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        石油企業(yè)辦公室文秘工作效率的提高策略

        2019-09-10 23:17:19王穎
        石油研究 2019年6期
        關(guān)鍵詞:辦公室工作提高策略石油企業(yè)

        王穎

        摘要:石油企業(yè)發(fā)展過(guò)程中,辦公室秘書(shū)工作整體效率的提高非常重要,有助于石油企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,因此需要加強(qiáng)秘書(shū)工作的重視力度,通過(guò)培訓(xùn)的形式提高綜合素質(zhì),并構(gòu)建針對(duì)性地考核制度。本文將對(duì)石油企業(yè)辦公室文秘工作的整體提高策略進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:石油企業(yè);辦公室工作;秘書(shū)工作效率;提高策略

        石油企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展是非常重要的,主要負(fù)責(zé)收發(fā)登記和傳閱等工作,文秘在工作中的實(shí)際效率對(duì)辦公室整體工作進(jìn)度產(chǎn)生直接影響,隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,辦公室的文秘人員在工作的范圍上得到明顯的提高,并且加強(qiáng)了工作的難度,當(dāng)今社會(huì)文秘工作的整體質(zhì)量提高能夠推動(dòng)石油企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,因此需要加強(qiáng)重視。

        一、石油企業(yè)文秘工作開(kāi)展的原則

        對(duì)于石油企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō),不只需要一線的作業(yè),文秘工作的開(kāi)展同樣非常重要,這是協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)工作的有效保障。文職工作中,必須強(qiáng)化文秘工作的整體工作效率,同時(shí),保障工作任務(wù)的穩(wěn)定性開(kāi)展,順利完成,在開(kāi)展實(shí)際工作的過(guò)程中,需要按照以下原則進(jìn)行。一是,石油企業(yè)的辦公室工作中,文秘人員需要充分發(fā)揮自身的助手作用,為工作的開(kāi)展做好服務(wù)保障,并且通過(guò)自身的能力對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的工作進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào),及時(shí)傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示,在工作期間嚴(yán)格要求自己,需要為自己制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)格落實(shí),主動(dòng)地參與到企業(yè)政務(wù)和事務(wù)當(dāng)中,為石油企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù),能夠在第一時(shí)間和企業(yè)的領(lǐng)域匯報(bào)工作以及細(xì)節(jié),繼而實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)的目的,還要主動(dòng)對(duì)上級(jí)以及部門(mén)間的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào),有助于在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題,并且對(duì)方案進(jìn)行更改;二是,促秘書(shū)人員辦文能力提高。在這一方面,需要加強(qiáng)審核,并且急件急辦,秘書(shū)要及時(shí)有效地處理好文件,確保公文本身的權(quán)威性以及嚴(yán)肅性,在此基礎(chǔ)上,使得文件的制定可以做到融匯貫徹,還要有效地指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的開(kāi)展;三是,促進(jìn)工作預(yù)見(jiàn)性提高,需要在工作中預(yù)設(shè)一些問(wèn)題,展現(xiàn)全面性,通過(guò)工作超前性和預(yù)見(jiàn)性促進(jìn)主動(dòng)性提高,進(jìn)而保障工作的開(kāi)展不會(huì)出現(xiàn)任何問(wèn)題;四是,促進(jìn)督辦職能提高,并且嚴(yán)格落實(shí)。要嚴(yán)格落實(shí)重要的工作,做好監(jiān)督,提前為重點(diǎn)工作和復(fù)雜工作做好預(yù)判,利用電話等方式在第一時(shí)間進(jìn)行提醒,繼而保障工作的正常開(kāi)展。石油企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展,秘書(shū)發(fā)揮著非常重要的作用,對(duì)于相關(guān)人員來(lái)說(shuō),需要通過(guò)一些措施讓秘書(shū)工作者全面掌握工作開(kāi)展的原則,進(jìn)而很好地開(kāi)展工作。

        二、石油企業(yè)辦公室秘書(shū)工作整體效率提高的策略分析

        (一)加強(qiáng)工作思想的創(chuàng)新

        現(xiàn)階段石油企業(yè)的發(fā)展中,辦公會(huì)秘書(shū)工作的開(kāi)展需要及時(shí)對(duì)工作思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變,加強(qiáng)創(chuàng)新,從以往的服從意識(shí)向現(xiàn)階段的發(fā)展所轉(zhuǎn)化,開(kāi)展工作的過(guò)程中,不但要及時(shí)有效地完成領(lǐng)導(dǎo)制定的任務(wù),同時(shí),還需要在工作開(kāi)展的過(guò)程中融入創(chuàng)新意識(shí),可以幫助石油企業(yè)的發(fā)展形成新的思路。在很多石油企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中,想要更好地滿足市場(chǎng)化需求,并且制定針對(duì)性地政策,就需要辦公室的秘書(shū)人員全面掌握社會(huì)信息,同時(shí)和企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合,為石油企業(yè)的發(fā)展制定針對(duì)性地路線。辦公室工作的開(kāi)展過(guò)程中,必須全面掌握辦公的具體程序和流程,利用這一流程促進(jìn)工作效率提高,并且需要融合創(chuàng)新發(fā)展的理念,利用不同階段的特征推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        (二)強(qiáng)化秘書(shū)培訓(xùn)

        石油企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展,必須具備專(zhuān)業(yè)能力和應(yīng)急能力,需要做東地獲得當(dāng)今市場(chǎng)發(fā)展的信息,及時(shí)了解社會(huì)新聞,做到與時(shí)俱進(jìn),明確概括企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的內(nèi)部需求,在此基礎(chǔ)上,推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此必須努力地強(qiáng)化秘書(shū)培訓(xùn)的工作?,F(xiàn)階段石油企業(yè)得發(fā)展過(guò)程中,辦公室秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)能力不足,招聘秘書(shū)期間,門(mén)檻并不高,同時(shí),還有一些秘書(shū)并不是專(zhuān)業(yè)院校畢業(yè)的,而是從其他崗位中轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的,因此,使得這部分人員在具體工作中非常地吃力,難以服務(wù)好企業(yè)的決策者。石油企業(yè)需要加強(qiáng)辦公室秘書(shū)工作的培訓(xùn)力度,通過(guò)這一方式,促進(jìn)秘書(shū)人員知識(shí)儲(chǔ)備量提高,并且促進(jìn)其工作能力提高,為石油企業(yè)的發(fā)展盡力,還要在石油企業(yè)發(fā)展過(guò)程中建立培訓(xùn)班,還有知識(shí)課堂,進(jìn)而使得秘書(shū)全面了解自身工作任務(wù),提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作效率,有助于秘書(shū)工作者形成一定的服務(wù)意識(shí),為石油企業(yè)得發(fā)展盡力而為。

        (三)建立一個(gè)健全的考核制度

        石油企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的開(kāi)展,有助于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,并且能夠很好地協(xié)調(diào)各部門(mén)工作的開(kāi)展,因此,在石油企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中需要構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)業(yè)的獎(jiǎng)罰制度,對(duì)工作認(rèn)真、工作效率的秘書(shū)給予物質(zhì)和精神方面的獎(jiǎng)勵(lì),如果在工作中不用心、三心二意,那么負(fù)責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,通過(guò)這一方式,使得石油企業(yè)的秘書(shū)工作者可以促進(jìn)工作熱情提高,就辦公室秘書(shū)來(lái)說(shuō),需要構(gòu)建一個(gè)針對(duì)性的考核制度,相關(guān)人員在招聘秘書(shū)的時(shí)候,需要制定相應(yīng)的觀察期,根據(jù)秘書(shū)的工作質(zhì)量和現(xiàn)狀,還要石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)情況給予針對(duì)性地考核,之后企業(yè)的人事部門(mén)需要綜合評(píng)估考核的實(shí)際結(jié)果,進(jìn)而能夠根據(jù)考核的成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)員工,給予一定的提拔,如果是考核水平比較差的秘書(shū),就要給予懲罰,比較嚴(yán)重的話,就要開(kāi)除處分,表現(xiàn)比較好的工作人員,將這些工作者單獨(dú)羅列出來(lái),給予獎(jiǎng)勵(lì)和提拔,激發(fā)員工工作的積極性,為企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)工作。完成考核之后,需要利用獎(jiǎng)懲制度提升秘書(shū)的工作效率,激發(fā)員工在實(shí)際工作中的主動(dòng)性和積極性,如果表現(xiàn)不好的話,就要及時(shí)調(diào)整工作崗位,避免在現(xiàn)任崗位上出現(xiàn)工作問(wèn)題,影響石油企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,石油企業(yè)的文秘工作開(kāi)展過(guò)程中,想要促進(jìn)文秘工作整體質(zhì)量提高,就需要按照辦公室的文秘工作開(kāi)展的原則,制定獎(jiǎng)懲制度,通過(guò)這一方式促進(jìn)文秘工作者的創(chuàng)新意識(shí)提高,同時(shí)還要強(qiáng)化文秘工作者的綜合素質(zhì),促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)提高,推動(dòng)石油企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]賈玉梅.淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2019(12):75.

        [2]周燕萍.探討辦公室文秘工作效率的提高策略[J].智庫(kù)時(shí)代,2019(25):265-266.

        [3]韋慧竹.淺談辦公室文秘工作效率的提高策略[J].中外企業(yè)家,2019(04):142.

        [4]王新銘.辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略研究論[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2018(14):84.

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