劉利娟

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們正逐步走向信息時(shí)代。在此背景下，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理，將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案信息化的重要性

（1）檔案信息化的含義

檔案信息化是指以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)在檔案的形成、收集、整理、歸檔、查詢和管理中的推廣應(yīng)用，以及通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件實(shí)現(xiàn)的訴訟檔案信息資源建設(shè)。其優(yōu)勢(shì)在于利用信息技術(shù)傳播速度塊，存儲(chǔ)容量大，查詢速度快，信息資源共享，實(shí)現(xiàn)了以科技手段智能協(xié)助法官辦案的系統(tǒng)工程。

二、檔案信息化的瓶頸

即使檔案信息化有重大意義，檔案信息化工作勢(shì)在必行，但公安局檔案信息化建設(shè)卻進(jìn)程緩慢，主要是因?yàn)椋?/p>

（一）主觀因素

1.檔案信息化建設(shè)管理理念落后

盡管檔案工作的重要性逐漸被人們所認(rèn)識(shí)，但仍有一些單位不重視檔案工作。檔案工作只滿足于有人管檔案，有人拿查檔，有人收歸檔的狀態(tài)。一些干警認(rèn)為，信息化工作不能由審判人員或不具備審判執(zhí)行資格的人來(lái)完成，這是一項(xiàng)沒(méi)有存在感的后勤保障工作;從事信息化工作的人覺(jué)得工作很辛苦，但工作表現(xiàn)不如審判人員效果明顯，個(gè)人進(jìn)步空間狹窄，長(zhǎng)期工作會(huì)耽誤審判執(zhí)行工作。如果干得好就不能走，干不好反而領(lǐng)導(dǎo)要批評(píng)，所以得過(guò)且過(guò)得工作不思進(jìn)取。只要有機(jī)會(huì)，就想離開(kāi)檔案工作崗位。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的權(quán)利保護(hù)意識(shí)不斷增強(qiáng)，訴訟案件的種類和數(shù)量呈幾飛速增長(zhǎng)。這一理念已嚴(yán)重不能滿足時(shí)代對(duì)公安局檔案工作的要求。這在訴訟檔案信息化建設(shè)過(guò)程中造成了消極投入和不規(guī)范的行為，最終會(huì)延誤檔案信息化建設(shè)，造成檔案信息交流的障礙，影響檔案信息建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.歸檔檔案不規(guī)范，檔案管理混亂

一方面，雖然對(duì)檔案的收集、立卷編目、卷宗裝訂等事項(xiàng)在《公安局檔案管理指南》一書中有明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中實(shí)施起來(lái)效果不是很好，填寫歸檔宗項(xiàng)目不完整，次序混亂，目錄和卷宗封面項(xiàng)目項(xiàng)目填寫不完整，部分案件質(zhì)量評(píng)查表甚至沒(méi)有于卷宗裝訂入冊(cè)。

另一方面，有些公安局檔案管理人員不明確自己的責(zé)任，很多公安局都是檔案管理的兼職檔案工作者，大多數(shù)檔案工作者是由內(nèi)勤工作人員組成，在年度考核中，檔案工作不被列為必考項(xiàng)目。另外檔案管理員經(jīng)常換崗，移交程序不完整，部分檔案出借后不退還，一些檔案材料放置很長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有及時(shí)備案，造成檔案記錄殘缺丟失，從而引檔案管理的混亂。這勢(shì)必影響公安局訴訟檔案信息建設(shè)的順利推進(jìn)。

（二）客觀因素

1.硬件建設(shè)不能滿足檔案信息化建設(shè)的需求

近年來(lái)，由于基層公安局較關(guān)注建設(shè)辦公大樓，以及購(gòu)置車輛設(shè)備等，因此造成一定的債務(wù)。盡管中央加強(qiáng)公安工作的決定對(duì)保障公安局辦公辦案經(jīng)費(fèi)作了規(guī)定，但由于地方財(cái)政困難，公安局的支持能力有限，導(dǎo)致硬件投資相對(duì)不足。公安在工作站建設(shè)水平相對(duì)較低，如網(wǎng)絡(luò)電纜布置，和電腦購(gòu)置等，只能滿足日常功能，視頻，音頻，圖像處理設(shè)備較少，不能滿足檔案信息化的需要。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，是一項(xiàng)比較繁重的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程

公安局在室檔案的一部分是在各級(jí)政府行政部門和各級(jí)公安局之間的行政活動(dòng)中形成的歷史價(jià)值檔案，一部分是公安在審判活動(dòng)中，與訴訟當(dāng)事人和其他訴訟人依法參與訴訟活動(dòng)形成的，有參考使用價(jià)值并立卷歸檔保存最原始和最全面的信息記錄。這些檔案在將來(lái)的工作中具有一定的查閱價(jià)值。

3.檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全

自1979年以來(lái)，我國(guó)已經(jīng)發(fā)布了大量的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，但其中大部分是紙質(zhì)的、音頻和視頻檔案，針對(duì)數(shù)字化檔案的很少。但是檔案信息化建設(shè)，主要是數(shù)字化檔案信息，這需要從數(shù)字檔案信息的描述，保護(hù)等方面入手，制定新的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范工作實(shí)踐。

4.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案信息建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作者不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備法律知識(shí)、文獻(xiàn)和歷史知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、縮微膠片、電子檢索等信息技術(shù)的使用。是一個(gè)專業(yè)復(fù)合型人才。在實(shí)踐中，由于檔案管理人員對(duì)電子文件和電子檔案的收集、存儲(chǔ)、維護(hù)和使用的接觸太少，只有少數(shù)幾名精通使用微型計(jì)算機(jī)的檔案管理人員，而從事程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的人更是少之又少。這是公安局檔案信息建設(shè)的另一個(gè)瓶頸。

推進(jìn)公安局檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代的需求，而在推進(jìn)公安局檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對(duì)這些障礙，如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，我個(gè)人覺(jué)得應(yīng)該從以下幾方面入手：

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。

觀念的落后是最大的落后。在公安局檔案信息化的建設(shè)中，每個(gè)干警都面臨著傳統(tǒng)觀念的改變，公安局檔案信息化是公安局現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須占據(jù)制高點(diǎn)，拓寬視野，提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)緊迫感和責(zé)任感，加強(qiáng)一般檔案資源信息化檔案創(chuàng)新發(fā)展的重要性，把檔案信息資源提到戰(zhàn)略高度思考，這是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的問(wèn)題，也是創(chuàng)新和改革的方向。

（二）規(guī)范訴訟檔案管理，改變檔案管理混亂的現(xiàn)狀。

根據(jù)公安局歸檔不規(guī)范的現(xiàn)狀，公安局應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范卷宗評(píng)查和審核制度，提高訴訟檔案的質(zhì)量。公安局應(yīng)把卷宗評(píng)查、審核納入案件流程管理，建立嚴(yán)格的卷宗評(píng)查、審核制度，從實(shí)體和程序規(guī)范卷宗評(píng)查、審核工作，對(duì)不合格的卷宗堅(jiān)決不歸檔，嚴(yán)格規(guī)范文件歸檔。對(duì)于檔案管理混亂的現(xiàn)狀，一方面要開(kāi)展專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，履行責(zé)任，并將檔案工作作為年終考核的重要指標(biāo)。另一方面要加強(qiáng)訴訟檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格檔案借閱制度。通過(guò)制定《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度。增強(qiáng)規(guī)范管理，特別是加強(qiáng)對(duì)外調(diào)卷及公安局內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。

（三）加大投入，改善裝備。

檔案的信息化離不開(kāi)人力、財(cái)力、物力等必要的投入。基層公安局必須積極尋求黨委和政府在政策、資金、技術(shù)等方面的支持。檔案信息化建設(shè)初期的檔案數(shù)字化工作相當(dāng)繁重，一個(gè)人或一個(gè)部門都不能獨(dú)立完成。對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行處理，并做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，防止機(jī)密泄漏等事情發(fā)生。此外，技術(shù)層面應(yīng)保證系統(tǒng)在選擇軟件時(shí)的合理性、先進(jìn)性、可擴(kuò)展性和兼容性，最好是請(qǐng)一家專門的軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)一款適合公安局收集和歸檔工作的軟件。在選擇硬件設(shè)備時(shí)，必須結(jié)合一定的超前性和經(jīng)濟(jì)合理性來(lái)考慮掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等。

結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代，訴訟檔案信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢(shì)和選擇，而檔案信息化建設(shè)的公安局仍存在諸多瓶頸，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化任重道遠(yuǎn)，需要公安局系統(tǒng)和相關(guān)檔案管理人員的不懈努力，克服難點(diǎn)，加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，更好地為公安工作服務(wù)。