宋奇

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)相關(guān)的文檔文件數(shù)量往往會呈指數(shù)級增加。面對堆積如山的文件，數(shù)據(jù)冗雜的企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，如何將這些涉及企業(yè)機密和商業(yè)計劃的文件管理好，成為擺在企業(yè)管理者面前的一道難題。這種情況下，企業(yè)往往會選擇采用一套成體系的文檔管理解決方案來解決這些問題。

而作為老牌的辦公文印廠商，柯尼卡美能達自然在這一類數(shù)字解決方案產(chǎn)品上能拿出值得一提的產(chǎn)品。其推出的文檔管理解決方案就能夠很好地幫助企業(yè)梳理內(nèi)部文檔，讓文檔文件更加有序的被管理起來，并在有需要的時候可以被快速調(diào)出使用，降低管理者的管理難度與企業(yè)日常運營成本。

企業(yè)文印行為管控

企業(yè)的日常文印作業(yè)是否管控得當，直接關(guān)系到企業(yè)日常的文印成本開銷與辦公效率。在這一點上，該解決方案為企業(yè)管理者提供了許多實用的功能。

日志記錄

通過配合文印認證設備，可以在員工進行文印身份認證的同時記錄操作人員及設備信息，記錄所有在復合機上的復印、打印、掃描、傳真和電子郵件作業(yè)內(nèi)容，幫助管理人員了解員工在設備上的所有操作，并對一些不適宜的行為進行攔截管控。

文檔安全保障

該解決方案可以通過底層驅(qū)動技術(shù)實現(xiàn)文件的加密解密，在不改變用戶原有的工作習慣的前提下，圖紙和文檔在新建、修改時自動加密。支持添加自定義文件類型加密，用戶通過QQ、郵件、U盤和網(wǎng)盤等非法方式將加密圖紙和文檔傳至外部，將無法打開，保證公司機密資料安全。提供對加密文檔的閱讀和打印添加水印功能，通過自動添加安全警示及版權(quán)標識信息來禁止文件非法打印、截屏，降低屏幕錄制和自主打印所帶來的泄密風險。

企業(yè)文件數(shù)據(jù)庫管理

想要管理海量的企業(yè)文檔數(shù)據(jù)，一些優(yōu)質(zhì)實用的管理功能必不可少，這些功能往往能讓企業(yè)在必要時更加方便精準地調(diào)出數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)文件，同時讓負責文檔管理的工作人員在日常工作中事半功倍。

智能歸檔

在處理不同類型的文檔文件時（如報銷單、發(fā)票等），可以預設各種文檔模板，可實現(xiàn)將各種不同格式的文檔混合批量掃描，OCR識別區(qū)域字符或者條碼，由系統(tǒng)按照定義的規(guī)則自動將掃描后的文檔分類，根據(jù)識別結(jié)果命名、歸檔存儲在集中的管理平臺，方便后續(xù)查詢。

關(guān)鍵字/索引查詢

用戶的作業(yè)內(nèi)容會通過OCR識別后生成可檢索的PDF文件存儲在服務器上，從而支持通過關(guān)鍵字搜索文件，查看文件被打印復印的情況，也可以查看具體員工或部門打印、復印、掃描和傳真發(fā)送的內(nèi)容。

除此之外，柯尼卡美能達解決方案還可以按照文檔的屬性對文件進行分類。由業(yè)務狀況和系統(tǒng)使用者來決定哪些類別屬性對設置文檔索引以及系統(tǒng)中類別和索引的數(shù)量不做限制。這一功能類似于Windows的文件夾結(jié)構(gòu)整理文檔和內(nèi)容，根據(jù)客戶、項目、地點、流程和文檔類型等將文檔合并到文件夾中。

流轉(zhuǎn)分發(fā)

文檔管理解決方案的另一個優(yōu)勢，就體現(xiàn)在文檔的流轉(zhuǎn)分發(fā)上。傳統(tǒng)手工流轉(zhuǎn)效率低下，容易出錯，如果通過外部網(wǎng)盤等渠道發(fā)送，則存在安全隱患。

而柯尼卡美能達文檔管理解決方案可以避免這些問題：如果需要將文檔外部發(fā)布時，柯尼卡美能達解決方案可以將需要給別人下載的文件設置成發(fā)布狀態(tài)，對文檔的獲取方式進行限制，并設置發(fā)布時間以及是否可以進行文檔下載；而內(nèi)部共享時，可以設置共享時間、共享權(quán)限，可共享給用戶、用戶組、職位及部門。共享文檔可以在左側(cè)共享文檔導航中查看。

PDF文件編輯以及權(quán)限管理

在面對PDF格式的文件時，該解決方案可以替代售價昂貴的Adobe軟件，實現(xiàn)PDF編輯功能。企業(yè)用戶能夠按照100 %的行業(yè)標準創(chuàng)建、瀏覽、編輯、轉(zhuǎn)換和協(xié)作處理PDF文件，在不影響功能和易用性的前提下實現(xiàn)最大價值。

針對這類文件的安全保密需求，搭載的數(shù)字權(quán)限管理功能可以防止對已啟用該安全性的PDF文件進行復印、保存、打印和搜索等。通過安全處理程序來控制和保護PDF內(nèi)容。

口述備注

在支持音頻輸出并且聯(lián)網(wǎng)的PC設備上，支持通過語音對文檔添加筆記和注釋：解決方案通過“Dragon Notes”語音識別引擎的云服務器，對語音進行處理并識別后，將作為轉(zhuǎn)錄文本出現(xiàn)在便利貼中，無縫執(zhí)行語音處理，且無需帳戶、注冊或培訓。

驗證修復

為了能夠長期、安全保存電子文檔，能夠保證文件檢索時擁有始終如一的顯示效果，都使用PDF/A國際標準來保存PDF文檔，但是如果遇到非PDF/A標準的PDF怎么辦？通過“兼容性檢查器”提交PDF文件，會自動對該文檔進行PDF/A兼容性驗證，如果PDF不兼容，只需單擊按鈕即可報告問題、解決問題。并可以設置在打開PDF文件時，將立即通過系統(tǒng)托盤中的消息通知您PDF文件是否符合PDF/A，若不是，可一鍵修復。

連接到云端

這個功能可直接連接至常用文件管理系統(tǒng)，與Microsoft SharePoint Server 2003，2007，2010，SharePoint Services 3.0，Microsoft Office 365，OpenText，eDOCS等無縫集成，實現(xiàn)與云儲存服務一鍵連接，比以往更輕松地在當前系統(tǒng)中定位、修改和存儲文檔，通過“另存為”菜單、“文件夾”視圖或直接從Internet Explorer快速、輕松地將文件保存至DMS，修改后的結(jié)果可返回至這些站點。