胡文婧

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平顯著提高，越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并廣泛應(yīng)用在檔案管理中，能夠有效提升檔案管理成效，朝著更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。就當(dāng)前科技檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，作為一項(xiàng)技術(shù)性和專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作，更為客觀、全面地了解科技檔案管理特性，有利于為高質(zhì)量檔案管理工作提供更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障

??關(guān)鍵詞：智慧檔案;信息技術(shù);管理人員;驅(qū)動(dòng)

引言

傳統(tǒng)檔案管理模式傾向于人工管理，單位需要資源投入力度較大，檔案工作進(jìn)展緩慢。正是基于這種背景，越來(lái)越多單位從資源利用效率角度出發(fā)，開始探尋智慧檔案管理模式和服務(wù)模式，智慧檔案服務(wù)建設(shè)由此產(chǎn)生。智慧檔案服務(wù)建設(shè)依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這一管理模式能夠減輕單位的人力消耗，將檔案管理人員從管理上解放出來(lái)，推動(dòng)檔案管理朝著檔案治理轉(zhuǎn)變。雖然關(guān)于智慧檔案的研究和應(yīng)用已經(jīng)有一段時(shí)間，但是檔案管理實(shí)踐中，許多單位在開展智慧檔案服務(wù)建設(shè)時(shí)，或多或少會(huì)遇到一些問(wèn)題。因此，如何優(yōu)化智慧檔案服務(wù)，提升檔案信息化操作水平，則是現(xiàn)階段需要思考的課題。

1智慧檔案服務(wù)理念概述

檔案服務(wù)歸根到底是一種信息服務(wù)，信息服務(wù)的對(duì)象是檔案使用者。檔案使用者對(duì)檔案的利用率和使用率與檔案價(jià)值密切相關(guān)，檔案資源內(nèi)部潛藏的價(jià)值需要檔案使用者加以挖掘。在現(xiàn)代化社會(huì)中，智慧檔案服務(wù)主要體現(xiàn)了以下三點(diǎn)服務(wù)理念：

1.1以人為本理念

傳統(tǒng)檔案管理模式中，由于檔案工作量巨大，許多單位不得不尋找兼職人員加入到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，檔案管理方式粗放，檔案服務(wù)難以走向制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的道路。在智慧檔案服務(wù)模式當(dāng)中，則充分體現(xiàn)了以人為本原則。其一，體現(xiàn)了對(duì)檔案管理人員的關(guān)懷。單位購(gòu)置相應(yīng)的信息技術(shù)設(shè)備，搭建智慧檔案服務(wù)機(jī)制，能夠減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，使檔案管理人員有更多時(shí)間和精力投入到檔案服務(wù)領(lǐng)域當(dāng)中。同時(shí)，檔案管理人員負(fù)擔(dān)的減輕，以及單位檔案總體工作效率的加快提升，意味著單位無(wú)須尋找兼職人員，極大減輕了單位人力開支。其二，體現(xiàn)了對(duì)檔案使用者的關(guān)懷。智慧化檔案管理模式下，檔案管理更加注重用戶的需求，也為用戶提供了更為便捷的查檔、調(diào)檔和用檔服務(wù)。

1.2共享共建資源整合理念

首先，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠打破時(shí)間與空間界限，能夠提升檔案信息的交流頻率。單位建設(shè)智慧檔案信息庫(kù)后，檔案使用者可以在互聯(lián)網(wǎng)終端查詢到相應(yīng)信息，滿足自身檔案需求。其次，單位之間則能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通，搭建檔案共享信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。檔案使用者在提交手續(xù)后，能夠查詢到其他單位的檔案信息，減少了查檔開支。最后，許多職能相通以及職能交叉的單位，則可以通過(guò)構(gòu)建檔案共享機(jī)制來(lái)提升工作效率。單位在需要查詢或利用相關(guān)單位檔案時(shí)，只需要在網(wǎng)絡(luò)上就能進(jìn)行相應(yīng)的操作，極大提升了單位間的信息溝通效率。

1.3持續(xù)創(chuàng)新的理念

智慧檔案服務(wù)建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，這一概念的外延會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而延伸，內(nèi)容會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而豐富?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的檔案管理人員開始將云數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到智慧檔案服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)了智慧檔案服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。

2電力檔案信息化管理的困境

2.1制度建設(shè)滯后

電力檔案信息化管理協(xié)同化、項(xiàng)目化等發(fā)展趨勢(shì)涉及多個(gè)管理主體之間的溝通協(xié)同，需要在管理層面予以制度引導(dǎo)，但從電力檔案信息化制度建設(shè)的現(xiàn)狀看，管理制度缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新和改革。目前，電力檔案信息化的管理制度還沿用傳統(tǒng)管理環(huán)境下的制度，隨著電力檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和檔案業(yè)務(wù)的多元化發(fā)展，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求等都隨之變化，滯后的管理制度將無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)工作的要求，導(dǎo)致檔案管理的工作受到阻礙。此外，隨著電力在檔案細(xì)分領(lǐng)域制度建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)多元化拓展使檔案工作面臨很多新問(wèn)題，如信息化建設(shè)下信息安全制度的更新，科研檔案開發(fā)與利用涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題等。因此，電力檔案管理部門的制度建設(shè)要考慮不斷變化的信息化環(huán)境。

2.2信息化建設(shè)不平衡、缺乏協(xié)調(diào)性

從電力檔案信息化管理的現(xiàn)狀看，電力檔案管理存在信息化建設(shè)不平衡、各部門之間缺乏協(xié)調(diào)性的情況，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是電力內(nèi)部信息化建設(shè)不平衡、各部門信息資源沒(méi)有系統(tǒng)化整合。電力檔案信息化管理范圍和內(nèi)容在不斷擴(kuò)大，但由于每個(gè)檔案涉及的部門管理方式不同，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范化，導(dǎo)致其在資源整合上存在很多困難。同時(shí)，各部門管理人員的管理水平參差不齊，各部門管理系統(tǒng)的類型、功能、版本存在差異，不利于檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，降低了檔案管理的效率。

3智慧檔案服務(wù)路徑分析

3.1創(chuàng)新智慧檔案服務(wù)方式

首先，購(gòu)置云儲(chǔ)存終端，構(gòu)建智慧檔案云，加快檔案共享機(jī)制建設(shè)。檔案內(nèi)部的信息資源龐大，需要占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，以計(jì)算機(jī)硬盤為終端搭建檔案共享系統(tǒng)不符合經(jīng)濟(jì)原則和可持續(xù)發(fā)展理念。因此，單位有必要購(gòu)置云儲(chǔ)存終端，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存空間的最大化。單位可以與百度云盤、360網(wǎng)盤等云儲(chǔ)存終端商進(jìn)行洽談，以上述云儲(chǔ)存商的云儲(chǔ)存終端為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案共享，為廣大用戶提供“一站式檢索”的便民服務(wù)。需要注意的是，為了節(jié)約單位成本，單位在購(gòu)置云儲(chǔ)存終端時(shí)，可以與相關(guān)單位合作。

3.2推動(dòng)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

針對(duì)電力內(nèi)部各管理主體協(xié)調(diào)性不佳的問(wèn)題，電力信息管理部門應(yīng)著力推動(dòng)各部門信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。首先，在檔案資源的收集和整理上，要保持各管理主體格式、形式上的統(tǒng)一。其次，在信息化硬件購(gòu)置和軟件開發(fā)時(shí)，要注重各部門之間的設(shè)備、功能實(shí)現(xiàn)同步，讓每個(gè)部門都參與檔案的協(xié)同化管理。同時(shí)，針對(duì)各部門管理人員管理水平參差不齊的問(wèn)題，要在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上注重提升各部門人員的綜合素質(zhì)。

3.3加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

智慧檔案服務(wù)建設(shè)，需要一批技術(shù)能力過(guò)硬、服務(wù)意識(shí)過(guò)強(qiáng)的檔案人才。首先，單位要優(yōu)化培訓(xùn)體系，從培訓(xùn)工作入手，全面提升檔案服務(wù)人才的職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力以及知識(shí)技能。單位可以與檔案館、高校進(jìn)行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進(jìn)行進(jìn)修，使其適應(yīng)智慧檔案的發(fā)展。其次，單位要制定政策，鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新，鼓勵(lì)檔案管理人員參與檔案課題研究，培養(yǎng)一批兼具計(jì)算機(jī)技能、檔案管理知識(shí)以及統(tǒng)計(jì)知識(shí)的檔案人才。最后，注重人才引進(jìn)。單位在引進(jìn)人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)階段智慧檔案工作現(xiàn)狀，引進(jìn)具有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和執(zhí)業(yè)技能的人才。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，智慧檔案服務(wù)建設(shè)成為檔案管理行業(yè)技術(shù)革新的標(biāo)桿。本文從三個(gè)層面闡述了智慧檔案的服務(wù)理念，深入探討了信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)下智慧檔案服務(wù)建設(shè)的路徑，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，給出一些有針對(duì)性的操作建議。伴隨云數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能的技術(shù)的發(fā)展，未來(lái)智慧檔案服務(wù)模式會(huì)呈現(xiàn)出新的特性。各個(gè)單位檔案管理人員自主學(xué)習(xí)前沿知識(shí)，用創(chuàng)新意識(shí)武裝頭腦，才能真正解決潛藏在檔案管理內(nèi)部的不利因子，推動(dòng)智慧檔案服務(wù)建設(shè)在良性的軌道上運(yùn)行。

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