陳琳娣
[摘要]電信運(yùn)營商內(nèi)部審計(jì)引入機(jī)器人流程自動(dòng)化,以新興技術(shù)為核心、以場景應(yīng)用為方向,打造智慧審計(jì)的核心知識能力,實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部審計(jì)效率的提升及人力的優(yōu)化。
[關(guān)鍵詞]內(nèi)部審計(jì)? ? 機(jī)器人? ? 流程自動(dòng)化
計(jì)工作中存在著大量重復(fù)枯燥的工作,需要
一種可以自主操作現(xiàn)有系統(tǒng)的工具或軟件,將員工解放出來,使其把更多的精力投入到提高審計(jì)質(zhì)量、培養(yǎng)敏銳洞察力等更高級別的工作上。2018年,浙江移動(dòng)內(nèi)審部進(jìn)行了機(jī)器人流程自動(dòng)化在內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目中的應(yīng)用探索與實(shí)踐。
一、機(jī)器人流程自動(dòng)化的應(yīng)用背景
(一)應(yīng)用背景
審計(jì)工作中有大量的資料收集與比對工作,需要審計(jì)人員進(jìn)行大量重復(fù)操作,耗時(shí)耗力,影響審計(jì)效率。研究發(fā)現(xiàn),人們在業(yè)務(wù)操作時(shí),每100個(gè)機(jī)會(huì)中通常有10%-30%的誤差率。在管理良好的工作場所,即使是最佳性能,每100個(gè)機(jī)會(huì)的錯(cuò)誤率也會(huì)達(dá)到5-10個(gè)。該研究得出結(jié)論,即使經(jīng)驗(yàn)豐富且能干的人完成這項(xiàng)工作,也會(huì)有較高的失敗率。
機(jī)器人流程自動(dòng)化工具(Robotic Process Automation,簡稱RPA)是指通過用戶界面層技術(shù),執(zhí)行基于一定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)(通常由人類執(zhí)行)的應(yīng)用程序。RPA即機(jī)器、流程、自動(dòng)化。RPA是以機(jī)器人作為虛擬勞動(dòng)力,依據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序,與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進(jìn)行交互并完成預(yù)期的任務(wù)。從目前的技術(shù)實(shí)踐來看,現(xiàn)有的RPA適用于高重復(fù)性、邏輯確定并穩(wěn)定性要求相對較低的流程。
更通俗地說,RPA就是借助一些能夠自動(dòng)執(zhí)行的腳本(這些腳本可能是某些工具生成的,這些工具也可能有著非常友好的用戶化圖形界面)完成一系列原來需要人工完成的工作。但凡具備一定腳本生成、編輯、執(zhí)行能力的工具,在此處都可以稱之為“機(jī)器人”。
RPA最簡要的工作原理是通過錄制操作者的鼠標(biāo)和鍵盤動(dòng)作步驟,形成操作腳本(用戶也可以不用錄制的方式,完全手工編寫腳本)。這里的腳本是可以修改的,用戶可以根據(jù)需要修改腳本的參數(shù),如鼠標(biāo)點(diǎn)擊的位置、鍵盤輸入值,再次運(yùn)行腳本時(shí),就會(huì)重新執(zhí)行錄制過程中的動(dòng)作,如果腳本的參數(shù)有修改,則會(huì)執(zhí)行對應(yīng)的調(diào)整后的動(dòng)作。這些特點(diǎn)正是RPA能夠給企業(yè)帶來價(jià)值的主要原因。RPA應(yīng)用特點(diǎn)見圖1。
(二)應(yīng)用場景
經(jīng)過多次探索和實(shí)踐,以電信運(yùn)營商為例,RPA技術(shù)在內(nèi)審工作中可以應(yīng)用的場景包括以下方面:
1.涉及外部數(shù)據(jù)的校驗(yàn)工作。終端串碼、供應(yīng)商信息等涉及公司外部數(shù)據(jù)的查詢與校驗(yàn)工作可以通過RPA來實(shí)現(xiàn)。
2.非格式化數(shù)據(jù)的獲取。公文、合同等非格式化數(shù)據(jù),可利用RPA在相關(guān)系統(tǒng)中提取,并進(jìn)行初步的歸類分析。
3.公司內(nèi)部非集中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的對比分析。網(wǎng)絡(luò)、工程等數(shù)據(jù)未集中存儲(chǔ)的信息系統(tǒng),可以利用RPA從前臺自動(dòng)導(dǎo)出數(shù)據(jù),并基于既定的規(guī)則進(jìn)行對比分析。
4.輔助項(xiàng)目質(zhì)量管理。基于既定的規(guī)則,對項(xiàng)目文檔進(jìn)行初步的質(zhì)量稽核工作。
二、機(jī)器人流程自動(dòng)化的審計(jì)實(shí)踐
經(jīng)過大量摸索和訓(xùn)練,機(jī)器人流程自動(dòng)化在浙江移動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)項(xiàng)目中取得了明顯成效,具體實(shí)施步驟如下。
(一)選擇正確的流程
并非所有流程都適合自動(dòng)化。RPA的良好候選者是經(jīng)常執(zhí)行的過程,要求用戶重復(fù)執(zhí)行類似的任務(wù),并且具有高質(zhì)量數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)輸入。與任何流程自動(dòng)化一樣,存在自動(dòng)化不良流程的危險(xiǎn)。最終目標(biāo)應(yīng)該是將RPA作為工具來改進(jìn)流程并最大限度地提高效率。
經(jīng)過評估,在本次審計(jì)項(xiàng)目中,RPA主要被應(yīng)用于合同的下載以及企業(yè)資質(zhì)的核查。這兩個(gè)流程的共同特點(diǎn)是具有重復(fù)且類似的動(dòng)作任務(wù)以及明確的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),比較適合機(jī)器人自動(dòng)化流程的實(shí)施。
(二)準(zhǔn)備全面的數(shù)據(jù)
機(jī)器人要執(zhí)行自動(dòng)化流程的前提是具備必需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?;A(chǔ)數(shù)據(jù)的意義,在于為機(jī)器人指定執(zhí)行的范圍,明確操作的具體對象。因此,準(zhǔn)確、全面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是機(jī)器人流程自動(dòng)化的前提。
在本次項(xiàng)目中,被用于機(jī)器人執(zhí)行的數(shù)據(jù)對象是項(xiàng)目組經(jīng)過調(diào)研及數(shù)據(jù)分析后,整理出應(yīng)用于核查的政企用戶清單,具體步驟見圖2。
(三)訓(xùn)練及校正模型
在完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作后,進(jìn)入實(shí)施的關(guān)鍵階段——模型的訓(xùn)練及校正。具體包括以下步驟:
第一步,利用RPA工具,配置賬號密碼等執(zhí)行系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息,設(shè)置機(jī)器人自動(dòng)登錄CRM系統(tǒng),并關(guān)聯(lián)到合同信息界面;
第二步,通過腳本的預(yù)定義,設(shè)置機(jī)器人自動(dòng)獲取事先維護(hù)好的企業(yè)基礎(chǔ)信息表;
第三步,對于需要調(diào)整的界面差異、定期跳轉(zhuǎn)等問題,設(shè)定適當(dāng)?shù)囊?guī)則進(jìn)行調(diào)整,以確保程序執(zhí)行的連貫性;
第四步,根據(jù)審查無誤的數(shù)據(jù),運(yùn)行腳本,由機(jī)器人自動(dòng)導(dǎo)入對應(yīng)的合同文本等數(shù)據(jù),并將處理好的數(shù)據(jù)放到指定的文件夾;
第五步,運(yùn)行上述過程,并觀察是否能正常執(zhí)行,如有問題則進(jìn)行校正,在過程中需要根據(jù)運(yùn)行情況反復(fù)觀察及校正。
(四)實(shí)施機(jī)器人自動(dòng)化流程
流程設(shè)置完成后即可開始運(yùn)行,只需點(diǎn)擊執(zhí)行按鈕,機(jī)器人就會(huì)讓定義好的工作輕松完成。機(jī)器人完整的自動(dòng)化流程見圖3。
三、成效及展望
(一)成效
通過應(yīng)用機(jī)器人流程自動(dòng)化工具,實(shí)現(xiàn)了本次物聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目中大量原始合同的高效下載和初步辨析,取得以下成效:
1.工作效率高、執(zhí)行速度快。RPA工具可以7×24小時(shí)無間斷工作,且無冗余執(zhí)行動(dòng)作,工作高效。運(yùn)行2天時(shí)間,成功識別集團(tuán)1600個(gè),下載合同1000多份。如通過人工操作,平均每天識別集團(tuán)80個(gè),則需20個(gè)工作日才能完成。利用RPA技術(shù)將工作效率提高了10倍以上。
2.零誤差、工作執(zhí)行準(zhǔn)確。以機(jī)器替代人工進(jìn)行集團(tuán)名稱的輸入、查詢、文件保存歸檔操作,可以將操作誤差降低為零,獲取結(jié)果未出現(xiàn)任何操作錯(cuò)誤。
3.識別異常集團(tuán)。通過RPA工具,可以準(zhǔn)確識別并記錄集團(tuán)清單中沒有在CRM系統(tǒng)中進(jìn)行物聯(lián)網(wǎng)合同上傳的異常集團(tuán),共識別出異常集團(tuán)300多個(gè)。
4.命名歸檔格式統(tǒng)一。在工具執(zhí)行過程中,合同附件下載后,按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行命名和記錄存檔,規(guī)范的命名和歸檔便于后續(xù)對文件和記錄進(jìn)行批量操作。
(二)展望
2018年,德勤發(fā)布的一份報(bào)告顯示,機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用越來越多:81%的商業(yè)領(lǐng)袖支持在工作場所使用機(jī)器人技術(shù),而2017年這一比例為72%;67%的企業(yè)已經(jīng)開始實(shí)施RPA戰(zhàn)略,高于2017年的49%;95%已實(shí)施RPA的企業(yè)表示,該技術(shù)提高了生產(chǎn)力。由此可見,機(jī)器人技術(shù)將是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢,機(jī)器人自動(dòng)化流程的不斷發(fā)展必將促進(jìn)審計(jì)工作的不斷提效。
(作者單位:中國移動(dòng)通信集團(tuán)浙江有限公司,
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