摘 要：在新時期，我國工業(yè)項目已取得顯著的發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，逐漸邁向自動化、智能化及科技化的發(fā)展階段。然而在工業(yè)項目設(shè)計階段與施工階段的檔案管理工作層面，我國現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作依舊處于紙質(zhì)檔案階段，在實際管理中難免存在諸多的問題。而數(shù)字化檔案的引入，能夠有效推動新時期工業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，促進(jìn)當(dāng)代工業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。本文結(jié)合工業(yè)檔案形成特征，探析傳統(tǒng)工業(yè)檔案的管理現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的數(shù)字化檔案構(gòu)建舉措。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;檔案管理

工業(yè)檔案是我國工業(yè)項目設(shè)計與施工管理的有機組成部分，具體來講工業(yè)檔案主要從工程項目的設(shè)計、提出、研究、招標(biāo)、監(jiān)理、施工、竣工以及試運行等諸多環(huán)節(jié)中形成的，擁有存儲價值的聲像、圖標(biāo)、圖紙、文字等不同載體與不同形式的歷史記錄。是我國工業(yè)項目設(shè)計與建設(shè)的縮影。因此只有存儲好、收集好以及利用好工業(yè)檔案，才能發(fā)揮檔案的指導(dǎo)效用及建設(shè)功能，有助于增強工程項目的建設(shè)質(zhì)量以及監(jiān)理水平。

一、工業(yè)檔案形成特征

工業(yè)檔案主要是伴隨相關(guān)工程項目的設(shè)計與施工逐漸積累產(chǎn)生的。而所形成的工業(yè)檔案之間通常以工業(yè)項目不同階段進(jìn)行區(qū)別，譬如項目設(shè)計階段與施工階段等，工業(yè)項目根據(jù)不同階段的目的、過程以及結(jié)果，對項目進(jìn)行整體與細(xì)節(jié)的記錄，進(jìn)而予以存儲，形成動態(tài)性的工業(yè)管理檔案體系。此外，工業(yè)檔案以工程施工內(nèi)容與總體程序的緊密銜接，凸顯工業(yè)在不同階段的總體控制。各個專業(yè)、工序以及不同施工階段的相互滲透、相互銜接，缺一不可，促使工業(yè)項目設(shè)計階段與施工階段的檔案管理體系具備成套性的鮮明特征。工業(yè)項目由諸多單位工程、分項工程以及分部工程所構(gòu)成，致使工業(yè)檔案體系呈現(xiàn)面廣、點多的性質(zhì)。從理論層面上，體現(xiàn)了我國工業(yè)項目檔案管理體系多元化、多樣化及系統(tǒng)化的特征。然而根據(jù)特定工業(yè)項目來講，技術(shù)內(nèi)容、施工工序、施工方法以及材料的不同，致使我國工業(yè)檔案擁有專業(yè)化的特征。不過根據(jù)工業(yè)檔案的體系結(jié)構(gòu)可發(fā)現(xiàn)，我國現(xiàn)有的工業(yè)檔案管理內(nèi)容包括技術(shù)交底、開工報告、圖紙會審記錄、材料變更、組織計劃、操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)程、構(gòu)建與原材料的檢測報告、生產(chǎn)證明、各種施工評定、檢測、驗收、試驗、測量報告、大事記、施工日記、事故處理紀(jì)要等。保存日期主要根據(jù)我國《檔案法》的規(guī)定進(jìn)行保存。然而根據(jù)我國當(dāng)前的紙質(zhì)檔案保存形式，工程檔案又有鮮明的易損壞、滅失等特征。

二、項目檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏充足的檔案管理意識

在整個項目建設(shè)中，每個階段都存在大量的資料需要歸檔、整理與收集。但忽視檔案管理，注重工業(yè)建設(shè)，儼然是現(xiàn)代工程企業(yè)的通病。根據(jù)實踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，施工單位在項目投建的過程中，通常只側(cè)重有形的建設(shè)，而忽視無形的管理工作，致使檔案管理的觀念淡薄，難以將檔案管理作為項目建設(shè)的重要組成部分。尤其在施工階段，任務(wù)重、工期緊的背景下，過于注重項目的建設(shè)進(jìn)度、資金與項目的控制，將會嚴(yán)重忽視項目檔案的收集與歸檔工作，造成設(shè)備項目與檔案管理相脫節(jié)，無法為工程企業(yè)后續(xù)的建設(shè)工作提供可行性的數(shù)據(jù)支持。此外，由于缺乏檔案管理意識，工程企業(yè)的項目檔案體系必定缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)性、合理的科學(xué)性，內(nèi)容重復(fù)，體系不完善，進(jìn)而致使項目檔案形同虛設(shè)，既不能使項目檔案成為行之有效的工程建設(shè)依據(jù)，又難以推動其它工程的開展與項目的設(shè)計。

2.缺乏顯著的數(shù)據(jù)收集機制

我國工業(yè)項目周期長、投資大、環(huán)節(jié)多，所形成的項目檔案量大、面廣，進(jìn)而致使工程企業(yè)在施工階段所形成的項目檔案難以得到及時整理、收集與保管，以致使項目檔案難以根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期歸檔與及時移交。當(dāng)前階段，各工程企業(yè)都是在項目建設(shè)完畢，需要辦理驗收手續(xù)時，才著力組織物力、人力、集中補充項目檔案所需資料。這儼然促使工業(yè)檔案管理體系處于被動，無法準(zhǔn)確地、完整地、真實地控制現(xiàn)有的項目檔案。此外，基于傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)收集模式的特征，極易出現(xiàn)資料缺失，重復(fù)收集等問題，嚴(yán)重影響著項目的交接工作。

3.檔案管理者專業(yè)素質(zhì)不足

基于工程企業(yè)的行政層對項目檔案缺乏足夠的重視，對應(yīng)的檔案管理人員相對不足，并且大部分是兼職人員，工作穩(wěn)定性低下，專業(yè)技能不足，缺乏項目檔案歸檔、入檔意識，存在工作失范、無法形成對項目原始數(shù)據(jù)資料的及時收集、整理、歸檔的意識。進(jìn)而造成部分項目檔案短缺的問題。難以有效發(fā)揮工業(yè)項目檔案在施工后期與項目設(shè)計階段的使用價值。此外，在項目檔案的保管層面上，由于檔案管理者專業(yè)程度有限，難以形成切實可行的檔案保管體系，僅僅將紙質(zhì)檔案存儲在保險箱中進(jìn)行保管，并未根據(jù)檔案的類別與屬性，對檔案進(jìn)行分類，以致在后期使用過程中，需要耗費大量時間與經(jīng)歷進(jìn)行查找、篩選，嚴(yán)重影響著檔案的使用。尤其在辦理竣工驗收手續(xù)時，如果相關(guān)檔案保管不利，或無從查找，則需要對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行重新收集或者重新辦理，嚴(yán)重影響著工程企業(yè)的經(jīng)濟效益的提升。

三、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的策略

1.提升檔案管理意識 ，加強人才培訓(xùn)力度

數(shù)字化檔案是以數(shù)字檔案構(gòu)建作為基礎(chǔ)的，通過互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)以及局域網(wǎng)等形式進(jìn)行電子檔案的檢索與閱讀。然而為應(yīng)對新時期對傳統(tǒng)檔案管理的挑戰(zhàn)，增強檔案服務(wù)水平，提高效率，提升管理水平，進(jìn)而使檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的重要組成形式。為實現(xiàn)該目標(biāo)，需要工程企業(yè)行政層提升對檔案管理工作的重視，加強人才培訓(xùn)力度。

首先，在思想層面上重視項目檔案管理，施工企業(yè)無論領(lǐng)導(dǎo)還是基層工作者，都應(yīng)充分認(rèn)識到工業(yè)項目檔案管理的必要性與重要性，從項目建設(shè)準(zhǔn)備階段到竣工驗收階段，務(wù)必將項目檔案收集、處理及歸檔工作作為重要內(nèi)容，以此使項目進(jìn)度與檔案管理同步進(jìn)行。

其次，構(gòu)建相應(yīng)管理制度，通過競聘機制，提升檔案管理者的工作意識，進(jìn)而以專業(yè)培訓(xùn)為抓手，結(jié)合數(shù)字化檔案管理與應(yīng)用實際，增強專職人員的專業(yè)素質(zhì)與管理技能。尤其在數(shù)字化檔案入檔與歸檔方面，如果缺乏相應(yīng)的操作技能，檔案管理數(shù)字化工作將難以得到推廣與落實。因此，施工企業(yè)可將專職人員派遣到相應(yīng)的教育機構(gòu)學(xué)習(xí)，并以學(xué)習(xí)程度以及技能掌握程度，做出是否留任的決定。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案，實現(xiàn)動態(tài)入檔功能

檔案數(shù)字化即將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過計算機設(shè)備對電子檔案進(jìn)行管理的過程。然而由于我國工程企業(yè)受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理體系的影響，難免存在對數(shù)字化檔案管理體系的抵觸心理。因此，為更好地推進(jìn)工業(yè)項目檔案的數(shù)字化進(jìn)程，可從電子化與紙質(zhì)化雙套制入手，逐漸向數(shù)字化檔案歸檔階段轉(zhuǎn)變。

首先，在檔案管理素質(zhì)化初期，行政層應(yīng)要求專職人員在對原始資料進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的同時，實行電子檔案歸檔工作，并在行政層逐漸了解到電子檔案的優(yōu)勢時，可將紙質(zhì)歸檔形式趨向完全采用電子歸檔的手段對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行入檔與歸檔。

其次，加強企業(yè)云終端建設(shè)，即將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建在遠(yuǎn)程服務(wù)器中，以此避免不可抗力因素或人為因素所帶來的數(shù)據(jù)損失。然而為增強數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性與有效性，可通過科技手段，在數(shù)據(jù)歸檔的同時，對入檔的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份。此外，在電子檔案入檔的過程中，往往存在任務(wù)量大，工作繁雜等問題。工程企業(yè)可利用移動互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，對原始資料進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描，直接將需要入檔的信息資料傳遞給專職人員，進(jìn)而通過文字轉(zhuǎn)換工具，實現(xiàn)對原始數(shù)據(jù)資料的即時入檔。

3.建立共享機制，推動工業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展

數(shù)字化檔案體系的顯著優(yōu)勢是交互性、共享性、方便性。工程企業(yè)可根據(jù)具體需要，建立檔案共享機制，以此提升相關(guān)機構(gòu)辦理手續(xù)的效率。

首先，構(gòu)建分類體系，通過不同的分類機制，能夠準(zhǔn)確地，及時地查詢到所需的數(shù)據(jù)資料。

其次，利用分類機制，將企業(yè)辦理各項手續(xù)所需的資料進(jìn)行整理，并連接到相關(guān)部門的辦公系統(tǒng)中，以此為企業(yè)節(jié)約大量辦理手續(xù)時的時間成本與物力成本。

再次，針對方法型的、策略型的數(shù)據(jù)資料，工程企業(yè)可將相關(guān)數(shù)據(jù)銜接到制定的共享平臺中，以此為相關(guān)企業(yè)的項目開展提供規(guī)范性的指導(dǎo)。

最后，將檔案管理工作融入項目開展的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，使其成為推動項目建設(shè)的有力手段。譬如在項目施工階段，施工人員在面對復(fù)雜的施工問題時，可通過計算機系統(tǒng)檢索以往的施工問題及解決措施，以此提升施工質(zhì)量，縮短施工期限，推動項目施工產(chǎn)業(yè)的全面發(fā)展，為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)奉獻(xiàn)力量。

四、結(jié)語

新時期是信息化的時代，同時也是數(shù)字化的時代，工程企業(yè)應(yīng)著力推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，使其發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，滿足當(dāng)前工業(yè)發(fā)展的需求，進(jìn)而從檔案管理、檔案歸檔等環(huán)節(jié)出發(fā)，推動檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

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作者簡介：姚水英（1981-），女，漢族，浙江嵊縣人，本科，檔案館員。