摘 要：隨著科技與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，人們需要處理的信息數(shù)據(jù)越來越多，社會對人才的信息處理能力要求也越來越高。檔案是一個事業(yè)單位的發(fā)展歷史見證，是事業(yè)單位的精神財富，對事業(yè)單位日后的可持續(xù)發(fā)展有重要借鑒及指導(dǎo)意義。信息化時代對事業(yè)單位檔案的管理質(zhì)量要求越來越高，為了做好事業(yè)單位檔案管理，使事業(yè)單位檔案管理符合信息化時代發(fā)展需求，文章在分析事業(yè)單位檔案管理信息化定義及信息化時代檔案管理創(chuàng)新必要性的基礎(chǔ)上探討信息化時代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，以為事業(yè)單位檔案有效管理提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

科技及網(wǎng)絡(luò)推動社會向信息化時代發(fā)展，在信息化時代，信息技術(shù)在人們生活和工作中的應(yīng)用越來越廣泛，并為人們工作和生活帶來了很多便利。在信息化時代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用也使事業(yè)單位的競爭日趨激勵，事業(yè)單位為了較好的發(fā)展，并在競爭中立足，需要加強(qiáng)單位的檔案創(chuàng)新管理，結(jié)合信息化時代需求，利用信息化手段，加強(qiáng)檔案發(fā)展管理，以促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化概述

1.含義。檔案信息化是通過信息化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行組織與規(guī)劃管理，目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。檔案信息化是建立在信息化技術(shù)之上的檔案管理，是檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。在信息化背景下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上使檔案管理科學(xué)統(tǒng)一，在利用信息技術(shù)的優(yōu)勢基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理全面發(fā)展。

2.內(nèi)容。檔案管理信息化主要是通過基礎(chǔ)信息化設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的硬件及軟件支撐，以為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。在信息化時代事業(yè)單位的檔案管理要做好資源建設(shè)，以提升檔案資源管理的有效性，將檔案資源與數(shù)字檔案進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案共享。要加強(qiáng)事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)，以為檔案信息化管理提供技術(shù)及人才支持。

二、信息化時代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性

1.適應(yīng)信息化時代的社會需求。信息化時代，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，人們的交流越來越緊密，需要處理的信息也越來越多，在信息化環(huán)境下社會對事業(yè)單位檔案管理的要求也越來越高。檔案是事業(yè)單位發(fā)展的見證，是事業(yè)單位的精神財富，在見證事業(yè)單位發(fā)展歷史的基礎(chǔ)上對事業(yè)單位的未來發(fā)展有重要指導(dǎo)作用。事業(yè)單位的檔案管理不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，還關(guān)系到單位員工的利益。在信息化時代，單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式難以滿足檔案信息的真實(shí)性與完整性，會阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。需要對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案信息化建設(shè)與管理，使檔案更好的服務(wù)于單位發(fā)展，并促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。

2.促進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展。在信息化時代，隨著信息技術(shù)的不斷升級，人們對信息技術(shù)的應(yīng)用也在增強(qiáng)。檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新有利于對檔案信息的搜集與整理，滿足人們高價值、高時效的檔案需求，在此基礎(chǔ)上滿足社會發(fā)展需求。事業(yè)單位在信息化時代要不斷發(fā)展需要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才。事業(yè)單位人事檔案的管理創(chuàng)新可以幫助單位做好人事資源配置，實(shí)現(xiàn)人才最優(yōu)分配，使人才在最適合自己的崗位上發(fā)揮最大效用。通過檔案管理的創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入到檔案管理中，可幫助事業(yè)單位吸引優(yōu)秀人才的加入，以提高單位的工作質(zhì)量，提升單位在市場競爭中的優(yōu)勢。

三、信息化時代檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展對策

1.完善檔案管理相關(guān)法規(guī)。健全的法規(guī)制度是開展工作的基礎(chǔ)和保障，在信息化時代，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案在收集及管理過程中會遇到一系列的阻礙，檔案管理需要依托新的法規(guī)制度進(jìn)行工作的開展。原有的檔案管理制度不能適應(yīng)信息時代對檔案管理的高要求，需要結(jié)合信息化時代的發(fā)展需求及實(shí)際國情，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題制定相關(guān)法規(guī)制度，以保證檔案管理有序開展，為信息化時代檔案管理創(chuàng)新提供方向指引。

2.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。在信息化時代進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新需要創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。首先，加強(qiáng)事業(yè)單位之間的聯(lián)系，目的是實(shí)現(xiàn)單位之間檔案資源的共享，通過單位之間橫向及縱向的聯(lián)系，加強(qiáng)單位之間合作，改善檔案管理服務(wù)方式，提高檔案的利用效率。社會進(jìn)入信息化時代后，信息資源大量增加，面對龐大的信息資源，單靠一個單位的檔案室進(jìn)行檔案收集與管理是難以實(shí)現(xiàn)的。需要各事業(yè)單位進(jìn)行橫向縱向聯(lián)合，以提高資源共享效果。其次，加強(qiáng)檔案資源電子化建設(shè)。在信息化時代，檔案資源可以借助信息技術(shù)整理成電子文件，并通過網(wǎng)絡(luò)和平臺進(jìn)行收集、上傳、整理和管理，以實(shí)現(xiàn)檔案異地調(diào)閱和使用。對檔案進(jìn)行電子化建設(shè)，有利于檔案的收集、整理、上傳、接收、查詢及利用，能提高檔案的價值。再次，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)檔案管理過程中由于檔案的紙制性使資料搜索及查找極耗時間和人力，導(dǎo)致檔案管理工作效率低。在信息化時代，對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可依托互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，使檔案在開放的網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)有效利用。

3.做好檔案安全管理。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用給檔案管理帶來了便利，同時也給檔案的保密帶來一定挑戰(zhàn)。在信息化時代，檔案管理創(chuàng)新的同時要加強(qiáng)檔案的保密管理，在保證檔案正常使用的基礎(chǔ)上提高檔案的價值。將信息技術(shù)引入到檔案管理過程中，如果在管理過程中計算機(jī)被病毒感染、人為操作失誤或機(jī)器故障等都會影響檔案保密性。為此，事業(yè)單位要采用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，以保證單位檔案資料的安全性。檔案管理人員要不定時對計算機(jī)進(jìn)行殺毒及檢測，避免病毒干擾檔案的正常管理與使用。檔案管理部門要加強(qiáng)檔案平臺及外部的網(wǎng)絡(luò)鏈接管理，以避免檔案丟失。事業(yè)單位要善于應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保護(hù)檔案資源，通過身份認(rèn)證等技術(shù)提高檔案信息化系統(tǒng)的安全性。

4.轉(zhuǎn)變檔案管理人員理念。在信息化時代，檔案作為事業(yè)單位的精神及物質(zhì)財富，對事業(yè)單位的發(fā)展有良好的促進(jìn)作用。檔案管理人員要加強(qiáng)管理意識，創(chuàng)新管理理念，以提高檔案管理水平。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，單位比較注重檔案的收藏，輕視檔案的管理。事業(yè)單位的檔案既有收藏價值，又有實(shí)用價值，首先，要強(qiáng)化檔案管理人員的創(chuàng)新意識，督促其提升檔案管理效率，在重視收藏的同時重視管理。其次，要引導(dǎo)檔案管理人員重視檔案管理工作，明確檔案的價值，認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理，以提高檔案的使用效率。事業(yè)單位檔案管理工作人員要根據(jù)信息化時代對檔案管理的需求進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理，在現(xiàn)代化創(chuàng)新意識的指導(dǎo)下應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行創(chuàng)新管理嘗試，通過探索和努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，以為檔案的日后使用奠定基礎(chǔ)。

5.創(chuàng)新檔案管理制度。事業(yè)單位要依據(jù)信息時代的檔案管理需求及國家相關(guān)法規(guī)的指導(dǎo)進(jìn)行管理創(chuàng)新制度的制定，以保證單位檔案管理工作順利開展。首先，事業(yè)單位要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到部門日常工作中來，通過完善相關(guān)管理制度規(guī)范檔案管理行為。其次，要建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，通過對檔案管理工作人員的監(jiān)督保證檔案收集、整理過程中檔案的真實(shí)有效性。再次，建立檔案管理責(zé)任制度，將檔案管理各個環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到個人，通過責(zé)任約束檔案管理工作人員的行為，提高檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位要加強(qiáng)單位內(nèi)部各部門的聯(lián)動，通過建立統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)和管理制度，降低檔案跨部門收集、整理、使用及管理的難度，提高檔案管理效率。

6.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)。信息化時代，社會對專業(yè)性技術(shù)型人才的需求越來越多，人才在事業(yè)單位檔案管理中也有舉足輕重的作用。要創(chuàng)新檔案管理，需要加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，以提高信息化時代檔案管理效率及質(zhì)量。首先，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)思想教育，使其重視檔案管理工作，同時加強(qiáng)其檔案管理能力，通過計算機(jī)操作培養(yǎng)、檔案管理軟件培訓(xùn)、檔案管理時代需求培養(yǎng)等培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才。其次，招聘有檔案管理經(jīng)驗、技術(shù)能力強(qiáng)的管理人才，以壯大事業(yè)單位檔案管理人才隊伍，使檔案管理符合信息化時代需求。資源好的單位可以選派優(yōu)秀檔案管理人才出國深造，將國外先進(jìn)檔案管理理念融入到本單位的檔案工作中，以提高檔案管理價值。

在培養(yǎng)檔案管理人才的基礎(chǔ)上要強(qiáng)化檔案管理人員的與時俱進(jìn)的理念，使其結(jié)合現(xiàn)代化服務(wù)方式在摒棄傳統(tǒng)管理理論及方式的基礎(chǔ)上結(jié)合計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理手段創(chuàng)新，改善傳統(tǒng)單一的檔案管理工作理念和流程，使檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，以為檔案使用人員提供高效服務(wù)。

7.加大投入提高檔案管理科學(xué)性。信息化時代對檔案的管理要求越來越高，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案創(chuàng)新管理工作，督促檔案管理人員認(rèn)真對待檔案管理的每個環(huán)節(jié)。同時要加大資金投入，為檔案管理配備先進(jìn)的硬件設(shè)備及軟件設(shè)施，以提高檔案管理的科學(xué)合理性。事業(yè)單位要從宏觀角度和微觀角度進(jìn)行雙重考慮，使檔案管理成為單位的一個整體性工作任務(wù)，通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念，融入信息時代的新理念，拓寬檔案管理渠道，使檔案管理在無形中得到創(chuàng)新。檔案管理的創(chuàng)新要保證檔案管理的合理性，明確檔案管理的方向，跟隨時代發(fā)展需求，在國家相關(guān)政策法規(guī)指導(dǎo)下加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，使檔案管理在科學(xué)合理化的基礎(chǔ)上真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)容及管理方式的創(chuàng)新。

總之，信息化時代為事業(yè)單位檔案管理帶來了便利，也帶來了挑戰(zhàn)。事業(yè)單位要正確認(rèn)識信息化時代對檔案管理的創(chuàng)新需求，在應(yīng)用信息化技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上規(guī)避信息技術(shù)給檔案管理帶來的弊端。事業(yè)單位要重視檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，通過完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式，培養(yǎng)檔案管理人才，轉(zhuǎn)讓檔案管理人員理念，加大檔案管理的投入，以保證檔案管理的安全性、科學(xué)性及先進(jìn)性，以促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位依托檔案管理健康發(fā)展。

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作者簡介：劉洋（1973-），女，漢族，吉林人，中級，本科，研究方向：檔案管理。