楊亮

【摘要】：隨著國家對中職教育的重視，各地教育部門都在大力推廣數(shù)字化校園建設(shè)，乘著這股技術(shù)改革的東風(fēng)，將學(xué)校檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合，提高教職工工作效率，把檔案室建設(shè)成現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，為中職學(xué)校發(fā)展提供幫助。

【關(guān)鍵詞】：中職 檔案利用 數(shù)字化校園 融合

引言

隨著信息時(shí)代的來臨，無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應(yīng)用到多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，全國各個(gè)中等職業(yè)學(xué)校紛紛建立自己的數(shù)字化校園平臺(tái)，在數(shù)字化校園平臺(tái)的條件下，如何做好檔案的管理與利用是一項(xiàng)新的課題。中職學(xué)校檔案數(shù)字化利用是完善數(shù)字化平臺(tái)的重要一個(gè)環(huán)節(jié)，提升和完善檔案數(shù)字化利用就能有效提高校園數(shù)字化平臺(tái)的開發(fā)和使用，兩者融合才能使教學(xué)工作更便捷，教師工作效率更高。

一、中職檔案利用管理現(xiàn)狀

1、檔案利用申請程序繁瑣，以我校為例，教職工為了不走申請程序，寧可上網(wǎng)找資料，也不愿意到檔案室借閱文件。

2、檔案知曉率低，網(wǎng)絡(luò)化水平不高。教職工對檔案的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、種類等無從知曉，檔案部門也沒有主動(dòng)公示有關(guān)內(nèi)容和條目，導(dǎo)致教職工查尋檔案無從下手。

3、檔案管理員負(fù)擔(dān)重，很多學(xué)校的檔案員肩負(fù)著上課、帶班等任務(wù)，當(dāng)遇上職稱評定或上級評估時(shí)，檔案利用工作壓力瞬間提升，找目錄、找文件、審批等工作使檔案員應(yīng)接不暇。使用舊式的檔案利用方式不僅不能提高工作效率，而且加重了檔案員的工作量。

4、中職學(xué)校檔案室儲(chǔ)存空間有限，為節(jié)省空間，一些綜合性的文件材料臨時(shí)存放在相關(guān)科室，導(dǎo)致學(xué)校檔案散落在各部門，給利用工作帶來不便。

5、檔案利用者借閱檔案，需要填寫紙質(zhì)申請表、復(fù)印相關(guān)文件、填寫檔案交還記錄等，各環(huán)節(jié)需要消耗一定的科室經(jīng)費(fèi)，不能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的要求。

6、隨著時(shí)間流逝，一些舊文件紙質(zhì)已發(fā)生變化，長期的原件利用給檔案帶來不同程度的損壞。

7、檔案利用只能在學(xué)校檔案室進(jìn)行，在校外、假期、周末就不可進(jìn)行相關(guān)檔案的利用工作，極大的降低了學(xué)校工作效率。

二、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合的必要性

1、提高檔案利用率

校園平臺(tái)數(shù)字化目錄的建設(shè)能有效提高檔案利用率，定期更新校園平臺(tái)檔案目錄，方便教職工根據(jù)目錄查找檔案，黨政、人事、設(shè)備、教務(wù)、科研等相關(guān)資料均可以通過電子目錄查詢，教職工不必自己上網(wǎng)到處搜索浪費(fèi)時(shí)間，只用在檔案模塊內(nèi)通過目錄查找即可。

2、減少檔案管理人員工作量

若將學(xué)校各類文件電子化，并上傳數(shù)字化校園平臺(tái)檔案室專用模塊內(nèi)，不僅釋放實(shí)物文件存放空間，更重要的是通過站內(nèi)搜索引擎，可以瞬間找到想要尋找的文件，檔案員可以不需要找到實(shí)物去復(fù)印，只需通過網(wǎng)絡(luò)流程審批后，就可以直接在校園平臺(tái)內(nèi)下載了。當(dāng)然，保密文件、機(jī)要文件、不可復(fù)印文件還需手動(dòng)申請。

3、節(jié)省儲(chǔ)存空間

目前，教育廳等上級單位下發(fā)的文件均是電子版，若我們再將電子版打印儲(chǔ)存，那會(huì)占用大量的空間，有價(jià)值的原件才是我們首要儲(chǔ)存對象，對于此類電子文件，完全可以通過數(shù)字化平臺(tái)檔案管理模塊將其存儲(chǔ)。

4、有效融合能節(jié)約經(jīng)費(fèi)，達(dá)到無紙化辦公要求

各科室到檔案室查詢資料，各類申請表、文件、資料，只要不是原件，都是不必要打印的，一些借閱者查詢文件只為一兩個(gè)數(shù)據(jù)，往往需要檔案室復(fù)印整套文件，這造成了浪費(fèi)，要實(shí)現(xiàn)無紙化辦公就要與數(shù)字化校園平臺(tái)融合，既能節(jié)約經(jīng)費(fèi)，又便捷。

5、保證檔案的完整性

檔案原件長時(shí)間多次借閱、復(fù)印，有可能造成文件的損壞，通過掃描建立目錄，可以在數(shù)字化校園內(nèi)申請查閱文件，省去了查找原件去復(fù)印和翻閱環(huán)節(jié)，對文件原件起到了極大地保護(hù)作用。

6、改進(jìn)了中職學(xué)校檔案利用工作地點(diǎn)的單一性

檔案利用與數(shù)字化校園融合使教職工借閱檔案不再限于學(xué)校，通過網(wǎng)絡(luò)可以在家、在外地出差、各類假期中都能進(jìn)行檔案的利用，這一概念極大的方便了教職工的工作，若能實(shí)行，學(xué)校的工作效率將會(huì)得到質(zhì)的飛躍。

三、中職檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合策略

首先，要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子參與，分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行總體規(guī)劃、拍板和協(xié)調(diào)。融合必須在現(xiàn)有的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)資源背景下進(jìn)行，所用資金不能超過科室預(yù)算 抓好時(shí)機(jī)，最好在數(shù)字化校園建設(shè)初期，提交方案，及時(shí)將各類有價(jià)值的文件、圖片、影音等檔案轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù) 與各科室溝通協(xié)調(diào)，轉(zhuǎn)變教職工工作思維，接受新科技、新方法，處理好各部門在融合中的矛盾。

其次，融合要體現(xiàn)學(xué)校的特色，能讓廣大教職工接受和滿意，體現(xiàn)校園文化傳統(tǒng)的同時(shí)突出服務(wù)功能。融合過程中要多聽各部門意見，如何便于檔案利用最重要，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況滿足各部門要求。

在教學(xué)方面，突出檔案利用的便捷服務(wù)性特點(diǎn)，前期收集好各專業(yè)科每門課程的教學(xué)資料，收集每位教師的課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)計(jì)劃、教案、授課PPT等，按目錄分門別類上傳至數(shù)字化校園平臺(tái)檔案管理模塊中，形成大數(shù)據(jù)，保證隨時(shí)查閱、隨時(shí)下載，這樣有利于學(xué)校教學(xué)發(fā)展建設(shè)，隨時(shí)為教師授課提供有利的資料參考。

在科研方面，要利用數(shù)字化平臺(tái)促進(jìn)教科研的資源共享，教職工的專著、專利、經(jīng)驗(yàn)、學(xué)術(shù)成果等通過網(wǎng)絡(luò)，開放利用，隨時(shí)為教職工提供參考，促進(jìn)學(xué)?？蒲心芰Πl(fā)展，提高教職工科研水平。

在學(xué)校行政管理方面，融合能有效提高各部門之間檔案交流，獲取數(shù)據(jù)快速便捷，教師評職稱也不用到處查找文件，每位教師的資格證、出版物、教學(xué)資料等均在檔案利用模塊內(nèi)，隨時(shí)提供查詢。評估時(shí)相關(guān)資料也均可在檔案利用模塊內(nèi)下載，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的數(shù)據(jù)共享，提高工作效率。

最后，提高網(wǎng)絡(luò)安全，保證檔案資料利用的規(guī)范性和安全性。根據(jù)《檔案法》檔案利用申請要有流程，需經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)檔案利用審批，相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，才可下載相關(guān)文件，因此網(wǎng)絡(luò)檔案利用審批表要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，精簡設(shè)計(jì)，符合規(guī)范。數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)安全需與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位溝通，按合同要求，保證學(xué)校數(shù)據(jù)不外泄、不丟失、不亂傳。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案利用與數(shù)字化校園建設(shè)融合符合現(xiàn)代化管理需要，是提高工作效率、節(jié)省勞動(dòng)力的有效措施，但實(shí)行起來需要我們共同努力，結(jié)合科學(xué)管理，乘坐科技的順風(fēng)車，將其發(fā)展起來！

【參考文獻(xiàn)】：

【1】王春生.淺談數(shù)字化校園建設(shè)困境及解決方法[J].咸寧學(xué)院學(xué)報(bào).2011（8）.