王吉壘

摘 要：給歸檔文件編制檔號(hào)是檔案整理工作中的重要內(nèi)容之一。隨著電子檔案保存單套制的呼聲越來(lái)越高，如何對(duì)電子檔案進(jìn)行檔號(hào)編制已成為當(dāng)前檔案工作的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。本文闡述了檔號(hào)編制的作用與意義，分析了《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號(hào)結(jié)構(gòu)設(shè)置的緣由，提出了作為文書(shū)檔案保存的電子檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)翁字?電子檔案;檔號(hào)

檔號(hào)之于檔案相當(dāng)于身份證之于公民?！稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）詳細(xì)規(guī)定了歸檔文件檔號(hào)的結(jié)構(gòu)，并明確“歸檔電子文件的組件（件的組織）、分類(lèi)、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》‘5 一般要求’的規(guī)定”。隨著社會(huì)信息化步伐的不斷加快，業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原生電子文件越來(lái)愈多，實(shí)施原生電子歸檔、單套制保存是必然的趨勢(shì)。在此前提下，電子檔案的檔號(hào)編制方法可以參考《歸檔文件整理規(guī)則》有關(guān)條款并根據(jù)實(shí)際做出適當(dāng)調(diào)整。

一、檔號(hào)編制的作用與意義

1.固定檔案排列的順序

《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1-2000）中檔號(hào)的定義為：“以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼”，其中“用以固定和反映檔案排列順序”是功用性描述，“一組代碼”是檔號(hào)的性質(zhì)。究其本質(zhì)而言，檔號(hào)就是按照來(lái)源、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等一級(jí)一級(jí)對(duì)檔案分類(lèi)、排列之后結(jié)果的反映。經(jīng)過(guò)有序化的整理以及編制檔號(hào)之后，檔案的位置就被固化下來(lái)，為后續(xù)查找利用提供便利。

2.揭示檔案的基本屬性

檔號(hào)中各級(jí)代碼都有具體的指代對(duì)象，檔案工作人員或熟悉檔號(hào)結(jié)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員，即便不查閱檔案內(nèi)容，通過(guò)檔號(hào)也可以了解檔案的部分基本屬性，如全宗、形成年度、形成機(jī)構(gòu)（內(nèi)容問(wèn)題）等，體現(xiàn)了檔號(hào)反映檔案基本信息的功能。

二、歸檔文件整理規(guī)則建議的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

2015版的《歸檔文件整理規(guī)則》較之于2000版，在遵循檔號(hào)編制唯一性、合理性原則、穩(wěn)定性原則、擴(kuò)充性原則的基礎(chǔ)上，明確提出了文書(shū)檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)，建議為：“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)”，上下位代碼之間用橫線“—”鏈接，同一級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“·”連接。對(duì)此，標(biāo)準(zhǔn)主要起草者之一丁德勝給出的解釋是，一是便于館室銜接;二是考慮到機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）為檔號(hào)結(jié)構(gòu)中選擇項(xiàng)，可以保持檔號(hào)結(jié)構(gòu)的易辨識(shí)度（固定項(xiàng)盡量放在檔號(hào)結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。以上解釋主要站在國(guó)家各級(jí)綜合檔案館接收檔案和檔案信息資源在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一的角度給出。站在立檔單位工作實(shí)際的角度，筆者認(rèn)為，除了上述兩條原因以外，還有以下兩方面原因：一是文書(shū)檔案基本以年度為單位進(jìn)行歸檔，這種歸檔方式事實(shí)上已經(jīng)按時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行了分類(lèi)，因此放在了檔號(hào)第二級(jí);二是在年度下以保管期限進(jìn)行分類(lèi)，使保管期限一致的文件歸置在一起，便于保管期滿(mǎn)檔案的批量抽取、鑒定與銷(xiāo)毀工作，一定程度上減少了保管期滿(mǎn)檔案銷(xiāo)毀帶來(lái)的倒架工作量。因此，保管期限被放在了檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的第三級(jí)。最后是機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和件的流水排列號(hào)。

通過(guò)以上分析不難看出，歸檔文件整理規(guī)則給出的檔號(hào)結(jié)構(gòu)既是紙質(zhì)檔案實(shí)體管理的客觀需要，也是帶有強(qiáng)烈手工整理痕跡的突出表現(xiàn)。

三、單套制保存前提下電子檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)及編制方法

1.電子檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)

2018年12月底，國(guó)家檔案局以14號(hào)令的形式對(duì)《電子公文歸檔管理暫行辦法》進(jìn)行修改，其中第七條修改為：“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以?xún)H以電子形式歸檔。”雖然《暫行辦法》僅適用于“各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”，但也給其他社會(huì)組織在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子數(shù)據(jù)歸檔工作提供了重要依據(jù)。

2019年4月26日，國(guó)務(wù)院頒布《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（國(guó)務(wù)院令第716號(hào)），其中第十二條規(guī)定：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)履行職責(zé)過(guò)程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時(shí)以電子形式歸檔并向檔案部門(mén)移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交?！币陨媳砻?，電子檔案單套制保存已無(wú)政策規(guī)范方面束縛，立檔單位完全可根據(jù)自身實(shí)際進(jìn)行實(shí)施。

在上述前提條件下，參考《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合工作實(shí)際，建議作為文書(shū)檔案保存的電子檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)可以為：“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)”或“全宗號(hào)—年度—保管期限—問(wèn)題代碼—件號(hào)”。歸檔文件較少的單位，可以為：“全宗號(hào)—年度—件號(hào)”。以上3種檔號(hào)結(jié)構(gòu)都刪除了“保管期限”這一代碼，理由如下：

（1）原生電子文件以年度為單位進(jìn)行歸檔時(shí)

在紙質(zhì)實(shí)體檔案保存的條件下，保管期限是為了檔案件、盒排架不得不設(shè)置的一級(jí)分類(lèi)，而電子檔案并不涉及物理實(shí)體排架問(wèn)題。歸檔文件經(jīng)鑒定確定保管期限后，可由電子檔案管理系統(tǒng)按照保管期限結(jié)合機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、文件形成日期按規(guī)則生成檔號(hào)。給定電子檔案檔號(hào)即可固化其在電子檔案管理系統(tǒng)中的排列方式，并以條目的方式直觀展現(xiàn)。檔案保管期滿(mǎn)由電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)提醒，經(jīng)檔案工作人員鑒定不再保存后在電子檔案管理系統(tǒng)中直接銷(xiāo)毀，不再予以顯示。無(wú)需考慮檔案保管期滿(mǎn)批量抽取、鑒定和銷(xiāo)毀之后帶來(lái)的倒架問(wèn)題。因此，保管期限完全可以?xún)H作為電子檔案的一個(gè)元數(shù)據(jù)項(xiàng)，在電子檔案管理系統(tǒng)中由人工進(jìn)行著錄，而不必刻意體現(xiàn)在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中。

（2）原生電子文件實(shí)時(shí)歸檔時(shí)

若辦公自動(dòng)化系統(tǒng)每天定時(shí)向電子檔案管理系統(tǒng)推送歸檔文件，需要對(duì)歸檔文件實(shí)時(shí)編制檔號(hào)時(shí)，則無(wú)法按上述方法，將一年度電子檔案按照著錄的保管期限進(jìn)行分類(lèi)之后，再按規(guī)則生成檔號(hào)。此時(shí)可對(duì)當(dāng)前接收的全部檔案，按照文件形成日期等規(guī)則生成檔號(hào)，不再考慮先排永久，再排長(zhǎng)期、短期。這種編號(hào)的弊端是保管期滿(mǎn)檔案鑒定銷(xiāo)毀之后，文書(shū)檔案之間會(huì)有大量的跳躍斷號(hào)。但如前文所述，電子檔案已經(jīng)無(wú)需考慮物理排架問(wèn)題，因此，即便如此，對(duì)實(shí)際工作也不會(huì)造成任何困擾。且無(wú)論是以年度為單位進(jìn)行歸檔，還是實(shí)時(shí)歸檔，兩種方式下都可以有效減少一級(jí)檔號(hào)結(jié)構(gòu)，使檔號(hào)更加簡(jiǎn)潔。減輕檔案工作人員整理工作量的同時(shí)，更容易實(shí)現(xiàn)立檔單位全部檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。

此外，“全宗號(hào)—年度—保管期限—問(wèn)題代碼—件號(hào)”這種建議檔號(hào)結(jié)構(gòu)中去掉了檔案門(mén)類(lèi)的代碼，主要是考慮部分企業(yè)以全部檔案為對(duì)象按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，此時(shí)可不再設(shè)置檔案門(mén)類(lèi)這一級(jí)代碼。

2.具體編制方法

（1）全宗號(hào)

對(duì)于入館單位而言，按照檔案館給定的全宗號(hào)編制即可;對(duì)于非入館單位，建議全宗號(hào)為4位英文字母組合，既可以是單位簡(jiǎn)稱(chēng)的漢語(yǔ)拼音首字母，也可以是單位英文簡(jiǎn)稱(chēng)。如中國(guó)長(zhǎng)江電力股份有限公司的全宗號(hào)可以編制為“CJDL”或“CYPC”，更便于直觀理解檔案全宗的構(gòu)成。

（2）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼

《歸檔文件整理規(guī)則》中給出的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼為漢語(yǔ)拼音首字母縮寫(xiě)，如“BGS”。機(jī)構(gòu)或問(wèn)題只分一級(jí)的話，并無(wú)不妥。但如果需要對(duì)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行復(fù)分，比如在部門(mén)下復(fù)分處室，或者在黨群下復(fù)分共青團(tuán)，此時(shí)，使用漢語(yǔ)拼音首字母就顯得字段較長(zhǎng)。因此，建議機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼使用1位或2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“1”或“01”，同級(jí)代碼可以使用“.”進(jìn)行連接，如“1.1”或“01.01”，以有效解決分類(lèi)向下延伸時(shí)字符長(zhǎng)度過(guò)長(zhǎng)問(wèn)題。

其他代號(hào)參考《歸檔文件整理規(guī)則》保持不變。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔號(hào)的結(jié)構(gòu)和編制方法需要結(jié)合立檔單位的實(shí)際進(jìn)行制訂。本文僅是基于歸檔文件全部為電子文件時(shí)提出的一種編制方法、思路。若立檔單位歸檔文件形式多樣，既有紙質(zhì)又有原生電子時(shí)，則需要另行研究。但不管何種方式，相信隨著原生電子文件在歸檔文件總量中的占比不斷提升、電子檔案單套制保存條件的逐漸成熟，檔號(hào)編制規(guī)則中的手工痕跡會(huì)越來(lái)越淡化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)[S]

[3]DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則[S]