呂春梅

摘要：電力檔案是電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是電力產(chǎn)業(yè)中極為重要的一部分，電力檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著電力企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此為了緊隨時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的新形勢(shì)，將檔案的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，使電力企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，務(wù)必要充分了解掌握管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;措施

?引言：檔案作為一種信息資源，它記錄的企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各種信息，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，對(duì)電力檔案管理工作要求也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然不符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式會(huì)阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。面對(duì)這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)要革新檔案管理方式、方法，要強(qiáng)化檔案管理工作，不斷提高檔案管理質(zhì)量和水平，從而更好地發(fā)揮檔案在電力企業(yè)發(fā)展中的作用，推動(dòng)電力企業(yè)的更好發(fā)展。

1 電力檔案管理的意義

電力檔案是電力企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。是電力工業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，它信息量大、門(mén)類(lèi)多、涉及范圍廣，在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要的作用，是其成長(zhǎng)歷程的真實(shí)寫(xiě)照，發(fā)展至今已經(jīng)成為了電力事業(yè)中至關(guān)重要的組成部分，電力檔案的管理作為捋順和整理電力檔案的關(guān)鍵，更是有著非同尋常的意義，可以說(shuō)它經(jīng)營(yíng)的好壞直接影響電力企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。所謂電力企業(yè)檔案就是電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最原始的資料記錄。一方面，它可以真實(shí)的反應(yīng)出電力企業(yè)的發(fā)展歷程，另一方面還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，能夠達(dá)到推動(dòng)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的目的，其重要意義可見(jiàn)一斑。基于我國(guó)電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，必須秉承科學(xué)創(chuàng)新的理念，來(lái)推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，建立同現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制，不斷拓展檔案工作的新領(lǐng)域，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展提供有效的信息保障。

2電力企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題

首先，在檔案保護(hù)意識(shí)方面非常薄弱，大部分的小型電力單位只注重工作上的經(jīng)濟(jì)效益，并不重視工程技術(shù)問(wèn)題，將技術(shù)研發(fā)拋到腦后，利益放在第一位。還有很多城市對(duì)電力工程檔案還沒(méi)有設(shè)立相關(guān)的部門(mén)管理，工程無(wú)論多少，都應(yīng)該養(yǎng)成記錄記載的好習(xí)慣，所以總會(huì)出現(xiàn)后期的丟失文件、損壞文件等現(xiàn)象，而且并不能找出原因。檔案的缺失會(huì)影響后期的操作、后期規(guī)劃、后期實(shí)施等，并不能及時(shí)的提供專(zhuān)業(yè)資料同時(shí)也會(huì)影響進(jìn)度，所以會(huì)造成很大的損失。其次，檔案管理制度是其工作順利開(kāi)展的保證，但，從目前的工程建設(shè)情況來(lái)看，很多工程項(xiàng)目都沒(méi)有相對(duì)完備的檔案管理制度，而且有些單位雖然有檔案管理的制度，卻不能?chē)?yán)格執(zhí)行，出現(xiàn)了諸如檔案收集不全、整理不及時(shí)、借閱不規(guī)范、檔案丟失等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、完整性以及利用價(jià)值。其次，現(xiàn)如今的檔案管理人員素質(zhì)很差，并沒(méi)有做好自己的分內(nèi)工作，甚至睜一只眼閉一只眼，現(xiàn)如今，我國(guó)電力工程檔案管理的大部分人員存在許多的結(jié)構(gòu)不合理性等問(wèn)題。

3電力檔案管理應(yīng)對(duì)措施

3.1提高電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視度

電力檔案是電力工程建設(shè)和竣工驗(yàn)收的必備條件和真實(shí)記錄，是投入使用后管理、運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的反映，意義重大。因此要在電力系統(tǒng)工作中必須打破這種“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的思維模式，將檔案管理與績(jī)效考核成績(jī)掛鉤，以強(qiáng)制增強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)，有效提升各種資料、案卷的歸檔率與歸檔及時(shí)性。

3.2強(qiáng)化信息化管理手段的運(yùn)用

現(xiàn)今，隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但由于選擇的檔案管理系統(tǒng)各不相同，檔案管理人員對(duì)于管理系統(tǒng)的要求各不相同。因此，造成檔案管理系統(tǒng)的基本功能缺失，大多數(shù)只能實(shí)現(xiàn)基本的目錄查詢，借閱、查看仍以紙質(zhì)檔案為主。這就要求我們定期對(duì)檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行更新維護(hù)，在實(shí)際應(yīng)用中找到不足，逐步改善系統(tǒng)的相關(guān)功能，使電力企業(yè)的檔案應(yīng)用工作更為順利。同時(shí)，電力企業(yè)也應(yīng)該注意信息技術(shù)的安全問(wèn)題，定期對(duì)電力檔案進(jìn)行管理，避免因病毒的產(chǎn)生而造成檔案信息丟失，所有信息檔案應(yīng)該做好備份工作。

3.3創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

新時(shí)期下，科學(xué)技術(shù)的更新速度不斷加快。要想在管理檔案資料的同時(shí)創(chuàng)新管理技術(shù)，就必須充分利用各行業(yè)的創(chuàng)新資源，并積極、主動(dòng)的和其他傳媒業(yè)取得聯(lián)系，引進(jìn)先進(jìn)化的創(chuàng)新方式，以此創(chuàng)新相對(duì)落后的管理技術(shù)。并且，檔案資料管理期間所使用的網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)等，也應(yīng)進(jìn)行一定創(chuàng)新，關(guān)鍵技術(shù)要滿足創(chuàng)新需求，建立規(guī)范、系統(tǒng)的檔案館、數(shù)據(jù)庫(kù)等。在創(chuàng)新電力企業(yè)的檔案資料管理工作時(shí)，應(yīng)最大限度的引進(jìn)就先進(jìn)性的管理理論、研究成果，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化的管理目標(biāo)。

3.4加大軟硬件設(shè)備的投入

電力檔案是對(duì)電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)珍貴的無(wú)形資產(chǎn)。近年來(lái)，雖然電力檔案信息化程度已經(jīng)在不斷加強(qiáng)，但是為了相較于是科技發(fā)展的節(jié)奏還是比較滯后的，因此還要加快檔案信息化進(jìn)程。在針對(duì)加快檔案管理工作信息化進(jìn)程的問(wèn)題上：①要掙脫傳統(tǒng)管理模式的桎梏，依托信息化平臺(tái)，加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用于管理。在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身情況，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，及時(shí)更新設(shè)備，選擇使用具有較強(qiáng)實(shí)力及豐富經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)開(kāi)發(fā)的電力檔案管信息系統(tǒng)軟件，加快檔案信息的開(kāi)發(fā)利用使電力檔案管理的數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用。②根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有檔案庫(kù)房情況進(jìn)行更新改造，構(gòu)建一個(gè)寬敞、明亮的庫(kù)房，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求做好庫(kù)房的防火、防潮、防盜工作，選取標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，確保檔案安全。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，還應(yīng)為檔案管理工作配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)/攝像機(jī)、刻錄機(jī)等等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種形式的電子檔案的管理，構(gòu)建完善的信息庫(kù)，供電力企業(yè)相關(guān)人員檢索、翻閱。

3.5提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

對(duì)于電力企業(yè)檔案管理而言，管理人員的工作質(zhì)量、工作效率和工作態(tài)度直接與檔案工作質(zhì)量和企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況緊密相聯(lián)，因此要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與服務(wù)意識(shí)。要吸納招聘理論基礎(chǔ)扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)技能熟練的人才，同時(shí)培訓(xùn)在崗員工，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)以加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)，培養(yǎng)成復(fù)合型人才。而檔案工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作還是一項(xiàng)服務(wù)性工作。因此管理人員除了要有專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技術(shù)，還要明確自身職責(zé)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，保證檔案的完整性、保密性、真實(shí)性和安全性。此外在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮檔案工作人員中的專(zhuān)職、兼職情況，根據(jù)崗位需求制定合適的培訓(xùn)內(nèi)容，還要對(duì)培訓(xùn)進(jìn)行分層，以分崗位、按專(zhuān)題培訓(xùn)為主，第一層次為上級(jí)對(duì)下級(jí)供電企業(yè)專(zhuān)職檔案人員的培訓(xùn);第二層次是下級(jí)供電企業(yè)內(nèi)部對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)。

4結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)，電力檔案管理工作的好壞可以充分證明電力單位是否可以擁有一個(gè)良好的發(fā)展前景。因此，對(duì)電力檔案管理工作要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，這樣對(duì)電力單位有百利而無(wú)一害。電力單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案利用率，注重檔案的日常應(yīng)用及收集整理工作。

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