錢益民

摘 要：新時(shí)期治水更強(qiáng)調(diào)運(yùn)用科學(xué)方法管理我國(guó)水利資源，水利檔案管理作為治水工作的一個(gè)重要組成部分也要力求科學(xué)方法。其中一個(gè)關(guān)鍵的方法就是開展水利檔案信息化建設(shè)工作。水利部珠江水利委員會(huì)檔案館（以下簡(jiǎn)稱珠江委檔案館）結(jié)合實(shí)際積極的開展了水利檔案信息化工作。通過介紹珠江委檔案館相關(guān)實(shí)踐做法，加強(qiáng)檔案行業(yè)業(yè)務(wù)交流，進(jìn)一步促進(jìn)水利檔案的開發(fā)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;治水

一、水利檔案信息化建設(shè)的目的

習(xí)近平總書記提出了“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”的新時(shí)期治水思路。就珠江流域而言，水資源總體豐富但時(shí)空分布與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展格局不匹配，流域現(xiàn)狀用水模式總體粗放，用水效率不高，節(jié)水意識(shí)有待加強(qiáng)，水資源供需矛盾突出，水污染風(fēng)險(xiǎn)大，因此珠江治水具有必要性和緊迫性。水利檔案管理作為治水事業(yè)中的重要組成部分同樣具有必要性和緊迫性。珠江委檔案館積極推進(jìn)水利檔案信息化工作，并取得了很大成效，能進(jìn)一步在水利事業(yè)中發(fā)揮出水利檔案的價(jià)值。

二、水利檔案信息化工作策略

1.搭建水利檔案信息系統(tǒng)

（1）水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)結(jié)果介紹。珠江委檔案館的工作早在2002年就列入《珠江水利信息化規(guī)劃報(bào)告》并與珠江委信息化工作同步開展。信息化搭建工作耗資64萬元，2003年完成信息系統(tǒng)搭建的基本工作。系統(tǒng)主要包括：檔案資料管理系統(tǒng)、數(shù)字化加工系統(tǒng)、WEB查詢系統(tǒng)，截至2018年底，館藏的文書檔案、部分科技檔案、職工房改檔案等7萬2千多件已實(shí)現(xiàn)全文利用，職工通過“檔案資料WEB查詢系統(tǒng)”，在授權(quán)范圍內(nèi)瀏覽檔案資料條目及下載檔案原文。

（2）水利檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程介紹。充分的準(zhǔn)備是成功建設(shè)該系統(tǒng)的必要前提。首先，在選擇合作軟件開發(fā)公司時(shí)先對(duì)本單位的需要做了充分的調(diào)研，對(duì)同行業(yè)水利檔案使用和選擇的軟件情況進(jìn)行摸底。然后，通過公開招標(biāo)的方式開展軟件合作公司比選工作，確定與深圳世紀(jì)科怡公司聯(lián)合開發(fā)珠江委數(shù)字化檔案資料綜合管理系統(tǒng)。最后，水利檔案系統(tǒng)建設(shè)按合作合同的規(guī)定分階段實(shí)施。在試用軟件階段不斷的修正系統(tǒng)，也不斷的強(qiáng)化工作人員使用信息系統(tǒng)的意識(shí)和工作能力。在不斷實(shí)踐—發(fā)現(xiàn)問題—修正系統(tǒng)中完善了系統(tǒng)各方面的功能，達(dá)到了預(yù)期使用的目標(biāo)。

通過信息系統(tǒng)的搭建加快了水利檔案現(xiàn)代化的步伐，檔案用戶使用更加方便、快捷和準(zhǔn)確，廣受好評(píng)，實(shí)現(xiàn)了水利檔案內(nèi)容的統(tǒng)一化管理，為水利檔案管理水平提升奠定了基礎(chǔ)。

2.完善制度，規(guī)范運(yùn)作

珠江水資源治理覆蓋面廣，涉及珠江流域的300余項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目，各建設(shè)項(xiàng)目相隔甚遠(yuǎn)，信息交流不便，因此要切實(shí)做好調(diào)研工作，建立并完善水利檔案信息化制度。以制度為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)和監(jiān)督各建設(shè)項(xiàng)目信息化實(shí)施水平，促進(jìn)珠江水利檔案信息化工作，加強(qiáng)對(duì)水利檔案這一重要的國(guó)有資產(chǎn)的管理。近年出臺(tái)的《綠色珠江建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了“環(huán)保、高效、協(xié)調(diào)”的治水理念，對(duì)流域治水有重要的指導(dǎo)作用。這是珠江治水的頂層設(shè)計(jì)，水利檔案信息化的相關(guān)制度也應(yīng)該順應(yīng)這一要義。同時(shí)，按照國(guó)家檔案局和水利部等上級(jí)部門的要求，珠江水利委員會(huì)出臺(tái)了《珠江水利委員會(huì)檔案管理辦法》，辦法第三條指出：“珠委檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的原則”，因此珠江水利檔案信息化工作也應(yīng)由珠江委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各二級(jí)單位在水利檔案信息化的過程中分級(jí)管理，負(fù)責(zé)各單位的水利檔案信息化開發(fā)的具體工作。珠江委檔案館水利檔案信息化建設(shè)中始終強(qiáng)調(diào)制度的作用，近期又提出了分2020年、2025年、2035年三個(gè)階段鞏固和推進(jìn)珠江委水利檔案信息化建設(shè)，有了這樣的目標(biāo)可以更好的指導(dǎo)水利檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)實(shí)踐。

法律法規(guī)的制定重要，但是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)更重要。珠江委組織開展了水利檔案工作規(guī)范化管理評(píng)估工作，將水利檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)完善水平、水利檔案信息化與工程檔案“同步管理”的水平作為評(píng)估的水利檔案工作質(zhì)量的重要方面。檔案規(guī)劃化管理評(píng)估工作明確了水利檔案信息化的責(zé)任，是確保水利檔案信息化分步驟深入開展的重要工作機(jī)制。珠江水資源治理到哪里，水利檔案信息化就延伸到哪，對(duì)水利檔案信息化的要求就延伸到哪。通過評(píng)估，加強(qiáng)了溝通，也提升了信息化的意識(shí)，強(qiáng)化了責(zé)任落實(shí)。2017年右江水利樞紐檔案管理通過“水利檔案工作規(guī)范化管理二級(jí)”評(píng)估，2018年大藤峽水利樞紐檔案管理通過了“水利檔案工作規(guī)范化管理三級(jí)”評(píng)估，水利檔案信息化水平也有巨大的提升。

3.人才配備與培養(yǎng)

水利檔案信息化工作的不斷深入，對(duì)工作技能有了更高的要求，選聘具有較高思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)的同志到檔案工作崗位上，能進(jìn)一步發(fā)揮出檔案資源的作用，加大信息化開發(fā)的力度。水利檔案信息化把信息技術(shù)作為了重要的支撐點(diǎn)，因?yàn)閷?duì)檔案工作者信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用能力也提出了更高的要求。檔案工作者在使用信息系統(tǒng)時(shí)對(duì)元搜索引擎技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)格技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等都有要求，這些技術(shù)的運(yùn)用是實(shí)現(xiàn)水利檔案信息化和社會(huì)共享的基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下哪個(gè)行業(yè)能先占領(lǐng)信息技術(shù)人才哪個(gè)行業(yè)就能得到優(yōu)先發(fā)展，因此抓好信息技術(shù)人才的引入也是水利檔案信息化水平提升的應(yīng)有之意。

加強(qiáng)人才培養(yǎng)則是水利檔案信息化以人為本的另有一個(gè)重要體現(xiàn)。每年度根據(jù)水利檔案信息化的進(jìn)度適時(shí)開展水利檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)工作對(duì)檔案管理專兼職人員而言是必不可少的。一方面，加強(qiáng)了檔案工作者的角色意識(shí)，極大的提高檔案工作者的思想意識(shí);另一方面，強(qiáng)調(diào)了水利檔案信息技術(shù)的運(yùn)用和水利檔案信息安全，具體體現(xiàn)為在培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控、排查信息安全危險(xiǎn)源，對(duì)存在較大信息安全危險(xiǎn)因素加強(qiáng)落實(shí)和管控。珠江委檔案館定期組織舉辦檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)班，累計(jì)培訓(xùn)專兼職檔案人員約300人次;全委60多人次參加了水利部辦公廳、廣東省檔案局等組織的各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容涉及水利工程檔案管理、檔案工作規(guī)范化管理、檔案信息化管理、檔案數(shù)字化安全管理、照片檔案規(guī)范管理、涉密測(cè)繪成果管理及電子文檔管理等，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)水平。通過培訓(xùn)進(jìn)一步提高各部門的檔案業(yè)務(wù)水平，使檔案專職與兼職人員共同協(xié)助，為水利檔案信息化水平提升也奠定了基礎(chǔ)。除了專業(yè)檔案培訓(xùn)之外，在水資源治理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)中也多次提到了水利檔案信息化的工作。今年初，珠江委組織專家組到北盤江公司指導(dǎo)響水水電站擴(kuò)機(jī)工程竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中心查看了檔案資料，在一對(duì)一的指導(dǎo)培訓(xùn)中專門強(qiáng)調(diào)北盤江公司進(jìn)一步加強(qiáng)水利檔案信息化的水平并完善檔案內(nèi)容，規(guī)范水利檔案信息化工作程序，加強(qiáng)對(duì)參建各方的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

4.異地備份，保障安全

水利檔案信息化完成后就需要思考措施來保障檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用，其中異地備份就是保障水利檔案信息安全的手段之一。國(guó)外檔案信息技術(shù)運(yùn)用時(shí)間早于國(guó)內(nèi)，他們?cè)缙诒阊芯苛穗娮游募嬖诘娘L(fēng)險(xiǎn)因素及危害程度，國(guó)外專家經(jīng)研究認(rèn)定“遷移”是解決電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)因素的一種辦法。珠江委水利檔案信息化工作在2003年建立了完備的檔案信息管理系統(tǒng)后不斷充實(shí)了檔案電子文件的數(shù)量，水利檔案信息化工作碩果累累。同時(shí)，水利部辦公廳也提出“重要檔案（含電子檔案）應(yīng)實(shí)行異地異質(zhì)備份保管”的要求。

面對(duì)以上情形，珠江委技術(shù)中心積極作為，建立了珠江委電子文件遷移的方案。首先，珠江委技術(shù)中心選擇了距離廣州約500公里南寧市的珠江委西江局檔案庫(kù)房為電子檔案異地備份基地，并簽訂了《珠江委電子檔案異地備份協(xié)議書》。在協(xié)議書中對(duì)電子文件遷移的原則、存儲(chǔ)策略、遷移后的校驗(yàn)、遷移系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等做了詳盡的說明。其次，確定功能完善的電子文件遷移方式。電子文件遷移技術(shù)上的難題在于不同存儲(chǔ)技術(shù)的更替和應(yīng)用環(huán)境對(duì)電子文件內(nèi)容的消極影響，電子文件遷移可以通過移動(dòng)硬、磁盤進(jìn)行離線遷移。為此西江局設(shè)置了專用的防磁柜、配備了恒溫恒濕設(shè)備、形成了定期異地備份的機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)安全完整。2016年3月第一次備份了113GB的數(shù)據(jù)，包括珠江委館藏各類電子檔案、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)安裝文件等的備份，目前每年更新備份數(shù)據(jù)。

三、水利檔案信息化的貢獻(xiàn)

水利檔案信息化建設(shè)的深入豐富了電子文件的內(nèi)容，有利于發(fā)揮水利檔案的價(jià)值。在水利檔案信息化的基礎(chǔ)上，編制了《珠江流域綜合利用規(guī)劃文件匯編》《珠江流域病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程審查審核情況匯編》等文件，為流域水利事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供了支撐。在防汛抗旱、山洪災(zāi)害防治、水量調(diào)度等具體工作中更充分的運(yùn)用了水利檔案信息資源。水利檔案信息化建設(shè)后方便了對(duì)水利工程補(bǔ)短板、水利行業(yè)強(qiáng)監(jiān)管的治水工作重點(diǎn)的宣傳、通過電子文件直觀生動(dòng)的形象，推動(dòng)社會(huì)各界支持和建設(shè)綠色珠江。

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[4]http：//www.pearlwater，gov.cn