韓娟

摘 要：文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案是單位重要信息資源之一，這些信息資源不僅完整地記錄了單位過去的發(fā)展歷史，同時對指導(dǎo)單位后續(xù)發(fā)展也具有重要的意義。隨著社會的發(fā)展，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已難以滿足現(xiàn)階段的文書檔案管理需求，為此，還需積極構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，以滿足現(xiàn)代信息化發(fā)展和人們對文書檔案信息便捷檢索的需求，從而不斷提高文書檔案利用和管理效率。本文主要分析了建立文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性、文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，并探究了幾點構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的策略，以期能推動我國文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)取得良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化管理;策略

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展和在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，愈發(fā)凸顯傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的缺陷，因其經(jīng)歷較長時間后易發(fā)生頁面破碎、字跡模糊等現(xiàn)象，從而影響檔案信息的利用，同時還需耗費大量的人力和時間進(jìn)行管理，且整體管理效率不高。面對這種現(xiàn)象，就需改變文書檔案管理模式，積極構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，借助于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成歸檔文件的目錄和全文的數(shù)據(jù)庫，便能快速地對所需信息進(jìn)行管理和利用，從而提高其管理效率，且還能保證信息的準(zhǔn)確性，因此，各單位均需不斷加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)，才能全面提升其文書檔案管理質(zhì)量和水平。

一、建立文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

數(shù)字化管理指的是利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)，通過對技術(shù)量化管理對象和管理行為進(jìn)行統(tǒng)計，研發(fā)出一種具備高效協(xié)調(diào)、組織、生產(chǎn)和服務(wù)的管理活動或方法，將該種管理模式應(yīng)用于文書檔案管理工作中，具有眾多的優(yōu)勢。

1.使文書檔案編輯更加靈活

對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是對其進(jìn)行錄入、掃描、掛接、校對、數(shù)據(jù)刻錄備份等操作，從而轉(zhuǎn)變成能被計算機(jī)識別的數(shù)字信息或光盤、磁帶、磁盤等載體，這樣便能促進(jìn)相關(guān)人員在實踐應(yīng)用文書檔案的過程中，能夠快速地對其需要的信息進(jìn)行查詢、編輯和應(yīng)用，從而使文書檔案應(yīng)用和處理變得更加靈活。

2.使文書檔案檢索變得更加便捷

過去，對文書檔案的編制多為紙質(zhì)檔案，這種紙質(zhì)檔案編制完成后，在利用、查閱相關(guān)信息時需要耗費大量的人力和時間，從而導(dǎo)致文書檔案利用效率低下且準(zhǔn)確率不高，而建立文書檔案數(shù)字化管理模式后，利用相關(guān)檔案管理軟件和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可構(gòu)建以全文檢索為基礎(chǔ)構(gòu)造的檢索系統(tǒng)，這種檢索系統(tǒng)通過設(shè)置條件、邏輯計算、屬性檢索和模糊記憶等，只需輸入關(guān)鍵詞，便能快速在海量的存儲信息中找到人們所需的檔案信息，從而實現(xiàn)了文書檔案信息的高效利用。另外，傳統(tǒng)的文書檔案在經(jīng)過長時間的利用后，會出現(xiàn)檔案信息字跡較模糊、頁面破碎等現(xiàn)象，從而對檔案利用造成不良影響，采用文書檔案數(shù)字化管理便能有效避免這些問題發(fā)生。

3.實現(xiàn)文書檔案利用的共享化

建立文書檔案數(shù)字化管理模式后，還能促進(jìn)文書檔案信息資源在利用、傳輸過程中突破時空的限制，實現(xiàn)文書檔案信息在不同區(qū)域、行業(yè)以及國家之間的即時共享，這也是實現(xiàn)現(xiàn)代信息資源共享和共建發(fā)展的潮流與趨勢。

二、文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

雖然，數(shù)字化管理已成為文書檔案管理的必然趨勢，但是，在實際管理過程中，受不少單位對文書檔案數(shù)字化管理重視度不足、專業(yè)數(shù)字化管理人才缺乏、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等因素的影響，仍難以完成文書檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，從而導(dǎo)致一部分文書檔案存在的形式仍為紙質(zhì)檔案。一部分文書檔案雖以數(shù)字化形式存在著，比如，電子檔案、文書檔案數(shù)據(jù)庫等，但這些信息均不是完整的，從而也會影響文書檔案的利用效率和準(zhǔn)確率。可見，我國文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不樂觀，因此，就需要各單位不斷轉(zhuǎn)變自身檔案管理理念和積極探尋構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的策略，才能建設(shè)完整的文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)文書檔案信息的高效利用與管理，這對于檔案信息管理人員和利用者雙方都是有利的。一方面，能減輕檔案信息管理人員管理的工作量。另一方面，還能提高利用者對檔案信息的利用效率。

三、構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的策略

1.積蓄人才，提高文書檔案人員的素質(zhì)

文書檔案人員在構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式過程中能起到關(guān)鍵性的作用，也是開展文書檔案數(shù)字化管理的主力軍，然而，在我國現(xiàn)有的不少基層文書檔案管理工作中，有不少管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，還有一些檔案管理人員的年齡偏大，這些問題均會給構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式帶來一定的困難，因此，就需要各單位積極引進(jìn)一批綜合素質(zhì)高、懂?dāng)?shù)字化管理技術(shù)的專業(yè)化檔案管理人才。當(dāng)然，同時兼具專業(yè)化檔案管理和數(shù)字化管理的人才并不多，為此，還需要單位在引進(jìn)人才后，需加大對積蓄人才和在職管理人員的培訓(xùn)力度，可按照具體崗位進(jìn)行分類輪訓(xùn)，采取各種手段和方式對其進(jìn)行實習(xí)培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行專題講座等，以保證檔案管理人員均能學(xué)習(xí)到各種新的文書檔案管理知識和新型的數(shù)字化管理技術(shù)。另外，各單位還需積極構(gòu)建新的人才管理制度，調(diào)動一些積極因素，促進(jìn)文書檔案管理人員數(shù)字化管理的自覺性，提高素質(zhì)，可將檔案數(shù)字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤或建立規(guī)范的獎勵機(jī)制，這樣才能促進(jìn)全體檔案管理人員積極地投入到文書檔案數(shù)字化管理模式建設(shè)中。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善文書檔案信息存儲

為保證文書檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作有序進(jìn)行，各單位還需制定出詳細(xì)的檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫，標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄。

（1）構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫需建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，且需保證兩者之間的數(shù)據(jù)信息兼容性良好，才能實現(xiàn)檔案信息的高效利用。這兩種數(shù)據(jù)庫的建設(shè)模式是不同的，一般來說，可采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其能實現(xiàn)信息的條目級直接著錄，不僅易于管理，且能提高信息應(yīng)用便捷程度。構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫則需采用ACDsee等共享應(yīng)用軟件或?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件進(jìn)行，通過對著錄格式進(jìn)行統(tǒng)一和及時將文書檔案信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，再對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，便能有效提高檔案信息的管理和利用效率。另外，我國國家檔案局在2015年還頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，該規(guī)范為文書檔案數(shù)字化管理提供了良好的制度保障和技術(shù)支持，各單位在構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫時，也可結(jié)合自身實際和參照該技術(shù)規(guī)范完成文書檔案數(shù)字化管理操作，亦能促進(jìn)其文書檔案數(shù)字化管理水平提升。

（2）標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄

文書檔案數(shù)字化著錄工作需要從標(biāo)準(zhǔn)化和字段內(nèi)容兩個方面來做好，在標(biāo)準(zhǔn)化方面，應(yīng)采用統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書檔案數(shù)字化管理，不僅要使用規(guī)范的著錄符號，還需保證著錄項內(nèi)容的完整性。比如，采用“？”作為無法識別的標(biāo)識或文字，用“[]”作為自擬文件標(biāo)題，錄入多文號、多責(zé)任者的文書檔案時，還需先對選錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定，確保責(zé)任者和文件編號對應(yīng)。

3.進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描

上面已說到，掃描、語音識別、鍵盤錄入均是實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的重要方法，其中，使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描，而要進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描，首先，需配置掃描設(shè)備，配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次，還需按照嚴(yán)格的掃描流程和方法進(jìn)行文書檔案掃描，掃描流程為準(zhǔn)備掃描儀，并對掃描儀設(shè)置值進(jìn)行檢查，然后對文書檔案進(jìn)行定位和選擇文書檔案類型，再選定掃描方式進(jìn)行預(yù)掃描，通過預(yù)掃描對預(yù)覽文檔進(jìn)行調(diào)整，并設(shè)置掃描儀分辨率和對其色調(diào)進(jìn)行調(diào)整，再開始正式掃描。最后，保存文檔和進(jìn)行文字識別、校對等。具體的掃描方法為將原始文書檔案放置在掃描儀平板上，通過掃描設(shè)備將文書檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖形，并輸入到計算機(jī)中，通過計算機(jī)的文字識別、校對后，便能使文書檔案變成可編輯的數(shù)字化檔案，因計算機(jī)文字識別轉(zhuǎn)換的信息無法保證100%的準(zhǔn)確率，因此，轉(zhuǎn)換后還需進(jìn)行人工校對、修改。

4.積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺

為全面提升文書檔案數(shù)字化管理效率，還需積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺，對文書檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，對文書檔案管理工作的內(nèi)部環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，才能促進(jìn)文書檔案管理工作得到高效的開展。另外，還需相關(guān)管理部門之間加強(qiáng)溝通和交流，對文書檔案的使用和閱讀方式進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化配置與合理利用檔案管理部門內(nèi)部資源，積極構(gòu)建相對可靠且完善的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。一方面，能確保文書檔案數(shù)字化管理的有效性;另一方面，還需努力實現(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)雨文書檔案遠(yuǎn)程檢索與傳播，才能促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用效果全面提升。

四、結(jié)語

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案，數(shù)字化文書檔案具有眾多優(yōu)勢，可使文書檔案編輯更加靈活、文書檔案檢索變得更加便捷以及能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案利用的共享化，但是，因我國文書檔案數(shù)字化管理起步較晚，其發(fā)展現(xiàn)狀并不容樂觀，主要表現(xiàn)為專業(yè)數(shù)字化管理人才缺乏、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，為此，就需要各單位積蓄人才，提高文書檔案人員的素質(zhì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善文書檔案信息存儲（包含構(gòu)建合理的信息數(shù)據(jù)庫和標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄），進(jìn)行文書檔案數(shù)字化掃描以及積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺，通過這些措施，才能構(gòu)建相對完善的文書檔案數(shù)字化管理體系，從而不斷提高文書檔案管理水平。

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