張亞新

摘要：物資管理是現(xiàn)代鐵路企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，其中物資計劃是物資管理的起點，是物資采購供應(yīng)的首要依據(jù)。做好物資計劃是實現(xiàn)所購物資功能作用和控制采購供應(yīng)成本的重要源頭環(huán)節(jié)。本文結(jié)合鐵路企業(yè)近年物資計劃和采購供應(yīng)工作實際，思考物資計劃工作中的短板，提出優(yōu)化物資計劃工作的建議，以促進物資采購供應(yīng)質(zhì)效的提升。

關(guān)鍵詞：物資;計劃工作;采購供應(yīng);質(zhì)效

自2017年公司制改革后，集團公司更加突出成本效益意識，因此迫切需要通過精細化管理向內(nèi)深挖物資管理潛力，而物資計劃又是整個物資供應(yīng)鏈管理中的龍頭，可以說做好物資計劃是提高物資采購供應(yīng)質(zhì)效的關(guān)鍵。

物資計劃是一切物資采購供應(yīng)實施的首要條件，根據(jù)其階段性目的和狀態(tài)區(qū)別可以簡單分為物資需求計劃和物資采購計劃兩種表現(xiàn)形式。本文物資計劃統(tǒng)指需求計劃和采購計劃（含方案）。

物資需求計劃是具體物資（設(shè)備）使用或消耗部門為確保正?；騼?yōu)化生產(chǎn)而提出對特定物資的需求，內(nèi)容包含需要“什么樣物資、多少數(shù)量、什么時候到貨（安裝）、如何售后保障”等關(guān)鍵要素，這些關(guān)鍵要素也正是后續(xù)采購供應(yīng)的目標和要求;而物資采購計劃則是為實現(xiàn)物資需求計劃目標和要求面向市場用于采購實施而編制的計劃。

一、原有物資計劃工作存在的主要問題和困難。

（一）部分物資計劃編制粗糙，影響采購實施。

1.目錄使用不規(guī)范。

目前集團公司運營維修物資管理已全程納入鐵總統(tǒng)一開發(fā)的3.0版本物資管理信息系統(tǒng)（以下簡稱3.0系統(tǒng)），該系統(tǒng)管理最基礎(chǔ)的要素單元就是物資目錄。目錄可以理解為物資的身份證，其管理要求必須準確嚴謹，不同物資具有排它性，它是3.0系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

2.技術(shù)標準不完整、不規(guī)范、不嚴謹。

目前經(jīng)評審的最低價中標是集團公司最主要的物資采購方式。由于部分物資中標價過低，質(zhì)量得不到保障，導(dǎo)致質(zhì)量與價格之間的矛盾成為近年來鐵路物資采購領(lǐng)域爭論的焦點。其癥結(jié)就在于物資采購計劃編制質(zhì)量不高，而投標企業(yè)，作為天生的利益追逐者，在本能的驅(qū)使下，必然會以滿足采購技術(shù)要求的

按照公開、公平、公正的原則，評委很難依據(jù)低質(zhì)量的技術(shù)標準將質(zhì)低產(chǎn)品拒之門外，技術(shù)標準編制質(zhì)量直接影響采供質(zhì)效。

3.計劃數(shù)量不準確，物資積壓風(fēng)險大。

采購計劃編制人員沒有充分調(diào)查了解市場現(xiàn)貨情況和生產(chǎn)供貨周期以及本單位生產(chǎn)用料的趨勢，往往憑經(jīng)驗或直接采納車間班組的計劃申請單，很難科學(xué)地預(yù)判物資使用量的變化，加之客觀上存在物資短缺會造成生產(chǎn)停工影響運輸安全的風(fēng)險，就容易產(chǎn)生寧多毋缺的保險想法，提報計劃時傾向于多購多存，看似使用方便了，但產(chǎn)生了新的問題：進料過多很難正常消耗，便造成物料呆滯，降低整體采供質(zhì)效。

4.計劃價格偏離市場價格。

盡管集團公司現(xiàn)有文件制度對物資計劃價格形成有明確管理規(guī)定，但實際工作中計劃提報單位市場調(diào)查未能做到“充分”二字，甚至圖省事直接將原來的歷史采購價當(dāng)作新編制物資計劃的價格，造成與當(dāng)前市場價的偏離，進而直接影響采購結(jié)果。如果計劃價格設(shè)置比市場價格高，當(dāng)因投標人競爭不充分轉(zhuǎn)為事實的談判采購時，會增加價格談判困難，加大我方采購成本。

（二）供貨時限要求苛刻。

物資采購不僅僅是解決交易價格的問題，采購計劃中的各項條款比如物資送貨（安裝）時間、售后服務(wù)都會影響采購供應(yīng)的質(zhì)效。

鐵路運輸企業(yè)作為大型國有企業(yè)自有其計劃項目運作多年沉淀形成的流程模式，某些計劃項目從申請立項、調(diào)研論證到最后審批下達耗時較長，同時受其資金成本管理限制，又要求必須在同一年度內(nèi)完成供應(yīng)、開具增值稅專用發(fā)票，或者有些臨時項目任務(wù)緊（例如春運補強），很容易造成正式提報采購計劃時所剩采購供應(yīng)時間已不充足，留給中標企業(yè)生產(chǎn)備貨、供應(yīng)發(fā)貨以及安裝的時間不多。部分潛在投標人會因供貨時間要求苛刻，時限過于緊張，擔(dān)心供貨風(fēng)險而放棄投標，進而削弱該采購項目競爭的充分性。

實際工作中運營維修物資采購計劃一樣存在供貨時限要求不合理而導(dǎo)致后續(xù)采購供應(yīng)的綜合質(zhì)量和效益不高。

（三）商務(wù)資格條件設(shè)置偏頗。

采購計劃中有時會隱藏設(shè)置一些限制性條款，例如要求必須通過某一指定評審或特定區(qū)域業(yè)績要求等，造成潛在投標人數(shù)量低于三家，影響采購供應(yīng)質(zhì)效。

（四）同類物資計劃整合不足。

集團公司近幾年集采項目中，相同或相似物資一個系統(tǒng)分批次多個計劃重復(fù)提報時有發(fā)生。例如2018年業(yè)務(wù)部門提報“電液轉(zhuǎn)轍機及安裝裝置”這一同類物資的采購計劃就有9個批次，未充分整合發(fā)揮集團公司集采規(guī)模。

二、堅持問題導(dǎo)向和提高采供質(zhì)效相結(jié)合，分析現(xiàn)狀并提出加強物資計劃工作的思考建議。

（一）持續(xù)完善計劃管理的有關(guān)制度建設(shè)。

鐵路物資具有跨機務(wù)、車輛、線路、信號、供電、車務(wù)等多專業(yè)特殊性，因此計劃工作需要各個部門各個環(huán)節(jié)通力合作、緊密配合，各方履職擔(dān)當(dāng)，才能以各自專業(yè)知識共同從計劃源頭上卡控采購質(zhì)量。集團公司需進一步理清計劃編制、提報、審核到形成完整采購計劃方案全流程環(huán)節(jié)中各部門的職能作用，找到薄弱點進行強化管理，清晰定義每個作業(yè)流程所涉及人員的權(quán)限和職責(zé)，細化操作內(nèi)容，優(yōu)化計劃處理流程，讓整個計劃流程規(guī)范有序、清晰可視。

（二）充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段優(yōu)化物資計劃工作。

鐵總可加快既有3.0物資系統(tǒng)與鐵路其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，以及與社會鐵路密切相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，各集團公司間共享采購、價格、庫存、供應(yīng)商等信息，集團公司與鐵路物資相關(guān)企業(yè)間互享非保密性物資技術(shù)信息。信息的充分共享將為物資計劃管理實現(xiàn)提供強大的數(shù)據(jù)支撐，幫助提高計劃編制的準確性，進而保障物資采購供應(yīng)的質(zhì)量和時效。物資計劃可從以下幾方面基礎(chǔ)工作加以改進：

1.加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的規(guī)范準確性。

站段計劃提報人員必須對物資目錄包括其規(guī)格型號這一基本要求做到熟練掌握，以鐵總3.0系統(tǒng)物資目錄為準，確保一致性。對不常用的材料要先查技術(shù)資料，選擇正確的物資目錄和規(guī)格型號，如果系統(tǒng)沒有，應(yīng)嚴格按《鐵路物資目錄管理實施細則》（鐵總物資〔2017〕314號）“自下而上”編制申請，從源頭上減少隨意性，確保目錄的準確性，嚴禁“套用編碼”。

2.科學(xué)編制計劃數(shù)量，通過代儲壓縮庫存。

計劃提報人員利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)對預(yù)算管理、物資消耗定額、儲備定額、生產(chǎn)供應(yīng)周期等因素進行研究，摸索鐵路物資的消耗規(guī)律，提高計劃數(shù)量的準確性，從源頭卡控多余積壓物資的產(chǎn)生。

目前集團公司物資計劃系統(tǒng)已做到本單位積壓物資一律不允許提報新計劃的卡控;同時，集團公司內(nèi)各單位積壓物資已統(tǒng)一納入公司調(diào)劑庫，站段物資需求計劃會自動匹配積壓物資，優(yōu)先調(diào)撥處理。

3.計劃價格的設(shè)定應(yīng)充分開展價格調(diào)查和分析，同時規(guī)范價格調(diào)查行為，綜合運用多種價格分析方法來合理確定計劃價格。

鐵總建立全路統(tǒng)一采購價格信息庫，實現(xiàn)采購價格數(shù)據(jù)共享。3.0系統(tǒng)全面開放歷史價格信息，并每月自動生成全路平均價，方便所有3.0系統(tǒng)物資計劃工作人員隨時可按目錄或物資名稱或關(guān)鍵字節(jié)進行查詢，將原材料價格穩(wěn)定的物資3.0系統(tǒng)上月全路平均價作為計劃價編制是否合理的主要對比依據(jù)。

4.2018年4季度總公司物資部對路內(nèi)3家集團公司的運營物資管理開展了專項檢查，3家公司均存在計劃管理不強，采購文件編制質(zhì)量不高、內(nèi)容不全、不嚴謹?shù)认嗨茊栴}?？陀^講，集團公司現(xiàn)有物資管理也存在計劃環(huán)節(jié)薄弱的通病，提高計劃嚴謹性可考慮：

（1）發(fā)揮各專業(yè)部門技術(shù)優(yōu)勢，繼續(xù)推進技術(shù)標準模板建設(shè)。一是對集團公司現(xiàn)使用的系統(tǒng)物資目錄進行甄別判斷，建立與此技術(shù)標準模板的直接關(guān)聯(lián)。二是通過整理近年來同類物資技術(shù)資料和采購中遇到的技術(shù)質(zhì)疑，歸納修訂提煉形成新的技術(shù)標準模板，擴大模板數(shù)量和范圍，并與系統(tǒng)目錄進行關(guān)聯(lián)管理。三是發(fā)揮機關(guān)各業(yè)務(wù)部門的專業(yè)優(yōu)勢，加大系統(tǒng)本專業(yè)物資的統(tǒng)型工作，加強對站段技術(shù)部門的專業(yè)指導(dǎo)。

（2）計劃相關(guān)部門在立項、設(shè)計開始時就要積極投入計劃編制的準備工作。對采購?fù)队弥芷谳^長的物資設(shè)備，務(wù)必充分考慮集中采購和生產(chǎn)及運輸周期，給采購及磨合留下充裕時間。采購計劃必須明確發(fā)貨的批次和具體時間地點的要求，防止供應(yīng)商中標后鉆空子，因其自身成本原因故意拖延發(fā)貨。

同時可考慮開發(fā)手機APP進行供貨信息管理，實時追蹤中標企業(yè)發(fā)貨的物流信息，方便收貨單位預(yù)見性地合理安排入庫和用料工作。

（3）計劃編制應(yīng)采用通用化、標準化技術(shù)要求，對使用非標設(shè)計的必須提出充要依據(jù)且須履行集體決策。如需要與既有或指定系統(tǒng)進行對接、互聯(lián)互通或配套使用，計劃提報部門應(yīng)提供國家或鐵總、集團公司或特殊行業(yè)等相關(guān)文件規(guī)定作為采購依據(jù)。

（三）針對現(xiàn)階段部分相同或相似物資一個系統(tǒng)分批次多個計劃重復(fù)提報的問題，計劃編制應(yīng)加強前端管理，計劃提報部門提前與相關(guān)單位溝通，盡量整合為一個采購計劃，以充分發(fā)揮批量采購優(yōu)勢，降低集團公司運營成本。

（四）提高物資計劃人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

計劃人員素質(zhì)和能力是決定物資計劃質(zhì)量的關(guān)鍵。分層次分對象（集團公司機關(guān)業(yè)務(wù)部門、站段管理人員、車間班組用料人員）或分系統(tǒng)分專業(yè)（機、輛、工、電、供、車）進行培訓(xùn)，協(xié)同發(fā)展。請專家授課，參觀學(xué)習(xí)先進單位，下車間班組跟班實習(xí)，通過察看設(shè)備的檢修過程，增加現(xiàn)場認知，熟悉設(shè)備配件，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。重點加強主要物資計劃骨干人員的培養(yǎng)，以點帶面，發(fā)揮輻射作用。

（五）加強物資計劃的效果評價和績效考核。對物資計劃提報質(zhì)量開展定期評價和考核，同時引入廉政風(fēng)險點的評估，不斷增強計劃人員的責(zé)任意識和效益意識，改變過去只管買回物資，沒有影響生產(chǎn)就行的思想，主動改進工作方法，提高物資計劃質(zhì)量。