鄭紅

摘 要：學(xué)校檔案建設(shè)對(duì)于學(xué)校管理具有重要的作用。隨著辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理工作也越來(lái)越多的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;信息技術(shù);信息化

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各種領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)勃勃生機(jī)。學(xué)校檔案管理工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分。學(xué)校，尤其是中小學(xué)校應(yīng)當(dāng)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，走檔案管理信息化之路，充分發(fā)揮好檔案的重要作用。

一、學(xué)校檔案工作的重要性

學(xué)校檔案比起其他行業(yè)、部門(mén)的檔案，具有其特殊性作用。學(xué)校檔案也是重要的歷史文獻(xiàn)，通過(guò)它可以總結(jié)反思學(xué)校工作的經(jīng)驗(yàn)得失，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，辦好人民滿意的教育。

（一）傳承歷史的需要。檔案是歷史的見(jiàn)證。歷史資料需要通過(guò)檔案一代一代傳承下去，先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)需要檔案作媒介一代一代發(fā)展下去。學(xué)校檔案是記載學(xué)校歷史的教科書(shū)，是反映學(xué)校發(fā)展歷程的無(wú)言碑。學(xué)校的快速發(fā)展，產(chǎn)生和積累了大量珍貴的檔案資料，這就對(duì)檔案工作提出了一套完整的歷史記錄;我們必須以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的精神，切實(shí)搞好學(xué)校檔案工作。

（二）服務(wù)現(xiàn)實(shí)的需要。檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開(kāi)來(lái)的紐帶。服務(wù)現(xiàn)實(shí)是檔案自身的一個(gè)重要功能。切實(shí)抓好檔案工作，積累起全面反映學(xué)校工作的檔案資料，實(shí)踐證明，我校檔案工作在市級(jí)規(guī)范化學(xué)校驗(yàn)收、省市督導(dǎo)檢查等工作中發(fā)揮了不可替代的重要作用。

（三）加強(qiáng)學(xué)校管理的需要。學(xué)校工作千頭萬(wàn)緒，檔案工作作為科學(xué)管理的重要組成部分，以其自身工作科學(xué)的流程，對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展發(fā)揮著無(wú)聲的引導(dǎo)作用。檔案科學(xué)的分類引領(lǐng)著工作方向，檔案的收集整理和歸檔是對(duì)實(shí)際工作另一種形式的檢驗(yàn)和督查，檔案自身形式的完整和內(nèi)在的質(zhì)量又成為檢驗(yàn)工作水準(zhǔn)的重要標(biāo)尺。所以，切實(shí)抓好檔案工作，可以有效推動(dòng)學(xué)校管理的科學(xué)化、規(guī)范化，促進(jìn)廣大教師在工作中上水平、爭(zhēng)一流。檔案工作是學(xué)校科學(xué)管理的重要標(biāo)志，要求全體教工切實(shí)爭(zhēng)強(qiáng)檔案意識(shí)，人人出力，處處留心，共同搞好學(xué)校檔案管理工作，進(jìn)一步走檔案信息化之路。

二、學(xué)校檔案管理信息化的意義

現(xiàn)在中小學(xué)檔案的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

（一）學(xué)校檔案管理信息化，能夠安全高效地實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生的檔案日常管理。

（二）學(xué)校檔案管理信息化，可以大大節(jié)省人力，從而減少檔案管理的成本。

（三）學(xué)校檔案管理信息化，可以隨時(shí)迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

三、學(xué)校檔案管理信息化的路徑

隨著辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理工作也越來(lái)越多的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、自動(dòng)化。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建議從以下幾個(gè)途徑進(jìn)行：

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，進(jìn)一步引導(dǎo)各處室和全體教工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感;引導(dǎo)大家不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勇于創(chuàng)新，全面提高檔案工作的管理水平;切實(shí)做到全員治檔、依法治檔。

（二）學(xué)校把檔案工作作為一項(xiàng)很重要的行政工作來(lái)抓，每學(xué)期都把檔案工作列入學(xué)校工作計(jì)劃，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要做好這項(xiàng)工作，需投入一定的人力、物力和財(cái)力。學(xué)校確定一名專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校的檔案管理，配備一間檔案辦公室、一個(gè)專用檔案室，購(gòu)置檔案柜等相應(yīng)用品，設(shè)置檔案管理專用經(jīng)費(fèi)。加大對(duì)檔案信息化的投入，盡可能創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，期中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（四）抓好學(xué)校檔案順據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目前檔案信息系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)度階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

（五）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。利用微機(jī)管理文件檔案有許多優(yōu)點(diǎn)：（1）便于文件的增加、刪除、調(diào)整等;（2）檢索方便、準(zhǔn)確率高;（3）便于文檔保密。

（六）新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，學(xué)校檔案工作者應(yīng)勇于創(chuàng)新，積極成為本職崗位的行家里手，為教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、社會(huì)的和諧穩(wěn)定貢獻(xiàn)自己的聰明才智。因此，檔案管理人員必須有較好的基礎(chǔ)知識(shí)，較高的專業(yè)知識(shí)及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)，在提供服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（七）加強(qiáng)網(wǎng)上辦公條件的創(chuàng)設(shè)，保障資源利用。借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開(kāi)發(fā)，使其轉(zhuǎn)化為新的載體形式，并以多種方式和渠道傳遞給校領(lǐng)導(dǎo)、老師們，提高資源利用率，以此體現(xiàn)檔案工作的真正價(jià)值。學(xué)校開(kāi)通并維護(hù)好校園網(wǎng)站，借助這個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息交流、資源共享，以便全方位、多途徑、多角度的利用好檔案資源，為科學(xué)決策、教育教學(xué)服務(wù)。

總之，面對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展要求，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們的檔案建設(shè)條件還需進(jìn)一步完善，信息化水平還須進(jìn)一步提高;我們的檔案工作者要進(jìn)一步學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)、新技術(shù)和新方法，積極開(kāi)展檔案編研工作，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求。