李惠琴

摘 要：檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。在新時代，檔案安全管理工作面臨著更多的問題與風(fēng)險，檔案信息化進程的加快、檔案服務(wù)多元化、檔案管理方式的變化都帶來了不同的安全問題，對此，本文以惠州市檔案館為例，從加強檔案安全問題的評估與排查、提高檔案安全管理意識、加強檔案信息安全防護、完善檔案安全管理保障體制的角度提出了檔案管安全問題的防范、化解對策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：檔案;安全;防范

隨著檔案工作的不斷進步和檔案管理方式的革新，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用更加普遍，檔案存儲密度不斷提高，檔案存儲的格式和兼容性也在逐漸豐富。在新時代，檔案管理的方式和面臨的問題都在不斷變化。檔案服務(wù)方式的多元化、檔案日常管理的自動化以及檔案管理內(nèi)容的不斷豐富也帶來了很多的安全問題。在此背景下，惠州市檔案館在市委、市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在省、市檔案局的幫助指導(dǎo)下，扎實組織開展各項政治教育學(xué)習(xí)，認(rèn)真貫徹落實國家、省和市有關(guān)會議精神，充分發(fā)揮檔案館“五位一體”的功能，不斷探索惠州市檔案事業(yè)發(fā)展的新方向，惠州市檔案館根據(jù)各自的崗位特點、業(yè)務(wù)特點，對照國家檔案局出臺的《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》，全面掃描排查，不僅對標(biāo)排查，還重點排查人的因素、管理的因素，做到底數(shù)清、情況明，理出風(fēng)險點，畫出問題項，對發(fā)現(xiàn)的問題，能整改的立行立改，不能立改的積極補齊短板。本文就市檔案館安全風(fēng)險的防范化解情況以及問題應(yīng)對進行簡要的探討，以期服務(wù)新時代檔案館安全風(fēng)險的防范化解。

一、當(dāng)前檔案館安全工作存在的問題

近年來，隨著檔案管理部門安全意識的提升，各級檔案管理部門都將檔案安全管理工作作為其工作的首要任務(wù)和基本職能，通過提高檔案管理意識、建立完善的檔案安全管理機制、做好檔案安全風(fēng)險的評估與排查等多種方式，做了大量工作，取得了良好效果，有效確保了檔案安全。但在看到成績的同時，我們也發(fā)現(xiàn)隨著我國檔案信息化進程的不斷加快、檔案服務(wù)多元化和社會化特征的不斷凸顯，傳統(tǒng)檔案管理模式下的安全防范已無法適應(yīng)新形勢，近年來我國仍頻發(fā)檔案管理事故，給國家和公民造成了大量的損失。從具體安全事件上來看，既有因?qū)嶓w檔案管理不當(dāng)而引發(fā)蟲害、火災(zāi)，也有因思想不重視、法律觀念淡薄而導(dǎo)致的信息泄露，也有因技術(shù)跟不上而導(dǎo)致的信息安全等問題?？梢钥闯?，當(dāng)前我國檔案安全管理的形式仍十分嚴(yán)峻。對此，我們必須要有強烈的憂患意識，警鐘長鳴，時刻繃緊安全這根弦，堅持安全第一、預(yù)防為主、防治結(jié)合、綜合治理、確保檔案實體和信息的安全。從當(dāng)前我市檔案館安全管理的現(xiàn)狀來看，檔案館安全工作仍存在不同程度的風(fēng)險和潛在的隱患：一是檔案安全的意識還不夠強;二是檔案安全的基礎(chǔ)還有一些薄弱點（如館庫、電路、消防、設(shè)施設(shè)備、檔案開放和查閱利用、檔案信息數(shù)據(jù)儲存使用等）;三是風(fēng)險管控體系還不夠完善（沒有建立完整的風(fēng)險管控體系，不全面、不經(jīng)常、不細(xì)實），應(yīng)急處置能力還有待提高（防火、防盜防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等應(yīng)急預(yù)案不完善，演練流于形式，應(yīng)急能力和培訓(xùn)薄弱等）;四是建設(shè)單位沒有向檔案館移交二期館工程檔案，導(dǎo)致地質(zhì)勘察報告、竣工圖等無法查驗;五是特藏檔案庫未利用先進的技術(shù)手段，在檔案館建筑范圍內(nèi)對特藏檔案實施追蹤定位;六是由于歷史原因早期密件歸檔未標(biāo)示密級，導(dǎo)致進館檔案密級登記不準(zhǔn)確;七是檔案信息化建設(shè)步伐較緩慢，數(shù)字檔案館尚未建成;八是檔案信息資源未實現(xiàn)異地備份。

二、新時代檔案館安全風(fēng)險的防范化解

1.加強檔案安全風(fēng)險評估與排查

檔案安全風(fēng)險的評估與排查是檔案安全管理的首要工作，惠州市檔案館根據(jù)國家檔案局和地方管理部門出臺的政策文件，結(jié)合自身情況，建立了科學(xué)完善的檔案安全風(fēng)險與排查體系，主要工作任務(wù)是：依據(jù)《指標(biāo)體系》，采取現(xiàn)場檢查、查閱資料等方法，對館庫安全、檔案實體安全、檔案信息安全、安全保障機制進行全面的安全風(fēng)險評估，對評估排查出來的風(fēng)險隱患進行治理防控，建立整改臺賬，明確責(zé)任分工，落實整改任務(wù)。為加強組織領(lǐng)導(dǎo)，成立市檔案館安全風(fēng)險評估和防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各位分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室要主動配合，按時完成風(fēng)險評估和整改防控任務(wù)。

2.提高檔案安全管理意識

提高檔案安全管理意識是構(gòu)建和維護良好檔案管理環(huán)境的基礎(chǔ)。在現(xiàn)代化的檔案管理模式下，檔案安全的保護不僅是檔案日常管理工作有序進行的重要基礎(chǔ)，更是保護公民個人信息安全的必然要求?；葜菔袡n案館結(jié)合“12·4國家憲法日”“6·9”國際檔案日、重大紀(jì)念日、檔案法治宣傳月（周）等特殊時段和節(jié)點，開展各類重點突出、針對性強的集中檔案安全宣傳活動。進一步拓寬檔案宣傳的渠道與載體，充分利用線上和線下的資源，一方面將新媒體與線下終端媒體整合，在公共場所的電子屏、公交移動電視屏等區(qū)域播放宣傳內(nèi)容;另一方面還可以利用公園、廣場等公共空間開展安全宣傳教育。通過舉辦檔案法治安全展覽，匯編出版專題文獻(xiàn)，拍攝檔案記錄片、動漫、微電影等多元化途徑開發(fā)利用檔案資源。充分運用互聯(lián)網(wǎng)傳播平臺和新媒體、新技術(shù)，打造以報刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、手機客戶端、微博、微信公眾號等為載體的檔案安全宣傳平臺。

3.加強檔案信息安全建設(shè)

針對檔案安全管理中存在的信息化建設(shè)不同步、檔案數(shù)字化進程緩慢的問題，惠州市檔案館嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)據(jù)中心設(shè)計規(guī)范》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等文件要求來設(shè)計，確保檔案信息安全。

一是緊跟檔案信息化發(fā)展步伐，保證檔案信息絕對安全。按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》和《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》把檔案信息化安全工作納入信息化建設(shè)整體布局，檔案安全與檔案信息化工作同步規(guī)劃、同步實施、同步考核，堅決不搞缺乏安全保障的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)。

二是按《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，做好檔案交接登記，數(shù)字化質(zhì)量把關(guān)，檔案數(shù)字化抽檢等工作。目前我館已完成檔案數(shù)字化922萬頁，超過館藏的70%。同時，惠州市還每年投入專項經(jīng)費20萬元保障檔案數(shù)字化的持續(xù)開展。

三是認(rèn)真做好檔案開放鑒定。按照“粵檔發(fā)〔2007〕32號”文做好開放檔案鑒定工作。逐卷、逐件、逐頁審查檔案內(nèi)容，涉密檔案和“32號文”中暫不宜開放的檔案一律不開放。按照國家和省級有關(guān)部門對開放的最新要求，完成了對歷年開放檔案的再鑒定。目前正在對1989年的檔案進行開放鑒定。

四是認(rèn)真落實檔案安全保密工作和計算機上網(wǎng)安全保密工作，設(shè)有專職保密人員2名，所有網(wǎng)站發(fā)布政務(wù)信息、工作動態(tài)等內(nèi)容均填寫《惠州市檔案館政府信息公開保密審查表》并報科室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核，保證館網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布的安全。

第一，明確檔案安全管理中的責(zé)任劃分。檔案館的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)在檔案安全管理工作中起主導(dǎo)作用，為第一責(zé)任人。其他館的主要領(lǐng)導(dǎo)人則要為自己所負(fù)責(zé)領(lǐng)域的檔案安全負(fù)責(zé);全體的檔案管理人員應(yīng)對自己所承擔(dān)的職責(zé)負(fù)責(zé)，以工作內(nèi)容和領(lǐng)域進行安全責(zé)任的確定與劃分。同時，在日常管理中要貫徹落實安全管理責(zé)任制，即制定合理的責(zé)任清單，進一步細(xì)化分管領(lǐng)導(dǎo)和個人的工作分工，將檔案安全管理過程中的每個環(huán)節(jié)的責(zé)任都落實到個人。主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)任人、重要崗位人員都簽訂了《惠州市檔案館安全責(zé)任書》，明確各級相關(guān)人員職責(zé)，對檔案安全工作提出具體要求，實行檔案安全責(zé)任“一票否決”，對檔案安全預(yù)防控制提出明確要求。

第二，健全檔案安全檢查制度。定期和不定期開展安全檢查與安全隱患排查、處置工作是防范安全事故的有效手段。檔案安全檢查要做到“四個突出”：一是突出重點部分的安全管理工作。具體來說就是對涉密載體、計算機網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備等高安全風(fēng)險的部位進行重點看防，在實體檔案庫房、信息管理系統(tǒng)、設(shè)備機房、數(shù)據(jù)庫等區(qū)域嚴(yán)格落實管理制度和責(zé)任制度，加強對以上區(qū)域和內(nèi)容的巡查力度。二是要突出對重點工作環(huán)節(jié)的安全管理。具體來說就是對檔案的收集、歸檔、整理、利用、數(shù)字化、傳輸?shù)汝P(guān)鍵環(huán)節(jié)進行重點整治，根據(jù)工作要求和安全風(fēng)險的變化加強對工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三是突出對安全管理薄弱領(lǐng)域的重點治理。當(dāng)前由于我國檔案業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展和檔案信息化進程的不斷深化，檔案管理工作與其他工作領(lǐng)域的交叉也催生了很多新的檔案安全管理領(lǐng)域。比如，數(shù)字檔案管理、檔案網(wǎng)絡(luò)化傳輸、檔案外包、科技檔案、農(nóng)村檔案等等，對待這些新領(lǐng)域要加強研究。

第三，完善應(yīng)急機制。應(yīng)急處置是檔案安全的最后一道防線。完善應(yīng)急機制，一是要進一步建立完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。缺乏緊急安全管理預(yù)案的要盡快安排人員進行編制。已有緊急安全管理預(yù)案的單位要根據(jù)檔案安全管理風(fēng)險的變化和檔案工作的需求靈活修改，使得檔案應(yīng)急機制能夠不斷適應(yīng)時代的發(fā)展。同時，在進行緊急預(yù)案的編制時，要充分認(rèn)識到檔案安全事故的嚴(yán)重性和破壞性，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求設(shè)想所有可能發(fā)生的風(fēng)險事故，保證緊急預(yù)案能夠覆蓋到絕大多數(shù)的安全事故。二是還要注重緊急預(yù)案的實踐與演練，通過培訓(xùn)和事故演習(xí)鍛煉管理人員處理緊急事項的能力，提高反應(yīng)能力和處置能力。三是要推進聯(lián)防聯(lián)動。主動加強與公安、消防、氣象、保密、網(wǎng)管等部門的聯(lián)系，形成應(yīng)急處置的合力。

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