人才。

二、檔案管理信息體系建設的好處

檔案館信息化的實現(xiàn)不僅可以改善傳統(tǒng)檔案的收集歸類的形式，還能夠逐步實現(xiàn)檔案原件的封存，加快實現(xiàn)檔案信息的無紙化服務。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及的背景下，檔案館逐漸實現(xiàn)信息化，將分散在不同地方，以不同載體形式收錄的信息資源采用數(shù)字化的存儲方式，達到資源共享，及時提取信息的預期目標。檔案的信息化可以達到多方面的便利，不僅可以做到一次性地歸類和整理檔案，改變傳統(tǒng)的多次人工歸檔的繁瑣，節(jié)約時間和精力，還可以根據(jù)用戶需求快速地建立新的數(shù)據(jù)庫，達到對檔案的高效利用以及科學化的管理。和傳統(tǒng)的檔案不同，檔案的信息化有著諸多的優(yōu)勢，最顯著的優(yōu)勢是，可以提高信息檢索的效率。

三、 高校檔案管理信息體系建設需要遵循的原則

檔案信息化是一種新興的事物，在檔案管理信息化建設的進程中必然會遇到很多前所未有的挑戰(zhàn)，因此一定要重新整合檔案管理的基本原則。

1.“雙軌制”是信息化建設的基本原則之一，雙軌制要求不拋棄原有的以紙質(zhì)為主的檔案，形成以紙質(zhì)檔案為正本，數(shù)字化檔案信息作為主要表現(xiàn)形式的管理模式。雙軌制方便用戶借閱原始的紙質(zhì)檔案，也便于用戶通過網(wǎng)絡參閱數(shù)字化的檔案信息。數(shù)字化的檔案信息可以極大提高檔案檢索和使用的效率，而現(xiàn)在大多數(shù)用戶選擇數(shù)字化的檔案信息，還可以加強對一些珍稀的紙質(zhì)檔案的保存。

2.全周期的管理原則。檔案管理工作并不僅僅包括存儲檔案以及方便用戶借閱檔案，它其實是對檔案進行全周期的管理，所謂全周期是指從檔案的產(chǎn)生、存儲、借閱直到銷毀的整個周期。全周期管理的難點在于檔案館的工作人員進行崗位接替時，老員工在離職前一定要向新員工交代清楚所有的注意事項。最好做到新員工跟隨老員工進行為期至少3個月的學習，這樣新員工就能夠迎刃有余地從事檔案的管理工作，也能保持對檔案管理的全周期無縫隙管理。

四、高校檔案管理信息體系建設的現(xiàn)狀

近幾年來，很多高校意識到檔案管理信息化建設的重要性，因此投入了較多的人力和物力用于檔案管理的信息化建設中。雖然取得了初步的成效，但是還有很多需要改進和完善的地方。

1.管理理念缺乏創(chuàng)新性。高校的檔案管理大多沿襲著傳統(tǒng)的管理理念，依然停留在只重視檔案的保存，極少思考如何借助互聯(lián)網(wǎng)的東風吸引更多的用戶，更新檔案管理的理念，提高檔案的利用效率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及促使高校的檔案管理不能再因循守舊，而應該創(chuàng)新理念，提高服務意識，滿足用戶的不同層次的需求。

2.檔案管理不夠開放。目前，很多高校的檔案管理依然處于各自為營的狀態(tài)，各個高校檔案館之間的溝通和聯(lián)系較少。各高校的檔案館獨自摸索管理信息化的有效措施，效率低。高校之間的檔案館可以展開合作，交流各自在管理信息化建設中的經(jīng)驗，這就可以避免工作的盲目性，極大提高每個高校檔案管理信息化建設的效率，有利于盡快實現(xiàn)全國高校檔案管理的信息化建設。

3.檔案管理的專業(yè)人員匱乏。精通檔案信息化建設的管理人員匱乏是制約檔案信息化建設的一個重要原因，現(xiàn)有的很多檔案管理人員對檔案的管理工作認識不到位，檔案收集不及時，收集歸類不標準，保管不嚴格等情況比較常見，因此一定要提高檔案管理人員的檔案意識。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給檔案的信息化管理帶來了很多積極的變化，但是檔案館的工作人員并沒有隨之改變。一些工作人員依然默守陳規(guī)，對于互聯(lián)網(wǎng)的運用不熟練，檔案意識相對較薄弱，種種原因?qū)е聶n案館的工作不能滿足大眾的需求，因此一定要采取有效的措施提升高校檔案信息化管理的水平。

4.相應的軟件和硬件設施落后。在計算機普及化的今天，雖然高校的檔案管理也采用計算機管理，但是所配備的儀器大多比較落后，導致檔案信息的輸入和存儲處于基礎(chǔ)水平的狀態(tài)。而目前用戶對于檔案信息的服務水平提出了更高的要求，當前的硬件設施并不能滿足高層次用戶的需求。此外高校的檔案管理的軟件技術(shù)也急需改進，沒有開發(fā)專門的方便用戶檢索和預覽的網(wǎng)絡平臺。

五、高校檔案管理信息體系建設的優(yōu)化機制

1. 提高檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)。管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主要實踐者，他們的業(yè)務水平直接關(guān)系到管理工作的效果，因此一定要切實提高檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)。通過定期考核的方式，考察管理人員的業(yè)務水平，根據(jù)結(jié)果進行相應的獎勵和批評。對于業(yè)務不扎實的人員進行在職培訓，待培訓合格后再允許其重返工作崗位。高校也要加強對檔案管理工作的重視力度，投入適當?shù)馁Y金用于管理人員的在職培訓。

2. 完善軟件和硬件設施。軟件和硬件設施的不完善是制約高校檔案管理信息化建設的重要方面，因此一定要加大對軟件和硬件設施的投入，為管理信息化建設奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。公眾對檔案館的印象是較為嚴肅和單調(diào)，給人以壓抑和沉悶的感覺，因此可以在檔案館的布局上加入一些休閑的元素。檔案館布局上的改造給用戶以耳目一新的感覺，但是想要提升其管理水平還要升級相應的軟件和硬件設施。將物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)用于檔案館的管理上可以成為升級其軟件和硬件設施的努力方向。檔案的管理系統(tǒng)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化。將物聯(lián)網(wǎng)的RFID電子標簽在檔案入庫之前添加到不同的檔案信息中，就可以實時監(jiān)控每一份檔案的入庫、借閱等情況，不僅降低檔案人員的工作強度，并且可以極大地減少出錯率。

3. 培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。檔案管理人員的服務能力和服務意識直接影響到檔案館的服務效果。在 “互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，檔案館的管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識，還需要與時俱進熟練運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)影響到檔案館工作的方方面面，因此默守陳規(guī)的做法已經(jīng)不符合這個時代的要求了。檔案館在選用工作人員時，一定要考核他們的計算機操作技能，確保加入的新鮮血液符合新時代的檔案工作的要求。而對于在檔案館工作的老員工，可以加強他們的在職培訓。新老員工的整體服務水平的提高才能使得檔案館給用戶以滿意的體驗。

4.提高檔案信息的數(shù)字化程度。高校檔案管理的信息化建設的首要任務是將檔案的內(nèi)容數(shù)字化。而目前很多高校的檔案內(nèi)容數(shù)字化的程度不夠，仍然有一大批的紙質(zhì)檔案等待著進行數(shù)字化處理。因此高校的檔案管理人員一定要盡快將各類檔案信息數(shù)字化，并且按照具體的標準進行分類歸檔。

5.健全管理機制。高校的檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，一定要將這項工作作為一項長久的工作來抓。為了保證信息化建設的有序進行，一定要建立相應的管理制度，并且對該管理制度進行反思，不斷完善。系統(tǒng)化的管理制度才能為高校的信息化建設的管理工作提供標準。在管理系統(tǒng)中確定獎懲制度，對于表現(xiàn)特別優(yōu)秀的管理人員進行表彰和物質(zhì)獎勵，從而調(diào)動他們的積極性。

六、綜述

檔案管理信息化建設是高校整體信息化建設的重要方面，很多高校的檔案管理已經(jīng)意識到信息化建設的重要性，但是在實踐過程中會不可避免地出現(xiàn)一些問題。加大對檔案管理信息化建設的物力以及人力投入，并且加強校際之間的交流與合作，在不遠的將來一定可以實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，滿足不同層次用戶的多樣化需求。

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