孟慶閩子

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。在檔案管理、檔案調(diào)動(dòng)和檔案查閱上，電子檔案有著紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為了檔案管理的新趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案在我國(guó)時(shí)間悠久，檔案種類繁多，這也給紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作帶來(lái)了嚴(yán)重的負(fù)擔(dān)。為了減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，不少檔案管理部門選擇將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包到專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司，由專業(yè)的公司完成檔案轉(zhuǎn)化工作。然而，在轉(zhuǎn)化的過(guò)程中存在諸多不規(guī)范因素，這些因素也成為了影響檔案安全和轉(zhuǎn)化質(zhì)量的關(guān)鍵。為了保證檔案轉(zhuǎn)化的安全性、規(guī)范外包行為，本文就檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包規(guī)范化管理的注意事項(xiàng)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化;業(yè)務(wù)外包;規(guī)范化管理

如今，隨著檔案管理流程的優(yōu)化，檔案數(shù)字化管理已然是大勢(shì)所趨。不論是事業(yè)單位還是人力資源市場(chǎng)都有專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門。由于檔案管理部門的人力資源有限，并且將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案需要較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，為了優(yōu)化檔案管理行業(yè)的管理，檔案外包成為了越來(lái)越多檔案管理部門的選擇。然而，檔案不同于普通文獻(xiàn)資料，檔案對(duì)保密性的要求很高，檔案泄密將會(huì)完成嚴(yán)重的不良后果。在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包過(guò)程中，保證檔案的絕密性和安全性是基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)

1.檔案數(shù)字化外包定義、內(nèi)涵和外延

檔案數(shù)字化可分為狹義和廣義兩種。狹義的檔案數(shù)字化是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別處理的信息的加工過(guò)程。廣義的檔案數(shù)字化，是在狹義的基礎(chǔ)上對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過(guò)程。

從定義中可以看出，檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)包涵了具體的檔案數(shù)字化過(guò)程和檔案管理數(shù)字化兩個(gè)層面。在實(shí)際操作中，服務(wù)業(yè)務(wù)外延不斷拓展，檔案數(shù)字化的外包業(yè)務(wù)從基礎(chǔ)的檔案整理服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)，延伸到了檔案數(shù)字化以后的管理服務(wù)、檔案管理咨詢、檔案開發(fā)利用等各個(gè)層面。

2.檔案數(shù)字化外包技術(shù)的必要性

隨著檔案管理行業(yè)的發(fā)展，在未來(lái)，紙質(zhì)檔案勢(shì)必會(huì)被電子檔案所代替。越來(lái)越多的檔案管理部門開始著手將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這也就是檔案數(shù)字化過(guò)程。為了維持檔案室的正常運(yùn)行，為了讓珍貴的紙質(zhì)資料得到永久保存，檔案電子化刻不容緩。使用電子檔案能夠最大限度的降低檔案管理過(guò)程中的人力浪費(fèi)，同時(shí)免除了紙質(zhì)檔案被自然因素?fù)p壞的風(fēng)險(xiǎn)。將檔案數(shù)字化交付給專業(yè)的檔案轉(zhuǎn)化公司進(jìn)行處理，能夠在保證速度的同時(shí)，保證質(zhì)量，節(jié)省檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

3.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)

不同于檔案管理部門，檔案數(shù)字化外包公司是在當(dāng)前特定的歷史時(shí)期下，成立的專門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)，其專業(yè)性和效率不言而喻。外包公司具備專業(yè)的采集設(shè)備，在檔案數(shù)字化處理上有專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)，工作流程進(jìn)行協(xié)調(diào)，正是憑借著各方面的優(yōu)勢(shì)，檔案外包業(yè)務(wù)開始在全國(guó)范圍內(nèi)火爆。

4. 檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的繁瑣性、多樣性

由于檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)范圍拓展，催生了檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的多樣性，從而使外包服務(wù)企業(yè)對(duì)于人力資源管理、團(tuán)隊(duì)專業(yè)性、基礎(chǔ)設(shè)備需求、國(guó)家法律法規(guī)和當(dāng)?shù)匾?guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、客戶的需求，對(duì)檔案服務(wù)過(guò)程的監(jiān)督、管理能力等方面都在不斷提升。

二、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的弊端

1.檔案管理人員電子管理水平下降

電子檔案管理水平下降主要表現(xiàn)為習(xí)慣了紙質(zhì)檔案管理流程的工作人員不適應(yīng)電子檔案的管理模式。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)缺乏了解。許多檔案管理人員并沒(méi)有真正參與到檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的業(yè)務(wù)中，因此工作人員對(duì)電子化的檔案容易存在排斥心理。在專業(yè)技術(shù)上，工作人員并沒(méi)有在第一時(shí)間掌握檔案管理的核心技術(shù)，對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞不能及時(shí)的發(fā)展和解決，電子檔案系統(tǒng)的安全性完全依賴于檔案外包公司，這種長(zhǎng)期的信息依賴關(guān)系不利于我國(guó)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

2.檔案安全存在隱患

我國(guó)的檔案都是有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，在檔案借閱和運(yùn)輸上都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。將檔案外包給檔案轉(zhuǎn)化公司加大了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是意義重大的核心檔案，一旦在外包公司手中發(fā)生資料丟失或檔案買賣將會(huì)嚴(yán)重危害個(gè)人、企業(yè)乃至國(guó)家安全。檔案外包公司的工作人員并不固定。不同于事業(yè)單位，檔案管理都是有專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)，工作人員的職業(yè)操守和責(zé)任意識(shí)毋庸置疑。紙質(zhì)檔案存在著易于損壞的風(fēng)險(xiǎn)，因此在轉(zhuǎn)換過(guò)程中務(wù)必小心謹(jǐn)慎，稍有不慎就會(huì)造成紙質(zhì)原件的損壞?，F(xiàn)在信息技術(shù)的發(fā)達(dá)增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案轉(zhuǎn)換途中，外包公司復(fù)印、拍照、保留備份等行為不易察覺(jué)?，F(xiàn)代信息技術(shù)加大了外包工作工作人員作案的概率。

3.溝通環(huán)節(jié)存在信息傳遞困難

由于行業(yè)不同，在專業(yè)認(rèn)知上存在差異。具體表現(xiàn)為檔案管理人員不了解外包公司的業(yè)務(wù)流程和檔案處理方式，在具體要求的提出上，并不能提出有針對(duì)性的意見(jiàn)。換言之，檔案管理人員和外包公司之間的信息對(duì)接不夠完善。在業(yè)務(wù)范圍上，檔案公司對(duì)檔案轉(zhuǎn)化的要求和格式并不熟悉，而檔案管理人員不熟悉外包公司的工作模式和工作內(nèi)容。雙方在檔案協(xié)商和管理上存在溝通的誤差，這就導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)化工作完成后，外包公司的工作成果不符合檔案管理部門的要求。

4.電子檔案格式缺乏統(tǒng)一

不同的檔案外包公司有著不同的管理制度和工作模式，在文檔格式和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上或多或少存在一定的差異。這種差異就會(huì)導(dǎo)致電子檔案在傳輸過(guò)程中產(chǎn)生錯(cuò)誤。電子文檔不同于紙質(zhì)檔案，其順利傳輸和使用有賴于正確的格式和查閱軟件。因此，保證電子檔案的文件格式全國(guó)一致是基礎(chǔ)。在電子檔案管理系統(tǒng)上，不同的外包公司制定的管理系統(tǒng)內(nèi)容不一，這就增加了電子檔案管理的難度。只有使用統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)才能保證數(shù)字化檔案的安全性。在后期投入使用的過(guò)程中也能夠降低檔案系統(tǒng)維護(hù)的成本，提高電子檔案的安全性。

三、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包規(guī)范化管理的策略

1.國(guó)家立法規(guī)范檔案外包行為

檔案外包公司的興起源于檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。國(guó)家在肯定這種外包公司存在的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)立法保護(hù)這種行為。對(duì)于檔案外包過(guò)程中出現(xiàn)的意外事故進(jìn)行法律的規(guī)定，通過(guò)完善的法律法規(guī)讓檔案外包工作真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、高效化。檔案安全小到個(gè)人大到國(guó)家，在事關(guān)國(guó)家安全和人民幸福的重要項(xiàng)目上，不論是政府還是企業(yè)高層都應(yīng)當(dāng)引起重視。針對(duì)國(guó)家發(fā)布的電子檔案管理辦法，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)立刻行動(dòng)起來(lái)，規(guī)范檔案外包行為。嚴(yán)肅整頓檔案外包行業(yè)就是在促進(jìn)檔案行業(yè)的正常發(fā)展。

2.規(guī)范檔案外包公司

對(duì)市場(chǎng)上現(xiàn)存的檔案外包公司進(jìn)行資質(zhì)審核，政府有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)成立專門的審核小組，制定全面的考核標(biāo)準(zhǔn)，從公司資質(zhì)、工作人員資質(zhì)、人員聘用制度等多個(gè)方面考察外包公司的業(yè)務(wù)能力和法律意識(shí)。取締不規(guī)范、法治不健全的公司。鼓勵(lì)規(guī)范檔案外包公司進(jìn)入市場(chǎng)。于此同時(shí)，加強(qiáng)檔案外包公司的管理，成立檔案外包公司必須經(jīng)過(guò)國(guó)家有關(guān)部門的批準(zhǔn)，同時(shí)必須經(jīng)過(guò)定期考察，對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行審核。檔案外包公司也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行業(yè)之間的信息交流，制定統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范。在檔案轉(zhuǎn)化的參數(shù)上統(tǒng)一化。在檔案管理系統(tǒng)上與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，研發(fā)出政府滿意、人民滿意的電子檔案管理系統(tǒng)。在未來(lái)，努力將檔案外包行業(yè)納入檔案管理系統(tǒng)。

3.外包工作專人監(jiān)督

外包公司的檔案轉(zhuǎn)化工作應(yīng)當(dāng)接受專人監(jiān)督。在檔案管理上仍然有該檔案的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理。并嚴(yán)格記錄檔案借閱和使用人的個(gè)人信息、借閱時(shí)間、歸還日期。檔案借閱應(yīng)當(dāng)精細(xì)化管理。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，檔案管理行業(yè)應(yīng)當(dāng)派遣專業(yè)人員全程參與。這一舉動(dòng)既能夠監(jiān)督檔案轉(zhuǎn)化的行為，同時(shí)檔案管理人員也能夠熟悉檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行的整個(gè)流程，為電子檔案管理系統(tǒng)的順利投入運(yùn)行提供技術(shù)保障。有效的監(jiān)督是保證檔案數(shù)字化工作安全合法的有效途徑。

4.規(guī)范檔案外包制度

在檔案數(shù)字化外包時(shí)，檔案管理方和外包公司方應(yīng)當(dāng)簽訂協(xié)議，保證雙方的正當(dāng)權(quán)益，規(guī)范檔案外包行為。就檔案外包公司而言，應(yīng)當(dāng)遵守行業(yè)規(guī)范和道德操守，履行保護(hù)檔案秘密的義務(wù)。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，保證規(guī)范合法，及時(shí)滿足檔案管理部門的正當(dāng)需求。就檔案管理部門而言，應(yīng)當(dāng)積極配合檔案外包公司的工作，向檔案外包公司提出自己的合理需求。

5.嚴(yán)格檔案外包公司的用人考核制度

保護(hù)檔案安全的主體是個(gè)人，因此，加強(qiáng)檔案外包公司工作人員的管理是第一步。只有完善用人考核制度，對(duì)工作人員嚴(yán)格管理，強(qiáng)化法制教育才能讓檔案數(shù)字化工作真正實(shí)現(xiàn)安全高效。定期對(duì)工作人員進(jìn)行法律宣傳和法律教育，在人才選拔過(guò)程中，將工作人員的品格納入考核標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于危害檔案安全的行為交由司法部門嚴(yán)懲，對(duì)于自身過(guò)錯(cuò)造成紙質(zhì)檔案原件損壞的嚴(yán)肅處理。加強(qiáng)檔案行業(yè)工作人員的法治教育，讓業(yè)內(nèi)人員知法、懂法、守法。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化是時(shí)代的需要，是大勢(shì)所趨。要不斷規(guī)范檔案外包公司的工作流程，加強(qiáng)法治建設(shè)，提高員工法律意識(shí)，讓檔案數(shù)字化外包工作真正規(guī)范化、科學(xué)化。在我國(guó)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和檔案數(shù)字化建設(shè)還有很長(zhǎng)一段路要走，在這一過(guò)程中，需要檔案外包公司的參與和幫助。

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